Regnskap og årsavslutning Utdanningsforbundet 11.12.12 Regnskap og årsavslutning

Målsetting Økt kunnskap om regnskapet gir Økt forståelse for pålagte oppgaver Økt forståelse for detaljerte krav Innsyn i regler for elektronisk kommunikasjon Innsyn i Statens reiseregulativ

Hvorfor regnskap? Ønsket av organisasjonen ref vedtektenes § 58 Ikke pliktig etter RL § 1-2 Følger RL bestemmelser Følger BFL bestemmelser Sikre skattefritaket SL § 2-32 RL = Regnskapsloven BFL = Bokføringsloven SL = Skatteloven § 2-32. Begrensning av skatteplikt for institusjon eller organisasjon som ikke har erverv til formål m.v. (1) Mild stiftelse, kirkesamfunn, menighet, selskap eller innretning som ikke har erverv til formål, er fritatt for formues- og inntektsskatt.

Hvorfor regnskap? Eksternt formål Etablere grunnlag for å produsere årsregnskap og annen historisk regnskapsrapportering som følge av lov og forskrift Muliggjøre kontroll av og innsyn i løpende transaksjoner og pliktig regnskapsrapportering Internt formål Intern kontroll Ledelsesrapportering Eksterne interessegrupper Eksternt: Ref tidligere gjennomgåtte retningslinjer kl 13: – skille mellom private utgifter og forbundets – innberetningspliktige ytelser Internt: Kontroll av at styret gjør jobben sin – disponerer midler i hht vedtekter og vedtak Til sikkerhet for medlemmene – at kontingent går til relevante formål/tiltak Grunnlag for å beregne tilbakeholdt egenkapital

Hvordan lese regnskapet? Hør etter! Les også mellom linjene!

Resultatregnskapet Formål/hensikt med resultatregnskapet Driftsresultat : Viser om man tjener penger på den ordinære virksomheten Finanspostene: Sier noe om finansieringen av selskapet. Høye rentekostnader - lånefinansiert Høye finansinntekter - egenfinansiert Årsresultat viser om selskapet går i overskudd eller underskudd Årsresultatet overføres til egenkapitalen i balansen Resultat måler endringen i løpet av en periode Sammenlign med hjemme – har du penger til å dekke løpende forbruk eller?

Resultatregnskapet 45% = 90.356

Balansen Formål/hensikt med balansen Viser status per et gitt tidspunkt Balansen består av eiendeler, egenkapital og gjeld, hvor summen av eiendeler svarer til summen av egenkapital og gjeld. Viser hvilke eiendeler bedriften er i besittelse av på et gitt tidspunkt Viser hvordan eiendelene er finansiert For hver post i balansen skal det vises tilsvarende tall fra foregående årsregnskap Hensikten med å vise tall for to år ved siden av hverandre er at det skal være mulig å sammenligne tallene for å kunne danne seg et bilde av selskapets utvikling. Sett opp balanse på hjemmefronten

Balansen EK < 45% kontingenten

Noteopplysninger - tilleggsinformasjon Informerer leseren om hvilke vurderinger du som regnskapsavlegger har gjort Alternativ måte å føre regnskapet på vil være kontantprinsippet: kostnad og inntekt = inn og utbetalinger Eks – hjemme

Transaksjonsprinsippet Transaksjoner skal bokføres til verdien av vederlaget på transaksjonstidspunktet (RL § 4-1 nr 1) Har transaksjon funnet sted? vurdering av hvorvidt det har funnet sted en overføring av risiko og kontroll normalt ved levering Produksjon Bestilling Levering/ferdigstillelse Betaling ___________________________________________________ Varer som er under transport – reguleres av leveringsbetingelser Koder som bare brukes ved transport på indre vannveier og sjøtransport: FOB – Free On Board (fritt til varen er lastet om bord i båt – kjøper dekker øvrige kostnader) Koder som kan benyttes ved alle typer transporter (any mode of transport): DAT – Delivered At Terminal (selger bærer kostnadene fram til varene er losset av transportmiddelet på en avtalt bestemt plass ved bestemmelsesstedet) Incoterm2010 er et sett standardiserte regler om leveringsbetingelser som benyttes i forbindelse med nasjonale og internasjonale handelstransaksjoner.  Incotermene beskriver hvem som har kostnader, ansvar og risiko i forbindelse med en transaksjon, og i hvilket tidsrom, dvs. når ansvaret går over fra selger til kjøper.  I denne forbindelsen er det at leveringsbetingelsene skal tilkjennegis ved bruk av kodene som er utarbeidet av ICC.

