Mal for styringsdokument (Hjelpetekst i kursiv på foiler og i notatfeltet.)

Innhold i styringsdokumentet Agendapunkter Dimensjoner Bakgrunn og begrunnelse Informasjon om prosjektet Prosjektets mål og gevinster Prosjektets leveranser og avgrensning Organisering og ansvar Prosjektplan og fremdrift Avrapportering Ressursbruk Status og utfordringer Nytte/kost vurderinger Konkrete problemstillinger styringsgruppen må ta stilling til for å justere prosjektet Diskusjon og veivalg Anbefaling om beslutning knyttet til gjennomføring, avslutning osv. Beslutningspunkt Evaluering av møtet, neste møtepunkt, viktigste forventninger fremover Oppsummering og veien videre Sidetall og innhold tilpasses oppdatert versjon av foilsettet.

Bakgrunn og begrunnelse Mandat: Det er besluttet at alle enheter ved UiO tar i bruk det samme rammeverket for prosjektstyring, UiOs prosjektrammeverk. Dagens prosjektguide skal tilpasses UiOs malverk, men samtidig ivareta USITs behov. En viktig del av prosjektets leveranser er profesjonalisering og bevisstgjøring av prosjekteier- og prosjektlederrollen gjennom opplæring og innføring av rammeverk med tydelige beslutningspunkter samt «forståelse og etterlevelse» av prosjekt som arbeidsform i hele organisasjonen.

Mål og ønskede gevinster Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Formål (for USIT) Prosjektet skal tilrettelegge for en prosjektkultur i organisasjonen. Dette skal gjøres gjennom å øke prosjektkompetansen og dermed øke kvaliteten i prosjektleveranser og effektiviteten i prosjektgjenomføring Effektmål (gevinster i «linjen») Gjennom opplæring og kursing skape mer bevissthet og forståelse av skillet og samspillet mellom prosjekt og linjeaktivitet Innføring av UiOs prosjektrammeverk skal styrke organisasjonen på roller, prosesser, beslutningspunkter og styring når det gjelder USITs prosjekter eller prosjekter som USIT deltar i. At prosjekter arbeider prosjektmetodisk og benytter relevante deler av malverket At prosjektleder, prosjekteier, samt deler av styringsgruppen er opplært i rammeverket. Resultatmål (i prosjektet) Tilpasse, utvikle og forbedre malverket Prosjektleder- og prosjekteierkurs Skisse til lokal prosjektstøttefunksjon/prosjektoppfølging Hentes fra prosjektbeskrivelsen. Hvis det er mye tekst her så er det bedre å splitte tabellen og fordele de ulike målnivåene på flere foiler enn å ha bitteliten uleselig skrift.  Formål: Mål for UiO som dette prosjektet bidrar til oppfyllelsen av. Hvorfor gjør vi dette? Effektmål: Langsiktige positive gevinster. Merk at disse kan være både «harde»/kvantitative og «myke»/kvalitative Resultatmål: De målene som prosjektet skal oppnå i prosjektets levetid; feks. målt i tid, kostnad, kvalitet Suksesskriterier: Hvilke forutsetninger/premisser må være tilstede for at målet kan oppnås?

Prosjektets leveranser og avgrensning Viktigste leveranser: Opplæring, oppdatere/tilpasse malverk OU-prosesser (organisasjonsutvikling) gjennom: Tydelige roller, ansvar og myndighet – policy Skisse til prosjektstøttefunksjon Pilotere i/på prosjekt Avgrensing: Det er behov for å styrke organisasjonsprosessene i de innledende fasene av aktiviteter på USIT for å hjelpe USIT med å avgjøre hvorvidt en aktivitet skal kjøres som et prosjekt eller en linjeaktivitet. Dette kan være en oppfølgingsaktivitet etter at dette prosjektet er avsluttet Noen får ansvar for å følge opp noen prosjektet og tilpasse malverket underveis i dialog med prosjektet Tilpasser, tester og prøver ut i prosjekt – pilotprosjekter Kandidater: prosjekt behandling av personoplysninger, E-valg, UiO-integrasjonsarkitektur

Organisering og ansvar Styringsgruppe: Lill Rasmusen Mardal (prosj.eier), Lars Oftedal, Kjetil Ottter Olsen, Bjørn Ness Prosjektgruppe:Liv-Marit Davidsen (leder), Karine Fluge Ulleberg, Monica Stamnes, Sandra Nilsen Referansegruppe: NN, NN, NN, NN Motaksteam enhet X: NN, NN, NN Mottaksteam enhet Y: NN, NN, NN Hentes fra prosjektbeskrivelsen. Gjerne figur og/eller tekst: Angi hvem som er prosjekteier/organisatorisk forankring for prosjektet. Beskriv størrelse og sammensetning av prosjektgruppen. Beskriv de ulike rollene med tilhørende ansvar.

