Anskaffelser.no Questback – brukerundersøkelse i forbindelse med valg knyttet til videreutvikling av anskaffelser.no som fagportal. Gjennomført rundt årsskiftet 2010 / 2011 Oslo 11/12/08Direktoratet for forvaltning og IKT

:20 Undersøkelse om anskaffelser 2 1. Alder 1Under 30 2Under 40 3Under 50 4Under 60 5Over 60 N Denne undersøkelsen1351 •Ca 80 % av respondentene er over 40 år •Ca 45 % er over 50 år

:20 Undersøkelse om anskaffelser 3 2. Hvor jobber du? 1Stat 2Fylkeskommune 3Kommune 4Leverandør 5Annet N Denne undersøkelsen1351 •Nesten 80 % jobber i Stat og Kommune

:20 Undersøkelse om anskaffelser 4 3. Hvilken stillingstype har du? 1Innkjøpsansvarlig 2Virksomhetsleder 3Mellomleder 4Konsulent 5Rådgiver 6Juridisk rådgiver 7Advokat 8Prosjektleder 9Arkitekt 10Leverandør 11Annet N Denne undersøkelsen1353 •Stor spredning i stillinger •Flest sier de jobber som rådgiver og innkjøpsansvarlig •Nesten ingen er juridisk rådgiver/ advokat, arkitekt eller leverandør

:20 Undersøkelse om anskaffelser 5 4. Hvilken utdanningsbakgrunn har du? 1Juridiske fag 2Økonomi / administrasjon 3Samfunnsfag / humaniora 4Arkitekt 5Naturvitenskap 6Annet N Denne undersøkelsen1350 •Økonomi og Administrasjon er overrepresentert som utdanningsbakgrunn •Ingen arkitekter •Høy andel ”annet”

:20 Undersøkelse om anskaffelser 6 5. Hvor stor del av jobben din bruker du på innkjøp? % % % % 5Over 70 % 6Ikke relevant, jeg er leverandør N Denne undersøkelsen1351 •Nesten 60 % svarer mellom 0-30 % •25,1 % svarer over 70 % •Ca 13 % svarer mellom % •Resultatet tyder på at målgruppen er enten eller i forhold til hvor stor del av jobben som knyttes til innkjøp

Krysstabell mellom hvor stor del av jobben din bruker du på innkjøp og alder. •De yngste jobber over 70 %, mens de eldste jobber mest 0-30 %

:20 Undersøkelse om anskaffelser 8 6. Hvilken del av innkjøpsprosessen bruker du mest tid på? 1Planlegging 2Gjennomføring 3Oppfølging 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1288 •Halvparten bruker mest tid på planlegging, mens 1/3 bruker mest tid på gjennomføring •Planlegging og gjennomføring er mest tidkrevende

Krysstabell mellom hvilken del av innkjøpsprosessen bruker du mest tid på og alder. •De yngste har en større tendens til å bruke mer tid på oppfølging, mens de eldre har en tendens til å bruke mer tid på planlegging •Tid på gjennomføring er høyest blant de unge og synker i takt med alder

:20 Undersøkelse om anskaffelser Hvor stor del av bruttobudsjettet er innkjøpsandelen ved din virksomhet? 10-10% % % % 5Over 70 % 6Vet ikke N Denne undersøkelsen1288 •10-30 % har høyest skår •Over ¼ sier ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser I norske kroner, hvor mye utgjør innkjøpene ved din virksomhet (pr år)? 1Over 100 millioner millioner millioner millioner millioner 61-5 millioner million Under Vet ikke N Denne undersøkelsen1286 •De aller fleste forvalter store innkjøpsbudsjetter: Ca 43 % er på 40 mill. og oppover •Hele 31, 2 % svarer at de har over 100 mill. •Budsjetter fra 0 – 10 millioner utgjør nesten 1/4

:20 Undersøkelse om anskaffelser I hvilket kvartal opplever du høyest aktivitetsnivå knyttet til anskaffelser? 1Første kvartal 2Andre kvartal 3Tredje kvartal 4Fjerde kvartal 5Jevnt i løpet av året 6Vet ikke N Denne undersøkelsen1286 •Over halvparten svarer jevnt over året •Av de øvrige alternativene er det fjerde kvartal som skiller seg ut med dobbelt så mange svar.

