IHR: Ny organisering av Sentraladministrasjonen Høsten 2013

UiOs strategi 2020 ”UiO skal styrke sin internasjonale posisjon som et ledende forskningsuniversitet, gjennom et nært samspill mellom forskning, utdanning, formidling og innovasjon.”

Overordnede mål for IHR •Vi skal oppnå en effektiv og profesjonell administrasjon som bidrar til å øke det økonomiske handlingsrommet for forskning og utdanning •Vi skal oppnå en gevinst på 10-30% målt i kroner og/eller kvalitet •Vi skal skape en kultur for kontinuerlig forbedring

Kartlegginger har avdekket •Uklare grenser for ansvar, oppgave og myndighet spesielt mellom Sentraladministrasjonen og fakultetsnivå •Svakheter i ledelse og styring •Uklart skille mellom drift og strategi •Lav organisasjonsforståelse •Mange uformelle nettverk VI HAR POTENSIAL TIL Å BRUKE RESSURSENE VÅRE MER EFFEKTIVT

Mål for ny organisering •Tydeligere roller •Økt brukerfokus •Styrket strategisk kraft •Styrket ledelse •Strategiområder skal ses i sammenheng •Administrative områder skal ses i sammenheng

USIT Personal støtte Eiendom Admini- strativ støtte Fagstøtte Ny organisering EIR 7 Internadministrasjon Rektor Universitets- direktør Fakulteter, museer og bibliotek Lederstøtte HMS BHT

Rollefordeling 8 •Selvstendig ansvar og beslutningsmyndighet på felt hvor de er gitt delegerte fullmakter •Ansvar for å overholde gjeldende regulering, (eks: lov og interne reglementer). Linjeledere ved enhetene •Skal bistå UiO-ledelsen i arbeidet med overordnet strategi, kommunikasjon og policy. •Ingen instruksjonsmyndighet, med mindre delegert Lederstøtten •Operativ, tjenesteytende rolle overfor sine brukergrupper •Ingen instruksjonsmyndighet, med mindre delegert •I iverksettingen av vedtak kan det kreves at fastsatte rutiner, prosedyrer o.l følges. Støtteavdelingene

Lederstøtte •Skal bistå universitetsledelsen med overordnet, strategisk styring av UiO innen områdene: •Virksomhets- og økonomistyring • Kommunikasjon •Organisasjonsutvikling •Internasjonalisering, forskning og utdanning •Systemeierskap •Infrastruktur 9

Administrativ støtte •Skal bistå enhetene. •Seksjoner: –Lønn –Innkjøp –Regnskap –E-sak Applikasjonsforvaltning av ØPAs systemer og SAP- HR inngår i Administrativ støtte 10

Fagstøtte •Funksjoner i Forskningsadministrativ avdeling, Kommunikasjonsavdelingen og Studieavdelingen samles i Fagstøtten. •Fagstøtten skal bistå enhetene med administrative oppgaver innen forskning, undervisning og formidling. 11

Personalstøtte Støtte UiO-ledelsen i utøvelse av arbeidsgiverfunksjon på institusjonsnivå og bistå enhetene lokalt i enkeltsaker. Arbeidsområder: •Utvikling av regelverk •Lønns- og personalpolitikk •Samarbeide med fagforeningene på UiO-nivå •Juridisk bistand •Rådgivning om lov- og avtaleverk •Utredninger og høringer •Kompetanseutvikling 12

Intern administrasjon •Bistå i intern drift av Sentraladministrasjonen •Yte tilsvarende tjenester til enheter med begrenset administrativ kapasitet (eks sentre direkte under UiOs styre) Oppgaver: økonomi, arkiv, personal og andre. 13

BHT •Tjenesteytende og rådgivende rolle overfor enhetene ved UiO •Knyttes direkte til UiO-ledelsen 14

HMS •Organiseres i en enhet knyttet direkte til UiO- ledelsen •HMS-stab har rolle som støtte for UiO- ledelsen •Ivaretar oppgaver som overordnet ansvar for helhet og sammenheng i system og prosedyrer, revisjonssystem og UiO- ledelsens sekretariat i AMU. 15

Noen milepeler for iverksettelse Aktivitet:Frist: Innplassering av ledere som rapporterer direkte til universitetsdirektøren 30. juni Innplassering av seksjonsledere Dette arbeidet vil skje suksessivt – noen vil være på plass tidligere 15. oktober Innplassering av øvrige medarbeidere15. november Ny organisasjon iverksettes (med stedkoder, budsjetter etc) 1. januar

Noen utviklingsaktiviteter •Tydeliggjøre hva ”nærhetsmodellen” betyr i praksis •Avstemme forventninger mellom Fagstøtten, Administrativ støtte og enhetene knyttet til desentralisering og standardisering •Etablere nye ledergrupper og ledelsesarenaer og utvikle arbeidet i ledergruppene •Gjennomgå og utvikle samarbeidsarenaer og nettverk Aktivitetene vil skje i samarbeid med enhetene 17

USIT Personal støtte Eiendom Admini- strativ støtte Fagstøtte Ny organisering EIR 18 Internadministrasjon Rektor Universitets- direktør Fakulteter, museer og bibliotek Lederstøtte HMS BHT