Forankringsarbeid. Kontinuerlig evaluering av prosjektet. Prosjektplanen i faser Konseptutvikling: Idé, behov, målstruktur Prosjektmandat og prosjekt-beskrivelse Roller og ansvar, interessenter FORANKRING Styringsunderlag Styrings-dokument Milepel- og aktivitetsplan m. risikovurdering Plan for gevinster INVOLVERING Gjennomføring i en eller flere faser. Styrings-dokument Rapportering på framdrift, veivalg, uforutsette hendelser INVOLVERING Overlevering Sluttrapport Evaluering, læringspunkter FORANKRING Gevinstrealisering Gevinstrealiserings-plan oppdatert Støtte linjen i gjennomføring Vedlikehold Evaluering IMPLEMENTERING Bruk denne foilen til å framheve/informere/minne om hvilken prosjektmodell UiO bruker, hvilken fase prosjektet er i NÅ, og hva som dermed er viktigste fokus, aktiviteter, dokumenter og beslutninger. Forankringsarbeid. Kontinuerlig evaluering av prosjektet.

Fremdriftsplan prosjektrammeverk vår 2016 Januar Februar Mars April Mai Juni Forvaltningsorganisasjon v1: Samlokalisering? Fordeling ressurser Spesifisering arbeidsoppgaver Forvaltningsorganisasjon: Prosjektveiledningspilot Kurs kull 2: UiO pilot (KHM) Modul 1 Forvaltningsorganisasjon: Prosjektveiledningspilot Kurs kull 2: UiO pilot (KHM) Modul 2 Sluttmilepæl: Godkjenning UIO kurs, rammeverk og forvaltnings-organisasjon v2 Forvaltningsorganisasjon: Prosjektveiledningspilot Kurs kull 2: UiO pilot (KHM) Modul 3 Kurs kull 2: UiO pilot (KHM) Modul 4 Kursevaluering Forvaltningsorganisasjon: Evaluering org. behov Utvikle forslag forvaltningsorganisasjon v2 Udirs ledergruppe Fase 1: Planlegging Fase 2: Gjennomføring Fase 3: Avslutte Fase 4: Realisere

Fremdriftsplan prosjektrammeverk vår 2017 Januar februar mars april mai juni Prosjekteierkurs: Ledergrupper LOS (Øvrige ledergrupper?) Oppstartsaktiviteter Team: Fordeling ressurser Spesifisering arbeidsoppgaver Prosjektstøttekontor: Støtte USIT Støtte KHM Støtte LOS-prosjekter Forberede læringsløp: Kurs USIT Prosjekteierkurs ledergrupper Prosjektmedarbeiderkurs ledergrupper Utvikling: Oversettelse/justering maler Informasjon: Fakultetsdirektørnettverk Kurs kull 3: USIT Modul 1 Kurs kull 3: USIT Modul 2 Kurs kull 3: USIT Modul 3 Kurs kull 3: USIT Modul 4 Kursevaluering Workshops 1 og 2: prosjektoppstart og prosjektplanlegging Sluttmilepæl: Godkjenning og evaluering av gjennomførte kurs og drift. Godkjenne plan for videre innføring av rammeverk og prosjektstøtte-kontor Workshop 3 prosjektdeltakere: 3 timer prosjektarbeid PL fagsamling PL fagsamling PL fagsamling PL fagsamling Informasjonsmøter øvrige UiO enheter Prosjektstøttekontor : Prosjektveiledning - drift og støtte LOS, USIT og KHM (?) Forberede andre enheter på innføring av rammeverk? Evaluering org. behov og prosjektledernes læringsutbytte så langt Udirs ledergruppe – fortsatt fokus på gevinstrealisering Fase 1: Planlegging Fase 2: Gjennomføring Fase 3: Avslutte Fase 4: Realisere

Ressursbruk Jamfør avsnittet om ressursbehov (folk og timer/stillingsprosenter) i prosjektbeskrivelsen. I gjennomføringsfase: Med referanse estimert ressursbehov i prosjektbeskrivelsen, ressursavtaler og planer, hvordan er den faktiske ressursbruken i prosjektet i forhold til framdrift?

