Prosjektledelse og Prosjektstyring

Presentasjon om: "Prosjektledelse og Prosjektstyring"— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektledelse og Prosjektstyring
Metode og struktur

2 Prosjektledelse og prosjektstyring - metodikk og opplæring
Målrettet prosjektstyring og Planlegging Prosjektrammeverk for Universitetet i Oslo Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter

3 Oversikt Prosjektledelse Aktivitetsplanlegging
Målrettet prosjektstyring og Planlegging Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter

4 Prosjektlederens ansvar og oppgaver
Formål Prosjektlederen skal sikre at prosjektet gjennomføres effektivt og at prosjektet leverer det avtalte produkt med godkjent kvalitet innen fastsatt tid og budsjett samt at myndigheters krav og eksterne lover og regler overholdes. Ansvar Planlegging Styre prosessen med milepæls-, aktivitets- og ressursplanlegging Håndtere risikoforhold i prosjektet Organisering og koordinering Utnyttelse av ressurser og kompetanse Styre prosjektarbeidet på milepælnivå Administrasjon og tilrettelegging Faglig arbeidsledelse Kontakt med organisasjon Motivasjon Oppfølging Styre prosjektets fremdrift Evaluere rapporter og sette i gang nødvendige korrektiv tiltak og aktiviteter Rapportering til styringsgruppen Oppfølging og veiledning av prosjektdeltakerne

5 En prosjektleder må ivareta relasjoner
Kunden ”Den interesserte” Fagfolkene Motstandere av prosjektet Tillitsvalgte Linjeleder Egen sjef Leverandører Prosjekteieren

6 Prosjektstyring er en kontinuerlig og iterativ prosess
Sluttstill detaljerte planer Bestem korrigerende tiltak Utfør arbeidet Evaluér progresjonen Følg fremdriften

7 Prosjektlederen må ha oversikt og overblikk
Se oppover Håndtere forholdet til oppdragsgiver slik at prosjektet oppnår organisasjonsmessig tilslutning og støtte Se fremover Planlegge for å sikre at gruppen setter seg realistiske mål og skaffer frem nødvendige ressurser for å nå disse målene Se utover Håndtere forholdet til eksterne instanser (kunde, sluttbruker, underleverandør) slik at prosjektet imøtekommer deres forventninger Se nedover Få prosjektgruppen til å yte optimalt både som enkeltpersoner og som team Se bakover Overvåke fremdrift ved hjelp av hensiktsmessige verktøy og metoder, for å sikre at prosjektmålene nås og at gruppen lærer av sine feil Se innover Vurdere egen ytelse og innsats for å sikre at ditt lederskap representerer et positivt bidrag til prosjektet

8 Prosjektledelse setter krav til prosjektlederen
Planer og budsjetter er basert på usikre estimater Disponible ressurser er under andres administrative kontroll Prosjektlederen må balansere mellom tildels motstridende målsetninger kan ikke basere seg på etablerte rutiner må skape nye kontakter og allianser i forskjellige deler av organisasjonen må skape team av grupper som vanligvis ikke arbeider sammen Oppgaven innebærer risiko og dermed eksponering

9 Faste prosjektledere Fordeler Ulemper Kan trene i prosjektledelse
Gode kunnskaper / bred erfaring som prosjektleder Enhetlig prosjektgjennomføring, normer og rutiner etableres Kjenner "kultur" - vet hva som kan gjennomføres i organisasjonen Profesjonelle problemløsere Ulemper Bestemt organisasjonsmessig plassering Konflikter med linjeledere Institusjonalisering Mangler faglig kompetanse

10 Faglige utfordringer i prosjektarbeid
Forprosjekt Å velge riktig detaljeringsnivå Sveve over problemene Løse alle detaljspørsmål Analyse og konstruksjon Ha et bevisst forhold til endringer Utvikling Å løse alle problemer før konstruksjonsfasen begynner Integrasjonstest Å organisere den skikkelig Installasjon Å få dokumentasjon frem i tide

11 Hvorfor mislykkes så mange prosjekter?
På grunn av brister i: Fundament og måldefinisjon Planleggingen Organiseringen Det utførende arbeidet Oppfølgingen

12 Fundament og måldefinisjon
UiO må: Sikre forankring av prosjektet Sørge for en sammenheng mellom overordnede strategier, forretningsplaner og prosjektplanene Fastsette prinsipper og regler for prosjektarbeid Utarbeide presise mål for prosjektet Sørge for et balansert ambisjonsnivå Prosjektet må være basert på et klart definert behov

13 Planlegging UiO må: Sikre et praktisk og relevant nivå
Unngå upassende planleggingsverktøy Unngå overoptimistiske tids- og kostnadsestimater Unngå overvurdering av kompetanse og kapasitet

