Oppgraderingskurs GAT versjon 5.4.1

Vaktbok

Dashboard For å få et mer oversiktlig Dashboard er visningen på godkjenningsfanen og fraværsfanen endret når man kommer inn på et overordnet nivå. På godkjenning vil alle rader nå være gruppert på avdeling.

Multigodkjenning i dashbordet. Ved hjelp av den nye funksjonen vil du få opp ett vindu med 2 lister - en liste med de forespørslene som har type «Fravær» og en liste med de som har type «Utrykning». De forespørslene som kan godkjennes er markert med en hake, og du kan her velge å «Godkjenne alle valgte forespørsler».

Endre vaktkategori ved godkjenning av forespørsel om utrykning.

Informasjon om oppgaver på fraværsforespørsler Inne i fraværsvinduet vil det også vises informasjon om oppgavene på hver av vaktene i vaktlista og i registreringsstatusen i fraværsvinduet. Dette er gjort for å gi et bedre overblikk over vesentlig informasjon relatert til om man skal godkjenne eller avvise forespørselen.

Her ser vi at vakter som har minimum 1 oppgave vil vises med «Info» foran selve vakten (og om du peker på info skiltet så får du hint om hvilke oppgaver som er registrert). I tillegg ligger alle oppgaver på alle vakter i klartekst dersom du scroller helt ut på høyre side av vaktlista i fraværsvinduet.

Normalvakter som ikke er knyttet til et fravær som er låst, må dere melde til eFAS

Elektronisk signatur på fraværskoder. Det blir satt opp elektronisk signatur på et utvalg av fraværskodene. Dette skal være et hjelpemiddel for lederen, for å sikre at riktig fraværskode er benyttet før fraværet blir sendt over til Agresso HR.

Fraværsdokumentasjon Når leder oppretter et fravær med en eller flere obligatoriske fraværsegenskaper, vil den ansatte få en påminnelse i MinGat om å fylle disse ut.

Dersom den ansatte forespør om et fravær, vil den ansatte automatisk også signere fraværet. Leder må da signere ved å krysse av for «Godkjenn ansatt signatur» ved godkjenning. Når fraværet blir opprettet av leder i Gat, vil den ansatte få påminnelse om å signere fraværet fra MinGat. Ved endring av fraværet i Gat vil den ansatte måtte signere på nytt.

Når den ansatte forespør om fravær fra MinGat, ligger den ansattes signatur med på forespørselen.

Når leder registrerer fraværet i Gat, må den ansatte selv godkjenne fraværet i MinGat.

Fraværsbehandling i dashbordet Varsel Forkortelse Mangler elektronisk signatur fra ansatt/leder. Sign. Mangler skriftlig dokumentasjon fra ansatt. Dok.

Gjelder for fraværskoder som sendes elektronisk over til HR Varsel Kriterier Mangler skriftlig dokumentasjon fra ansatt. Fraværskoden krever skriftlig dokumentasjon, og leder har ikke krysset av for mottatt dokumentasjon. Mangler elektronisk signatur fra ansatt/leder. Fraværskoden krever elektronisk signatur, og det mangler enten ansattsignatur eller ledersignatur.

Dato i ”Ny vakt” vinduet ved gradert fravær Datofeltet i fraværsvinduet sitt «Ny vakt» vinduet settes nå til den vakten i listen over vakter som er markert. Dersom flere vakter er markert, vil den minste datoen av de valgte vaktene settes som forslag til dato.

Fri vikar kolonnen Ved å dra ansatt fra fri/vikar-kolonne til en person på vakt, åpnes nå byttevindu med bytte klart til å gjennomføres.

Viser alle vakter i bytte og bytte med avdeling Det er gjort en endring i Bytte- og bytte med avdelingsvinduet som gjør at alle vakter for de ansatte blir vist. I eksempelet under står innlogget bruker på nivå 412121 – SONE 1. Ansatt 1, Bar Bakke, har stillingsforhold på både SONE1 og SONE2. Alle vaktene til Bar Bakke blir vist, men vaktene på SONE2 blir vist som grå og er ikke mulig å bytte.

