Reiseregninger Økonomiforum, Helsefak 10. mars Fusjonen mellom Høgskolen i Narvik, Høgskolen i Harstad og UiT Norges arktiske universitet innebar at enkelte sentrale funksjoner, eksempelvis lønn ble overført fra HiN og HiH til UiT. For å kompensere for arbeidsoppgaver som ble borte ble det besluttet at fagområdet reiseadministrasjon skulle flyttes fra UiT i Tromsø til UiT i Harstad.

Hva ligger i begrepet reiseadministrasjon? Utbetaling av reiseforskudd og flyttegodtgjørelse Oppgjør av reiseregninger Brukerstøtte, reiseområdet i PagaWeb Veiledning og opplæring av variabellønnsattestanter og ledere Oppfølging av universitetets reiseavtaler.

Hva innebærer flyttingen? Reiseteamet, som er en del av POA, Seksjon for lønn er nå etablert i Harstad med tre ansatte. Seksjon for lønn ved UiT i Tromsø nedbemanner. UiT får et eget fagteam på reiseadministrasjon Digitale i reiseregninger i PagaWeb behandles som tidligere Papirbilag sendes til UiT Norges arktiske universitet POA / Reiseteamet Postboks 1063 9480 Harstad

Hva innebærer flyttingen? Ingen endringer i bilagsfrister og utbetalingsdatoer, men det må tas høyde for lengre postgang for papirbilag. Frist hovedlønn 26. hver måned Frist 1. ekstrakjøring 9. hver måned Frist 2. ekstrakjøring 16. hver måned Fakultetet må etablere rutiner for innsending av blanketter for reiseforskudd, flyttegodtgjørelse og reiseregninger på papir. Kontaktinfo: e-post: reise@uit.no telefon: 77 05 82 22

Feilutbetalinger, knyttet til timelønn og honorarer Time og honorarbilag på papir blir sendt til Seksjon for lønn flere ganger til utbetaling. Kopier Flere originale bilag som dekker samme periode/oppdrag Seksjon for lønn foretar i liten grad kontroll Tilfeldigheter gjør at dobbeltutbetalinger fanges opp Ikke oversikt over omfanget

Feilutbetalinger, knyttet til timelønn og honorarer Mulige årsaker? Bilag sendes via e-post Husk at en kopi via e-post behandles som en kopi Dersom bilag sendes via e-post Krav om papirbilag med originalsignatur fra attestant og budsjettdisponering. 2. Mangelfull oversikt og kontroll i forbindelse med attestasjon av bilagene Utbetaling av timelønn strekker seg langt tilbake i tid Skal utbetales fortløpende bedre kontroll riktig utbetaling riktig rapportering

Feilutbetalinger, knyttet til timelønn og honorarer Feilutbetalinger utgjør relativt store beløp Rutiner må gjennomgås Risikoen ligger på fakultet/institutt