ABM-teori - Kort innføring ABC Forum 16. oktober 2008 2017.04.03 Posten Norge AS

03.04.2017 ABC - hva er D? 2017.04.03 Posten Norge AS Posten Norge AS

”Den sentrale tanken i ABC” Konsumerer Ressurser/ innsatsfaktorer Aktiviteter Kalkyleobjekt anvendes for å utføre ulike som utføres for ulike Ressursdriver Aktivitetsdriver Konsumerer Konsumerer 2017.04.03 Posten Norge AS

ABC - Activity Based Costing 03.04.2017 ABC - Activity Based Costing Sentrale begreper: Ressurser Aktiviteter Kostnadsdrivere Ressursdrivere Aktivitetsdrivere Kostnadsobjekter Sentrale tanker: Kostnadsobjekter forbruker aktiviteter Aktiviteter forbruker ressurser, som koster penger Posten Norge AS

Utviklingstrekk i sammensetningen av kostnadene Bedriftskostnader Indirekte kostnader - Lojalitetskostnad/kunde drevet Direkte fremstillingskostnader - Produkter/tjenester Før Nå 2017.04.03 Posten Norge AS

Kostnader følger prosesser - Ikke organisasjonskart! 03.04.2017 Kostnader følger prosesser - Ikke organisasjonskart! Konsern Tjenestekostnad - ABC metode Administrasjon Post - Brev Logistikk Bank - annet For- retnings- utvikling Leveran- dører Markeds- føring Innlev- ering Sort- ering Trans- port Utle- ering Kostnadsdrivere - hva dimensjonerer kostnadene? 2017.04.03 Posten Norge AS Posten Norge AS

Forutsetninger for effektiv drift Lønnsomme investeringer Riktig prising av interne og eksterne produkter, tjenester og kundegrupper Akseptabel kapasitetsutnyttelse Rasjonell organisering og drift Forutsetter Kjennskap til reelle kostnader ved ulike aktiviteter, produkter og kundegrupper Kunnskap om hvordan kostnadsdrivere kan styres/påvirkes Bevisstgjøring av faktorer som påvirker kostnader ved ulike aktiviteter (kostnadsdrivere) 2017.04.03 Posten Norge AS

Fem hovedkomponenter i en kunde-fokusert tilnærming 03.04.2017 Fem hovedkomponenter i en kunde-fokusert tilnærming Forretnings- strategi Økonomisk styring Kundefokusert prosess styring Endrings- ledelse Prestasjons- måling Kundefokusert forretnings- strategi Markedsstrategi - segmentering Produktstrategi Konkurrent analyse Kunde lønnsomhet Produkt lønnsomhet Virksomhets lønnsomhet Kritiske risiko faktorer Verdikjede fokuserte prosesser Optimaliserings fokusert kultur Kontinuerlig forbedring av prosessene Skape og forankre en kundefokusert kultur Konsistens mellom strategi, holdninger og handlinger Skape miljø for læring og vekst Skape et sterkt og kreativt analysemiljø forankret i kundefokuset Balansert målstyring Belønning Resultatdeling An increasing number of consumers consider an investment or brokerage firm to be their “primary” financial institution “Direct Banking” is being offered through investment, brokerage, and insurance companies through Asset Management Accounts which offer the same services as the traditional bank Unlimited check writing through money market accounts, ATM access, lines of credit, etc. Fidelity Investments now offers electronic bill payment at no cost to customers 2017.04.03 Posten Norge AS Posten Norge AS

Krav til ledelses-informasjons-system 03.04.2017 Krav til ledelses-informasjons-system Minimumskrav til et moderne ledelses informasjons system er at det kan rapportere langs de tre dimensjonene: 1 1 Produkt Kunde Resultat enhet 2 2 Exkurs. Parenthesis. Tendency in other banks is to report along 3 dimensions. 3 3 2017.04.03 Posten Norge AS Posten Norge AS

…kalkyler er viktige i den økonomiske styringen av virksomheten… Hvorfor fokus på kalkyler? Hva kan kalkyler brukes til? Hvorfor er kalkyler blitt viktigere? Fokus på kostnadseffektivitet - ressursbruk i forhold til produsert mengde Produkt/tjeneste- og bruker/kunderelaterte beslutninger (eks. tilbud) Ny og bedre informasjon vil kunne endre beslutninger Hva produkter og tjenester virkelig koster Kostnadskontroll Økt konkurranse - Oppfattes som et konkurransefortrinn Offentlig og privat tjenesteproduksjon trenger bedre styringsdata Strukturering av ressursbruken Deregulering av markeder Eksisterende systemer tilfredsstiller ikke kravene som stilles Lagervurderinger Konkurransen er blitt mer global Kalkyler er et verktøy for å måle kostnadseffektivitet Internprising Konkurransen er blitt mer fokusert - trekker mot spesielle markeder Interessen for internregnskap har økt de senere årene Prisreguleringer Kostnadseffektivitet - krav til rapportering av enhetskostnader ”Ulike beslutninger krever ulike kalkyler” 2017.04.03 Posten Norge AS