Opptjeningsprinsippet Inntekt skal resultatføres når den er opptjent (RL § 4-1 nr 2) normalt regnskapsføres inntekt når det har funnet sted en salgstransaksjon Eksempler Salg av jordbær – inntekt er opptjent ved overlevering Avisabonnement – Inntekt dag for dag eller pr måned eller ved tegning av abonnementet? Kontingentinntekter – Når opptjenes disse Salg av bil - utsatt resultatføring, f eks andel salgssum knyttet til garanti-og serviceavtale ved salg bil Eks kr 500.000,- - kr 45.000 = Garantikostnad År 1 = 555.000 + 15.000 = 570.000 År 2 = 15 000 År 3 = 15 000 Samme opptjening hos byggentreprenør

Sammenstillingsprinsippet Utgifter skal kostnadsføres i samme periode som tilhørende inntekt (RL § 4-1 nr 3) Forutsetter periodisering av kostnader mellom regnskapsperioder Gir grunnlag for poster som Andre fordringer/Annen kortsiktig gjeld Eksempel: Reiseregning – Reist 11.desember 2012, mottar oppgjør 7. januar 2013 Kjøpt flyreise – 5. desember – mottatt refusjon 18. desember – reiser til Oslo 8. januar 2013 Møte avholdt 11-12. desember 2012 – Frikjøp av medlemmer - Huskeliste – Frist 1. november for innberetningspliktige ytelser - Møtekostnader – Faktura mottatt før 15. januar 2013 - Møtekostnader – Faktura mottatt etter 15. januar 2013

Inntekter og kostnader er ikke lik inn-og utbetalinger – Hvor i regnskapet finner vi dette? Tidsforskyving Mellom kjøpstidspunkt og utbetalingstidspunkt ved leverandørkreditt på 30 dager mellom salgstidspunkt og innbetalingstidspunkt ved kundekreditt på 45 dager Dette oppsummerer læringen av de tre grunnleggende regnskapsprinsippene

Grunnleggende prinsipper for regnskapet BFL § 4. Grunnleggende bokføringsprinsipper Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring: Dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet. Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap. Bokførte opplysninger skal være basert på reelle og faktiske disposisjoner, faktisk eksistens av eiendeler og gjeld med mer Registreringen av bokførte opplysninger må være korrekt for at formålet skal oppfylles. I tillegg til at beløpene skal være matematisk korrekte, gjelder tilsvarende for andre parametre som datoer, henvisninger, klassifiseringer og koder. Bokføring må skje så hyppig som virksomhetens art og omfang tilsier Bokførte opplysninger må være dokumentert og den må være i lesbar form. Toveis kontrollspor har ”bestandig” vært en forutsetning for bokføring. Dette endres ikke. Sporbarheten skal være mulig fra pliktig regnskapsrapportering til lovbestemte spesifikasjoner og videre til dokumentasjon, og omvendt. Mulighetene til i ettertid å etterprøve den pliktige rapportering (og dermed bokføringens kvalitet) forutsetter at så vel rapporter, de lovbestemte spesifikasjonene som tilhørende dokumentasjon, er tilgjengelig og lesbare i hele den oppbevaringspliktige periode For å sikre kontrollverdien av det som loven krever oppbevart er det en forutsetning at bokføringspliktige virksomheter sikrer regnskapsmaterialet mot hendelser som kan medføre endring, sletting eller på annen måte går tapt.

Fullstendighet Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Fra Huskelista Skriv ut kontoutskrift bank hver måned Sjekk at alle inn-/utbetalinger er dokumentert Sorter bilag som på kontoutskriften Sjekk at det er bilag for alle aktiviteter siste måned er med Sendes Ann-Kristin første uke hver måned For at regnskapssystemet skal gi tilfredsstillende grunnlag for å produsere pliktig regnskapsrapporter av tilfredsstillende kvalitet må alle transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner være bokført.

