Økonomistyring av byggeprosjekt Del2

Målet med forelesningen u Gi en kort innføring i oppfølging av økonomi og fremdrift på prosjekt u Få mer fokus på økonomistyring og oppfølging av økonomi på prosjekt u Gi innføring i rutiner og system for planlegging og oppfølging av økonomi på prosjekt

Hvorfor oppfølging? u Uten oppfølging - ingen styring! – Planen viser hvordan man tror prosjektet vil forløpe – Rapportene underveis forteller hvordan det faktisk gikk – Oppfølgingen korrigerer kursen ved avvik

Oppfølging Innebærer å søke etter årsaker, og gjøre noe med dem. u Oppfølging består i å: – Måle/registrere status, informasjon om fremdrift, kostnader, resultater og prosjektets situasjon generelt – Identifisere avvik fra mål og planer, og forklare årsakene – Definere og iverksette korrigerende tiltak u Lag ikke mer rutiner enn du trenger – Hva er det minste jeg trenger av informasjon for å ha kontroll med situasjonen?

Hva følger vi opp? u Fremdrift u Økonomi u Kvalitet og HMS Tid Fremdrift Kvalitet HMS Økonomi

Hovedtyper av tiltak u Oppfølging gir tre hovedtyper av tiltak: – Utførelsen endres – Planene endres – Målene endres

To typer oppfølging u Formell oppfølging: – Prosjektmøter – Fast timeplan – Tidsregistrering – Registrering av materialforbruk – Registrering av utført arbeid – Inngående og utgående fakturaer – Anslag av gjenstående arbeid – Svært viktig for å få korrekt fremdrift – Statusrapporter – Korte og konsise u Uformell oppfølging – Daglig kontakt med medarbeidere – Samtaler – ”Ta pulsen”

Eksempel på praktisk prosjektoppfølging

Verktøy for fremdrifts- og økonomioppfølging u Fremdrift i Gantt-diagram m/ fremdriftsfront u Fremdriftskurve (S-kurve) u Startprognose (Budsjett) u Fakturagrunnlag utført arbeid u Prosjektregnskap u Korrigert prosjektregnskap / prosjektprognose (intreimskorreksjoner) u Sluttprognose

Disposisjon for statusrapport / prosjektrapport u Generell vurdering – Hvordan går det generelt sett? u Avvik og tiltak – Hvilke avvik (kvalitet, fremdrift, økonomi) har vi i forhold til aktuelle milepæler? – Hva er årsaken? – Hvilke tiltak foreslår vi? u Spesielle utfordringer i fortsettelsen – Hvordan møter vi disse? u Revidert plan for videreføringen – Med spesiell vekt på økonomiske konsekvenser.

Startprognose (Budsjett) u Anleggsleder / ptosjektleder utarbeider startprognose før oppstart på prosjektet. u Startprognosen utarbeides med bakgrunn i opprinnelig kalkyle, egne vurderinger, markedsforhold, tilgjengelig kapasitet, etc.

Forutsetninger u Alle prosjekt må ha egen organisasjon med ansvarlig leder u ”Forenklet” og fastsatt kontoplan for prosjektregnskap u Prosjektrutiner for behandling av inntekts – og kostnadselementer

Regnskapsloven § Dokumentasjon av timer u Bokføring etter §8-1-1 skal føre timelister etter §8-4-1 §8-1-3 Krav om prosjektregnskap u Bokføringen skal innrettes slik at det kan utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger eksklusive merverdiavgift.

Regnskapsloven u Prosjektregnskap skal inneholde følgende opplysninger: a. oppdragivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer b. oppdragets art c. oppdragets oppstart d. oppdragets opphør e. alle direkte kostnader f. alle inntekter u Spesifikasjon av kostnader og inntekter skal tilpasses oppdragets art. kostnader skal minst spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader. §8-1-4 Prosjektregnskapets innhold

Regnskapsloven §8-1-5 Oppbevaringsplikt u Prosjektregnskap, byggekontrakter med anbud/kalkyle, tegninger, kontrakt med underentreprenører, timeliste, ordrelister og inngående pakksedler skal oppbevares i 10 år. I tillegg skal originale timelister på papir oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder selv om timelistene blir overført til andre media for oppbevaring i hele 10-årsperioden.

Formål med u Flytte styring og beslutninger ut fra kontorene og ut på prosjektene. u Anleggsledelsen motiveres til å tenke mer på bedriftens lønnsomhet. u Anleggsledelsen får totaloversikt over sine prosjekter og eierskap også til den økonomiske siden i prosjektene. u Kunne gjøre tiltak på prosjekt som har negativ utvikling. Prosjektregnskap-/prosjektprognoser

Forsiktighetsprinsippet Ved beregning av et prosjekts resultat skal forsiktighetsprinsippet legges til grunn.

