Høyskolen i Buskerud Materiell til arbeidsmøte april på Kongsberg Einar Risnes, Context Consulting 27. april 2005

Agenda for møte 28.april kl. 9 – 15 - på Kongsberg 1. Siden sist! 2. Tidsplan/milepælsplan –Gruppens arbeid frem til ferdig innstilling –De viktigste leveransene vi må klare og når (delspørsmål vi må besvare). 3. Ny runde på gruppen’s mandat; få frem hvilke delspørsmål vi må finne svar på. -Hva er kritisk for HIBU å få til gitt hovedmålene? -Hvilke kriterier kan fortelle oss noe om graden av måloppnåelse? 4. Opplegget for fase 1og deler av 2 –Intervjuguide –Intervjuliste –Behov for mer informasjon? 5. Opplegg for involveringsprosess –Suksessfaktorer –Hva, hvordan, når? 6. Informasjonsløpet/forankring –Det planlagte (form og innhold) –Ad-hoc ut fra oppdukkende behov (for eksempel møter, spørsmål m.m.) 7. Restanselisten: –Gjennomgang og fordeling av hva skal forberedes (F) og hva skal en ta på neste møte (M) (se avmerket forslag de neste sidene). 8. Organisering av arbeidet videre; arbeidsform –Behov for å sette ned mindre arbeidsgrupper?

Oppsummering av endringene i opplegget ut fra tilbakemelding • Fra kun gruppesamtaler til først og fremst individuelle samtaler. • Del 3 taes ut • Supplerende spørsmål • Utvidet formål • Korrigering fremdrift • Ønske om å fokusere på hvordan enkeltpersoner i ledelsen ser på dagens organisering, få dybdeinformasjon fra hvordan disse ser på temaet. Bredden i tilbakemelding søker en heller gjennom en spørreundersøkelse som kan gå til alle ansatte. • All tilbakemelding var at dette ikke er relevant for vårt arbeid. • Bedre konkretisering og utdyping ut fra tilbakemelding fra gruppen • Dette blir ikke lenger kun en forfase (fase 1) men vil ta med seg en del av fase 2 i forhold til å fungere som en del av evalueringen. • Gitt at tidsplanen er absolutt er det behov for å øke produksjonskapasiteten til gruppa med minimum ett ekstra møte, samt vurdering av å nedsette delgrupper som kan jobbe mellom møtene. Endring Begrunnelse

Høyskolen i Buskerud Foreløpig oppsummering fra ledermøte 25. april Einar Risnes, Context Consulting 25. april 2005

Foreløpig oppsummering (ikke godkjent av ledergruppen) • Tidsplanen skal holdes! • Noen beslutninger i styret er en premiss for arbeidet (dette tydeliggjøres ytterligere og oversendes arbeidsgruppen). For eksempel: –Skal ha en faglig organisering –Skal ha 2 ledernivåer og ikke 3 • En ønsker en involverende prosess på hvert studiested i stede for en spørreundersøkelse til alle ansatte. Ledelsen tar ansvaret for gjennomføringen av denne prosessen i perioden 2. juni til 15. august. –Forslag er å bruke personalseminar 20. juni som en del av denne prosessen. –Prosjektet kommer med innspill til denne prosessen (input, prosess og output) • Ledergruppen ønsker jevnlig status fra prosjektet –Ledergruppen kommer tilbake med ønsket form, omfang og frekvens. • Evalueringen skal ikke være en evaluering av all virksomhet på HIBU, men en evaluering av om dagens organisering hemmer/fremmer oppnåelsen av hovedmålene i strategiplanen (gitt vedtatte premisser), samt en konkretisering av på hvilken måte/hvorfor den hemmer/fremmer. –En begrenser datainnsamlingen til det som er nødvendig for dette.

Høgskolen i Buskerud Tidsplan - versjon Einar Risnes, Context Consulting 6. mai 2005

Aktivitetsplan for gruppen - versjon pr Tidsakse Arbeidsmøte 1 Heldag Arbeidsmøte 2 Heldag Arbeidsmøte 4 Heldag Arbeidsmøte 5 Heldag Arbeidsmøte 6 Heldag Forberedelse/individuelle leveranser Uke 14Uke 17Uke 22Uke 33Uke 36 28/42/6 19/8 7/9 4/4 Milepæler 2. 1.Midtveis rapport (Til styreseminar 15/6) 2.Personalseminar 3.Endelig rapport Gjennomført Arbeidsmøte 3 Heldag Uke 20 18/5 1. UT! 3. 15/9 Nye tidspunkt 20/6 Ferie

