Status systemer – fra anskaffelse til betaling UH Innkjøpsforum, Son, 4. juni Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS

Det e itjnå som kjem tå sæ sjølv Tekst: Hans Rotmo Da æ va liten unge og låg i lita seng Så vesst æ ingen verdens ting om fattigdom og peng Det e itjnå som kjem tå sæ sjøl Det første æ lerd, det lerd æ da æ skull ler å gå Det va sannelig itj lett, kan skjønn æ vesst itj arme råd Det e itjnå som kjem tå sæ - Sjøl e du lett som ein spøl Men sammen så veie vi fleire tonn Med littegrann hjølp gjer det littegrann monn Det e itjnå som kjem tå sæ sjøl

Hva er UNINETT FAS? …er kundekoordinator (og tjenesteleverandør) ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative IKT-systemer ved universiteter og høgskoler …gir en samarbeidsarena der den enkelte institusjon ikke oppnår noen konkurransefortrinn ved å velge en annen løsning enn de øvrige virksomhetene …bidrar til høy kvalitet på felles IKT- systemer for administrative tjenester. Dermed kan institusjonene bruke egne ressurser til primæroppgavene forskning, formidling og undervisning

Hvordan jobber vi? Arb. Prioriteringsråd Bruker-forum utvalg Arbeidsutvalg Bruker-forum Alice (PL) Alice (PL BSS), Bjørn-Are Terje Aandalen (PL) Bjørn-Are Bernt Skjemstad (PL CI), Terje Bernt ØKONOMISTYRING OG ANSKAFFELSER (Bjørn-Are)

Status KGV (I) Spørreundersøkelse om bruk og ønsker fremover. Det krever en innsats for å ta i bruk systemet – opplæring, tid, gjentakende trening (konkurranser) De som har kommet godt i gang er fornøyd med den støtten systemet gir i prosessen Vi har fått tilbakemelding om at hurtigguider som er utviklet gir god støtte ved 1. gangs gjennomføring. Link til disse finner dere her: http://www.uninett.no/fas/maler-og-veiledninger

Status KGV (II) Arbeidsutvalget vil jobbe videre med tiltak for å stimulere til bruk av systemet. Systemet har blitt mer modent, med hyppige releaser med forbedringer både på funksjonalitet og brukergrensesnitt. Innspill til videre forbedringer ønskes fra dere. Disse vil bli behandlet av arbeids-gruppen, og kan meldes inn per e-post til alice@uninett.no

Status KGV (III) Merk dere at faktura for 2009 ennå ikke er sendt ut. Vi avventer avklaring fra Visma på prinsippet for telling av antall brukere – uenighet om dette antallet. Faktura kommer før sommeren!

Status BSS og C.I. Her kommer det endringer! MEN!!! Bruk tiden fremover til å få opp innhold/volum, som dere kan flytte over i nytt system. IKKE STOPP OPP MED: Leverandøraktivering Organisatorisk modenhet / endring Innføring av eFaktura

Markedsplassen ehandel.no Ny abonnementsavtale for bruk av den nye Ehandelsplattformen, www.ehandel.no, fra IBX Ny avtale som gir lavere priser Alle skal ha fått tilsendt denne, og alle må svare på denne i god tid før 1. juni! Dette er en avtale direkte mellom IBX og den enkelte institusjon!

Elektronisk faktura (I) Bakgrunn: Statlige virksomheter skal kunne motta elektronisk faktura innen 1. juli 2011. I samråd med Prioriteringsrådet sendte ut UNINETT FAS en invitasjon til felles tilleggskjøp. Alle som i dag samarbeider om C.I. meldte seg på fellesprosessen. Valget falt på Baswares meldingssentral

Elektronisk faktura (II) Fremdrift: Pilot skal godkjennes i løpet av juni (HiO, HiST og HiL) Videre fremdriftsplan og utrullingspuljer blir sendt ut etter godkjennelse av pilot. Planen er at alle samarbeidende institusjoner skal få muligheten til å motta e-Faktura i løpet av året.

