Administrasjon og dokumentstyring på byggeplass v/ Magne Beddari P4

Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en større byggeplass (forts.) Arkivskap/brannskap for kontrakter, beskrivelser, tegninger, nøkler, dagbok og div andre viktige prosjektdokumenter Møterom for byggemøter (kan bruke spisebrakke) Flipover Overhead Plass for oppbevaring av spesielt utstyr som f eks kikkert, boltepistol og målband

Hensikten med kontor på byggeplass (forts.) Kan jobbe mer selvstendig og sikrere - har det som trengs for å gjøre jobben iht krav og forventninger Kan ha byggemøter på byggeplass Tilfredsstille krav fra byggherre og myndigheter

Formannen/byggeplassleder/ anleggsleder er ansvarlig for oppbevaring av dokumenter på byggeplass Det gjelder følgende dokumenter: Tegninger, beskrivelse, (kontrakt) Fremdriftsplan Byggemøtereferat Dagbok Avtaler Div. planer og oppfølginger Dette gjelder både små og store prosjekt

Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en større byggeplass Skrivebord, kontorstol, telefon, telefax, kopimaskin, godt lys Kalkulator, PC m/skriver, telefon- og telefax-liste, korktavle, kalender, målestav Arkivskap for tegninger Byggeplassbibliotek med standarder (NS8406, NS3420 mfl ), byggedetaljblad, bygningsloven, ISO-9001 standard, IK-forskrifter, arbeidsmiljøloven m/forskrifter og retningslinjer Hyller for plassering av permer fra vareleverandører med beskrivelse for utførelse og spesifikasjoner Hyller for plassering av prosjektmapper

Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en større byggeplass (forts.) Arkivskap/brannskap for kontrakter, beskrivelser, tegninger, nøkler, dagbok og div andre viktige prosjektdokumenter Møterom for byggemøter (kan bruke spisebrakke) Flipover Overhead Plass for oppbevaring av spesielt utstyr som f eks kikkert, boltepistol og målband

Telefon og telefax i spisebrakke Prosjektmappe (ringperm) Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en liten byggeplass Enkel innredning av spisebrakke med bord for utlegging av tegninger og hyller for plassering av div permer Telefon og telefax i spisebrakke Prosjektmappe (ringperm) PC m/ nettilkobling og skriver “Kontorkoffert” med følgende innhold: kalkulator penner og blyanter linjal/målestav kalender (Filofax) notisbok

I kontorkofferten bør følgende dokumenter oppbevares: Forslag til kontorinnredning, utstyr og litteratur på et byggeplasskontor på en liten byggeplass (forts.) I kontorkofferten bør følgende dokumenter oppbevares: tegninger, beskrivelse, fremdriftsplaner byggemøtereferat dagbok avtaler regnskapsoversikt eventuelle standarder og forskrifter

Hensikten med dagbok Sikre viktig dokumentasjon på utført arbeid, avtaler og andre forhold på byggeplassen som kan få økonomiske konsekvenser Skaffe erfaringsdata for senere prosjekter Være til støtte ved fakturering, søknad om forlengelse av byggetid og annen rapportering til prosjektleder og byggeleder

Forslag til innhold i dagboken: Prosjekt (navn, nr. og byggeplass) Dag, uke, måned, år Ansvarlig byggeplassleder/formann, skrevet av Arbeidere på byggeplassen fordelt på egne, KE og SE, samt på fag Været - opphold, regn, snø, vind, temperatur Utført arbeid Bestille varer, mottatte varer Mottatte tegninger Tilleggsarbeid

Forslag til innhold i dagboken: (forts.) Forsinkelser, problemer Avtaler med konsulent, byggherre/byggeleder Avtale med egen prosjektleder Resultat av utført kontroll Gjennomført vernerunder og andre tiltak

Hensikten med prosjektmappe: (gjerne elektronisk) Sikre oppbevaring, behandling og gjennomføring av viktige prosjektdokumenter Kan lett arkiveres og brukes etter avsluttet prosjekt ved eventuelle reklamasjoner etc. Kan brukes som erfaringsdatabank og ved etterkalkyle Kvalitetssikring av prosjektet Andre kan lettere overta ved sykdom og liknende

Forslag til inndeling av prosjektmappe: En ringperm med 12 skilleark 1 Kontrakt med byggherre 2 Byggemøter og driftsmøter 3 Korrespondanse med byggherre og konsulent 4 Fremdriftsplaner, produksjonsplaner, riggplan, bemanning 5 Avtaler og korrespondanse med under- entreprenører 6 Innkjøp av materiell 7 Godkjenning og tillatelser 8 Tilleggsarbeid 9 Oppmåling og kontroll 10 Faktura og prosjektregnskap 11 Kontrollplaner 12 Helse, miljø og sikkerhet (HMS)