Fra datainnsamling til kunnskapsbasert ledelse … Fra datainnsamling til kunnskapsbasert ledelse ….et spørsmål om holdninger, kultur og teknologi ABC Forum 15. september 2009 M.Sc. Bo Hjort Christensen Studierektor/Associate Dean Handelshøyskolen BI Institutt for ledelse og organisasjon Bedriftsrådgiver BHC A/S bo.h.christensen@bi.no

Dagens tema: FINANSKRISEN Complex Event Processing (CEP) is an emerging network technology that creates actionable, situational knowledge from distributed message-based systems, databases and applications in real time or near real time. CEP can provide an organization with the capability to define, manage and predict events, situations, exceptional conditions, opportunities and threats in complex, heterogeneous networks. ”It kunne hindret finanskrisen” Riktig bruk av analyseverktøy kunne fått alarmklokkene til å ringe i finansbransjen lenge før markedet skjønte at noe var galt. Verktøy for avansert hendelsesanalyse finnes allerede, men om de ikke brukes på rett måte har de ingen funksjon. CIO-Magazine Høsten 2008

Informasjonssamfunnet John Naisbitt i Megatrends fra 1982 versus Paul Virilio Et informasjonssamfunn er når skaping, distribuering og behandling av informasjon er en viktig økonomisk og kulturell aktivitet i samfunnet. Kunnskapsøkonomien er det økonomiske motstykket. Wikipedia Paul Virilio Krav til bedret reaksjonsevne (Komprimering av tidrommet) (“Time to respond”) Organisasjonens tidsklemme Handling utført Leverandør Kunde Hendelse som krever handling Den franske Filosofen Paul Virilio (1932-) advarer mot kommunikasjonsteknologiens komprimering av tidrommet. Fremveksten av bl.a. satelittbasert kommunikasjon, mobiltelefoner og internett har resultert i at det ikke lenger finnes forsinkelser. Pausene, mellomrommene, ventetiden er borte. Dermed kreves umiddelbare beslutninger overalt,- kan hende med dramatiske konsekvenser……. Fra ”The Information Bomb, 2005” Business Intelligence Kommunikasjonsteknologi

Bedriftsintelligens Hvor intelligent er bedriften? Kapasiteten til å kunne eller forstå Beredskap for oppfattelse Kunnskap mottatt eller tilegnet, enten ved studier, forskning eller erfaring Handlingen eller tilstanden å kunne; dvs. eksersisen i forståelse Hvor godt forstår hver ansatt og hele organisasjonen de krefter som driver lønnsomheten og skaper fremtiden? Hvordan skaffer bedriften seg denne kunnskapen og forståelsen? Hvordan bruker bedriften tilegnet kunnskap og forståelse til å gjøre forbedringer? Hvor intelligent er bedriften? (Liautaud: e-Business Intelligence – Turning Information into Knowledge into Profit)

Professorene Kaplan & Norton Målet er ganske klart Ledere ønsker å fatte beslutninger basert på faktum, dvs. et datagrunnlag som, så langt det er mulig, reflekterer sannheten. Slik forskeren alltid har som mål å bygge kunnskap basert på dataanalyser som reflekterer sannheten. Vi snakker for eksempel om: Validitet Signifikans Sannsynlighet Professor Vagn Madsen Variabilitetsregnskapet fra 1960 årene Det flerdimensjonale regnskap Professorene Kaplan & Norton Balansert målstyring fra 1992

Definisjon av kunnskapsledelse Kunnskapsledelse er en metode som forenkler prosessen med å dele, distribuere, skape, fange og forstå en virksomhets kunnskap. Knowledge Management innebærer en integrert tilnærming til identifisering, styring og spredning av alle informasjons- og kunnskapsaktiva i virksomheten. Kompetanse består av følgende bestanddeler + Ferdigheter (handler om å kunne gjøre) + Kunnskap (handler om å vite) + Evner (handler om personlige egenskaper) + Holdninger KF skal bidra til å hjelpe bedrifter med å skape, dele og bruke kunnskap på en effektiv måte. Effektiv KF fører til færre feil, mindre dobbeltarbeid, større uavhengighet i tid og sted for kunnskapsarbeidere, redusert tilfeldig spørring, bedre beslutninger, mindre oppfinning av hjulet på nytt, bedre kunderelasjoner, forbedret service og bedre lønnsomhet. En kunnskapsarbeider kan defineres som en person som selv er i stand til å finne, vurdere og bruke faglig informasjon. Et av kriteriene for kunnskapsarbeidere er at de selv tar ansvaret for egen læring og at de har kompetanse til å finne, vurdere og bruke internasjonal og nasjonal fag- og forskningsinformasjon i tillegg til informasjon i egen bedrift i sitt utviklingsarbeid og sin problemløsning i arbeidssituasjonen.