Ulike kalkylemetoder Bidragskalkylen - DB = pris - variable kostnader; variable kostnader varierer med produsert volum og er ofte definert svært snevert Selvkostmetoden - målsetningen er å få kostnadene over på produktene; tradisjonelt ved enkle fordelingsnøkler (fullkostmetode) Aktivitetsbasert kalkulasjon - langsiktig “selvkostorientert bidragskalkyle”

Aktivitetsbasert kalkulasjon En kalkyle som fordeler langt mer kostnader enn en tradisjonell bidragskalkyle (derfor selvkostorientert) men som fremdeles holder en betydelig del av kostnadsmassen utenfor, da den skiller mellom kostnader på ulike nivåer (derfor bidragskalkyle) ”ABC er ingen fullkostmetode”

Aktivitetsbasert kostnadsfordeling Et kostnadssystem som fokuserer på aktiviteter som kostnadsbærer Direkte materiell lønn Indirekte Andre kostnader Produkter / Tjenester Brukere/ markeder Kostnader (ressurser) Aktiviteter En aktivitet er en hendelse, oppgave, eller stykke arbeid med en spesifikk mening. Kostnadene forbundet med disse aktivitetene danner grunnlaget for henføring av kostnader til kostnadsobjekter 2017.04.03 Posten Norge AS

Hvorfor aktiviteter? Aktiviteter er hva vi gjør Aktiviteter presiserer ressursforbruk Aktiviteter ”driver”/dimensjonerer kostnader Aktiviteter utfordrer alternativer Aktiviteter fokuserer virksomhetens mål Aktiviteter kompletterer kontinuerlige forbedringer Aktiviteter er kompatible med kvalitetsarbeide Aktiviteter forstås av personalet Aktiviteter ”linker” planlegging og kontroll Aktiviteter ”linker” penger og kvalitet Aktiviteter beskriver helheten Aktiviteter synliggjør at prosessene går på tvers Aktiviteter støtter langsiktighet 2017.04.03 Posten Norge AS

Effektive tjenesteleveranser 03.04.2017 Aktivitetstilnærming kan brukes både til operasjonelle og strategiske forandringer Effektive tjenesteleveranser Operasjonelt fokus Strategisk fokus “Gjøre tingene riktig” “Gjøre de riktige tingene” Utføre aktiviteter mer effektivt Velger de aktivitetene vi bør utføre Aktivitetsstyring Ressursplanlegging Oppfølging av kostnadsdrivere Benchmarking Tjeneste og produktutvikling Endringer i tjenestetilbud Brukersegmentering Leverandørforhold Bruker/kundeforhold Konkurranseutsetting Posten Norge AS

ABC/M ABC/M - Balansert forretningsplan Produkt/tjenestekalkyler Riktigere Tjenestekostnader Riktigere kostnadsvurderinger ABC/M Lønnsomhetsstyring Kunde/bruker lønnsomhet Lønnsomhet pr. markeds-/brukersegment Produkt-/tjeneste lønnsomhet Prissetting Aktivitetsstyring Trimme prosesser Kvalitetsstyring Redusere gjennomløpstider Minske sløsing og kostnader Prestasjonsmåling Effektivitet Produktivitet Utnyttelse

Overordnet kostnadsstruktur 03.04.2017 Overordnet kostnadsstruktur Totale kostnader Avdelingskostnader (enhet) Divisjonskostnader Konsernkostnader Konsernfelles kostnader Divisjonsfelles kostnader Avdelingsspesifikke kostnader Divisjonsfelles kostnader Avdelingsspesifikke kostnader Prosjekt/produktgr. avhengige kostnader Indirekte avdelingskostnader Indirekte prosjekt/produkt/kunde avhengige kostnader Direkte prosjekt/produkt/kunde avhengige kostnader Posten Norge AS

Annen kostnadsinndeling 03.04.2017 Annen kostnadsinndeling Etablert ABC Kompletterende “Expenses are fixed only when managers fail to do anything to reduce them” Cooper/Kaplan Indirekte Direkte Kapasitet Kunde Produktgr og Variable Faste Ordre Enhet/stykk Posten Norge AS

Kostnadshierarki i aktivitetsbasert kalkulasjon Bedriftsnivå Kunde/-ordre Produktgruppe Produktnivå

Ledig kapasitet representerer en ressurs som kan realiseres Ubenyttet kapasitet må kvantifiseres Ubenyttet kapasitet fordeles ikke til kalkyleobjektet Sentrale tanker: Ledig kapasitet kan benyttes til alternativ produksjon eller produksjon av større volumer av eksisterende produkter/tjenester eller bygges ned