:20 Undersøkelse om anskaffelser Hvilken del av anskaffelsesprosessen opplever du som mest utfordrende? 1Planlegging 2Gjennomføring 3Oppfølging 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1289 •Planlegging er desidert mest utfordrende •Gjennomføring og oppfølging skårer omtrent like mye

:20 Undersøkelse om anskaffelser Hvor søker du informasjon i forbindelse med anskaffelser du jobber med? 1Overordnet kollega 2Kollega 3Venner/bekjente 4Faglig ressurs i virksomheten 5Intranett 6KGV 7Søker på nett (eks. google) 8Anskaffelser.no 9Doffin 10Regjeringen.no 11KOFA 12Leverandørenes nettsider 13Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) 14Gyldendal rettsdata 15Kommentarbøker 16Mangler personer eller et godt sted å henvende meg 17Søker ikke råd 18Vet ikke N Denne undersøkelsen1288 •Kollegaer, faglige ressurser i virksomheten og anskaffelser.no er de viktigste informasjonskildene •Hele 44,6 % svarer anskaffelser.no •Øvrige relevante kilder: Doffin, Google, KOFA, Leverandørenes nettsider og overordnet kollega. •Få søker informasjon gjennom venner, KGV og rettsdata •Nesten alle har et sted å søke råd / henvende seg •Nesten alle søker råd

:20 Undersøkelse om anskaffelser Har du opplevd at innkjøpsprosessen ikke har vært optimal som følge av...? 1Tidspress 2Relasjon til leverandør 3Krav fra overordnet 4Mangelfull kontroll 5Mangelfull kunnskap N Tidspress1260 Relasjon til leverandør1184 Krav fra overordnet1176 Mangelfull kontroll1195 Mangelfull kunnskap1223 •1,00 tilsvarer bare ”Ja” •2,00 tilsvarer bare ”Nei” •Tallet indikerer hvor vekten ligger.

:20 Undersøkelse om anskaffelser Tidspress 1Ja 2Nei 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1260 •Svært mange opplever tidspress som et problem

:20 Undersøkelse om anskaffelser Relasjon til leverandør 1Ja 2Nei 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1184

:20 Undersøkelse om anskaffelser Krav fra overordnet 1Ja 2Nei 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1176

:20 Undersøkelse om anskaffelser Mangelfull kontroll 1Ja 2Nei 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1195

:20 Undersøkelse om anskaffelser Mangelfull kunnskap 1Ja 2Nei 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1223

:20 Undersøkelse om anskaffelser I hvilken grad mener du innkjøpsrutiner kan bidra til bedre anskaffelser? 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1288 •Over 95 % svarer i stor eller i noen grad på spørsmålet

:20 Undersøkelse om anskaffelser Hva tror du er avgjørende for å spare på innkjøp? 1Bedre kunnskap 2Bedre rutiner 3Mer tid (til planlegging etc) 4Mer relevant informasjon 5Tilgjengelig verktøy 6Bedre ledere 7Bedre medarbeidere 8Annet N Denne undersøkelsen1283 •Bedre kunnskap og bedre rutiner skille seg ut som avgjørende for å spare på innkjøp. Kan ANS bidra på en bedre måte? •Mer relevant informasjon og bedre medarbeidere/ledere skårer lavest.

:20 Undersøkelse om anskaffelser Hvor ofte besøker du anskaffelser.no? 1Daglig 2Ukentlig 3Månedlig 4Årlig 5Aldri N Denne undersøkelsen1348 •Over halvparten er innom ukentlig eller månedlig.

:20 Undersøkelse om anskaffelser Hvor verdifullt er det for deg å ha tilgang til følgende innhold, f.eks. på anskaffelser.no? 1Informasjon om anskaffelser 2Veiledning / veileder 3Svar på spørsmål 4Verktøy som maler (eks. kontrakter) 5Snakke / diskutere med andre i samme situasjon 6Konkurransegrunnla g 7Beste praksis (eksempler) N Informasjon om anskaffelser1322 Veiledning / veileder1319 Svar på spørsmål1294 Verktøy som maler (eks. kontrakter)1313 Snakke / diskutere med andre i samme situasjon 1297 Konkurransegrunnlag1316 Beste praksis (eksempler)1310

:20 Undersøkelse om anskaffelser Informasjon om anskaffelser 1Svært verdifullt 2Litt verdifullt 3Ikke verdifullt 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1322 •Respondentene mener informasjon om anskaffelser er verdifullt •Kun 3,4 % mener dette ikke er verdifullt •Vi tolker dette som at anskaffelser er en ønsket side og at både behov og kilde er viktig

:20 Undersøkelse om anskaffelser Veiledning / veileder 1Svært verdifullt 2Litt verdifullt 3Ikke verdifullt 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1319 •Veiledning og veileder er for ca 90 % svært eller litt verdifullt

:20 Undersøkelse om anskaffelser Svar på spørsmål 1Svært verdifullt 2Litt verdifullt 3Ikke verdifullt 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1294 •Svar på spørsmål skårer litt lavere enn de øvrige, selv om det fortsatt er høy skår