Perspektiver på kunnskapsledelse Informasjonsbasert perspektiv Teknologibasert perspektiv Kulturbasert perspektiv Ekspertbasert virksomhet Erfaringsbasert virksomhet Effektivitetsbasert virksomhet Man kan velge mellom tre perspektiver på kunnskapsforvaltning: det informasjonsbaserte perspektivet, det teknologibaserte perspektivet og det kulturbaserte perspektivet. Det informasjonsbaserte perspektivet dreier seg om tilgang til informasjon: jeg har et problem og ønsker å få tak i informasjon som kan bidra til å løse problemet. Det teknologibaserte perspektivet dreier seg om bruk av informasjonsteknologi: vi har maskiner og programmer som kan systematisere, lagre og distribuere informasjon. Det kulturbaserte perspektivet dreier seg om informasjonsdeling: vi er en organisasjon fordi vi har en arbeidsdeling oss imellom, og vi trenger informasjon fra hverandre for å utføre arbeidsdelingen så effektivt som mulig. Alle tre perspektivene hører hjemme i praktiske KF-prosjekter, men vektleggingen kan variere fra prosjekt til prosjekt. Et prosjekt kan la det kulturbaserte perspektivet dominere fordi fokus er på personal- og organisasjonsutvikling. Et annet prosjekt kan la det teknologibaserte perspektivet dominere fordi fokus er på anskaffelse og implementering av nye informasjonssystemer.

Designe, utvikle og anvende gode målemetoder For å si det enkelt ! Designe, utvikle og anvende gode målemetoder for målrettet styring av virksomheten Å utvikle en teoretisk målemetode er enkelt. Det er langt mer krevende å fore målemetoden med relevante data, og ikke minst etablere rutiner for hvordan målemetoden skal anvendes i virksomhetsstyringen.

ACO Brønn (BI i Aschehoug forlag) As a result, business process improvement is Job #1 for today’s IT organization. IT is increasingly becoming core to everyone’s business. No longer is IT regulated to automating back office functions – IT has become a core driver and enabler of business processes. This means that IT must be able to improve business processes. And a natural extension to this is to improve the integration of applications…….They are looking to do more than integrate their applications. They want the flexibility to create new application capabilities that support and enable pre-defined business initiatives, while leaving room for innovation for change. In short, they want greater IT responsiveness and alignment with the business.

Et mangfold av akronymer Value Based Management VBM Analysemetoder Extract, Transform Load ETL DM Key Performance Indicator KPI Data Mining Enterprise Information Integration EII FL Fuzzy Logic BAM Business Activity Monitoring Decition Support Systems DSS OLAP Executive Information Systems Online Analytical Processing EIS BSC Balanced Scorecard Data Warehouse DW AI ABC Artificial Intelligence Activity Based Costing Business Intelligence Software BIS Analyseprinsipper NN Neural Network DM BPM Datamarts Business/ Corporate/ Enterprise Performance Management CPM Analyseverktøy CEP Complex Event Processing EPM Business Intelligence

Komponenter med potensial for å inngå i systemlandskapet Varehus- Adm. Bikubemodell Analyse BI Reise- Adm. Publi- sering Lager Transport E-faktura Inngående Innkjøps- ordre Faktu- rering E-faktura utgående E-Innkjøp Master Data (MDM) Økonomi Salgs- ordre E-salg Inte- grasjon SRM Lønn Personal HR CRM Butikk/ kasse Prosess- Model- lering Søk Anleggs- verdi Ressurs/ Kompe- tanse Konfigu- rator Output Management Arbeids- flyt Tid- Reg. Dok/ Arkiv Time- Reg. HMS (Helse, Miljø Sikkerhet) Kontrakts- Adm. MPS Prosjekt/ Portefølje styring Sosiale verktøy LIMS CAD Plan- legging System- adm. MES PDM Kvalitets- styring CAM Service Adm. Vedlike- hold

Komponenter med fokus på BI Varehus- Adm. Bikubemodell Analyse BI Reise- Adm. Publi- sering Lager Transport E-faktura Inngående Innkjøps- ordre Faktu- rering E-faktura utgående E-Innkjøp Master Data (MDM) Økonomi Salgs- ordre E-salg Inte- grasjon SRM Lønn Personal HR CRM Butikk/ kasse Prosess- Model- lering Søk Anleggs- verdi Ressurs/ Kompe- tanse Konfigu- rator Output Management Arbeids- flyt Tid- Reg. Dok/ Arkiv Time- Reg. HMS (Helse, Miljø Sikkerhet) Kontrakts- Adm. MPS Prosjekt/ Portefølje styring Sosiale verktøy LIMS CAD Plan- legging System- adm. MES PDM Kvalitets- styring CAM Service Adm. Vedlike- hold