Forsiktighetsprinsippet u Alle kjente avvik i forhold til innkjøp, produksjon, fremdrift, etc., skal ivaretas ved vurderingen. u Forventet tap på gjenværende arbeider skal tas med en gang u Rapportert resultat i perioden skal aldri være %-vis høyere enn forventet sluttresultat. u Det skal avsettes (2%) av produksjonsinntektene i perioden for uforutsette kostnader (garantikostnader ) u Krav/tvister/uavklarte forhold rundt inntektene skal ikke inntektsføres. Forsiktighetsprinsippet innebærer følgende:

Avstemme løpende bokføring Inntekter u Er alle utstedte utgående faktura med i rapporten? u Er eventuelle kreditnota med i rapporten? u Er faktura bokført på rett konti?

Avstemme løpende bokføring Kostnader u Hvilke faktura er mottatt(under behandling), men ikke bokført? u Er alle konterte – attesterte faktura bokført? u Er faktura bokført på rett konti? u Er lønnsbelastning rett og à jour? u Er det bokført kostnader i perioden som ikke tilhører prosjektet?

Definere avvik i perioden u Ved periodeslutt er målet å finne prosjektets riktige regnskapsmessige og faktiske resultat. u Dette gjøres ved å tidsavgrense inntekter og kostnader pr. en angitt dato-/periode..

Inntekter u Er faktiske utførte inntekter større eller mindre enn det som er fakturert og bokført i perioden. u Kontraktsarbeider, utført, ikke fakturert/bokført i perioden. u Kontraktsarbeider, fakturert/bokført, ikke utført.

Inntekter u Tilleggs-/regningsarbeid ikke fakturert/bokført i perioden. u Betalingsplan => kontra faktisk utført. u Over/underfakturering riggpost. (diff. mellom budsjettert uttak av riggposter og fakturert) u Utført og fakturert, men ikke godkjent av byggherre.

Kostnader u Er faktiske bokførte kostnader større eller mindre enn forbrukte kostnader sett i forhold til produksjon? u Hvilke faktura er mottatt, men ikke bokført i perioden? u Hvilke varer er mottatt/forbrukt, men ikke faktura på (pakkseddel)?

Kostnader u Utført arbeid av underentreprenør, ikke fakturert i perioden? u Underentreprenør fakturert, men ikke utført? u Lønns-/prisstigning påløpt, ikke fakturert/bokført? u Avsetning for akkord/bonus?

Beholdning u Hvor stor verdi av ubrukt materialer finnes på lager? u Restverdi av utstyr/hjelpemateriell? Hvilke verdier finnes på prosjektet som ikke direkte inngår i bygget?

Uforutsette kostnader u Sikre tilstrekkelig avsetninger for uforutsette kostnader i produksjonstiden. u Sikre tilstrekkelig dekning av kostnader til etterarbeid etter ferdigbefaring og overlevering. u Sikre tilstrekkelig dekning av kostnader i kontraktsfestet garantiperiode. Avsetning for uforutsette kostnader skal dekke følgende forhold; I produksjonstiden frem til overlevering bør denne posten utgjøre 2 % av akk. produksjonsvolum.

Sluttprognose u Det skal utarbeides en sluttprognose på prosjektet samtidig med den periodevise rapporteringen. u Prognosen skal innholde forventet produksjon og anleggsbidrag. u Ved oppstart vil budsjett (startprognose) og sluttprognose være lik.

Noen tips om prosjektoppfølging: u Det skal aldri føles OK å melde avvik i forhold til plan. u Hva er viktig å holde oversikt over i ditt prosjekt? Vær kreativ, lag egne hjelpemidler med utgangspunkt i dette! u Planlegg og iverksett rutiner fra 1. dag – Timeregistrering – Prosjektmappe – Fremdriftsvurdering/vurdering av gjenstående tid – Rutiner for materialbestilling/varemottak – Avviksregistrering/endringsmeldinger – HMS-rutiner/vernerunder

Prosjektavslutning Forespørsel KalkyleTilbud ProsjektoppstartProduksjonsfaseEtterkalkyle Kalkulering! Denne må ivaretas!!! Planlegging!

Prosjektavslutning u Evaluering av prosjektprosessen – Teknisk evaluering – Arbeidsmetoder – Tidsforbruk – osv u HUSK FOR ALL DEL AVSLUTNINGSFESTEN!!!