Realitet Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten. Attestasjon Bekreftelse av betalingskravets berettigelse Gjøres av bestiller/innkjøper (2 stk i styret) Kontrollpunkter Er leveransen fullstendig Reklamasjon? Riktig pris, antall… Attestasjon skal skje før betaling Fortell Ann-Kristin hva bilag gjelder! Faktura Den nye loven er ”modernisert” og tilpasset en elektronisk hverdag ved at elektronisk dokumentasjon er likestilt med papir. Det eneste som nå ikke fullt ut kan aksepteres elektronisk er signerte offisielt regnskap hvor kravene til elektroniske/digitale signaturer må klargjøres. Kvitteringer tilknyttet en reise – kan ikke scannes av den ansatte - original kvittering må legges ved Krav til originalitet Papirdokumentasjon og elektronisk dokumentasjon likestilles Den bokføringspliktige må beskrive i sin dokumentasjon av regnskapssystemet hva som er originaldokumentasjon Original dokumentasjon er utstedt når de dokumenterte opplysningene er bokført hos utsteder, eller kan bokføres av mottaker ved at dokumentasjonen er oversendt

Prosess løpende ajourhold regnskap Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier. Pr måned for lokallagene Pr måned for fylkeslaget Mottak Bokføring Arkivering Utsendelse Ajourhold/bokføringshyppighet Hva betyr det å være à jour? Er det tilstrekkelig at alle transaksjoner som har funnet sted i perioden er bokført, eller må også alle periodiseringer være gjennomført? Forarbeidene legger til grunn at det er tilstrekkelig å knytte ajourholdet til de transaksjoner og de periodiseringer som følger av pliktig regnskapsrapportering og av oppgave- og opplysningsplikten.

Prosess årsoppgjør Mottak bilag 15. Januar Oversendelse til revisor og lokallag 6. Februar Frist for ferdigstillelse regnskap 28. Februar Frist for styrets beretning 21. Mars Siste frist for å avholde årsmøte 31. Mars

Regnskapets årshjul Okt-Des Jan-Mar Apr-Jun Jul-Sep Styremøte FY Ordinær drift Beregne egenkapital Budsjettering Styremøte Jan-Mar Etterarbeid Revisjon Årsmøte lokalt Apr-Jun Årsmøte FY Jul-Sep Styremøte FY

Elektronisk kommunikasjon Viser kun historie Er ikke relevant for vurdering av mitt produkt Kostbart Komplisert Viser et øyeblikksbilde Etc…

Elektronisk kommunikasjon Reguleres av skatteloven § 5-12 Fordel ved privat bruk av elektronisk kommunikasjon dekket av arbeidsgiver beregnes etter satser som fastsettes av departementet. Departementet kan gi forskrift til utfylling og gjennomføring av første punktum. Levering av innholdstjenester, som for eksempel teletorg, overpriset sms/mms, databasetjenester, programvare, tv- sendinger og spill, omfattes ikke

Elektronisk kommunikasjon § 5-12-2. Hva som skal anses som én elektronisk kommunikasjonstjeneste (1) Ved fastsettelse av den skattepliktige fordelen anses som én elektronisk kommunikasjonstjeneste: a) Fast offentlig telefontjeneste, for eksempel ISDN og PSTN (analog), b) Fast datakommunikasjonstjeneste, for eksempel bredbånd over kabel, c) Mobil offentlig telefontjeneste, for eksempel GSM og UMTS/3G, d) Mobil datakommunikasjonstjeneste, for eksempel trådløst bredbånd, e) IP-telefoni/bredbåndstelefoni, som er offentlig telefontjeneste. (2) Mobil datakommunikasjonstjeneste over GSM- og UMTS-nettet anses likevel ikke som én elektronisk kommunikasjonstjeneste.

Elektronisk kommunikasjon - Eks: Full dekning av abonnement Arbeidsgiver betaler mobilregningen fullt ut Telefonregning på kr 7269 Skattepliktig beløp blir da kr 4000 for hele året Legg kr 333 (4000/12) som et fast beløp på den ansatte. Vises pr mnd på lønnslippen Grunnlag for skattetrekk og beregning av arbeidsgiveravgift Beskattes på som lønn, men innberettes på egen lønns- og trekkoppgavekode (130A) Er administrativt krevende

Elektronisk kommunikasjon - Eks: Dekning av ett abonnement Tekst Intervall Kr Skattefri del 0 – 1.000 Kr 1.000,- Grunnlag for skatt 1.001 – 5.000 Kr 4.000,- ”Fritatt” fra skatt 5.001 – 7.269 Kr 2.269,- Sum Kr 7.269,-

Elektronisk kommunikasjon - Eks: Dekning av ett abonnement totalt kr 3 Tekst Intervall Kr Skattefri del 0 – 1.000 Kr 1.000,- Grunnlag for skatt 1.001 – 3.600 Kr 2.600,- ”Fritatt” fra skatt Sum Kr 3.600,-