Kapasitetsutnyttelse - Ulike begreper ”Tilgjengelig kapasitet” = ”Praktisk kapasitet” må defineres ”Tilgjengelig kapasitet” er ikke lik ”Teoretisk kapasitet” ”Ubenyttet kapasitet” = ”Praktisk kapasitet” – ”Benyttet kapasitet”

Kostnadsdrivere – Ulike inndelinger Eksempel I Eksempel II Volumbaserte Proporsjonalitet Strukturelle Kompleksiteten Nyhetsbaserte utvikling/endring Transaksjons driver Antall Varighetsdriver Tidsforbruk (norm) ”Intensity” driver Direkte måling 2017.04.03 Posten Norge AS

ABC-filosofi “It is better to be basically correct 03.04.2017 ABC-filosofi “It is better to be basically correct - than to be precisely wrong” Posten Norge AS

Elementer i et ABC-Prosjekt 03.04.2017 Elementer i et ABC-Prosjekt Tre hovedområder for utvikling: Økonomifaglig utvikling av produkt- og kundelønnsomhetskalkyler (økonomiske modeller) Statistikkfaglig og metodemessig utvikling av kostnads- og inntektsundersøkelser (datafangst) Utvikling av integrerte EDB-løsninger (datatekniske beregningsmodeller, applikasjoner, utstyr) Hvorfor KU/Drøkan? Manglende grunnsystem, samproduksjon, ikke mulig å måle produksjon, andre tilfelle meget høye målekostnader Figur til høyre beskriver en ”Visjon” 5 gjensidig avhengige elementer må være oppfylt nå målet for prosjektet Kjennetegn Ved Prosjektet: LANG PROSJEKTTID - OVER 5 ÅR, 3 trinns rakett - innhente og bearbeides info, langsiktige MÅL - opparbeide viten under løpet SAMMENSATT FAGOMRÅDE - KREVER TEAMARBEID - intern/ekstern kompetanse GJENSIDIG AVHENGIGE høy FAGOMRÅDER NR/NNH/KPMG/AVENIR/basiskunnskap Posten HØYE KRAV TIL KVALITET - ekstern kvalitetsikring (Samf.dep) STRENGE KRAV TIL TIDSFRISTER - absolutte (statsbudsjett) HØYE KOSTNDER - over 100 mill kr, 45 personer gj.snitt BESLUTNINGSTØTTE- ANALYSESYSTEM FOR TOPPLEDELSEN (intern regnskap) Datvarehus var ikke overordnet ved prosjektets start ! Posten Norge AS

Optimal modell Balansert fokus på alle områder Datafangst Teknisk 03.04.2017 Optimal modell Balansert fokus på alle områder Økonomifaglig- plattform Datafangst Teknisk løsning Utgangspunkt: prosjektets tre hovedområder for utvikling Viktig : balansert FOKUS ihht formål, ikke nødvendigvis like budsjett Fokus - forskjellig under prosjektets levetid, forskjellige faser i utvikling, prosjekt lang levetid - dette den største utfordringen, maksimere total nytteverdi prosjektets arbeid preget av nyskapende virksomhet / upløyd mark i bedriften Beskrankninger ift nytteverdi: vanskelig å kartlegge brukerens behov. “fortell meg hva jeg kan få” - stor utfordring forutsetning: høyt faglig nivå internt/eksternt (økonomi, statistikk, logistikk og IT). Videreutvikle og beholde medarbeidere. ledelse / “Teambygging”. Viktig med kombinasjon høyt under taket og engasjert / krevende ledelse. prosjektet “topp”-forankret i organisasjonen. Styringsgruppen sammensatt av topplederne fra hver berørt enhet - et “prestisjeprosjekt” hovedprosjektleder - intern medarbeider helst med formell posisjon høyt i organisasjonen. Avgjørende for bl a gjennomslag, beslutninger tas og at “tempo” kan opprettholdes. Maksimere nytteverdi Posten Norge AS

03.04.2017 “Å bli best” Vellykket styring er når alt kommer til alt ikke den dokumentasjon og de metoder vi anvender, men avhengig først og fremst av den enkeltes - overbevisning - engasjement - holdning/innstilling Posten Norge AS

Hva er ABC/M? ET SYSTEMATISK VERKTØY for å påvise skjult fortjeneste og tap ET LEDELSESVERKTØY for å styre driften mot lavere kostnader ET STRATEGISK LEDELSESVERKTØY - til å velge tjenester, markeder og kunder - til å utvikle en bedre struktur på aktivitetene for å oppnå bedre lønnsomhet ABC ABM ABM

Da er vi kommet… ...til veis ende mht teori 2017.04.03 Posten Norge AS