Presidentsamling 14 august 2019 Presentasjon ved Torbjørn Sakseide AG region 5 Medlem Lier Øst Rotary klubb Hvordan lede en klubb? Fra Visjon til Strategi til Plan til Mål (et eksempel) Grunnlag for rapportering i Rotary Club Central (RCC) Forslag til rolle og mål for en AG i D2310

Ledelse – planlegge for de neste 3 årene VÆRE ROLLEMODELL SETTE RETNING Forstå Undersøke, avdekke og analysere behov og muligheter Prioritere og sette mål Lage planer Delegere oppgaver ENGASJERE Involvere Lytte, stille spørsmål, kommunisere Motivere Uttrykke positive forventninger Samarbeide Legge til rette for godt samarbeid GJENNOMFØRE Følge opp Oppgaver, mål og resultater Gi tilbakemelding Anerkjennelse og konsekvenser Evaluere og lære

Lederskap som president – momenter til vurdering Ydmykhet ifht klubbens kultur og historie Omsorg (følge opp hvert enkelt medlem, ansvar for oppfølging) Inkludering (fokus på nye medlemmer, sørge for at alle bidrar i klubbarbeidet) Inspirere/motivere Nettverksbygging (relasjoner internt og eksternt, evt samarbeid med andre klubber) Informasjon (hva skjer sentralt, regionalt i Rotary) Kommunikasjon internt/eksternt (PR og markedsføring) Målfokus – utarbeide adekvate arbeidsplaner med målsettinger, og med definert ansvar og oppgaver for komiteene Utvikling/fornying (tilpasning til Rotarys og samfunnets utvikling, identifisere nye prosjekter eller avvikle «gamle» prosjekter) Oppfølging og kvalitetssikring Sikre tidlig og grundig overlapp/opplæring/kompetanseoverføring til/med neste president (og styrets øvrige medlemmer) Sikre at alle tidsfrister blir overholdt iht RI og D2310

Visjon XYZ Rotary klubb skal være en dynamisk og bærekraftig klubb som gjennom gode programmer, prosjekter og aktiviteter gir grunnlag for aktiv rekruttering, styrking av det gode samholdet og utviklingen av yrkesnettverket

Mål 2019-2020: Ha gjennomført minimum1-2 aktiviteter som kan tiltrekke potensielle fremtidige medlemmer Ha økt antall medlemmer med 4 som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og lokalmiljøet Ha redusert gjennomsnittsalderen (nå XY år) gjennom aktiv rekruttering Ha økt fremmøtet fra X% til Y% ved attraktive foredrag og meningsfylte aktiviteter Ha gjennomført prosjekt «Ditt» Ha gjennomført prosjekt «Datt» Ha vurdert andre prosjekter og aktiviteter som fremmer rekruttering Ha videreført det gode miljøet og kameratskapet gjennom sosialt samvær og spennende programmer og aktiviteter

Strategi/Plan Klubben må sørge for aktiv rekruttering av nye medlemmer da gjennomsnittsalderen er XY år. Samtidig er det viktig å motivere medlemmene til å fortsette medlemskapet. Det er en prioritert oppgave til å vise omsorg for de som sliter med aldersproblemer/nedsatt helsetilstand. Det skal etableres faste kontaktpersoner med ansvar for oppfølging av den enkelte Målgruppen er primært yrkesaktive og det må skapes en arena hvor Rotary generelt og XYZ RK spesielt blir markedsført i lokalsamfunnet. Markedsføringen må styrkes gjennom innlegg i lokale media, men også gjennom aktiv bruk av sosiale medier. Det må utvikles en plan for å etablere et nettverk av potensielle medlemmer gjennom venner, bekjente og naboer. Klubben vil bruke prosjekter som «ditt» og «datt» som verktøy for å markedsføre prosjekter som gagner lokalsamfunnet. Klubben må vurdere å arrangere møteplasser for yrkesaktive, innovatører og grundere med dagsaktuelle temaer som visualiserer framtidige utfordringer for kommunens innbyggere. Det blir avgjørende at man makter å invitere ressurspersoner som kan tiltrekke et bredt publikum og derved fremtidige rotarianere.

Strategi/Plan Klubben skal ha et opplegg for etablering av fadderordninger for nye medlemmer iht klubbhåndboken. Klubbhåndboken skal revideres/oppdateres årlig Et av suksesskriteriene er at medlemmene bidrar aktivt for å legge til rette for at prosjekter og aktiviteter som fokuserer på medlemsutvikling blir realisert. Medlemmene må være motiverte for å nå våre mål som et team. Den største trusselen mot å nå våre mål er likegyldighet og mangel på handlekraft og initiativ. Det skal derfor utvikles konkrete oppgaver til klubbens komiteer for å sikre engasjement og handlekraft. Komiteene vil rapportere månedlig om komiteenes aktiviteter og engasjementer. Klubben skal også bidra aktivt til samarbeid med andre klubber i regionen for å markedsføre Rotary generelt men også benytte arenaer for gjensidig ideutveksling og mulige samarbeidprosjekter. Klubben skal aktivt sørge for at klubbens medlemmer blir gitt anledning til videreutvikling. Det skal stimuleres deltakelse på Rotary Leadership Institute (RLI) Klubben skal være aktiv i aktiviteter for ungdom (RYLA eksempelvis)

FORSLAG ROLLE OG MÅL FOR AG I D2310 2019-2020 Arrangere Presidentforum 3 ganger årlig (sep, jan og mai tentativt) Sørge for at klubbene oppdaterer Medlemsnett iht tidsfrister (klubbstyre og roller) Få klubbene til å bruke Rotary Club Central (RCC) aktivt og rapportere iht tidsfrister Assistere klubbene med å utarbeide en systematisk tilnærming til planlegging (visjon, strategi, handlingsplan, mål) Motivere klubbene til å delta på møter i distriktets regi (distriktskonferanse, årsmøte, distriktstrening, presidentsamlinger og PETS) Planlegge, tilrettelegge og arrangere 2 intercitymøter eller tilsvarende felles prosjekter mellom klubbene Motivere klubbene å planlegge og gjennomføre andre felles prosjekter Motivere klubbene til å bidra til End Polio Now og TRF Påvirke klubbene til å bidra med kandidater til RYLA og til annet ungdomsarbeid Motivere klubbene til aktiv markedsføring av Rotary generelt og på intercitymøter spesielt Motivere klubbene til å sende representanter på RLI, målgruppe er innkommende presidenter, sekretær og «yngre» medlemmer Motivere klubbene til å sikre årlig TRF sertifisering (et medlem pr klubb) Fremme kandidat fra region X som «Årets rotarianer» etter innspill fra klubbene Motivere klubbene til å etablere rutiner for tildeling av Paul Harris Felleowship (PHF) iht statuttene for tildeling