Elektronisk faktura (III) Fordeler: Økonomisk gevinst (både for kunde og leverandør) Bedre kvalitet på data – muliggjør match på linjenivå Løsning kan også benyttes til å sende elektroniske fakturaer (Trinn 2) Utfordringer: Det tar tid å få opp interessen fra leverandørene – ”innsalg” UH har få felles leverandører, begrenset med gjenbruk

Nytt Bestilling og Fakturahåndteringssystem

Bakgrunn Kontrakter for bestillings- og faktura-håndteringssystemer i ferd med å løpe ut. I samråd med prioriteringsrådet satte UNINETT FAS i gang en påmeldingsprosess. 33 institusjoner meldte sin interesse til å delta i fellesprosjektet. UNINETT FAS satte da i gang en felles anskaffelsesprosess. Prioriteringsrådet har fungert som styringsgruppe for anskaffelsesprosjektet.

Roller i fellesprosjektet Prosjekt og prosessledelse – U-FAS Innkjøpsfaglig kompetanse – UNINETT (samt medlemmer i arbeidsgruppen) Arbeidsgruppen – HiO, HiVolda, HiT, HiST, UiA og UiT Styringsgruppen – HiL, HiNT, UiA og UiT Piloter – HiO, HiVolda og UiA

Anskaffelsesprosessen Forhandlet prosedyre (komplekst!) Avtalelengde på 8 år (minst 4 år med gevinsthåndtering) 6 lev som ønsket prekvalifisering 1 Avvist 3 leverandører som leverte tilbud Enstemmig innstilling fra styrings- og arbeidsgruppen Innstilling behandlet i UNINETT FAS sitt styre og hos KD uten innvendinger

Etterspurt løsning Bestillings- og Fakturahåndtering LEVERANDØRER Papirfaktura/ Elektronisk faktura LEVERANDØRER LOKALE LEVERANDØRER Skanning og tolkningstjeneste Elektronisk meldingssentral Nett- butikk Nett- butikk Elektroniske varekataloger, bestillinger, ordrebekreftelse Elektroniske varekataloger Ehandel.no Punchout/ Roundtrip Inngående fakturaer og kreditnotaer til behandling Innkjøps- ordre Elektroniske varekataloger Ordre- bekreftelse Innkjøps- ordre Import av inngående fakturaer Bestillings- og Fakturahåndtering Rapporteringsverktøy Regneark arbeidslister, forpliktelser, (disp regnskap), driftsmeldinger, varekataloger Eksport av forpliktelser Komplett bestilling Oppdatering av status for faktura FEIDE pålogging Overføring av brukere Prosjektstyringsverktøy BIBSYS PORTAL BRUKERE

Valg av tilbud

Økonomiske konsekvenser Transaksjonskostnader: Papir faktura: 13,80  7,30 Elektronisk faktura: 3,75 Bestilling: 0  1,25 Mulighet for konsernpris ved felles oppsett og bruk (ikke konsernløsning) Oppsett og årlig tilgang faktura og bestilling (Inkl.mva): Oppsett L/M/S – 43.750/43.750/43.750 Årlig L/M/S – 35.000/55.000/80.000

Tilbudets omfang SaaS-løsning, med to moduler, tett integrert Basware PM og Basware Invoice Ny versjon 2-4 år frem (Ladybird) Mulig å kun ta i bruk faktura-håndtering eller bestillingsmodul Contempus.Invoice blir videreført, men i nytt driftsmiljø (ny fakt.adr!) Informasjonsbrev med detaljer før sommerferien

Kontrakt og innføring 3-veis kontrakt Rammeavtale mellom U-FAS og leverandør Avropsavtale mellom hver enkelt UH-institusjon og leverandør Utvidelse av TROFAST-avtalen, mellom U-FAS og UH-inst. Krav ved innføring: Intern styrings-gruppe og Prosjektleder

Videre tidsplan Kontraktsforhandlinger - Juni Forberede pilot – Juni Gjennomføre pilot – august – oktober Akseptansetest – Oktober-november Oppstart pilotinstitusjoner – 1.1.2011 Utrullingspulje 1 – 1. april Utrullingspulje 2 – 1. juni Utrullingspulje 3 – 1. sept

Husk! Administrativ konferanse i Trondheim 10. – 12. november Se www.uninett.no/fas/suhs-konferansen Det blir KGV-workshop for viderekomne

TAKK FOR MEG! Spørsmål? Bjorn-are.lyngstad@uninett.no (BFS og program) alice@uninett.no (BSS og KGV) Bernt.skjemstad@uninett.no (Fakturahåndtering og e-Faktura) www.uninett.no/fas