-eBe- Oppdrag og faktura -eBe- Oppdrag og faktura gir deg full oversikt over oppdragsmengden og genererer faktura når oppdraget er fullført. - for mindre bedrifter og selvstendig næringsdrivende

-eBe- Oppdrag og faktura Registrerer oppdrag. .Genererer kunde- og aktivitetshistorikk. Oversiktlige menyer som er lette å finne frem i. Gode hjelpefunksjoner som letter arbeidet med å registrere riktig Skriver ut faktura på grunnlag av delepris, medgått arbeidstid eller fastpris. Kunderegisteret kan kobles til -eBe- Adressebok og danne grunnlaget for en fullverdig adressebok for firmaet.

Gode menyer Det er lett å finne frem i menysystemet Programknapper Menyvalg – til registeringsskjema Menyvalg – til andre menyer -eBe- Oppdrag og faktura har et menysystem som er lett å finne frem i. Fra hovedmenyen kommer du direkte inn i registreringsskjemaet for oppdrag. De andre knappene på hovedmenyen tar deg med til nye menyer der du kan registrere andre opplysninger eller få tilgang til ferdigbehandlede data (kundehistorikk etc.). Alle menyene gir deg mulighet til å gå tilbake til forrige meny eller direkte til hovedmenyen. Knappene nederst på menyen er følgende: Åpne –eBe- Adressebok. Gir deg tilgang til alle funksjoner i –eBe- Adressebok dersom denne er installert hos deg. Avslutt programmet. Denne vil du også finne igjen i hovedskjemaet. ”Overskriften” i menyene informerer om programmets navn og versjon. Det angir også hvem som er lovlig bruker av programmet. Disse feltene er faste og kan ikke endres.

Tittelfeltet brukes kun hvis kunden er et firma/en organisasjon! Registrere kundedata For å kunne behandle et kundeforhold, må kunden være kategorisert som kunde. Dersom du ønsker det, kan du også gi kunden andre kategorier, men det har praktisk betydning for behandlingen av dataene kun hvis du også har -eBe-Adressebok. Kundens navn og adresse, telefonnummer m.m. registeres i et eget skjema. Feltene fødselsdato og org.nr. brukes for henholdsvis person- og firma-/organisasjonskunder når der er behov for å registrere slike opplysninger, f. eks. ved abonnementsbestillinninger Adressetype må fylles ut for at programmet skal forstå hvordan dataene skal behandles. Vær oppmerksom på at noen av feltene har ulik bruk avhengig av om kunden er en person eller et firma/en organisasjon! Vær oppmerksom på at navnefeltene har ulik bruk avhengig av om kunden er en person eller et firma/en organisasjon! Tittelfeltet brukes kun hvis kunden er et firma/en organisasjon! Hjemmeside Merknader Kategori Tlf., faks, e-post Girokonto Fødselsdato Navn. Adressetype Org.nr. Tittel/stilling Adresse Postadresse Tabulatoren bringer deg fra felt til felt. De fleste feltene er valgfrie. Det betyr at du kan velge selv om du vil legge data i feltene. Hvis du unnlater å fylle ut et obligatorisk felt, stopper programmet deg. Det samme skjer hvis du fyller ut et felt som ikke skal brukes for den adressetypen du har valgt (person eller firma). Rullegardinen (Postadresse) er et relatert felt som må fylles ut, enten med en reell verdi eller en ”dummy”. Hvis det ikke legges noe i disse feltene, vil kontakten ikke bli tatt med når -eBe- Adressebok skal behandle kontaktene videre. Ved postadressefeltet står det en hjelpeknapp. Denne gir deg bl.a. postnummerkataloger på internett. Den for postadresser inneholder også informasjon om hvordan du registrerer postadresser riktig. Dobbeltklikk i rullegardinsfeltene gir deg mulighet til nyregistreringer i de relaterte tabellene.

Registrere kundeforhold Kundeforholdet opprettes på grunnlag av de data som er registrert i kundedataskjemaet. Kundenummeret fylles ut automatisk og kan ikke endres av bruker. Administrasjons-knapper Utskriftsknapper Programknapper Oppdragsdetaljer Kundenavn Kundenummer Kundens produkter Tabulatoren bringer deg fra Kundenavn til Produkt(er). Kundenavn hentes fra kunderegisteret. Dette feltet må fylles ut. Kundenummer settes automatisk og kan ikke endres. Produkter fylles ut når kunden har kjøpt ett eller flere av firmaets produkter. Knappen Ny ordre åpner blankt oppdragsskjema. Ordredetaljer åpner det skjemaet for den ordren som er markert i delskjemaet for oppdragsdetaljer. Forhåndsvis faktura viser deg fakturaen for samme ordre.

