PL2 – Dag 2 – 6. oktober 2008 Group Corporate Presentation December 2000 PL2 – Dag 2 – 6. oktober 2008

Prosjektets plass i virksomheten - illustrert… Group Corporate Presentation December 2000 Prosjektets plass i virksomheten - illustrert… Strategisk ledelse Forankring… Forankring… Basis PROSJEKT PROSJEKT Resultatet el. leveransen brukes av andre… Resultat eller leveransen brukes internt Videre drift…

J L L L Strategisk forankring… Gjennomføre det RIKTIGE prosjektet Group Corporate Presentation December 2000 J L Gjennomføre det RIKTIGE prosjektet L L Gjennomføre prosjektet RIKTIG…

Prosjektets interessenter og deres syn på prosjektet Group Corporate Presentation December 2000 Prosjektets interessenter og deres syn på prosjektet

Interessenter (stakeholder) Group Corporate Presentation December 2000 Interessenter (stakeholder) Project stakeholders are individuals and organizations who are actively involved in the project, or whose interests may be positively or negatively affected as a result of project execution or successful project completions” (PMI Project Management Body of Knowledge)

Interessentanalyse Prosjektgruppa SG PL PD Group Corporate Presentation December 2000 Prosjektgruppa SG PL PD …som påvirkes av prosjekt-gjennom-føringen eller prosjekt-resultatet Individer,.. grupper eller organisasjoner…

Prosjektets interessenter Group Corporate Presentation December 2000 Prosjekt Oppdragsgiver Prosjektledelse og prosjekt- medarbeidere Ressursytende avdelinger Leverandører Finansierings- ytere Myndigheter Eksterne kon- sulenter og rådgivere System- Produktbrukere Prosjektene blir oppfattet som et middel til å tilgodese ønsker og forventninger Prosjektet er et middel for egne mål I hvilken grad opplever interessenten balansen mellom bidrag – belønning? Hvordan vurderer interessenten prosjektsuksess? Hva er interessentens suksesskriterie?

”Typiske” interessenter til prosjektet Group Corporate Presentation December 2000 Individuelle politikere Religiøse grupperinger Politiske partier Aksjonærer Off. myndigeter Bedriftsledelsen Media Interesse-organsasjoner Forbruker-organisasjoner Linjeledelsen Prosjektet Tillitsvalgte Brukere Kunder Fagforeninger Leverandører Samarbeidspartnere Forskere Kreditt-ytere (banken) Konkurrenter

Prosjektets interessenter Group Corporate Presentation December 2000 Et prosjekt kan betraktes som en koalisjon av personer, grupper og institusjoner Koalisjonen kan være prosjekteieren, prosjektmedarbeiderne, brukerne, leverandørene, myndighetene m.fl. Interessentene vil ikke alltid ha sammenfallende interesser Noen kan ha motstridende interesser Interessentmodellen beskriver det maktmessige fundamentet for prosjektet Hver interessent bidrar på en eller annen måte til realiseringen av prosjektet Kunden betaler Brukere formulerer krav Myndigheter bidrar med f.eks en godkjennelse Hver interessent forventer å oppnå visse fordeler eller belønninger fra prosjektet For at et prosjekt skal bli gjennomført på en tilfredsstillende måte må fordelene overgå bidragene

Interessentanalysen bør bestå avfølgende arbeidsoppgaver: Group Corporate Presentation December 2000 Interessentanalyse Interessentanalysen bør bestå avfølgende arbeidsoppgaver: Identifisere interessentene Gjøre seg kjent med interessentene (posisjonsanalyse) Legge opp strategien for behandlingen av den enkelte interessent Interessentanalysen må gjøres tidlig i prosjektarbeidet!

1) Identifisere interessentene: Group Corporate Presentation December 2000 1) Identifisere interessentene: Studere de eksterne forholdene som påvirker prosjektet og se hvem som har innflytelse på dem Se på liste over typiske interessenter, slik at man sikrer seg at alle interessenter er kommet med M&R A2.4, s.257

Hvordan identifisere interessentene? Group Corporate Presentation December 2000 Sjekkliste for å identifisere interessentene: Hvem er oppdragsgiver? Hvem skal bruke resultatet? Hvem skal akseptere resultatet? Hvem betaler for arbeidet og resultatet? Hvem skal akseptere at aktiviteten utføres og måten den utføres på? Hvem berøres (får utbytte, taper, får endrede forhold etc) av resultatet? Hvem leverer innsatsfaktorer, kunnskap, ressurser?

2. Gjøre seg kjent med interessentene (posisjonsanalyse) Group Corporate Presentation December 2000 Hvilke krav, ønsker, behov og forventninger til prosjektet har interessenten? Innstilling til prosjektet? Hvilken posisjon og betydning har interessenten? Hvilke bidrag / motstand har de til prosjektet? Opplevd bidrags / belønningsbalanse? Hvilke syn har de på de andre interessentene? Hvilke sammenfallende og motstridende interesser ser vi? Hvilken adferd kan forventes, spesielt om de ikke får det som de vil? Ta stilling til hvordan den enkelte interessent skal håndteres M&R A2.4, s.259-260