Aktivitetsplan for gruppen frem til 15/6 - versjon pr Tidsakse Uke 18Uke 19Uke 21Uke 22Uke 23 2/6 Milepæler 1.Midtveis rapport (Til styreseminar 15/6) Uke /6 Uke 24 Intervjuer Start involvering ansatte Rapport (kvalitativt)

Aktivitetsplan for gruppen fra 15/6 - versjon pr Tidsakse Milepæler 2.Sluttrapport 3. Start involvering ansatte ”Personalseminar” Prosess på hvert studiested Uke 22Uke 25 Uke 36 2/6 18/8 5/9 15/9 Uke 26 Ferie Prosess på hvert studiested Uke Input fra arbeidsgruppen Output til arbeidsgruppen Arbeid i arbeidsgruppen

Høgskolen i Buskerud Mandat - versjon Einar Risnes, Context Consulting 27. april 2005

Tilbakemelding på spørsmål til mandatet • Tidsplan: –Den tidsplanen som er gitt i mandatet er absolutt i den forstand at styret vil ha arbeidsgruppens rapport innen medio september. Dette må vi forholde oss til og gjøre alt vi kan for å klare denne fremdriften. • Vi skal forstå ”evaluere dagens ordning” til å bety: –”I hvilken grad hemmer/fremmer dagens organisering HIBU’s måloppnåelse (gitt i ny strategiplan)” •Vil tro at dette betyr at vi først må vurdere HIBU’s måloppnåelse opp mot hovedmålene i startegiplanen på de enheter vi velger å bryte HIBU ned i (nåtid og fremtid), for så og se på hvordan dagens organisering hemmer/fremmer denne måloppnåelsen. –Min forståelse av dette er at vi ikke skal gjøre en total vurdering/”akkreditering” av HIBU, men konsentrere oss om de kriteriene som forteller noe om måloppnåelsen opp mot hovedmålene i strategiplanen »2 PhD-program »8-10 masterprogram »10-12 bachelorprogram »2800 studieplasser »Blant Norges mest attraktive og anerkjentehøgskoler og best innen tre fagområder »Regionalt ledende innen etter- og videreutdanning, konsulent- og oppdragstjenester. –Vil tro at kriteriene (”de berømte”) vil komme ut fra svaret på spørsmålet, hva er kritisk for at HIBU skal oppnå disse målene.

Vår forståelse/konkretisering • Evaluere dagens organisering (pkt. 1a) –Med dette forstår vi: •Vi skal evaluere dagens organisering og ledelse ikke kvaliteten på alt HIBU produserer. •Ny: Vi skal evaluere dagens organisering ut fra hvordan den påvirker HIBUS måloppnåelse (hemmer/fremmer) •Vi skal ikke vurdere sannsynligheten for at en når målene i strategiplan •Ny: Vi skal vurdere sannsynligheten for at en når målene betre dersom man endrer til faglig organisering. •Studenter, ansatte(alle grupper) og ledelse (alle nivå) skal få bidra i denne evalueringen. •Vi legger ikke noe vekt på å trekke inn historien på annen måte enn gjennom de erfaringer som kommer gjennom personene som skal evaluere. •Vi skal hente ut erfaringer fra alle nivåer i organisasjonen, spesielt frå dei som har faglig lederansvar (instituttledere) og som har erfaring med undervisning på andre studiesteder enn der hvor de har sitt fagmiljø •Teknisk administrative inkluderes – hele støtteapparatet (IKT, bibliotek) –Fortsatt uavklart: •Hva definerer vi som faglig (som enhet): •Ny: Med dette forstår vi studietilbudets faglige innhold (hvilke som er naturlige må vi definere) •Hvilke kriterier først, er rekkefølgen viktig? •Hvilke kriterier (Hva) - ; hvorfor relavante (se egne sider om kriterier) –Eventuelle premisser: •Foregår prosjekt ”Felles IKT organisering •Bevilninger gitt pr. institutt (Styresak desember 2004) •Hente kriterier fra OVA-rapport (Rolf) •Finnst det noen generelle erfaringer rundt vårt tema •Lærerutdanningen 50% finansiert – ikke fullfinansiert. •Kvalitetsekriterier fra NOKUT (faglig) •Hvor godt forankra er Strategiplanen Rødt = endringer

Spørsmål ut fra mandatet • Hemmer eller fremmer dagens organisering måloppnåelsen til HIBU gitt i strategiplanen? Delspørsmål blir da hemmer/fremmer organiseringen oppnåelsen av : –Studieprogram med nasjonal attraktivitet –Læringsmiljø – faglig, sosialt og administrativt –Forsknings og kompetanseutvikling –Kommersiell virksomhet og profilering –Benchmarking og resultatorientering –Organisering, styring og ledelse Mulig at dette kan fungere som en måte å dele evalueringen opp i delspørsmål. Kriteriene ligger da først og fremst i strategiplanen under hvert av disse 6 punktene. I tillegg kan det være behov for andre som er viktige for å skape legitimitet.