Prosjektstøttekontor Ressursbruk Prosjektstøttekontor Høsten 2016 går prosjektrammeverket over i andre driftsfase, men vil fortsatt være organisert som prosjekt. Prosjektgruppen fungerer således som driftsteam for prosjektstøttekontor og kursvirksomheten for administrative prosjekter i LOS og KHM. Det vil være særlig fokus på oppfølging av de prosjektledere og prosjekteiere som gjennomførte kurs H 2015, V 2016 og H 2016 i LOS og KHM. I tillegg vil det bli opptrapping: av kursaktiviteter rettet mot prosjekteiere (ledergrupper) og prosjektdeltakere. Informasjonsarbeid om rammeverket til øvrige enheter. Avdeling Navn Rolle 1 Rolle 2 Total Personalstøtte Lene Renneflott Prosjektleder 20% Kurs 10% 30% ADS Ellen K Millar Kursleder 40% Prosjektveiledning 10% 50% Cecilie Andersen Koordinator kompetanse-senter 30% Kurs og prosjekt-veiledning 20% Fagstøtte Trine Merete Kvernmo Kursinstruktør 30% 40% Erik Handelsby? Kursinstruktør 20%   20% 190%

Status og utfordringer Beskriv hva som har skjedd i prosjektet siden sist. Med ref. til milepel- og aktivitetsplaner: Hva er produsert/levert, hva er man særlig fornøyd med, er det avvik fra planen, er det endringer i risikobildet, uforutsette hendelser/særlige utfordringer man ønsker å gjøre styringsgruppen oppmerksom på, andre relevante informasjonspunkter?

Nytte/kost vurderinger I oppstartsfase hentet fra prosjektbeskrivelsen. Vurderinger knyttet til forventede gevinster og kostnader knyttet til prosjektet. Vurdering av alternative løsningsforslag for å maksimere gevinster, vurdering av forutsetninger for å kunne hente ut gevinster fra prosjektet, vurderinger av viktigste risikofaktorer i prosjektet. I gjennomføringsfase: Har det skjedd noe som gjør at det er behov for å revurdere dette bildet?

Diskusjon og veivalg Her presenterer prosjektet konkrete problemstillinger en ber styringsgruppen ta stilling til med tanke på å treffe best mulige veivalg fremover. Dersom presentasjon av problemstillinger henger tett sammen med temaer som er presentert på tidligere foiler, kan en velge å tilrettelegge for diskusjon i tilknytning til den aktuelle foilen, eller en kan varsle underveis at diskusjoner og veivalg tas samlet som et eget punkt.

Beslutningspunkter Hvilke beslutninger trenger prosjektet fra styringsgruppen? Dette vil avhenge av hvor en er i prosjektløpet. Beslutninger kan være koblet til formelle beslutningspunktene som B3 - Anbefaling om beslutning knyttet til gjennomføring, B4 - beslutning om avslutning av prosjekt og overføring til linjen e.l., eller til andre faktorer som prosjektet er avhengig av for å komme fremover.

Oppsummering av veien videre Oppsummer møtet og skap en felles forståelse for neste skritt i prosjektet. Påse at veivalg og beslutninger er riktig referert. Det kan også være nyttig å gjennomføre en enkel evaluering av møtet for å sjekke ut hvorvidt en har truffet med form og innhold, med tanke på læring til neste møte. Evaluering av møtet

Takk deltagerne for møtet, og avrund gjerne med et godt sluttpoeng, ev Takk deltagerne for møtet, og avrund gjerne med et godt sluttpoeng, ev. med en passende illustrasjon. Kanskje har prosjektet et eget slagord og/eller et bilde som henviser til formålet med eller inneværende fase i prosjektet? Bildet under er bare et eksempel.  “Et nos petimus astra” Også vi søker stjernene