Styringssystemet i NAV Målstyring ved bruk av målekort Tom Østhagen Avdelingsdirektør I løpet av 2010 skal målstyring ved bruk av målekort implementeres i alle NAV-kontor og forvaltningsenheter. Formålet med målstyring og tilhørende verktøy er å forenkle arbeidet med å få oversikt over enhetenes resultatoppnåelse, samt å tydeliggjøre det arbeidet som må gjøres for å drive systematisk resultatforbedring. Sentrale verktøy i målstyringen er målekort, tiltaksplan og statusrapport. Presentasjonen som ligger vedlagt gir en innføring i hva målstyring er, og hvordan verktøy kan brukes i kontor for å jobbe med resultatforbedring. Den kan brukes som støtte i presentasjoner og diskusjoner om målstyring. I tillegg til denne presentasjonen foreligger det også en e-læringsmodul på Navet hvor du kan gjøre deg kjent med innholdet på egen hånd.

Virksomhetsstyring, målstyring og målekort Forklaring Virksomhetsstyringen i NAV omfatter både styring, ledelse, kontroll og risikohåndtering og skjer gjennom gjentagende prosesser for planlegging, gjennomføring og oppfølging. Målstyring er et av flere prinsipp som ligger til grunn for virksomhetsstyring i offentlige virksomheter. Prinsippet er sentralt besluttet i NAV og knytter hovedmål med styringsparametere opp mot de enkelte enheter i organisasjonen og skal være en rettesnor i hva den enkelte enhet skal arbeide med og på hvilken måte Målekort er et sentralt verktøy i målstyringen og viser hvordan en enhet presterer innenfor definerte styringsparametere. Målekortet skal gi informasjon om hva som skal måles, om målet er nådd og hvordan utviklingen er for de ulike styringsparametrene Virksomhetsstyring Målstyring Målekort

Målstyringens plass i styringshierarkiet Hvert NAV-kontor og hver forvaltningsenhet har sine egne unike målekort Disse brukes i dialog mellom enheten og styringslinjen(e) Hvert fylke har samlede målekort for sine enheter (NAV-kontor/forvaltning) Fylkenes målekort aggregeres til et målekort for Norge Målekortene utgjør samlet sett data på lokalt, fylkesvis og nasjonalt nivå

Virksomhetsstyring i NAV er tuftet på et forvaltningsmessig rammeverk PRINSIPPER FOR VIRKSOMHETSSTYRING I NAV Virksomhetsstyring i NAV er tuftet på et forvaltningsmessig rammeverk Målstyring i NAV NAV-kontorene (som illustrert i figuren) har to styringslinjer, mens NAV forvaltning har en Målstyring i NAV omfatter spesielt de delene av virksomhetsstyringen i NAV som går på ”Mål- og resultatstyring” samt ”Styring og oppfølging” Også plan og budsjettarbeid og risikostyring er med og utgjør kontorenes forvaltningsmessige rammeverk Prinsippene er gjennomgående for arbeid med virksomhetsstyring i statlig og kommunal sektor Mål- og resultatstyring NAV Fylke Kommune Styring og oppfølging Plan og budsjett NAV-kontor Risikostyring og intern kontroll Gjennomføring av målstyring i NAV er en operasjonalisering av vedtatte styringsprinsipper

UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL Mål og prioriteringer i den enkelte enhet/kontor sin virksomhetsplan er et sentralt element i målstyringen Mål- og disponeringsbrev Kommunale styrings-dokumenter Lokale ambisjoner UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL I tillegg til målene i Mål- og disponeringsbrev og styringsdokumenter fra den enkelte kommune for NAV-kontoret sin del, kan den enkelte enhet/kontor etablere lokale mål dersom dette er hensiktsmessig ut fra utfordringsbildet de har. Mål og prioriteringer kontoret/enheten selv setter gjenspeiles i virksomhetsplan. Ved målstyring vil mål og prioriteringer i virksomhetsplanen løpende måles og følges opp Avklare lokale mål og gjøre lokale prioriteringer Gjøres i samarbeid mellom fylkesdirektør, rådmann og NAV leder Alle NAV-kontorer gjør lokale prioriteringer av mål i forhold til utfordringsbildet lokalt. Prioriteringer av mål gjøres i samarbeid med NAV fylke og kommune I tillegg til de etablerte målene i Mål- og disponeringsbrev og styringsdokumenter fra kommunen kan NAV-kontoret etablere lokale mål dersom dette er hensiktsmessig i forhold til utfordringsbildet ved kontoret Målene skal følges opp periodisk av ledelsen og kommuniseres til alle medarbeiderne Integrert virksomhetsplan for NAV-kontoret Mål og prioriteringer danner basis for oppfølgingen av målstyring

I hvert steg av målstyringssløyfen benyttes egne verktøy Målekort (Måle) Et Excel-basert verktøy som gir oversikt over kontorets/enhetens samlede status på resultatmål Tiltaksplan (Følge opp) Et Excel-basert verktøy som kan benyttes for å holde en oversikt over gjennomføring av forbedringstiltak i kontoret/enheten Statusrapport (Rapportere) Et Powerpoint-basert verktøy som gir mulighet for å gi en overordnet oversikt over resultatoppnåelse og iverksatte tiltak til statlig og kommunal styringslinje Målstyring i NAV vil hovedsakelig bestå av tre steg: måle, følge opp og rapportere

UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL Måling innenfor fire perspektiver sikrer en helhetlig fokus på NAV-kontorets resultater UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL Brukerperspektiv: Mål innenfor dette området ivaretar brukerrettede tjenester knyttet til informasjon og oppfølging Produksjonsperspektivet: Mål innenfor dette ivaretar produksjonskrav knyttet til blant annet saksbehandlingstider og oversendelsesfrister Medarbeiderperspektivet: Mål innenfor dette området ivaretar forhold som medarbeidertilfredshet, involvering og sykefravær Økonomiperspektivet: Mål innenfor dette området ivaretar at kontoret opererer i henhold til fastlagte økonomiske rammer Brukerperspektiv Produksjonsperspektiv Medarbeiderperspektivet Økonomiperspektivet Måloppfølging innenfor fire perspektiver bidrar til balansert målstyring i NAV-kontoret

Tall for B.7: Tall ikke klare Pilen viser trend og måloppnåelse, mens status viser måloppnåelse hittil i år. Lage liste Risikokolonnen viser vurdering av sannsynlighet for måloppnåelse ved utgangen av året Tall for B.7: Tall ikke klare

Utviklingstiltak følges opp i egen tiltaksplan Illustrasjon: Tiltaksplan Kontor-/enhetsleder er ansvarlig for å iverksette tiltak, fordele ansvar og følge opp på områder hvor det i målkortet er registrert avvik

Statusrapporten skal sikre at fylkesdirektør/ rådmann er oppdatert på måloppnåelse ved den enkelte enhet/kontoret Illustrasjon: Statusrapport Kontor-/enhetsleder skal i samråd med oppfølgingsteam månedlig rapportere status til fylkesdirektør (og rådmann)

Modell for organisering av prosesser ved målstyring Organisering ved målstyring Fylkesdirektør og Rådmann har øverste resultatansvar for henholdsvis statlig- og kommunal styringslinje for det enkelte NAV- kontor Begge styringslinjer skal ivareta både styring og støtte til kontor-/enhetslederne for å sikre at de blir fulgt opp på mål, samt behov for assistanse i utviklingsarbeid Statistikkansvarlig (med eventuell støtte fra andre) er ansvarlige for at resultater blir lagt inn i målekort (indikatorer i fylkeslinje) Andre mål fylles ut i NAV-kontoret Teamledere samt medarbeidere ved behov deltar i det daglige målstyringsarbeidet i NAV- kontoret gjennom oversikt over resultater og gjennomføring av forbedringstiltak Fylkesdirektør Avstemme Rådmann Rapportere Mål Mål Rapportere Styring og støtte Styring og støtte Rapportere Mål Mål Rapportere Statistikk-ansvarlig Kontor-/enhetsleder Følge opp Delinput-ansvarlig Teamledere Følge opp Roller ved målstyring tilpasses i henhold til det enkelte fylkes organisering Medarbeidere

Månedlig syklus for målstyring Oppsummering 1. hver måned Ca 10. hver måned 15. hver måned 18-20. hver måned Legger inn resultat for lokale / kommunale indikatorer Kontroll av automatisk datauttrekk Vurdere risiko i fylkets målekort Oppdatere tiltaksplan Skrive statusrapport Klar for styringsdialog Aktivitet Lokalt Fylket Komplett målekort Ferdig tiltaksplan Ferdig statusrapport Output Syklusen gjentas månedlig

Eksempel på sammenhenger; Flere i arbeid og aktivitet færre på stønad Resultatkrav Flere i arbeid og aktivitet færre på stønad Effektindikatorer Andel arbeidssøkere med overgang til arbeid (65 %) Andel personer med nedsatt arbeidsevne med overgang til arbeid (45 %) Gjennomsnittlig varighet på avsluttede sykefraværstilfeller (39 dager) Måleindikatorer Andel arbeidssøkere med oppfølging siste 3 mnd. (80 %) Andel personer med nedsatt arbeidsevne med oppfølging siste 6 mnd. (80%) Andel gjennomførte dialog 2 møter innen 26 uker (80 %) Andel arbeidssøkere med jobbmatch (30 %) Andel mottakere av AAP med godkjent aktivitetsplan (80 %)

Fordeler og ulemper? og litt om erfaringer sett fra en NAV-leders ståsted Enhetlig system – alle enheter, alle nivåer Velegnet for å involvere ansatte, skape eierskap og engasjement Forenkler styring – prioritere og begrunne valg Konkurranse mellom enheter - rangering Tydeliggjør sammenhenger Erstatter mye av behovet for de skriftlige virksomhetsplanene lokalt Hvilke indikatorer er «de rette»? Kvantitet og kvalitet – utfordrende å måle kvalitet i brukeroppfølging(effekter – hva fører til hva) Dekker ikke alt – stadig behov for tilleggs rapportering Få eller mange indikatorer?