Hvilke utfordringer ser jeg for vårt arbeid – - ut fra mine første erfaringer • Felles forståelse av mandat –Komme frem til kriterier for evaluering som av alle blir oppfattet som gode og legitime. • Hvordan vi klarer å ivareta og utfordre ulike særinteresser innenfor helheten HIBU (for eksempel studiested, fag-/studieområde og sentrale-/desentrale funksjoner. • Klare å konkretisere konsekvenser av foreslåtte endringer på en måte som gjør at alle forstår de og kan bruke de i egne vurderinger opp mot en beslutning. • Klare å være fremtidsrettet nok. • Klare å tenke implementering slik at våre vurderinger også tar hensyn til hva som er mulig å få til i praksis. • At det vi foreslår faktisk resulterer i at HIBU får brukt mer av kreftene mot faglig arbeid og får mest mulig ut av organisasjonen. • Legitimitet, legitimitet, legitimitet

Evalueringskriterier Blant Norges mest attraktive og anerkjente høgskoler og best innen tre fagområder Regionalt ledende innen etter- og videreutdanning, konsulent- og oppdragstjenester 2 PhD-program 8-10 mastergradsprogram bachelorprogram studieplasser Mål Kritisk suksessfaktor Måleparameter

Høgskolen i Buskerud Involvering av ansatte i evalueringsprosessen Einar Risnes, Context Consulting 25. april 2005

Innhold i prosessen Prosessen med medarbeiderne bør inneholde fire hovedelementer • Fremlegging av de viktigste funn fra den kvalitative forfasen gjennomført med administrative- og faglige ledere ved de tre campusene, samt toppledelsen ved HIBU. • Hvilket ”trusselbilde” ser en de neste årene for HIBU. • Medarbeidernes vurdering av styrker og svakheter ved dagens organisering. • Medarbeidernes forslag til mulige tiltak/løsninger for å styrke eller forbedre organiseringen.

Gjennomføring av prosessen • Prosessen med medarbeiderne bør ideelt sett gjennomføres som samlinger á 1-2 dager hvor innholdet er som definert på forrige side. • Det bør kjøres fire parallelle prosesser ved hhv. Campusene i Drammen, Kongsberg og Hønefoss, samt den sentrale administrasjonen. • For hver campus bør medarbeiderne jobbe gruppevis etter avdelingstilhørighet med problemstillingene. • Starter opp i etterkant av neste arbeidsmøte (da må arbeidsgruppen lage endelig design) og foregår frem til 15. august (i forkant av arbeidsmøtet 18. august). • Det lages en oppsummering fra alle prosessene som fungerer som input til arbeidsgruppen (og ledelsen/styret). –Kanskje en del av sluttrapporten?

Høgskolen i Buskerud Foreløpig agenda for neste arbeidsmøte - 2. juni Einar Risnes, Context Consulting 27. april 2005

Foreløpig agenda for møte 2.juni kl. 9 – 15 - Hønefoss 1. Gjennomgang av resultater fra intervjuer –Sluttrapport gjennomgåes 2. Hvilke konklusjoner trekker vi, hvilke svar har vi funnet? –Arbeidsgruppens foreløpige konklusjoner? 3. Hvilke diskusjoner ønsker vi å bidra til i organisasjonen (input/output) –Personalseminaret –Involveringsprosess på hvert studiested 4. Start på arbeid med forslag til ny organisering –Ut fra analysen hva må en ny organisering gi oss? –Hvordan kan denne organiseringen se ut i praksis? 5. Informasjonsløpet/forankring –Ut fra pkt. 3 hva trengs å gjøres ekstra/av nye ting? 6. Restanselisten: –Gjennomgang og fordeling av hva skal forberedes (F) og hva skal en ta på møtet (M) (se avmerket forslag de neste sidene).

Høgskolen i Buskerud Delgrupper i arbeidet Einar Risnes, Context Consulting 05. mai 2005

Følgende delgrupper er satt ned og skal legge frem sitt resultat på møtet arbeidsmøtet 2. juni. Mandatet del 1a:Context gjennomfører intervju og leverer rapport. Mandatet del 1 b: Gruppen jobber med det på møtet Mandatet del 2 a: Øystein Sørebø, Øyvin Rannem, Mahwash Iftikar og Johan Kjølstad Mandatet del 2 b: Kristin Barstad og Janne Dugstad Mandatet del 2 c+d): Rolf Qvenild, Inger Margrethe Holter, Børre Lande og Gro Årstad Nordli. Mandatet del 4: Kai Mjøsund og Åsmund Dimmen. Henvisninger til nummerering er til mandatet