Dette gjelder både bytte med avdeling og bytte mellom ansatte

Sletting av fravær med dobbelfraværsførte vakter Ved sletting av fravær som inneholder dobbeltfraværsførte vakter, vil disse vaktene tilbakeføres til sitt forrige fravær istedenfor å gå tilbake til sin opprinnelige vakt.

Denne funksjonaliteten medfører at fravær som overlapper hverandre må slettes i den rekkefølgen de ble registrert i. Dersom man forsøker å slette fravær i feil rekkefølge vil man få følgende melding:

Fra tidligere versjon av Gat kan man ha slettet fraværet i feil rekkefølge, og vakten kan da ikke tilbakeføres til sitt forrige fravær. Da vil følgende varsel vises når man sletter fraværet: Ved å trykke «OK» og gjennomføre slettingen vil disse vaktene gå tilbake til sin opprinnelige vakt.

Fristille vakante og ledige vakter generert fra arbeidsplan Det er gjort en endring i overtidsvinduet som fristiller vakante vakter som er generert på bakgrunn av iverksatte vakter fra arbeidsplan og ledige vakter (som kommer fra fraværsførte arbeidsplan vakter i vaktboka), dvs. alle koblinger til arbeidsplan fjernes.

Spesielt for legevakten lege 33,6 og lege 35,5 Det er nå åpnet for at leder skal kunne endre vaktkategori ved godkjenning av forespørsel om merarbeid dersom det ikke er forespurt en bestemt vaktkode.

MIN GAT

GAT APP Det er laget en applikasjon («app») for Android og Windows Phone 7.5 (Mango) med de samme funksjonene som MobilGat til iOS (iPhone) og Windows Phone.

Forespørre om vaktbok data fra MobilGat Oslo = Kodeordet for Oslo UTV = Avdelingskoden din (55018) 1311 = Dato på formatet DDMM (dvs 13. november) Eks. Oslo VAKTBOK 55018 1311 Registrere utilgjengelighet

Arbeidsplan

Ansatt innstillinger Kommentar på turnuslinje i ny arbeidsplan Det er nå mulig å legge inn notater på hver ansatt i arbeidsplan. Det nye feltet er vist i skjermbildet under.

Om det ligger et notat på en ansatt vil dette vises også ute i Arbeidsplan med et blått informasjonsikon. Selve notatet vises i hintet om du holder muspeker over navnet på den ansatte:

Arbeidsplan/ Iverksetting Dette er en viktig endring. Så lenge en ledig vakt (som dekkes opp), har hatt en kobling mot arbeidsplanen, hvor den opprinnelige vakten kom fra, så vil dette laget sperrer for å slette iverksettinger mm. Endringen vil altså være med på å forenkle prosessen med å slette iverksetting når det er behov for dette!

Slette iversetting Når en iverksatt linje har et fravær knyttet til seg, og det er leid inn vikar for å dekke fraværet. Vil det nå være tilstrekkelig å slette fraværet for å slette fraværet på linjen. Forberding; Slipper nå å slette vikaren som har dekket disse vaktene.

Fraværsregistrering i hjelpeplan x xxx I arbeidsplanen vil vakten ligge på onsdagen I vaktboken vil den ligge på tirsdagen

Velge hvilke dager som skal vises i en arbeidsplan I arbeidsplaner er det nå mulig å velge hvilke ukedager som skal vises i planen. (Tidligere var dette valget slik at du kunne velge å vise kun lørdager- og søndager, nå er det utvidet til å gjelse alle ukedager). Merk at dette kun er en visning, og at det ikke får noen betydning for beregninger etc. Valget «Dagfilter» gjøres fra fanen ‘Filter og Visning’ etter at man har åpnet en arbeidsplan:

Utskrift av arbeidsplaner tar ikke hensyn til dette filteret – her vil alltid alle ukedagene tas med.

