Regnskapsrutiner i lokallagene 2012

Lokallaget gjør følgende: •betaler alle regninger som ikke innebærer oppgaveplikt •attestere alle bilag. Dette skal gjøres av 2 personer i styret •sender alle bilag og bankkontoutskrift til fylkeskontoret i tråd med datoer i årshjulet •angir mottakers navn og anledning på bilag vedr. gaver • angir på bilagene hvilket møte/møtedato bevertning og andre møtekostnader gjelder

Lokallaget gjør følgende: •sender reiseregninger til fylkeskontoret •sender bilag som er lønnsrelatert til fylkeskontoret for registrering og utbetaling over lønnssystemet •sender, v/lokallagsstyret, en underskrevet styreberetning om at regnskapet er i tråd med de vedtak som er fattet i lokallagsstyret snarest etter at lokallaget har mottatt foreløpig regnskap –Skal underskrives av alle faste medlemmer i lokallagsstyret Årsresultatet skal bekreftes med kronebeløp i beretningen NB: Revisor kan ikke skrive revisjonsberetning før styreberetning foreligger

Fylkeskontoret gjør følgende: •håndterer og fører regnskapet fortløpende i Agresso •sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale •registrerer bilag som er lønnsrelatert slik at disse blir utbetalt og innberettet av UDF sentralt •registrerer reiseregninger slik at disse bli utbetalt av UDF sentralt

Fylkeskontoret gjør følgende: •sluttfører lokallagets regnskap ved årsskiftet •sender foreløpig regnskapsoversikt til lokallaget •sørger for revisjon •setter opp fullstendig årsregnskap etter at styreberetning er mottatt •oversender endelig regnskap med revisjonsberetning til lokallaget

Årshjul - Årsoppgjørsrutiner: TidspunktLokallagetFylkeskontoret Innen 15. januarSender inn de siste bilag og bankutskrifter fra året før. VIKTIG at det bare er for desember. Innen 6. februarFører de siste bilag, sender foreløpig regnskap til lokallagene og leverer regnskapene til revisor Innen 28. februarSørger for revisjon og sender ferdig revidert regnskap og dokumenter til lokallaget

Årsoppgjørsrutiner: TidspunktLokallagetFylkeskontoret Innen 21. marslager en styreberetning som bekrefter regnskapstallene – overskudd/underskudd – som sendes til fylkeskontoret - Attesteres revidert regnskap Etter mottatt styreberetning Revisor lager revisjonsberetning og regnskapet er ferdig Mars/april (etter årsmøte)Sender inn vedtatt budsjett for kommende år Legger inn tilsendt vedtatt budsjett for lokallagene

Rutiner ellers i året: TidspunktLokallagetFylkeskontoret Innen 1. aprilSender inn bilag og bankkontoutskrifter Innen 30. aprilFører bilag og sender status til lokallagene Innen 1. juniSender inn bilag og bankkontoutskrifter Innen 30. juniFører bilag og sender status til lokallagene

Rutiner ellers i året: TidspunktLokallagetFylkeskontoret Innen 10. augustSender inn bilag og bankkontoutskrifter Innen 31. augustFører bilag og sender status til lokallagene Innen 10. oktoberSender inn bilag og bankkontoutskrifter Innen 30. oktoberFører bilag og sender status til lokallagene

Rutiner ellers i året: TidspunktLokallagFylkeskontoret Etter avtale/behov og innen 1. november Sender oversikt over det som skal utbetales av godtgjøringer/honorar og andre lønnsbilag til tillitsvalgte /foredragsholdere Det kan f.eks være: •Honorar til foredragsholder •Honorar for kulturinnslag på årsmøte •Ekstrainnsats i forkant av årsmøte •Møtegodtgjøring styremedlemmer Husk: be om skattekort og send det til fylkeslaget Fylkeslaget legger det inn i lønnssystemet og det blir så utbetalt fra sentralt ca 12. i hver måned. Desemberlønn utbetales den 6. desember Innen 1. novemberSender oversikt mobil/bredbånd for de som skal ha noe dekket Fylkeslaget rapporterer og innberetter til sentralt

Rutiner ellers i året: TidspunktLokallagetFylkeskontoret Innen 5. desemberSender inn bilag og bankkontoutskrifter Innen 20. desemberFører bilag og sender status til lokallagene

Gaver Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men det finnes noen unntak fra skatteplikten. Her er de viktigste for oss: •Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person kr •Arbeidstaker fyller 50,60,70,75 eller 80 år kr Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket Gavesjekk er ikke gave, det er lønn!

Mobil og evnt. mobilt bredbånd Dekning av mobil fullt ut: •Telefongodtgjøring skal innberettes. Det utløser arbeidsgiveravgift og kan også utløse skattepliktig fordel. •En arbeidstaker som disponerer/får godtgjørelse for mobiltelefon, vil bli skattelagt for tjenestens verdi mellom 1000 (skattefritt bunnbeløp) og 5000 kroner, det vil si normalt 4000 kroner. - Fakturaen betales av lokallaget (adressen må være til lokallaget) - Kopi av betalte fakturaer sendes fylkeskontoret for registrering i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får da en lønnsslipp med registrert beløp - Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave

Eksempel mobilbruk Mobilbruk tillitsvalgt 1: ,- på et år - Oppgavepliktig: 4000,- -Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 4000,- som skatteetaten da evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen Mobilbruk tillitsvalgt 2: 1900,- på et år - Oppgaveplikt: 1900,- - Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 1900,- som skatteetaten evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen

Mobil og evnt. mobilt bredbånd Refusjon av mobilregning: - Den tillitsvalgte betaler fakturaen selv - Original faktura og refusjonskravskjema sendes til fylkeskontoret - Fylkeskontoret registrerer det i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får det utbetalt ca 12. i måneden og tilsendt lønnsslipp - Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave

Reiseregninger: •Utbetalinger av reiseregninger MÅ gå via fylkeskontoret (Leveres umiddelbart eller senest 1 mnd etter reisens avlsutning) Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret : •Nøyaktig gateadresse ved all kjøring til/fra oppdragssted. Hvis ikke gateadresse så stedbetegnelser + postnummer/poststed eller bare postnummer/poststed. •Dato og klokkeslett for reisens start og slutt •Ved overnatting skal hotellnavn oppgis •Reiseoppdrag - Fylkeskontoret legger det inn i Agresso - Utbetales sentralt

Lønn/godtgjøringer •Alle utbetalinger av godtgjøringer/lønn MÅ gå via fylkeskontoret Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret : •fornavn, etternavn, adresse •fødselsnummer •bankkontonummer •hvilket møte/kurs oppdraget gjelder for og dato •underskrift •skattekort - Fylkeskontoret registrere lønn i Agresso - Utbetales sentralt

Lønn/godtgjøringer - Utbetales skjer fra sentralt ved neste lønnsutkjøring, normalt ca 12. i hver måned - Lokallaget blir avregnet i neste kontingentutbetaling Eksempler : •Godtgjøring til styremedlemmer pr styremøte (inntil kr 500,- pr møte pr deltaker) •Ekstrainnsats i forkant av årsmøte •Honorar til barnepass (sats 400 kr dag og 150 kr natt) • Honorar til foredragsholder

Lønn/godtgjøringer Frister innsending av dokumentasjon ved lønnsutbetalinger til fylkeskontoret 2012 Januar: Ingen utbetalingAugust: 28. juni Februar: 27. januarSeptember: 15.august Mars: 14.februarOktober: 17.september April: 14.marsNovember: 16.oktober Mai: 16.aprilDesember: 14.november Juni: 31.mai Juli: Ingen utbetaling