Registrere oppdrag Skjemaet for oppdragsregistrering åpnes fra skjemaet for kundeforhold. Oppdrags- og kundenummer fylles ut automatisk og kan ikke endres av bruker. Oppdragstype Leveringsfrist Oppdragsmottaker Bestillingsdato Tabulatoren bringer deg fra Kundenavn til Produkt(er). Kundenavn hentes fra kunderegisteret. Dette feltet må fylles ut. Kundenummer settes automatisk og kan ikke endres. Produkter fylles ut når kunden har kjøpt ett eller flere av firmaets produkter. Knappen Ny ordre åpner blankt oppdragsskjema. Ordredetaljer åpner det skjemaet for den ordren som er markert i delskjemaet for oppdragsdetaljer. Forhåndsvis faktura viser deg fakturaen for samme ordre. Pris pr. deler og arbeid gereres automatisk til kostnadssammendrag og fakturagrunnlag. Når rabattprosenten er lagt inn, genereres rabattbeløpet automiatisk til kostnadssammendrag og fakturagrunnlag

Spesifiser tids- og materialforbruk Fremmedkostnader er kostnader påløpt oppdraget enten ved at det må hentes inn fagfolk fra andre firma, eller ved at det må anskaffes materiell som ikke inngår i eget firmas sortiment, og som derfor ikke fremkommer i skjemaet ”Arbeidsordre – deler”. Det er viktig å registere dato for fakturautsendelse for å være istand til å sende ut eventuelle purringer og inkassokrav For materialer vises materialtype, antall enheter og enhetspris. ”Vis”-knappen skifter tilbake til visning av arbeid Spesifisering av reiser og fremmedkostnader Helt eller delvis fast (avtalt) pris Eventuell rabatt i prosent Avslutt og gå tilbake til kundeforholdsskjemaet Beløp som gjenstår å betale (fakturabeløp) Eventuelle forhånds- og/eller delinnbetalinger Oppfølging av abonnement e.l. Timepris Når arbeidet avsluttes Når arbeidet påbegynnes Beskrivelse av oppdraget Når oppdraget leveres til kunde Avvik fra standardvilkår Medgått arbeidstid Vis materialkostnad Konsulent/tekniker Dato for fakturautsendelse Pris pr. deler og arbeid genereres automatisk til kostnadssammendrag og fakturagrunnlag. Når rabattprosenten er lagt inn, genereres rabattbeløpet automiatisk til kostnadssammendrag og fakturagrunnlag

Spesifiser reisekostnader Alle reisekostnader som påløper oppdraget, spesifiseres i et detaljert skjema. Både inn- og utgående mva beregnes, og sluttsummen overføres til oppdraget. Hvis samme oppdrag har flere reiser, åpnes nytt, blankt skjema for hver reise. Kunden får reisespesifikasjon sammen med fakturaen.

Spesifiser fremmedkostnader Fremmedkostnader (også kalt 3.-partskostnader) spesifiseres i et detaljert skjema. Både inn- og utgående mva beregnes, og sluttsummen overføres til oppdraget. Hvis samme oppdrag har flere slike kostnader, åpnes nytt, blankt skjema for hver. Kunden får spesifikasjon sammen med fakturaen.

Faktura Fakturaen er både oversiktlig og detaljrik Gjør det samme med spesifiseringene for reiser og fremmedkostnader, og du har et fullstendig og regnskapsmessig godkjent fakturaarkiv. Lag fakturaarkiv: For senere dokumentasjon er det viktig å kunne vise hvordan en faktura faktisk så ut på det tidspunkt den ble utskrevet. -eBe- Oppdrag og Faktura er et Access-basert program og har derfor innebygd funksjon for å arkivere fakturaen. Du lagrer fakturaen ved å eksportere den som en snapshot-fil (eksempel: Faktura154.snp). Girodel Oppsummering Fakturadetaljer Formatet er beregnet på girofaktura A4.

Purringen inneholder den samme info som fakturaen. Purring i samme format I tillegg har det kommet inn en tekst som presiserer konsekvensene av manglende betaling Purringen inneholder den samme info som fakturaen. Formatet er beregnet på girofaktura A4.

Kontantfaktura Kontantfaktura i samme format Kontantfakturaen inneholder den samme info som girofakturaen, men girodelen er erstattet av en kvittering

Kundehistorikk Detaljert kundehistorikk gir full oversikt over den enkelte kundens engasjement.

-eBe- Data -eBe- Data -eBe- Oppdrag og faktura får du hos Håkons gt. 86b, 3258 LARVIK. Telefon: 91 17 65 37 E-post: ebe@ebe-data.com Programmet leveres installasjonsklart på CD. Ved installeringen får du også en innføring i bruk av programmet. Ved behov kan vi også bistå med installeringen. Programmet er selgers eiendom, og kjøper har kun betalt for bruksrettighetene. Også programendringer forblir selgers eiendom og kan siden inngå i nye programversjoner. Kunder uten supportavtale må betale timepris for support utover det første halvåret. Disse kundene må også betale for versjonsoppgraderinger. En supportavtale er raskt tjent inn. Pris pr. 04.11.2005: kr. 3000,- inkl. et halvt års eller inntil 5 timers telefonsupport. Et tillegg på kr. 1500,- gir deg også -eBe- Adressebok, et fullverdig adresseregister. NB! Den oppgitte prisen for -eBe- Adressebok gjelder kun ved kombinert kjøp. Ved kjøp senere er prisen kr. 3000.- Vi tilbyr også supportavtale for kr. 500,- pr. år. Supportavtalen inkluderer versjonsoppgradering inntil to ganger årlig. (NB! Omfatter ikke brukerbestilte programendringer.)