Opplæring i ny kontoplan - oppbygging og forståelse Prosjektgruppa: Elin K Andersen Lajla Johansen Helene Wang Mortensen Per-Åge Berglund

Agenda Ny kontoplan – bakgrunn Oppbygging Roller, ansvar og fullmakter Hvordan lese og forstå? Endringer kontoklassene og tilhørende regelverk Teknisk løsning 03.04.2017

Bakgrunn – Finansdep. Finansdepartementet har utarbeidet ny standard kontoplan for alle statlige virksomheter Tilpasset statlige virksomheter og statens behov for aggregert regnskapsinformasjon Utgangspunkt i Norsk standard kontoplan Forvaltes av Direktoratet for økonomistyring (DFØ) 03.04.2017

Bakgrunn – Finansdep. Formål: legge til rette for mer omfattende og standardisert informasjonsgrunnlag for styring i statlige virksomheter og for departementenes styring av underliggende virksomheter Målgruppe: alle departementer og statlige virksomheter som er en del av staten som juridisk person 03.04.2017

Bakgrunn – Kunnskapsdep. (KD) Ny felles kontoplan i UH-sektoren 01.01.2013 KD har fastsatt felles kontoplan på 3-siffer nivå for sektoren som er i samsvar med standard kontoplan Anbefalt føringskontoplan på 4-siffer nivå UiT følger denne Ny kontoplan består av 4-siffer 03.04.2017

Inndeling og oppbygging av standard kontoplan for statlige virksomheter Kontoplanen er inndelt i 8 kontoklasser: Balanse 1 Eiendeler 2 Virksomhetskapital og gjeld Resultat 3 Salgs- og driftsinntekt 4 Varekostnad 5 Lønn og godtgjørelser 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger 03.04.2017

Inndeling og oppbygging av standard kontoplan for statlige virksomheter Bygd opp som et desimalklassifikasjonssystem Systemet angir kontoens stilling i kontoplanen gjennom sifferposisjoner (nivåer) Kontoens første siffer angir kontoklasse To første sifrene angir kontogruppe Tre første sifre angir konto 03.04.2017

Eksempel Kontoklasse 3 Salgs- og driftsinntekt Kontogruppe 31 Salgsinntekt avgiftsfri Konto 310 Salgsinntekt varer,avg.fri Konto 4-siffer 3100 Salg kompendier/bøker/ hefter 03.04.2017

Bestemmelser om økonomistyring i staten, kap. 2 2.5.1 Generelt om transaksjonskontroller Kontroll av utgifter og inntekter er et element i den interne kontrollen. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer. 03.04.2017

Roller, ansvar og fullmakter Budsjettdisponeringsmyndighet Ansvaret for at disposisjonen er lovlig, økonomisk forsvarlig og at det er budsjettmessig dekning Innkjøpsattestant Det innkjøpsfaglige ansvaret Oppgaver: innhente tilbud, godkjenne innkjøp og innkjøpsprosedyre, kontering, varemottak, registrering og merking av utstyr, samt kassasjon  03.04.2017

Roller, ansvar og fullmakter Attestasjonsfullmakt Fullmakter for generell attestasjon av lønn, reiser og andre regnskapsbilag Utstedes av dekan, fakultetsdirektør eller enhetsleder Oppgaver: kontrollere gyldighet og kontering av transaksjonene, jf. bestemmelsene om økonomistyring i staten, pkt. 2.5.2.2 s 21 03.04.2017

Kontoplan – hvordan lese og forstå? Kan leses alle veier – fra laveste til øverste nivå og omvendt Men: Viktig at man sjekker alle nivåene! Kun da er man sikker på at konteringen blir korrekt Nødvendig for å sikre god kvalitet i regnskap og rapportering 03.04.2017

Kontoplan – hvordan lese og forstå? Laveste nivå -> konto = 4 siffer 6521 – undervisningsutstyr kjøp Konto = 3 siffer 652 – IT og audiovisuelt utstyr Kontogruppe = 2 siffer 65 – Verktøy,material,driftsmateriell – ikke aktiveres Kontoklasse = 1 siffer 6 – Andre driftskostnader 03.04.2017

Ny standard kontoplan Anbefalt på 4-siffernivå Gjelder hele sektoren -> ikke alt vi har bruk for Få ledige nummer - ikke alle konti kan videreføres Gjenbruk Kommentarfelt med god og nyttig informasjon  Ulike versjoner tilpasset brukergrupper Maler og skjema endres som følge av ny kontoplan 03.04.2017

Opplæring i ny kontoplan - endringer - tilhørende regelverk

3 Salgs- og driftsinntekter 30* Salgsinntekt, avgiftspliktig 31* Salgsinntekt, avgiftsfri 32* Salgsinntekt, unntatt mva. loven 34* Tilskudd og overføringer (BOA) 36* Leieinntekt og annen driftsinntekt 38* Gevinst ved avgang av anleggsmidler 39* Inntekt fra bevilgninger 03.04.2017

