Prosjektrettet systemarbeid Tema: prinsipper for prosjektarbeid Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen Referanser: Leksjonen Prinsipper for prosjektarbeid – Greta Hjertø Prosjektarbeid – Harald Westhagen

Tema for dagen er… Litt teori om prosjektarbeid Hva er et prosjekt? Hvor skal vi – om prosjekt-mål Hvordan kommer vi dit – om planlegging Er vi på rett veg – om oppfølging Hvem gjør hva – om organisering av prosjektet Prosjektets informasjons-virksomhet 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Litt teori om prosjektarbeid Tema hvis du har lyst til å bli en god prosjektleder: Estimeringsteknikker Nettverksplanlegging Bruk av planleggingsverktøy Prosjektledelse – personlig lederstil Effektiv kommunikasjon Forhandlingsteknikk 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Hva er et prosjekt? Et prosjekt er en oppgave du gjør én gang Et prosjekt er en oppgave du gjør sammen med andre Et prosjekt følger en plan Et prosjekt er krevende Et prosjekt er gøy! 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Hva er et prosjekt? Prosjektet Linjeorganisasjonen - løpende oppgaver: fakturabehandling lønnsutbetaling løpende brukerstøtte drift av datasystemer raffinering av råolje lagerstyring Prosjektet ”Eksperter” Prosjektet - ENGANGS oppgaver: anskaffe fakturasystem innføre intranett arrangere internasjonal konferanse etablere integrert styringssystem for raffineriene bygge en oljeplattform 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Hvor skal vi? PROSJEKTMÅL: effektmål resultatmål prosessmål Dagens situasjon 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Hvorfor prosjektmål? – for å kunne: Bli enige med oppdragsgiver om hva som skal bli resultatet av arbeidet Styre prosjektet Vurdere i ettertid om vi fikk det resultatet vi var enige om Skape felles forståelse i prosjektgruppen om hva oppgaven går ut på 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Effektmål – effekten av prosjektet Hva vil oppdragsgiver oppnå med prosjektet Er knytt til organisasjonens strategiske eller taktiske planer Beskriver typisk en effekt Økt produktivitet Bedre arbeidsmiljø Økt inntjening Lavere kostnader 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Resultatmål – resultatet av prosjektet Hva skal konkret foreligge når prosjektet er ferdig Beskriver typisk et produkt Egenskaper ved produktet Når det skal være ferdig Hva det skal koste 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Prosessmål – mål knyttet til selve gjennom-føringsprosessen Effekten på deltakerne Individuelle og kollektive forventninger til å delta i prosjektet Kan være: Kompetanseoppbygging Bli kjent Etc. 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Eksempel på effektmål og resultatmål Effektmål: Redusere bedriftens rentetap pga. sen betaling av fakturaer med 50% i forhold til dagens situasjon Redusere ressursbehovet ved fakturabehandling med 80% i forhold til dagens situasjon Resultatmål: Innføre et felles datasystem for bestilling og fakturabehandling (overordnede krav til egenskaper) i løpet av 2. kvartal 2008 Inngå avtaler med våre 10 største leverandører om månedlige samlefakturaer for alle innkjøp Utarbeide nye arbeidsrutiner innen 1. kvartal 2008 i fakturaavdelingen slik at kontroll av fakturaene differensieres etter fakturaens pålydende 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Effektmål og resultatmål Effekt Effektmål Resultat mål Prosjektresultat fra prosjekt 1 Prosjekt 1 Resultat mål Resultat mål Prosjekt 2 Effekt Prosjektresultat fra prosjekt 2 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Eksempler på prosessmål fra et studentprosjekt Å realisere egenutvikling i form av økt kompetanse i samarbeid og kommunikasjon Å bli kjent med andre i klassen Å bli kjent med seg selv Å oppnå bestått i faget 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Målformuleringsprosessen Effektmål Oppdragsgiver Utgangspunkt: Bakgrunn for prosjektet. Behov og forventninger. Analyse av mulige strategier. Konsekvensvurderinger. Formulering og konkretisering av mål. Oppdragsgiver Effektmål Formulering bistår Resultatmål Godkjenning Prosjektgruppen 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Krav til prosjektmål Operasjonelle Klart formulert Målbarhet: det er i ettertid mulig å registrere om målet er nådd Styrbarhet: veiledende i valg av handlingsalternativer Klart formulert Resultatbeskrivende Noe å strekke seg etter Akseptert av de som skal gjøre jobben I samsvar med prosjektets myndighet 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Vanlige problemer Prosjektet starter uten å ha formulert noe klart mål Målformuleringen inneholder alt som er å si om prosjektet så langt Målene er uklart formulert slik at alle kan legge egne tolkninger i dem Målene er ikke målbare Målene har et meningsløst presisjonsnivå 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Hvordan kommer vi dit? – planlegging Mål ”Jeg har en plan!” Dagens situasjon 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Gjennomføring Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Tiltak Mål Planer Rapporter 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Hvordan komme fra A til B med tilgjengelig tid, penger og ressurser? 