Elektronisk kommunikasjon - Eks: Dekning av 2 abo. Bredbånd kr 4 Elektronisk kommunikasjon - Eks: Dekning av 2 abo. Bredbånd kr 4.000/Tlf 5.140 Tekst Intervall Kr Skattefri del 0 – 1.000 Kr 1.000,- Grunnlag for skatt 1.001 – 7.000 Kr 6.000,- ”Fritatt” fra skatt 6.001 – 9.140 Kr 2.140,- Sum Kr 9.140,-

Elektronisk kommunikasjon - Skatteeffekt I stedet for en direkte betaling av telefonregning, betales privat forbruk over skatteseddelen I vårt eksempel utgjør dette skatt av kr 4.000/Kr 6.000 Marginalskatt (skatt på den siste inntektskrona) Inntekt < kr 490.000 - Kr 4.000 x 35,8% = Kr 1.432 / Kr 2.148 Inntekt > kr 796.400 - Kr 4.000 x 47,8% = Kr 1.912 / Kr 2.868

Elektronisk kommunikasjon - Delvis dekning Har til formål å dekke de merutgifter du har Inntil kr 5.000 pr år Innberettes som lønn/honorar i stedet for på egen lønns- og trekkoppgavekode Forenklet administrasjon

Reiseregningen Viser kun historie Er ikke relevant for vurdering av mitt produkt Kostbart Komplisert Viser et øyeblikksbilde Etc…

Reiseregningen Husker tilbake til 90-tallet – noen på fylkestinget måtte gå pga feil i reiseregningene Alle bokettersyn finner feil i reiseregningene Konsekvensen av feil – reise anses som privat – blir innberettet som lønn for den reisende Arbeidsgiver må svare arbeidsgiveravgift og renter

Krav til legitimasjon vedrørende fradrag for merkostnader til kost og losji (1) Fradrag for merkostnader til kost gis som hovedregel etter satser som fastsettes årlig av Skattedirektoratet. Avgjørende for valg av sats er hvor skattyter har bodd. Fradrag etter de to høyeste satsene (hotell- eller pensjonatsats) gis når skattyter legitimerer arten av bosted. En slik legitimering innebærer at skattyter ved en fortløpende oppstilling må sannsynliggjøre hvordan han har innrettet seg under arbeidsoppholdet. Oppstillingen skal minst inneholde følgende opplysninger:

Krav til legitimasjon vedrørende fradrag for merkostnader til kost og losji a. dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- /tjenestereise, b. navn og adresse på overnattingssted/utleier, og ved flere overnattingssteder også dato for overnattingene, og c. type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt. (2) Skattyter som ikke kan sannsynliggjøre hvordan han har innrettet seg under arbeidsoppholdet, gis fradrag etter laveste sats (hybel-/brakkesats).

Oppgaver Reise er mer enn 15 km fra hjemmet Reise starter kl 08.00 11.12.12 Reise slutter kl 21.30 11.12.12 Reise slutter kl 12.00 12.12.12 Overnatting på hotell Rica; Kurs med full forpleining Beregnet etter Utdanningsforbundet sine regler Total reisetid 13,5 timer Kostgodtgjørelse kr 340 Hva om det ble servert lunsj? Fradrag med kr 190 Netto kr 150 Total reisetid 24 timer + 4 timer Kostgodtgjørelse kr 640 Fradrag for lunsj – kr 256 Fradrag for middag – kr 320 Fradrag for frokost - kr 64 Netto kr 0 + Administrativ forpleining kr 75,- Fradrag med kr 320 Netto kr 256

Bruk av egen bil - legitimasjonskrav

Bruk av egen bil - legitimasjonskrav Bilgodtgjørelsen skal legitimeres ved reiseregning som utarbeides av arbeidstakeren. Reiseregningen skal minst inneholde følgende opplysninger: arbeidstakerens navn, adresse og underskrift dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise formålet med reisen hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer, totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (ev. trippteller) ved begynnelsen og slutten av hver yrkes- eller tjenestereise navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Bruk av egen bil - satser Satsene for innenlands reiser 2012 a) For inntil 9 000 km i kalenderåret: kr 3,90 pr. km. b) Over 10 000 km i kalenderåret: kr 3,25 pr. km. c) For arbeidstakere med arbeidssted i Tromsø: kr 0,10 pr. km i tillegg til satsene i bokstav a) eller b).

Oddrun Skånøy Tlf:99 25 62 55/ oddrun.skanoy@no.ey.com Spørsmål? Takk for meg! Oddrun Skånøy Tlf:99 25 62 55/ oddrun.skanoy@no.ey.com