Inntekter Ordinær virksomhet Bevilgninger - Kontogruppe 39* Grunnbevilgning (fra KD) Bevilgninger fra andre dept. Salgsinntekter – Kontogruppe 30*-32* og36* Salg = Krav om motytelse 03.04.2017

Bidragsfinansiert aktivitet Prosjekter der støtte er hentet fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende(ingen krav om motytelse) Eks: NFR og EU Krav Skal organiseres som prosjekt Krav om egne avtaler, prosjektregnskap og prosjektbudsjett Skal synliggjøre alle direkte og indirekte kostnader Føres på kontogruppe 34* 03.04.2017

Oppdragsfinansiert aktivitet Prosjekter institusjonen utfører mot vederlag fra eksterne oppdragsgivere, der avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende med krav om motytelse ved kontrakts/avtaleinngåelse Krav Skal organiseres som prosjekter Krav om egne avtaler, prosjektregnskap og prosjektbudsjett oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader, og dette skal dokumenteres i prosjektbudsjett og prosjektregnskap Føres som salg i kontogruppe 30*-32* 03.04.2017

Inntektskontoer kontoklasse 3 Ta stilling til om det har vært omsetning av en vare eller en tjeneste Hvis ja, skal følgende kontogruppe brukes Kontogruppe 30* hvis momspliktig Kontogruppe 31* hvis innenfor loven, men fritatt Jfr. §6 mva. loven Kontogruppe 32* hvis utenfor loven jfr. §3 mva. loven Kontogruppe 36* hvis leieinntekter 03.04.2017

Innenfor området Utenfor området Avgiftsplikt Kontogruppe 30*   Avgiftsfritak (Mval. kap. 6) Kontogruppe 31* Avgiftsunntak (Mval. Kap. 3 §§ 3-2 til 3-20) Kontogruppe 32* Eksempler: - Forskningstjenester - Konsulent/rådgivning - Kopiering - Utleie av utstyr - Laboratorie- og feltundersøkelser - Trykketjenester - Oppdragsforskning - Eksport av varer og tjenester - Bøker i siste omsetningsledd - Tidsskrifter under gitte forutsetninger - Enkelte tjenester til off. veg i siste omsetningsledd - Blod og organer ifm forskning (antistoffer, enzymer, serum) - Undervisning - Helsetjenester - Offentlig myndighetsutøvelse - Guidetjenester - Forvaltning av kulturminner jf. kulturminneloven § 10 - Bidragsforskning Fradragsrett for inngående mva. på leverandørfaktura Ikke fradragsrett for inngående mva. på leverandørfaktura 03.04.2017

Endring mye brukte kontoer 30-32 Salgsinntekt varer (25% mva) konto 3004 Avgiftspliktig inntekt - Oppdrag konto 3030 Avgiftspliktige tjenester(konsulent) konto 3031 Konferanseavgift, avgiftspliktig konto 3032 Kurs/studieinntekt - Oppdrag konto 3230 Konferanseavgift unntatt mva. loven konto 3238 OBS! 3221 Inntekter fra bidragsforskning -skal føres på 34* fra 1.1.2013 03.04.2017

Endringer kontogruppe 36 Leieinntekt fast eiendom 360* 3600 Husleie statens bygg 3601 Husleie egne/andre leide bygg 3609 Tilfeldig leie 3630 Leieinntekter andre varige driftsmidler f.eks. maskiner, skip, fly, inventar osv. 03.04.2017

Endringer i kontogruppe 34 Bidrag (BOA) samlet i 34* Spesifisert etter finansieringskilde Tilskudd, videreformidling og periodisering fortløpende Småinntekter som ikke er nevnt i avtalen, føres som ordinær inntekt kontogruppe 30*-32* Eks: Tilskudd fra NFR konto 3400 Videreformidling konto 3401 Periodisering konto 3409 03.04.2017

Inndeling i kontogruppe 34 Tilskudd fra NFR konto 340* Tilskudd andre statlige konto 341* Tilskudd fra EU konto 342* Tilskudd fra Kommunal/fylkesk. konto 343* Tilskudd fra organisasjoner/stift. konto 344* Tilskudd fra næringsliv/private konto 345* Gaver og gaveforsterkning konto 346* Tilskudd fra andre konto 349* 03.04.2017

Endringer i kontogruppe 34(forts) 3419 Andre inntekter og refusjoner(f.eks. refusjon av lønn) opphører f.o.m. 1.1.2013 Hvis innenfor avtale/kontrakt, skal dette med på fakturagrunnlag og konteres på 34* Hvis ikke, er det et ordinært salg og konteres f.eks. Konto 3031 - Salg av tjenester, momspliktig. 03.04.2017

Endringer i kontogruppe 39 Bevilgning i kontogruppe 39* Også videreformidling og periodisering Bevilgninger fra KD til ordinær drift konto 3900 Bevilgninger fra KD via statlige utdanningsinst. f.eks SAK-midler konto 3901 Øvrige bevilgninger fra KD, andre kap. Konto 3902 Videreformidling bevilgninger fra KD. Konto 3908 Periodisering av forskudd fra KD Konto 3909 Bevilgninger fra andre dept. Konto 3980 03.04.2017

Anleggsmidler Def: En eiendel som er bestemt brukt i foretaket i mer enn et regnskapsår. Ment til varig eie eller bruk. Immaterielle eiendeler: En eiendel uten fysisk substans, eks. programvare, patenter mv Varige driftsmidler: En fysisk eiendel som er anskaffet til varig eie og bruk i mer enn et regnskapsår. Bygninger, tomter og eiendommer Transportmidler, inventar og maskiner 03.04.2017

Kontogruppe 47*-49* Kontogruppe 47* - Immaterielle eiendeler Kjøp av programvare Kontogruppe 48* - Tomter, bygninger og eiendom Skiller mellom egne og leide bygg Kontogruppe 49* - Transportmidler, inventar og maskiner Slått sammen 4 anleggsgrupper til 1 på IKT Faglig-/vitenskapeligutstyr og forskningsutstyr slått sammen. 03.04.2017

Påkostning Påkostning – en utgift som øker driftsmiddelets verdi utover opprinnelig kostpris. Levetiden endres Standarden økes Utgiften skal bokføres som en eiendel på kontogruppe 47*-49* 03.04.2017

Vedlikehold Vedlikehold – en utgift som opprettholder driftsmiddelets verdi. Nødvendige reparasjon Utskiftning av deler Service Utgiften skal kostnadsføres direkte på kontogruppe 65* eller 66*. 03.04.2017

Driftskostnader Reparasjon og vedlikehold: Leiekostnad: En eiendel som er under terskelverdiene for aktivering. Eller service og vedlikeholdsavtaler. Kontogruppe 65*-66* Leiekostnad: Avtaler som gir oss rettigheter til bruk av driftsmateriell. Lisenser på programvare Leie av kopimaskiner med mer Kontogruppe 64* 03.04.2017

Fremmede tjenester: Kjøp av konsulenttimer til utviklingsoppgaver eller driftsoppgaver. Kontogruppe 67* 03.04.2017

Kontoklasse 5 - Lønn og godtgjørelser Viktigste endringer i kontoklasse 5 er skille mellom faste og midlertidige tilsatte Kontogruppe 50 Lønn faste tilsatte her konteres også lønn til fast tilsatte som midlertidig vikarierer i annen stilling i virksomheten lønnen til den fast ansattes vikar konteres i kontogruppe 51 lønn midlertidig tilsatt 03.04.2017

Kontogruppe 51 Kontogruppe 51 Lønn midlertidige tilsatte konto 510 Midlertidig tilsatt konto 4-siffer 5105 Vikarer brukes ved vikariat for en tilsatt i virksomheten eller vakant stilling, jfr. Tjenestemannsloven § 3 nr. 2 C 03.04.2017

Kontering overtid, timelønn og tillegg Kontering av overtid, timelønn for deltidstilsatte og tillegg konteres i henhold til ansettelsesforhold eks. overtid for fast tilsatt konto 505 overtid fast tilsatte konto 4-siffer 5051 overtid fast tilsatte konto 4-siffer 5009 fast tilsatte tillegg her føres B-tillegg, felttillegg, tokttillegg 03.04.2017

Kontering overtid, timelønn og tillegg eks. overtid midlertidig tilsatte konto 515 overtid midlertidig stilling konto 4- siffer 5151 lønn overtid konto 4 –siffer 5119 midlertidige stillinger tillegg her føres B-tillegg osv. 03.04.2017

Kontogruppe 51 Konto 511 Midlertidig tilsatte konto 4-siffer 5111 Gjesteforeleser , her føres Enkeltstående forelesninger som et supplement til den ordinære forelesningsrekken jfr. Forskrift til Tjml 1 L 03.04.2017

Kontogruppe 52 og 53 Kontogruppe 52 Fordel i arbeidsforhold her kostnadsføres alle innberetningspliktige naturalytelser i arbeidsforhold Kontogruppe 53 Annen oppgavepliktig godtgjørelse her kostnadsføres ytelser til styrer, råd og utvalg. Kompensasjonstillegg utenlandsreiser føres her 03.04.2017

Kontogruppe 59 Kontogruppe 59 Annen personalkostnad Gaver til ansatte føres på 590* Kostnader ved å arrangere kurs, konferanser, møter og lignende konteres på 686*,men ansattes deltakeravgift på kurs og konferanser skal føres på 594* Bevertning interne møter føres 599* 03.04.2017

Kontoklasse 6 og 7 – andre driftskostnader Ingen endringer på 2-siffernivå, men det er flere endringer på 3-siffernivå Vil oppleve gjenbruk av konti - samme kontonummer får ny betydning 6542 – inventar til leiligheter, kjøp (gml) 6542 – kunst, utsmykking (ny) 6592 – innkjøp til TMU’s samlinger (gml) 6592 – annet driftsmateriale (ny) 03.04.2017

Endringer diverse kontoklasser D 1511 viser fakturerte ikke mottatte inntekter Kontoklasse 2 Flere avregningskonti på 216* enn i dag Kontoklasse 9 Ikke en offisiell del av kontoplanen Vil bli en del av vår kontoplan som tidligere 03.04.2017