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Mål med planlegging Hovedoppgave med planlegging Å etablere en realistisk og kostnadsmessig akseptabel prosjektplan i kalendertid Hovedoppgave med planlegging Samordne aktiviteter og ressurser over tid slik at de oppsatte målene kan nås med minst mulig ressursbruk 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Byggesteinene Aktiviteter (hva som skal gjøres) Ressurser (hvem som skal gjøre det) Estimater (hvor lang tid det tar, hvilke kostnader) 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Planleggingsprosessen Utgangspunkt i mål Nedbryting strukturering Estimering Fremdriftsplan Ressursplan Budsjett 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging av informasjonstiltakene Forventet effekt Hovedbudskap Virkemidler Budskapsformidler Tidspunkt Ansvar Budsjett Evaluering 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Nedbryting – strukturering Sette delmål – milepæler Definere aktiviteter frem til neste milepæl 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Milepælsplanlegging Milepæler er delmål Arbeidet stykkes derved opp i mindre etapper En milepæl markerer avslutningen på en etappe Til milepæler er det ofte knyttet beslutninger En milepæl er en ”når” situasjon, med et (oppnådd) resultat knyttet til seg For en milepæl bør vi beskrive kriterier som må være oppfylt slik at vi kan avgjøre om milepælen er nådd 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Hvordan identifisere aktiviteter? Ved intuisjon Ut fra erfaring Ved å følge en modell (standard, mal) for oppgaven Husk!! Modeller må tilpasses det konkrete prosjektet og de rammer og betingelser som gjelder Gjør et klart skille mellom produktive aktiviteter og de administrative 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Faser og milepæler i et hytteprosjekt Forstudium Planer og avtaler Bygging 01.11.07 Valg av hytteprosjekt Klargjøring 01.03.08 Godkjenning av planer og tegninger 01.08.08 Hytta ferdig bygd 01.10.08 Innflytting 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Aktiviteter i fasen: Forstudium Diskuter ønsker med familien. Lag kriterier for valg av prosjekt. Sjekk mulige alternativer. Snakk med banken om lån. Velg 3-4 alternativer. Besøk alternativene. Sjekk pris og tilgjengelighet håndverkere. Anbefal hytteprosjekt for familien. Diskuter og vurder. Velg hytteprosjekt. far og mor mor far mor 01.08.07 alle mor 01.10.07 alle 01.11.07 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Ressurstildeling Vurdering av ressursbehov Aktivitetens særtrekk Når den må/kan utføres Kvalifikasjonskrav Tilgjengelig tid for aktuelle ressurser Ressurstildeling/bemanning Sjekk den enkeltes ønsker Sjekk den enkeltes erfaring Identifiser opplæringsbehov Etabler arbeidsgrupper 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Kort om estimering Nærmeste fase i prosjektet detaljestimeres, følgende faser estimeres på hovedoppgave nivå Dokumentér erfaringene fra estimering av en fase og bruk dem i neste Legg stor vekt på å bryte ned oppgaven i aktiviteter som kan beskrives presist mht. resultat og omfang Bruk andres erfaring 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Det finnes metodestøtte og verktøy, vurder bruk av slike Verifiser estimatene, få en kollega til å gå igjennom dem sammen med deg Bruk enkle og forståelige regneregler og kriterier og dokumentér disse Vær mildt pessimistisk Vær ærlig 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Vanlige feil ved estimering Vi glemmer aktiviteter som Opplæring, prosjektmøter, prosjektadministrasjon Vi har for dårlig kunnskap om oppgaven Vi mangler erfaringstall Vi definerer aktiviteter på for grovt nivå Vi estimerer for å selge prosjektet Vi glemmer å spørre den personen som faktisk skal utføre oppgaven Erfaringer oppbevares ikke til senere bruk 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Er vi på rett vei? – oppfølging Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Gjennomføring Tiltak Mål Planer Rapporter 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppfølging Er å finne svar på Hvor er vi? Hva har vi brukt av ressurser for å komme hit? Hvor skulle vi ha vært? Hvor lang tid er det igjen? Står det vi har brukt av ressurser i forhold til det vi har oppnådd? Hva gjør vi videre? 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppfølging Enkelt system for oppfølging Prosjektstatus Aktivitetsplan Rapporter fra hvert enkelt prosjektmedlem Ukentlige timerapporter Forbruk og estimert gjenstående pr. aktivitet Akkumulert forbruk og gjenstående pr. aktivitet Til styringskomiteen: Avvik Tiltak Framdrift pr. uke Prosjektstatus Plantall Nøkkeltall: Oppnådd i forhold til planlagt. Effektivitet i forhold til estimater. Før/etter plan Aktivitetsplan 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppfølging Mulige tiltak Kan motivasjonen økes? Kan oppgaver omprioriteres? Kan ressurser flyttes? Kan flere ressurser tilføres? Kan ”overheads” reduseres? Kan ambisjonsnivået justeres? Hvis ingen av disse tiltakene er tilstrekkelige må prosjektleder snarest Varsle ledelsen Foreta planlegging Be om godkjenning av nye planer 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppfølging Bruk av PC-verktøy PC-verktøy er et prosjektadministrativt hjelpemiddel PC-verktøy er til stor hjelp i uttegning og presentasjon av prosjektplanen Re-planlegging blir enklere med PC PC-verktøy gir mindre støtte i oppfølging – mange bruker da regneark Å utnytte et PC-verktøy effektivt fordrer at en bruker det ofte – i store prosjekter er dette en spesialistfunksjon PC-verktøy hjelper deg lite i selve tankeprosessen Det finnes mange bra produkter på markedet 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Hvem gjør hva - organisering En klassisk prosjektorganisasjon Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings-komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering Å organisere er å fordele arbeidet uten å slippe roret 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering Prosjektorganisasjonens roller Styrende Koordinerende Styringsgruppen Prosjektleder Evt. Delprosjektleder Koordinerende Prosjektsjef prosjektleder 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering Utførende Rådgivende Prosjektleder Prosjektadministrator Prosjektgruppen Rådgivende Kvalitetskontrollgruppe Referansegruppe 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – alternativ prosjekt-organisasjon 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – alternativ prosjekt-organisasjon Fordeler Ulemper Likeverd Alle kan snakke med alle Styring likt fordelt Passer for kreative og nyskapende oppgaver Vanskelig og treffe beslutninger Lett for å oppstå uklarheter -> kaos Ressurskrevende Passer ikke for større prosjekter 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering - prosjektledelse Å få ”mannskapet” til å ro i takt, riktig vei Det finnes håndgrep i det å utøve prosjekt-lederskap, det kan læres En prosjektleder er karakterisert ved: Hvem vedkommende er Hva vedkommende gjør Det er til stor hjelp å kjenne sin egen lederstil Det er ikke slik at bare en type egner seg som prosjekt-leder 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering - administrasjon Prosjektadministrasjon er ikke prosjektledelse Prosjektledelse er Å nå mål ved å utnytte de menneskelige ressursene Typiske lederoppgaver Sette mål sammen med gruppen Ta beslutninger Veilede, utvikle og støtte medarbeidere Se helhet – bevare helikoptersynet 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering - administrasjon Administrasjon av papirarbeid Rapportere status og framdrift Innkalle til møter, skrive møtereferat Ajourføre planer 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – personlig lederstil Er du orientert mot mennesker eller mot oppgaver? Hvordan går det, hvordan føler du deg? La oss få noen resultater, la oss holde oss til saken! Er du støttende eller styrende? Jeg stoler på deg, dette vet jeg du kan, men bare spør om du lurer på noe Jeg har skrevet ned det du skal gjøre, husk å kontakte meg om det skulle skje noe uventet 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – personlig lederstil Oppgaveorientering eller menneskeorientering? “Dampveivalsen” “Byråkraten” “Sosialarbeideren” “Eksekvereren” Oppgaveorientering Menneskeorientering 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – personlig lederstil Støttende eller styrende? Oppmuntring Delegering Detaljstyring Deltagelse Støttende Styrende 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – prosjektleders viktigste oppgaver Prosjektleder har alltid ansvar for prosjektet overfor ledelsen Prosjektleder skal forankre prosjektet Prosjektleder skal bygge felles identitet Prosjektleder skal se helhet Prosjektleder har ansvar for informasjon Prosjektleder styrer møte-virksomheten Prosjektleder har ansvar for at prosjektorganisasjonen er til-passet oppgaven Prosjektleder har ansvar for opp-følging og tilbakemelding til del-takerne Prosjektleder har ansvar for at planene er realistiske Prosjektleder bruker styrings-gruppen bevisst Prosjektleder går til ledelsen før ledelsen kommer til vedkom-mende 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – prosjektleders største utfordring Hvordan kunne ta ansvar når en ikke har full kontroll over forutsetninger, rammebetingelser og prosjektets omgivelser 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Informasjon er viktig! Hvorfor svikter informasjonen? Informasjon blir prosjektets stebarn Informasjon er vanskelig Informasjon er motivasjon for endring 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Veien til bedre informasjon Utpek en ansvarlig Vurder bruk av eksperter Målgruppeanalyse Planlegging av tiltak Utforming av informasjon 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Målgruppeanalyse Hvem skal informeres og hvilken informasjon skal de ha? Sette opp et skjema Målgruppe Kjennetegn Holdning Organisatorisk tilknytning Opinionsdannere Interesser 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Planlegging av informasjonstiltakene Forventet effekt Hovedbudskap Virkemidler Budskapsformidler Tidspunkt Ansvar Budsjett Evaluering 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Utforming Bruk målgruppeanalysen og planen Gi så lite informasjon som mulig Gjør informasjonen så klar som mulig Si det så sterkt som mulig Hjelp mottakerne 02.04.2017 © Kjell Toft Hansen