Hjelpeplan Samle linjer på utskrifter Valget ‘Slå sammen underlinjer’, samler vakter fra underlinjer som hører sammen, og viser kun de vaktene som faktisk skal arbeides på en og samme linje på utskriften:

Diverse nytt

Oppgavetildeling i arbeidsplanen Tilkobling av oppgaver til en vaktkode forutsetter at vaktkoden er registrert og lagret i databasen før det kan kobles til oppgaver. Knappen «Koble til oppgave» vil derfor først være tilgjengelig etter at vaktkoden lagret og vinduet gjenåpnet.

Knappen vil ikke være tilgjengelig på vaktkoder som er huket av som kombinasjonskode. For å benytte funksjonaliteten i en kombinasjonskode må oppgavene kobles mot delkodene i kombinasjonskoden. Ved å klikke på knappen «Koble til oppgaver» i vaktkodevinduet åpnes et nytt vindu for å koble forhåndsdefinerte oppgaver til vaktkoden man har valgt.

Vinduet består av to tabeller Vinduet består av to tabeller. Tilgjengelige oppgaver registrert i avdelingen eller på overordnet nivå (globalt) listes opp i tabellen «Tilgjengelige» til høyre i vinduet, mens tilkoblede oppgaver vises i tabellen «Valgte» til venstre i vinduet. Kolonnene består av informasjon fra oppgavekodenes innstillinger og viser blandt annet oppgavens forhåndsdefinerte fra- og til klokkeslett.

Iverksetting av vaktkoder med oppgaver Ved iverksetting av en plan opprettes den ansatte med vaktkode i vaktboken. Vakter som allerede er iverksatt får ingen kobling mot oppgavene. Oppgaver vil først vises i vaktboken etter neste iverksettings eller ved å slette iverksetting og iverksette på nytt. Oppgaver visualiseres i vaktbokenskolonne for oppgave og i spesifikasjonsfeltet ved å markere en vakt.

Oppgaver kobles til/-fra ved å markere oppgaver og klikke på enkeltpilene eller dobbeltklikke på oppgaven som ønskes koblet til vaktkoden. Skal man koble til flere oppgaver markeres flere rader i kolonnen sammen med ctrl-tasten og kobler til/-fra som beskrevet over.

Nye rettigheter Dette er for TV og VO Det har lenge vært en utfordring med manglende rettigher for å kunne lese arbeidsplaner, bemanningsplaner og døgnrytmeplaner uten samtidig å gi rettigheter til å endre på disse, dette er nå ryddet opp i Gat 5.4 Dette er for rollen tillitsvalgt og verneombud

I lesemodus vil funksjoner som endrer selve planen være deaktivert, herunder alle menyvalg, knapper og tastatursnarveier. Lesebrukere vil heller ikke ha anledning til å iverksette planer, eller på andre måter påvirke lagrede data i forbindelse med arbeids- og ønskeplaner. Dette vil være aktuelt for tillitsvalgt og verneombud rollen

Lesebrukere vil fortsatt kunne åpne linjeinnstillinger, ansattinnstillinger og arbeidsplanoppsett, men de vil ikke kunne lagre eventuelle endringer siden lagreknappen vil være deaktivert. Ellers vil man med leserettighet også ha tilgang til statistikk og simulering i den aktuelle planen.

De samme rettighets-begrensningene på funksjoner gjelder i høyreklikkmenyen. Man vil, uavhengig av om man har lese- eller endrerettigheter, kunne åpne både ansattinnstillinger og linjeinnstillinger. Dette gjelder forøvrig også via knappene i hovedmenyen. Dersom brukeren imidlertid kun har leserettigheter, så vil valgene i høyreklikkmenyen hete «Vis ..» i stedet for «Endre ..»:

Rapport 60 ”Velg alle” og ”fjern alle” har fått ny plassering

Eksportloggen i hovedfane administrasjon Nyhet; dere vil i 5.4.1 se alle logger på egen avdeling, uavhengig av hvem som sender lønn, fravær faste tillegg.