3. Legge opp strategien for behandlingen av den enkelte interessent Group Corporate Presentation December 2000 3. Legge opp strategien for behandlingen av den enkelte interessent Strategien bør avhenge av interessentens styrke, dvs. interessentens mulighet for å influere på eller true prosjektet (power to influence) interessentens interesse for prosjektet (level of interest) Kilde: Johnson& Scholes (1999): Exploring Corporate Strategy

Fire typer av interessenter og strategien overfor dem Group Corporate Presentation December 2000 Fire typer av interessenter og strategien overfor dem STOR Inter-essentens MAKT (Mulighet for å påvirke prosjektet) SAMARBEID! NØKKEL-SAMARBEIDS-PARTNER! Sørg for at de er tilfreds! Minimal innsats – men følg med! Hold I godt informert! LITEN Interessentens interesse for prosjektet STOR

Strategier for å behandle de fire typene Group Corporate Presentation December 2000 Strategier for å behandle de fire typene Type A: Liten interesse, liten makt: Strategien er å følge med (monitoring) i interessentens situasjon. Handler bare hvis interessentens mulighet for å påvirke prosjektet endrer seg Type B: Stor interesse, liten makt: Strategien blir å holde interessenten godt informert. Følge med på om mulighetene for makt øker Type C: Liten interesse, stor makt: Strategien blir å holde interessenten vel tilfreds. Type D: Stor interesse, stor makt: Strategien er samarbeid. Det beste er å utvikle en eller annen form for partnerskap

Hvorfor interessentanalyse Group Corporate Presentation December 2000 Bli kjent med alle interessentene… Forstå hvordan man kan holde koalisjonen av interessenter sammen… Påse at balansen bidrag - belønninger opprettholdes, dvs. utgangspunkt for strategien overfor interessentene… Utgangspunkt for informasjonsgivning… Utgangspunkt for målsetting… ….

Interessentanalyse – prosessen (KG) 1-Oppstart av prosessen Definere rammer, klarlegge mål, planlegge og organisere arbeidet… 2-Identifikasjon av interessenter Brainstorming, sjekklister. erfaringsdata… Kartlegging av interessentenes forhold og innflytelse ift til prosjektet… 3-Analyse av interessenter Valg av tiltak for håndtering… 4-Strategier og tiltak Evaluere tiltak… 5-Oppfølging og kontroll

Prosjektmodeller – hva er det? Group Corporate Presentation December 2000 Prosjektmodeller – hva er det? Kalles ofte livssyklusmodeller – viser prosjektets livssyklus Gir en oversikt over prosjektarbeidet Deler inn prosjektarbeidet i faser

Hva er en prosjektmodell? Med prosjektmodell mener vi en ”mal” for utformingen av prosjektet. Selv om et prosjekt beskrives ved en enestående oppgaver finnes det likhetstrekk ved måten arbeidet gjennomføres på. En slik modell vil inneholde både en administrativ og en faglig del. Modellen kan beskrive følgende elementer: Faser i prosjektet. Faglige og administrative oppgaver knyttet til oppstart  gjennomføring  avslutning. Beslutningspunkter og beslutningsprosedyrer. Krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag.

Hva er en prosjektmodell? Modellen skal brukes som et hjelpemiddel og ikke som en tvangstrøye, slik at den fleksibilitet de fleste prosjekter er avhengige av ikke hemmes. Modellens konkrete bruksområder begrenser seg til: Gi en veiledning om hvordan prosjekter av en viss type kan gjennomføres. Innarbeide felles terminologi. Øke den enkelte medarbeiders innsikt i hva som gjennomføres. Gi støtte i planleggingsarbeidet. Sikre hver enkelts innsikt i prosjektets tilstand. Bidra til å sikre at beslutninger for prosjektets retning tas i rett tid av de riktige organer. Være et verktøy for erfaringsoppsamling ved stadig oppdatering.

Den klassiske vannfallsmodellen Group Corporate Presentation December 2000 Den klassiske vannfallsmodellen Behovs- analyse Krav- spesifikasjon Design Konstruksjon Avprøvning Installasjon Innkjøring Karakteristika: Fasedefinert Leveranse fra fase til fase

S.A.Jessens prosjektmodell Hovedkarakteristika: En dynamisk modell Fasegrupperte aktiviteter Beslutningspunkter og beslutningskjede Inkluderer ide-generering og sortering Inkluderer enkel kontroll og utvidet kontroll Inkluderer omplanlegging av prosjektet/nytt prosjekt

Group Corporate Presentation December 2000 Vannfallsmetoden SAJ

Prosjektets fem faser SAJ Group Corporate Presentation December 2000 Prosjektets fem faser SAJ Fase 1 Prosjektet skapes Fase 2 Prosjektet planlegges Fase 3 Prosjektet gjennomføres Fase 4 Prosjektet kontrolleres Fase 5 Prosjektet post-evalueres

Group Corporate Presentation December 2000 PSO-modellen Andersen, Grude og Haug har utviklet en såkalt PSO-modell med følgende karakteristika: Milepælsstyrt Milepælskart og parallelle resultatløp Ansvarskart P: Person S: System O: Organisasjon

SND’s PLP-prosessen Karakteristika: Group Corporate Presentation December 2000 SND’s PLP-prosessen Karakteristika: Prosjektprosessen er delt i tre hovedfaser Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Formelle beslutningsmilepæler mellom hver hovedfase Prosjektleder rapporterer til en Prosjektansvarlig Styringsgruppen er en rådgivende gruppe