ØKT KONTROLL OG BESPARELSE GJENNOM EFFEKTIVE ANSKAFFELSER Trondheim 10 november 2010 Trond Edvardsen og Jostein Hårdnes, Visma Advantage AS

Agenda – Alice ønsker velkommen. • Gjennomgang av Uninett-avtalene i Kontraktsmodulen (drift) - overlater dagen til Visma (ca – 10.30). (Litt usikkert hva vi skal ha inn her enda) – Nyttige forbedringer i 2010 v/Jostein – Ofte stilte spørsmål support – hvordan forbedre bruk av løsningen v/Trond Pause – Bruk av spørsmålsmaler inkl. enkel oppgave v/Jostein og Trond – Lunsj – Minikonkurranse v/Trond – Fra behov til kontrakt – overføring til kontraktsmodulen v/Jostein Page 2

Page 3 Kort om Visma..

Dette er Visma Page 4 Nordens ledende leverandør av effektiviserende produkter og tjenester Software ERP og CRM Nettbaserte tjenester Lønn og HR Bedriftsinformasjon Netthandel og portal Kurs og kompetanse Retail Butikkdataløsninger for kjededrift Prosjektering og konsulent Installasjon og opplæring Support, service og drift Butikkutstyr BPO Accounting & Payroll Regnskap Lønn Økonomi Bemanning og rekruttering Procurement & Collecting Innkjøpssamarbeid Anbudsløsninger Innkjøpssystem Fakturabehandling Fordelsprogram privatpersoner Innfordringstjenester

Dette er Visma Advantage Page 5 En del av Nordens ledende leverandør av effektiviserende produkter og tjenester Anbud Anbudssystem Avtaleadministrasjon Spart tid og penger Innkjøps- samarbeid Ferdig fremforhandlede avtaler Gode betingelser Spart tid og penger Innkjøps- system Elektronisk innkjøp Elektronisk fakturabehandling Spart tid og penger Fordel ansatte Fordelsprogram ansatte i bedrifter/ organisasjoner Gode betingelser Lojalitet til bedrift/ organisasjon Spart tid og penger AnskaffelseInnkjøpBetaling

Page 6 Visma Anbud og Kontrakt Nyttige forbedring i 2010

Nyttige forbedringer 2010 • Nytt grensesnitt for sjekklisten • Dynamisk sjekkliste • Avvisning av leverandører • Forbedret håndtering av spørsmålsmaler • Advarsel hvis deler av konkurransen er i arbeidsversjon ved kunngjøring • Leverandører – forenklet dialog ved innsending av tilbud • Forbedringer kontraktsmodul • Kontraktsoversikt • Import av kontrakter • Prolongering av kontrakter • Ekstra informasjonsfelt • Anskaffelsesprotokoll og kunngjøringsskjema – mer forhåndsutfylt informasjon • Vedlegg av dokumenter ved kontraktstildeling Page 7

Planlagte endringer på tampen av 2010 • Forbedringer i kontraktsmodulen • Forenklet prosedyre ved etablering av kontrakt • Endring av tekst – påloggingsside • Bedre informasjon til leverandører på • Sertifikatløsninger • Ofte Stilte Spørsmål (FAQ) m/eksempler • Tilbud om kurs Page 8

Page 9 Ofte stilte spørsmål support – hvordan forbedre bruk av løsningen

Page 10 Bruk av spørsmålsmaler

• Opprette maler: • Manuelt • Import fra Excel (hente mal fra ) Bruk av spørsmål (krav og kriterier) i konkurranser: • Manuelt • Bruk av maler • Linke eller kopiere • Seksjonsnavn • Sortering Page 11

Bruk av spørsmålsmaler - oppgave Forutsetning av alle er definert på EDU og har gjennomført en konkurranse 1.Last ned aktuelle maler fra til PCwww.uninett.no/atb 2.Gjør eventuelle endringer vha Excel 3.Importer maler til KGV - selskapsadministrasjon 4.Lag en konkurranse 5.Definer spørsmål 1.Hent fra spørsmålsmaler (både linke og kopiere) 2.Opprett seksjoner 3.Legg til spørsmål manuelt Page 12

Page 13 Minikonkurranse

Page 45 Overføring fra konkurranse til kontraktsmodul

• Malverk kontraktsmodul (selskapsadministrasjon) • Prosessen starter fra sjekklisten for konkurransen • Utfylling av fast informasjon • Manuell eller elektronisk signering • Sjekkliste for etablering av kontrakt • Legge til kontraktsdokumenter • Tilleggsinformasjon • Sende kontraktsforslag til leverandør for aksept • Sende endelig kontrakt til leverandør for endelig godkjennelse • Tildele rettigheter til brukere/brukergrupper Page 46

Page 47