Master Data Management (MDM) Forrester Research MDM is the ability for an organization to Improve business processes and decisions. MDM incorporates this master version of the data within functional business processes (sales, marketing, finance, support, etc) that will provide direct benefit to employees, customers, partners, or other relevant stakeholders within an organization MDM is the ability for an organization to: Identify trusted data. MDM defines and/or derives the most trusted and unique “version” of important enterprise data (e.g. customer, product, employee, asset, material, location, etc). Often this enterprise data is captured, maintained, and used across disparate systems and business process on both sides of an organization’s firewall Master data alone provides little value. Hence, anticipation of how the data will be consumed by other applications or systems within the context of a business process provides the most value

Gartner syn Gartner, Jan. 2006 Master Data represents the business objects that are shared across more than one transactional application. This data represents the business objects around which the transactions are executed. This data also represents the key dimensions around which analytics are done. Master data creates a single version of the truth about these objects across the operational IT landscape. “Through 2010, 70 percent of Fortune 1000 organizations will apply MDM programs to ensure the accuracy and integrity of commonly shared business information for compliance, operational efficiency and competitive differentiation purposes (0.7 probability).” Gartner, Jan. 2006

To perspektiver, fem dimensjoner (BHC Architecture Framework, 1999) Business Strategies A: Organization Employees & Roles Organizational units Locations & Legal entities Organization Model Organisasjonsperspektivet D: Applications B: Processes E: Equipment Systemperspektivet Stages in a value chain Support activities Process Model Clients & Servers OS Network & Printers Network Model Application Components Application Model C: Data Masterdata Data Model

Et område i rivende utvikling SAP kjøper Business Object IBM kjøper Cognos Oracle kjøper Hyperion Konsolidering En observasjon: I økende grad bygges det inn BI-kvaliteter i databaseplattform MS Reporting Services (SQL) I økende grad bygges det inn BI-kvaliteter i portalplattformen - MS Sharepoint

Kategoriene av BI-verktøy (noen eksempler) Sofistikerte BI-verktøy Oracle Fusion SAP Netweaver Hyperion Business Objects Cognos SAS Profitbase Infosuite Exie Corporater Nexima Microstrategy Panorama Diver Qlik View Excel BI Software: ”Information Systems that assist managers with unstructured decisions by retrieving and analyzing data in order to Identify, generate and interpret useful information” Gelinas, Sutton and Fedorowicz; 2005 Reporting Services i MS SQL-server ERP-løsningenes egne rapport og analyse funksjoner Enkle BI-verktøy Autonome BI-verktøy Innebygget BI-verktøy (Suite baserte)

Intgererte systemer og prosesser er Pri 1 “State of the CIO 2008” survey As a result, business process improvement is Job #1 for today’s IT organization. IT is increasingly becoming core to everyone’s business. No longer is IT regulated to automating back office functions – IT has become a core driver and enabler of business processes. This means that IT must be able to improve business processes. And a natural extension to this is to improve the integration of applications…….They are looking to do more than integrate their applications. They want the flexibility to create new application capabilities that support and enable pre-defined business initiatives, while leaving room for innovation for change. In short, they want greater IT responsiveness and alignment with the business.

Drivere bak erp-investeringer Top 3 Factors That Will Determine Future Enterprise Application Investments 1Q06 4Q06 4Q07 1. Business Process Improvements 34% 53% 59% 2. Cost Reductions 47% 51% 50% 3. Customer Demands/Needs 23% 29% 41% 4. Better Information for Decision Makers 11% 25% 5. Employee Productivity 38% 35% 6. Compliance 22% 36% 30% 7. Competitive Pressures 18% 27% 8. Drive Revenue 28% 15% Source: IDC Vertical Views Survey, 1Q06(1,051 respondents); IDC AppStats Quarterly Survey 4Q06(253 respondents), IDC AppStats Quarterly Survey 4Q07(251 respondents)