14 Organisering UiO må: Sørge for klare prioriteringer
Sørge for klare samarbeidsprinsipper Sørge for klar ansvarsfordeling Sørge for at ressurser er tilgjengelige ved behov og at disse er motiverte Sørge for motiverte linjeledere Sørge for rett person som prosjektleder

15 Det utførende arbeidet
UiO må: Ikke undervurdere samarbeidsproblemer Ikke anvende for kompliserte arbeidsmetoder Unngå individuelle metoder Forankre forståelsen for prosjektresultater Utføre kvalitetskontroll og -sikring Unngå stadige endringer og tillegg

16 Oppfølging UiO må: Sørge for at alle forstår forskjellen mellom rapportering og oppfølging Tilrettelegge prosjektplanene for oppfølging - minst mulig byråkratisk Sørg for kontinuerlig kommunikasjon mellom prosjektdeltakerne Sørge for effektiv og riktig kommunikasjon Sørge for å ha en prosjektleder med formell autoritet

17 Oversikt Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Planlegging
Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter

18 Målrettet prosjektstyring
Hva som skal oppnås Planer som gir oversikt Resultatorientert Resultatplaner Stabile, langsiktige planer Overordnet rapportering Hvordan det skal oppnås Planer som viser detaljer Aktivitetsorientert Aktivitetsplaner Kortsiktige planer Detaljert rapportering

19 Milepælsplaner og aktivitetsplaner
Milepælplan M1 M2 M3 - Mn Aktivitetsplan Mn:A1 Mn:A2 Mn:An Aktivitetsplan M3:A1 M3:A2 M3:An 1:n 1:1 Aktivitetsplan M2:A1 M2:A2 M2:An Roller og Ansvar M1 M2 M3 - Mn Aktivitetsplan M1:A1 M1:A2 M1:An

20 Målrettet prosjektstyring Oversikt
Oppgaver Nivå Planlegging Organisering og koordinering Oppfølging Overordnet nivå Milepælplan med resultatløp konkretiserer mål og delmål/leveranser Roller og Ansvar Prosjekt-organisering Rapport på milepælplan Detaljnivå Aktivitetsplaner spesifiserer aktiviteter, organisatorisk rolle, oppgaver, tidsskjema og kalender Rapport på aktivitetsplan

21 Målrettet prosjektstyring – Planlegging Fokus på resultater
Spesifiserer resultater fortløpende i prosjektet Beskriver hva som skal oppnås, på hvilke premisser Beskriver tilstander og betingelser Beskriver delmålene (milepælene) på veien til det endelige målet (sluttmilepælen) Beskriver avhengighet og sammenheng mellom prosjektets mål og resultater

22 Krav til milepæler Milepælene skal dele opp prosjektarbeidet
Et viktig beslutningspunkt i prosjektet bør være en milepæl for eksempel en overlevering av et produkt / presentasjon Milepælene skal gi et objektivt resultat uten subjektive vurderinger Milepælene skal gi målbare resultater som tilfredsstiller gitte betingelser En milepælbeskrivelse skal inneholde: Beskrivelse av tilstander som skal oppnås Kontrollérbare betingelser for at tilstanden er oppnådd

23 Krav til milepæler Kontrollèrbarhet
En milepæl blir kontrollerbar ved å knytte til betingelser som refererer til: Metoder for kvalitetskontroll Prosedyrer og rutiner Tidligere arbeid eller resultater Godkjenning av faglige instanser Eksempel på milepælsbeskrivelse uten betingelse: ”Når sluttbrukeropplæring er gjennomført” Samme milepælsbeskrivelse med kontrollérbar betingelse: ”Når sluttbrukeropplæring er gjennomført i henhold til godkjent opplæringsplan”

24 Oppnå felles forståelse for og eierskap til prosjektgjennomføringen
Planlegging Planlegging er en gruppeaktivitet Deltakere: eiere av resultatene eiere av ressurser faglige ressurspersoner prosjektleder nøkkelmedlemmer i prosjektet Oppnå felles forståelse for og eierskap til prosjektgjennomføringen

25 10 steg til en milepælplan
Forstå hensikten, mål og rammebetingelser i prosjektet 3 Sett tidsrammen 7 Presentèr milepælene og gjør nødvendige endringer for å sikre forståelse i prosjektgruppen Bestem sluttmilepælen og sluttdato for prosjektet 10 Forhandle milepældatoer for å balansere risikoen Q2 Q3 Q4 9X Q2 Q3 Q4 2 Undersøke logikk og rekkefølgen mellom milepælene i de ulike resultatløpene Identifisèr de 3-5 milepælene i hvert resultatløp som oppfattes som vanskeligst å oppnå 9 8 Milepæl Dato 5 Identifisèr og navngi resultatløpene - arbeidsflyten Milepæl Definèr de spesifikke og viktige milepælene under hvert resultatløp - begynn bakerst Dato 4 Plasser milepælen på veggen i den rette rekkefølgen tett inntil datoen for realisering 6

