Nye Nytt biblioteksystem sett fra Biblioteksystemkonsortiet Hva har skjedd og hva skjer videre? Hilde Høgås, Nasjonalbiblioteket Nestleder i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet

Styringsgruppen for Biblioteksystem- konsortiet i BIBSYS Medlemmene i er oppnevnt av BIBSYS styre etter forslag fra Universitets- og høgskolerådet (UHR) og Nasjonalbiblioteket Opprettet våren 2009 Bibliotekdirektør Randi E. Taxt, Universitetsbiblioteket i Bergen (leder) Seksjonsleder Hilde Høgås, Nasjonalbiblioteket (nestleder) Seksjonssjef Arnt Dragsten, Universitetsbiblioteket i Trondheim-NTNU Biblioteksjef Sissel Hafstad, Norges Handelshøgskole Underdirektør Håvard Kolle Riis, Universitetsbiblioteket i Oslo Leder for høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Hedmark Seksjonssjef Johanne Raade, Universitetsbiblioteket i Tromsø Bibliotekleder Hilde Trygstad, Diakonhjemmet høgskole

Styret Styringsgruppen  bibliotek Kontaktutvalget  institusjonsledelse, økonomi, IT Biblioteksystem- konsortiet i BIBSYS Utgjør mellom % BIBSYS sitt budsjett

Styringsgruppen … skal være et bindeledd mellom BIBSYS og konsortiets medlemmer. skal bidra til brukermedvirkning og. er rådgivende. rapporterer til BIBSYS direktør. møter omtrent med samme frekvens som BIBSYS’ styre kan opprette ekspertgrupper/arbeidsgrupper ved behov

Saker som SG behandler Alle saker av større betydning for Biblioteksystemet:  virksomhetsplan  budsjett  viktige vedtak i forbindelse med innføringen av nytt biblioteksystem BIBSYS direktør legger fram saker for SG Bibliotekene kan fremme saker SG kan selv ta opp saker Konsortiemøte under brukermøtet

Nye Første sak for SG: kjøp av nytt biblioteksystem Call for Interest ga svar fra flere leverandører Alle kunne levere klassiske system Bare en leverandør presenterte konkrete planer for et framtidsrettet system

Nye Grunnlag for kjøpsprosessen …et nestegenerasjonssystem med mer enn 10 års levetid … sluttbrukeren, sluttbrukeren, sluttbrukeren … et system som er tilpasset endret brukeratferd … et system som kan håndtere alle medietyper, særlig elektroniske ressurser … en åpen, tjenesteorientert løsning … et system som kan integreres med system i sektoren … Kostnader!

Nye Et valg mellom det sikre og det usikre Det sikre: et eksisterende system  noe ny funksjonalitet  tekniske løsninger omtrent som i dag  ulik grad av forpliktelse til nyutvikling  rask utskifting  risiko: tidlig behov for ny utskifting Usikre: få utviklet et nytt system  framtidsrettet system  samarbeidspartner med blikket framover  moderne tekniske løsninger  gradvis innføring  risiko: resultat og levering

Nye Visste at en leverandør hadde konkrete planer Vektla behovet for et framtidsrettet system En forutsetning at bibliotekene, ved SG, deltok i kravprosessen BIBSYS styre fulgte SGs anbefaling Usikre: få utviklet et nytt system  framtidsrettet system  samarbeidspartner med blikket framover  moderne tekniske løsninger  gradvis innføring  risiko: resultat og levering SG valgte det usikre

Nye SGs rolle  med å utforme kravspesifikasjon  opprettet ressursgruppe  orientert om forhandlinger og utvelgelsesprosess  deltok ikke i forhandlingene  deltok i diskusjon om tilbudene  ba om mer tid til behandling  la vekt på bibliotekenes behov  støttet valg av leverandør Prosessen Ansvarlige: BIBSYS og NTNUs innkjøpsavdeling  Sommer 2009: Anbudspapirer laget  Okt 2009: Anbudspapirer ut  Nov 2009: Svar fra leverandørene  Forhandlinger…  30. juni 2010: Leverandør valgt  9. nov 2010: Kontrakt signert SGs rolle i kjøpsprosessen

Nye Hvordan ser det ut etterpå… + OCLCs satsing på å gjøre bibliotek synlig er solid og interessant + OCLC har ideer og muskler til å realisere dem + Deler av systemet er allerede demonstrert ? Fortsatt usikkert hva som kommer, om det blir godt nok ? Noe usikkerhet om hva deltakelsen i World Cat betyr ? Kommer nødvendige norske tilpasninger tidsnok ? Holder tidsplanen

Evaluering av prosessen: mye bra Krevende og tidkrevende Tilfreds med systemet som ble valgt Tilfreds med støtten fra NTNUs innkjøpsavdeling og BIBSYS’ forhandlere Tilfreds med SGs mulighet til involvering i prosessen Nye

Evaluering av prosessen: men… Korte frister for anbudet, dette gikk noe ut over presiseringene i anbudsdokumentene Noe ulik forståelse av kravene i anbudsdokumentene Ekspertene fra bibliotekene kunne ha vært inkludert i arbeidet tidligere. Nye

Framover mot 2013 BIBSYS har en plan! Flytting av data : tids nok, nytt marc-format Tilpasning og opplæring: tids nok og god nok Vurdere behov for ekstern kompetanse på innføring av nytt system Risikoanalyse og kommunikasjonsstrategi

Nye Etter 2013 OCLC ansvar for utvikling: hvordan blir bibliotekenes innflytelse? BIBSYS’ rolle: tilpasser, utvikler av tilleggstjenester Prioritering av BIBSYS’ innsats: for hver enkelt, for fellesskapet SGs rolle: gi anbefalinger på vegne av bibliotekene, prioritere