Metodekvalitet Datakvalitet Løsningskvalitet Sakens kjerne Systemarkitektur Dataarkitektur Målemetoder Det handler om: Ekstrahering Behandling Presentasjon Distribusjon ERP BI MD Masterdata ERP Formel BI TD Transaksjons- data ERP As a result, business process improvement is Job #1 for today’s IT organization. IT is increasingly becoming core to everyone’s business. No longer is IT regulated to automating back office functions – IT has become a core driver and enabler of business processes. This means that IT must be able to improve business processes. And a natural extension to this is to improve the integration of applications…….They are looking to do more than integrate their applications. They want the flexibility to create new application capabilities that support and enable pre-defined business initiatives, while leaving room for innovation for change. In short, they want greater IT responsiveness and alignment with the business. BI Metodekvalitet Datakvalitet Løsningskvalitet

(Statistikk & Matematikk) Dette vi gjør vi: Planlegging Budsjettering Prognostisering Konsolidering Simulering Modellering Optimalisering Benchmarking Rapportering Analysering Spørring Overvåking Verktøy Ikke finansielle målemetoder Finansielle målemetoder Kombinasjons metode BPM BSC FR Metoder (Statistikk & Matematikk)

Faremomentene er absolutt tilstede ”Instrumentelt lederskap” Dvs. at lederen i for stor grad tror lederskap er en ren ”databasert” øvelse. ”Ser ikke skogen for bare trær” syndromet Dvs. at lederne i for stor grad tror at desto flere målepunkter desto bedre ledelse. En slik strategi reduserer innslaget av den genuine personlige dømmekraft og intuisjon. Dens relevans for de beslutninger som skal støttes. Dens robusthet over tid Dens grunnleggende datakvalitet Dens ”matematiske kvalitet” Dens bruksvennlighet Målemetodens kvaliteter

Tidsdimensjonen Fremtiden Fortiden Dags dato Både de virkelige og de Analyse- Periode Faktum Analyse- Periode Forventning Fremtiden Fortiden Historikk Budsjett/Plan & Prognose Dags dato Effektiv måling av: resultater ytelser årsakssammenhenger kvaliteter risiko Både de virkelige og de forventede

Stegene i utviklingen Bestemme styringsprinsipper Konstruere målemetode Klargjøre hvilke data som kreves for å realisere modellene Identifisere datakilder, lagringsform og datakvalitet Prosjektere løsningen dvs.: Ekstrahering Reparering/Preparering Lagring Behandling Presentasjon (portal, grafikk, tabell etc.) Autorisering/sikring Velg det best egnede verktøy for oppgaven (BI-verktøy) Realisere løsningen dvs. målemetoden

Identifisering av målemetoder

Analyseproblematikk anno 2009 Fast Google Tradisjonell Business Intelligence på strukturerte data Business Intelligence på arkitekturdata Business Intelligence på ustrukturerte data Knowledge Managemenet Ustrukturerte dokumenter Semistrukturerte Strukturerte Data Transaksjonsdata Sumdata Grunndata E: TEKNISK UTSTYR A: ORGANISASJON B: PROSESSER D: SYSTEMER C: DATA SQL-Database ODF, OpenXML eller PDF, PCL, TIF etc. Business Intelligence Datavarehus Open Document format ODF er ISO godkjent Microsofts OpenXML er ISO godkjent

Presentasjonsprinsipper Tall Symboler Grafer Tabell Rapportering Monitorering Alarmering Lagringsnivåer Tallvarianter Datavarehus Prognose tall The Managers Cockpit Workbench Dashboard Sumtabeller Budsjett tall Transaksjons- tabeller Virkelige tall

Rapporteringsrommet Reaktiv Proaktiv ”Uintelligent” Intelligent Sorterte data Liste detaljer Summeringer Trender Sannsynlig- heter Mulige utfall Mønstre Sammen- henger Forklaringer ”Uintelligent” Intelligent Fuzzy Logics Intelligente agenter Neural Network Computing Datamining Rapport- generator Hendelsesovervåking (event server) Monitorering Diverse Statistiske Metode

Kravet i all enkelhet,- rent teknisk sett Business Intelligence er verken et produkt eller et system. Det er et overordnet paraplybegrep som omfatter metoder, applikasjoner og databaser. ”BI transforms data into information, information into descisions, and decisions into action”. BI vil forenkles og ”folkeliggjøres” og inngå som en naturlig tjeneste i alle ansattes brukerflate (desktop) Interaktiv flerdimensjonal analyse BI-plattform Transaksjons- systemer & Databaser

Begrepenes innhold Business Intelligence: Innsikt / kunnskap BI Software: Verktøy som benyttes for skape BI-tjenester som gir innsikt BI Methodologies: Målemetoder for å analysere data BI Services: Data behandlet og presentert på en slik måte at de gir innsikt BI Processes: Prosessen med å skape innsikt, for eksempel å analysere, simulere eller konsolidere BI Users: Brukere av innsikt / kunnskap