Tjenestenett Presentasjon for 12k rådmannsgruppen 8 mai 2008

Bakgrunn, organisering, prosess •Det har vært 3 møter i styringsgruppen, 7 møter i prosjektgruppen og 12 møter i arbeidsgruppen. 12k IT-ledergruppen har vært løpende orientert, og deltatt aktivt i høringsprosessen. •Det er lagt ned totalt ca 750 kommunale arbeidstimer i forprosjektet. •Prosess og høringsrunder. Fagrapporten og øvrige vedlegg ble presentert og diskutert i prosjektgruppen 7.4. Videre ble det gjennomført en 12k høringsrunde i uke 15. Det er gjennomgående mange og veldig positive tilbakemeldinger fra kommunenes IT-miljøer. Det oppleves som spesielt viktig og positivt at fagrapporten har et grundig detaljeringsnivå. Det ble i tillegg arrangert et oppsummerende høringsmøte i 12k IT-ledergruppa den Mottatte endringsforslag er innarbeidet. •Kommunenes IT-miljøer står 100 % samlet bak det som inngår i fagrapporten og prosjektgruppens anbefalinger, herunder opplegg for drift og organisering. •Prosjektet har som utgangspunkt at de kommuner som har deltatt i forprosjektet også tiltrer gjennomføringsprosjektet. Det er også tilrettelagt for at Larvik, Lardal, Holmestrand og Sandefjord kommuner kan tiltre tjenestenettet senere.

Prosjektresultater •Arbeidsgruppen har utarbeidet harmoniserte planer for IP-struktur, detaljert løsningsdesign og AD dokumentasjon i kommunene. •Det er bekreftet ledig 1 mørkt fiberpar (1000 MB) rådhus til rådhus. •Alle sentrale tekniske og faglige momenter er grundig utredet og dokumentert i fagrapporten. •Det er dokumentert en løsning for 12k kart som vil gjøre den raskere, mer stabil og driftsikker. I tillegg mye bedre oppdatert kartverk. Utover dette forutsettes en gevinst på ca kr pr år. •Prosjektgruppen har gjennomgått og bearbeidet tidligere økonomiske kalkyler. Anbefalt løsning har en investeringskostnad på ca 4,56 mill kr og årlige driftskostnader på ca kr. Prosjektgruppen uttaler: •Ved å harmonisere IKT-løsninger, bygge felles infrastruktur, valg av samme type hardware, samordning driftsrutiner med mer legges grunnlaget for gevinster innenfor ulike fagområder. •Samarbeid er stikkord for redusert kostnadsøkning og å møte kompetansebehovet innenfor IKT- området. Dette er hva 12k tjenestenett handler om.

Drift og organisering •Det ansettes en Teknisk Ansvarlig Nettverk (TAN) i Gigafib. •Det etableres et DriftsTeam for Nettverk (DTN) bestående av personell fra Tønsberg, Horten og Nøtterøy kommuner, øvrige kommuner bidrar med midler. •TAN foreslås som daglig leder for DTN. •TAN forutsettes å ha ansvar for planlegging og gjennomføring av sentrale nettverksendringer i Gigafib nettet, herunder alle større endringer skal innom TAN for vurdering av konsekvenser og godkjenning. •TAN foreslås å inneha rollen som EndringsLEder (ELE) for nettverksrelaterte forhold i Gigafib-nettet. •TAN vil være med på å øke tilgjengelig kompetanse for kommunene i samarbeidet •TAN er leder av et EndringsRåd Nettverk (ERN). Medlemmer vil være IT-ledere i Gigafib kommuner. •ELE rollen må være gitt de fullmakter og det ansvar som gjør denne rollen mulig å utøve.

Sårbarheten i dagens løsning •Dersom dagens kjernesvitsj i Tønsberg feiler mister alle kommunene internett, skatteregnskap, og IBM økonomi (Gigafibsystemer). •Dersom svitsj på et rådhus går ned vil internett og andre løsninger fra Gigafib være nede til svitsj er byttet. •Det er i dag kun 1 ISP (internettforbindelse), hvis dagens leverandør mister forbindelsen er kommunene uten internett (2 tilfeller i år). •Ved fiberbrudd på hovedlinjer er internett og samarbeidsløsninger nede til feil er rettet. •Dagens elektronikk begynner å bli gammel (opp til 6 år).

Anbefalt løsning innebærer: •Dersom en kjernesvitsj går ned vil andre automatisk kunne ta over, minimal nedetid for kommunene. •Det etableres 2 ISP’er (internettforbindelser), dersom 1 ISP går ned vil ikke kommunene berøres. •Ved fiberbrudd i kjernenettet vil ikke kommunene oppleve nedetid, Når planlagte redundante linjer er etablert vil også Horten, Re og Tjøme være sikret. Hof og Andebu vil fortsatt være endepunkter.

Anbefalt løsning muligheter: •Alt er lagt til rette for interkommunalt samarbeid basert på IT. •Potensialet og gevinster som ligger i samarbeid kan realiseres. •Kompetanse og rutiner som kommunene trenger blir samlet og utvikles videre. •Det etableres en infrastruktur som møter fremtidens krav til IT, fremtidige IT-kostnader vil ikke øke like sterkt.

Økonomi •Foreslått løsning har en investeringskostnad på ca 4,56 mill kr og årlige driftskostnader på ca kr. •Gigafib kjøper i dag tjenestene brannmur, viruskontroll og spamfilter fra Hafslund, denne tjenesten blir i dag videresolgt til kommunene. •Ved innføring av tjenestenett vil disse eksterne kjøpene falle bort (besparelse kr. 0,26 mill. pr. år). •I budsjettet til tjenestenett på 4,56 mill er kun investering av komponenter lagt inn. Drift av disse tjenestene er lagt inn i et eget driftsbudsjettet for tjenestenett. •Innkjøp av komponenter er beregnet ut fra dollarkurs 5,5, dagens kurs er betydelig lavere. Evt. innbytteordninger for eksisterende utstyr er heller ikke tatt med.

Økonomi •Det er planlagt å ansette en teknisk ressurs i Gigafib (TAN-ressurs), en slik ressurs beregnes å koste ca. 0,6 mill pr år som fordeles på kommunene. •I dag kjøper Gigafib drift og overvåkning av switcher fra Hafslund, ved å etablere en stilling i Gigafib sparer kommunene 0,23 mill i eksterne tjenester. •Drift og overvåkninger av de nye switchene i nettet ville økt beløpet for eksterne kjøp, dette blir ikke nødvendig hvis en TAN ressurs ansettes. •Det er foreslått å opprette et ressursteam som arbeider på tvers av kommunene, kommuner kan enten betale inn et kronebeløp for å få tilgang på denne kompetansen eller de kan stille med kompetanse. •Kostnader for tilpasning av kartløsning til tjenestenett er ikke tatt inn i finansiering av tjenestenett.

Veien videre •Det å realisere tjenestenettet har en faglig gjennomføringstid på ca 5 måneder. •I tillegg må påregnes 1-2 måneder til merkantilt forarbeid og oppfølging. •Total prosjekt gjennomføringstid er beregnet til 6-8 måneder.