26 Planlegging i henhold til målrettet prosjektstyring
Definere og beskrive Sluttmilepælen Øvrige milepæler planlegges bakover fra Sluttmilepælen Organisering i Prosjekt-ansvarskart Beskriver hva prosjektet skal oppnå som sluttleveranse, med tilstand og betingelser for at denne er oppnådd. Aktivitets-planlegging for hver milepæl Identifisere og planlegge leveranser/delmål og tilstand/betingelser for disse som sikrer at Sluttmilepælen oppnås. Strukturere milepælene mht rekkefølge og avhengigheter, og organisere MP i respektive resultatløp. Utarbeide Aktivitets-ansvarskart Organisere og for-dele roller/ansvar knyttet til hver milepæl. Hver milepæl bør ha én leveranseansvarlig. Hver milepæl brytes ned i aktiviteter og leveranser for å sikre at milepælen oppnås. Organisere og for-dele roller/ansvar knyttet til hver aktivitet. Én leveranse-ansvarlig per aktivitet.

27 Målrettet prosjektstyring og Planlegging
Oversikt Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Planlegging Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter

28 Målene med organisering
Effektiv oppgavegjennomføring Klar rolle- og ansvarsfordeling Effektiv kommunikasjon Fleksibilitet i utnyttelse av tid og ressurser

29 Organisering for å klargjøre roller
Et prosjekt har kontakt med mange instanser: For effektivt samarbeid må det være klart hvem: Interne/eksterne enheter Brukere Andre eksterne f.eks. leverandører Andre interne f.eks. økonomiavdelingen Fagforeninger som tar hvilke beslutninger som skal rådspørres som skal bli informert som har hvilke ansvar som skal gjøre hvilke arbeid Sammenhengen mellom prosjektmedlemmene og alle involverte parter må være klart definert

30 Lokalisering av ressurser To alternativer
Prosjektmedlemmer fristilles og plasseres i egne prosjektlokaler Prosjektmedlemmene sitter på sitt vanlige sted og jobber både med linjeoppgaver og prosjektet

31 Organisering Organisasjonskart Ansvarskart Ansvarlige personer
Styrings- gruppe Ansvarlige personer Prosjekt- leder Referanse- gruppe Prosjekt- gruppe A Prosjekt- gruppe B Prosjekt- gruppe C Referanse- gruppe Under- gruppe B1

32 Prosjektansvarskart Omfatter: ansvar for å realisere milepælene
instansenes/aktørenes roller horisontal og vertikal analyse estimater og tidsplan rapportdel Prosjektansvarskartet er en kontrakt mellom prosjektet og linjen Prosjektansvarskartet klarlegger og presiserer instansenes roller og ansvar i prosjektet Avklaringsprosessen som skjer under utarbeidelsen av prosjektansvarskartet er meget viktig for kvaliteten på, og eierskapet til, prosjektgjennomføringen

33 Prosjektansvarskart Fremgangsmåte
Title Periode: No Milepæler INSTANSER/AKTØRER X - e ecutes the work D - takes ecision soley d ecision jointly P - manages rogress T - provides uition on the job C - must be onsulted I nformed A - available to dvise Person 1 Person 2 Person 3 Person 4 Person 5 Person 6 Person 7 Person 8 Person 9 Person 10 Person 11 Person 12 2 4 3 1 Definere Milepæler Identifisere Instanser/aktører Fordele roller/ansvar Utarbeide Tidsplan Formell godkjenning 5

34 Prosjektansvarskart Eksempel
TIDSPLAN ANSVAR Prosjekt: Personalfunksjonen U B b a A R I r U - Utfører arbeidet Utfører arbeidet Hovedebeslutning Delbeslutning Fremdriftsansvar Kompetanseoverføring Må rådspørres Må informeres Kan innkalles for diskusjon B - Hovedbeslutning b - Delbeslutning a - Framdriftsansvar Styringsgruppen Prosjektgruppen Økonomi Avdelingsdir. personal Fagforeningen Ekst. konsulenter Timer 2008 2009 A - Kompetanseoverføring Prosjektleder Linjeledere R - Må rådspørres I - Må informeres r Estimat Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Nr Milepæler 1 2 3 4 5 6 7 8 400,0 P1 Når Prosjektplan er godkjent B R a I 150,0 P2 Når Info- og kommunikasjonsplan er utarbeidet og godkjent B R a U 50,0 K1 Når utvalgte prosesser er vurdert U U U U a U 300,0 K2 Når forventninger til P-funksjonen er kartlagt U I a b R 300,0 K3 Når dagens situasjon er kartlagt og beskrivelse godkjent B U a b b U 500,0 L1 Når Alternative løsninger er beskrevet U a U U 400,0 L2 Når Konsekvensvurdering er foretatt R a U U 200,0 L3 Når Anbefaling om ny P-funksjon er utarbeidet og godkjent B R I U a I U 250,0 P3 Når Implementeringsplan godkjent B U I a b b I 2550,0

35 Målrettet prosjektstyring og Planlegging
Oversikt Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Planlegging Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter

36 Aktivitetsplanlegging Organisering
Planlegging og organisering av arbeidet gjøres etter at milepælsplanen og prosjektansvarskartet er utarbeidet Aktivitetsansvarskartet skal stemme med prosjektansvarskartet Skaper forankring ved å involvere de som skal utføre arbeid i planleggingen og organiseringen Skaper prosjekttilhørighet og enighet innen prosjektgruppen

37 Aktivitetsplanlegging Fremgangsmåte
Prosjektleder og berørte prosjektledere deltar. Identifisèr alle aktiviteter som må utføres for å nå en milepæl Identifisèr alle personer som berøres av aktivitetene Bestem på hvilken måte den enkelte skal engasjeres i hver aktivitet Estimèr arbeidsmengden for hver aktivitet for hver person Legg aktivitetene ut i tid I aktivitetsplanleggingen er det viktigere å være nøyaktig enn kreativ.

38 Aktivitetsplanlegging Ansvarskoder
U = Utfører arbeidet Flere B = Hovedbeslutning En b = Delbeslutning/felles beslutning Flere a = Fremdriftsansvar En A = Kompetanseoverføring Flere R = Må rådspørres Flere (færrest mulig) I = Må informeres Flere (færrest mulig) r = Kan innkalles for diskusjon Flere

39 Aktivitetsplanlegging Et eksempel på aktivitetsplan/ansvarskart
TIDSPLAN ANSVAR Prosjekt: Personalfunksjonen U B b a A R I r U - Utfører arbeidet Utfører arbeidet Hovedebeslutning Delbeslutning Fremdriftsansvar Kompetanseoverføring Må rådspørres Må informeres Kan innkalles for diskusjon B - Hovedbeslutning b - Delbeslutning a - Framdriftsansvar Styringsgruppen Prosjektgruppen Økonomi Avdelingsdir. personal Fagforeningen Ekst. konsulenter Timer 2008 2009 A - Kompetanseoverføring Prosjektleder Linjeledere R - Må rådspørres I - Må informeres r Estimat Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Nr Milepæler 1 2 3 4 5 6 7 8 400,0 P1 Når Prosjektplan er godkjent B R a I 150,0 P2 Når Info- og kommunikasjonsplan er utarbeidet og godkjent B R a U 50,0 K1 Når utvalgte prosesser er vurdert U U U U a U 300,0 K2 Når forventninger til P-funksjonen er kartlagt U I a b R 300,0 K3 Når dagens situasjon er kartlagt og beskrivelse godkjent B U a b b U 500,0 L1 Når Alternative løsninger er beskrevet U a U U 400,0 L2 Når Konsekvensvurdering er foretatt R a U U 200,0 L3 Når Anbefaling om ny P-funksjon er utarbeidet og godkjent B R I U a I U 250,0 P3 Når Implementeringsplan godkjent B U I a b b I 2550,0

40 Målrettet prosjektstyring og Planlegging
Oversikt Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Planlegging Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter

41 Rapportering og oppfølging Rapporteringsnivåer
Styringsgruppe Milepæls- rapport Status- rapport Slutt- rapport Prosjektledelse Framdrifts- rapport Milepæls- rapport Status- rapport Slutt- rapport Time- rapport Delprosjekt-/gruppeledere Framdrifts- rapport Time- rapport Prosjektmedarbeidere Aktivitets- rapport Time- rapport

42 Målrettet prosjektstyring og Planlegging
Oversikt Prosjektledelse Målrettet prosjektstyring og Planlegging Målrettet prosjektstyring og Organisering Aktivitetsplanlegging Rapportering og oppfølging Læringspunkter

43 Læringspunkter Hvordan oppnå suksess med prosjektarbeid?
Hvordan oppnå suksess med milepælplanlegging? Hvordan oppnå suksess med organiseringen? Hvordan oppnå suksess med rapportering og prosjektoppfølging/-styring?