1 Valg av system •Hadde et elektronisk ”hjemmelaget system” med en del begrensninger. •Overbevise ledelse om behov for nytt system. •Opprettet en prosjektgruppe med representanter fra alle nivåer og faggruppe. (Stor gruppe fordeler og bakdeler) •Prosjektgruppe hadde mandat til å velge system innenfor budsjettert kostnad. •Gruppa fikk presentert flere systemer. •Bre enighet om å velge TQM.

2 Oppbygging av systemet.

3 Oppbygging av systemet •Valgte ansvarlige med stedfortreder på alle prosesser. •Flere avdelinger er delt inn i flere områder med egne ansvarlige med stedfortreder. •Ansvarlig for områder de som har det daglige ansvaret, og som er på plassen. (Kjenner rutiner, prosessen osv.) •Disse har ansvar for alle instrukser for området og at hendelser blir behandlet og lukket innen for tidsfrist. •Representanter i prosjektgruppe fikk ansvar for å informere og få innspill fra ansatte i det område de representerte.

4 Oppbygging av systemet. •Alle ansatte brukere. •Alle ansatte eget passord. •Alle ansatte full lesetilgang dokumenter, hendelser og tilgang beslutningsstøtte. •Ønskelig at alle er aktive på rapportering og har tilgang til aktuelle dokumenter. •Åpenhet om hva som blir rapportert. •Den som registrerer får info om fremdrift av behandling. •Alle kan inn å lese rapporterte hendelser og hvilke tiltak som er utført.

5 Oppstart •Opplæring av ”ansvarlige” sammen med TQM. •Opplæring alle ansatte, i grupper og personlig. •Alle fikk bruker navn og passord. •Først innlegging av dokumenter, med tidsfrist. •Tar i bruk hele systemet, stor fokus på rapportering. •Administrator aktiv med å hjelpe og korrigere. •Liten eller ingen nedgang i rapportering. •En del glemte passord, og mente det var tungvint. •En del problemer med behandling av hendelser.

6 Utfordringer •Unngå nedgang i rapportering. •Felles mal for behandling av hendelser. (Lik oppsett, grundig årsaksanalyse osv.) •Forståelse for bruk av brukernavn og passord. •Personell med ”datasperre”. •Unngå fokus på negative ting. •Alltid oppdaterte instrukser. •Bruke mest mulig av systemet.

7 Erfaringer oppstart. •Liten ingen nedgang rapportering. •Mye dårlig kvalitet på behandling. •Mange glemte passord. •Nærmeste leder ansvarlig for å registrere for personell som ikke vil bruke data. •Alltid noen som mener alt er tungvint. •Lite bruk av å registrere kostnader og effekt av tiltak. •Dokumentasjonsdelen brukervennlig og oversiktlig. •Noen ”ansvarlige” med ansvar for mange hendelser.

8 Gevinster •Brukervennlig og oversiktlig system. •Dokumentasjon og registrering av hendelser i samme system. •Lett tilgang for alle til instrukser og registrerte hendelser. •Lett for avdelinger og områder å presentere egne hendelser. •Muligheter å registrere kostnader og effekt på tiltak som er utført. •Enkelt å hente frem grafer i forskjellige fora. •Fornøyde myndigheter, kunder og andre.

9 Status i dag. •759 registreringer av hendelser i 2008 og 520 hittil i år. •Mange fornøyde brukere. Brukervennlig og gode søke- muligheter. •Bra system for dokumentasjon. (Instrukser) •Bra system for oppfølging av tidsfrister for behandling av rapporterte hendelser. •God info/tilbakemelding melding til den som registrerer hendelser via mail. •Lett å kommunisere via systemet om en har kommentarer til dokumentasjon eller registrert hendelser. •Brukes aktivt av avdelinger og områder for gjennomgang av hendelser og instrukser for gjeldende avd./område.

10 Status i dag fortsetter. •Mange som brukere systemet, men fortsatt noen som ikke vil bruke data. •Noe sutring fra noen med ansvar for områder. •Sliter en del med behandling og årsaksanalyse av hendelser. •Bruker ikke systemet fult ut. Få legger inn kostnader og effekt av utførte tiltak. •Aktiv bruk av grafer i forskjellige fora. •Bra redskap for presentasjon for kunder, myndigheter, Veritas, eiere og andre.

11 Avslutning •HMS/KS-avdeling som administrerer systemet er veldig fornøyd. TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN.