Innkjøpsseksjonen Innkjøpssystemet - historikk •Forprosjekt 1999 •Konkurranse 2000 •Pilotprosjekt •Implementering på alle skolene

Innkjøpsseksjonen Ambisjoner for bruk av innkjøpssystemet •Systemet skal bidra til effektivisering av innkjøpsprosessen •Integrasjonen med økonomisystemet skal gi effektivisering av fakturaprosessen •Alle kjøp skal gå via systemet •Rapporter skal gi informasjon om aktuelle områder for nye rammeavtaler •Alle aktuelle rammeavtaler skal være tilgjengelige for bestilling i systemet •Systemet skal kunne håndtere elektronisk ordre og faktura

Innkjøpsseksjonen Konsekvenser av ambisjonene •Effektivisering av innkjøpsprosessen krever at innkjøper bruker systemet jevnlig. •Effektivisering av innkjøp forutsetter bruk av rammeavtalene, men lojaliteten til avtalene er for lav. •Effektiviseringen av fakturaprosessen avhenger av gode rutiner gjennom hele innkjøpsprosessen •Alle kjøp = ca 350 mill kr av totale kjøp ca kr 700 mill. •Alle kjøp registreres i hensiktsmessige varegrupper •Leverandørene vedlikeholder sine egne kataloger.

Innkjøpsseksjonen Status 2004 •Systemet er implementert på alle skolene •Det er liten bruk av systemet. Totalt blir 6-8 % av alle kjøp registrert. •Svak vilje til endring av innkjøpsorganisering hos enhetene gir mange innkjøpere med sporadisk bruk. •For få rammeavtaler er tilgjengelige i systemet, særlig innen forbruksmateriell til undervisning. •Lyspunktet er avrop på enkelte rammeavtaler, hos enkelte enheter. •Systemet har funksjonalitet for håndtering av elektronisk ordre og faktura, men fakturaintegrasjonen ”henger” på IT-seksjonen

Innkjøpsseksjonen Aktiviteter det siste året •Noen nye avtaler tilgjengelig i systemet •Mer informasjon om retningslinjene for bruk av systemet er gitt til enhetene •Oppgradering til ny versjon med noe bedre funksjonalitet •Brev fra fylkesrådmannen, økonomidirektøren opplæringsdirektøren med krav til bruk av rammeavtaler, og innkjøpssystemet •Oppfølging og ny opplæring ved en del skoler

Innkjøpsseksjonen Ny status mai 2005 •Gjennomførte tiltak har ikke gitt økt bruk av systemet •Nye avtaler gir behov for opplæring av nye brukergrupper •Enhetene er fremdeles ikke bevisst på at organisasjonsendring er nødvendig for profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen

Innkjøpsseksjonen Resten av 2005 •Gjennomføre analyse av situasjonen. •Analysen skal omfatte: –Mål og strategi –Roller og ansvar –Gjennomføring av innkjøpsprosessen –Avtaler og leverandører –Måleindikatorer og rapportering •Analysen skal resultere i en rapport med forslag til tiltak for gjennomføring fra høsten 2005