:20 Undersøkelse om anskaffelser Verktøy som maler (eks. kontrakter) 1Svært verdifullt 2Litt verdifullt 3Ikke verdifullt 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1313 •Ca 85 % mener kontraktsmaler etc er verdifullt

:20 Undersøkelse om anskaffelser Snakke / diskutere med andre i samme situasjon 1Svært verdifullt 2Litt verdifullt 3Ikke verdifullt 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1297 •Spørsmål 16.5 skårer lavest av 16.5 spørsmålene. •14,8 % sier det ikke vil være verdifullt

:20 Undersøkelse om anskaffelser Konkurransegrunnlag 1Svært verdifullt 2Litt verdifullt 3Ikke verdifullt 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1316 •Høy verdivurdering av konkurransegrunnlag

:20 Undersøkelse om anskaffelser Beste praksis (eksempler) 1Svært verdifullt 2Litt verdifullt 3Ikke verdifullt 4Vet ikke N Denne undersøkelsen1310 •Beste praksis-eksempler skårer høyt i verdi hos respondentene

:20 Undersøkelse om anskaffelser Anskaffelser.no er... 1Nyttig 2Informativ 3Brukervennlig 4Banebrytende 5Oversiktlig N Nyttig1329 Informativ1306 Brukervennlig1296 Banebrytende1281 Oversiktlig1284

:20 Undersøkelse om anskaffelser Nyttig 1Enig 2Uenig 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1329

:20 Undersøkelse om anskaffelser Informativ 1Enig 2Uenig 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1306

:20 Undersøkelse om anskaffelser Brukervennlig 1Enig 2Uenig 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1296

:20 Undersøkelse om anskaffelser Banebrytende 1Enig 2Uenig 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1281

:20 Undersøkelse om anskaffelser Oversiktlig 1Enig 2Uenig 3Vet ikke N Denne undersøkelsen1284

:20 Undersøkelse om anskaffelser I hvilken grad tror du følgende tiltak vil forbedre anskaffelser.no? 1Mer interaksjon mellom brukerne 2Mer kommunikasjon med faglig støtte i Difi 3Tilstedeværelse på sosiale medier 4Instruksjonsvideoer 5Mindre informasjon 6Tydeligere navigering 7Bedre søkefunksjoner 8Enklere språk 9Spørsmål- og svartjeneste 10Chat-funksjon 11Minside (brukertilpasset) 12Søkemulighet på ditt foretaks hjemmeside N Mer interaksjon mellom brukerne1295 Mer kommunikasjon med faglig støtte i Difi1301 Tilstedeværelse på sosiale medier1289 Instruksjonsvideoer1284 Mindre informasjon1275 Tydeligere navigering1286 Bedre søkefunksjoner1293 Enklere språk1284 Spørsmål- og svartjeneste1289 Chat-funksjon1272 Minside (brukertilpasset)1285 Søkemulighet på ditt foretaks hjemmeside1282

:20 Undersøkelse om anskaffelser Mer interaksjon mellom brukerne 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1295 •Bør sees i sammenheng med spørsmål 16.5 •Få svarer i ”stor grad”, mens mange svarer i ”noen grad” – kan indikere avventende åpenhet til tiltaket. •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Mer kommunikasjon med faglig støtte i Difi 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1301 •Omtrent 65 % svarer i ”stor” eller ”noen” grad •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Tilstedeværelse på sosiale medier 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1289 •Nesten halvparten svarer i ”liten grad” eller ”ingen grad” •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Instruksjonsvideoer 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1284 •30 % svarer i ”liten grad” •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Mindre informasjon 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1275 •Få mener ”mindre informasjon” er riktig tiltak •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Tydeligere navigering 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1286 •60 % mener tydeligere navigering vil bedre anskaffelser.no •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Bedre søkefunksjoner 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1293 •Over 60 % ønsker bedre søkefunksjoner •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Enklere språk 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1284 •Halvparten mener enklere språk kan ha noe for seg. •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Spørsmål- og svartjeneste 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1289 •Kun 1,4 % svarer i ”ingen grad” •Over 60 % svarer i ”stor” eller ”noen” grad •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Chat-funksjon 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1272 •12,8 % svarer i ”ingen grad” •25,9 % svarer i ”liten grad” •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Minside (brukertilpasset) 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1285 •19,5 % svarer i ”liten” grad •11,4 % er svært positive og 7,5 % negative. •Mange svarer ”vet ikke”

:20 Undersøkelse om anskaffelser Søkemulighet på ditt foretaks hjemmeside 1I stor grad 2I noen grad 3I liten grad 4I ingen grad 5Vet ikke N Denne undersøkelsen1282 •Ca 12 % er svært positive og 7 % negative. •Mange svarer ”vet ikke”