Administrativ organisering

Krav som administrativ organisering vurderes opp mot: Oppdraget Krav som administrativ organisering vurderes opp mot: Gjennomgående prosesser Plassering av funksjoner og oppgaver vertikalt og horisontalt Modeller for avdelingsinndeling i fellesadministrasjonen Administrative organisering ved NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund

Krav til organisering av administrative tjenester Effektivitet Kvalitet Fagnærhet Modernisering Effektivitet Unngå overlapp Behandles på færrest mulige nivå I noen tilfeller direkte kobling nivå 1 og 3 Asymmetriske: Gjøvik og Ålesund, mellom små og store fakultet Kvalitet Fokus på dem som står kjernevirksomheten Bedre kvaliteten i strategiske beslutninger Brukerperspektiv Fagnærhet Tett samspill mellom faglig og administrativ virksomhet (f.eks. utvikling av digitalt undervisningsopplegg) Fagnærhet uavhengig av organisasjons- og myndighetsstruktur (kan være digital) Tilgjengelighet og responstid avgjørende Modernisering Prosesser med tilhørende systemer og verktøy Digitalisering og automatiserte arbeidsprosesser

Gjennomgående prosesser Eksamen – vurdering, begrunnelse/klage Studieplanlegging Studiekvalitet Rekruttering og mottak av nye ansatte Variabel lønn og reiseregning Plan, budsjett og oppfølgingsprosessen (PBO) Bestilling til betaling (BtB) Ta fram bare noen eksempler Generelt: Gjelder prosesser som egner seg for standardisering, og ikke minst digitalisert arbeidsflyt. Særlig i det siste ligger effektiviseringsgevinsten. Utvalget bygger på: Mange oppgaver, mange ledd, berører mange Bl.a. viktig av hensynet til fagmiljøene på Gjøvik og i Ålesund som vil være tilknyttet flere fakultet Forslagene fra enhetene tyder på at dette er modent: Fra bør og kan til skal og må. Allerede satt i gang utviklingsarbeid på flere av de foreslåtte områdene – gi dem ekstra trykk Eksamen: Overmoden frukt for standardisering og digitalisering Digital registrering av sensurdata Digitalisert og standardisert prosess for begrunnelse og klage Studieplanlegging Mange steg og innom flere nivå fra ideen om emne og program kommer opp, gjennom planlegging, anbefalinger og vedtak Studiekvalitet Mye manuell/analog/papirbasert rapportering Rapportering fra faglærer, referansegrupper (studenter), programråd og instituttledere. Grunnlaget for rektors rapport til styret. Lokalt bygger emne- og programansvarlige på rapportene i sitt forbedringsarbeid. Rekruttering og mottak av ansatte Gjøres nesten likt, men med variasjoner. Starter fra bemanningsplan – fram til vedkommende er tilsatt, mottatt og kommet i arbeid

Begreper bak funksjonsfordelingen Relasjonelle tjenester og oppgaver Transaksjonelle tjenester og oppgaver Transaksjonelle tjenester trekker i retning av sentralisering. Dette forsterkes av fusjonen med høgskolene i Gjøvik og Ålesund. Fagmiljøene i Gjøvik og Ålesund vil bli tilknyttet flere fakultet. De bør derfor møte en organisasjon som har felles og standardiserte prosesser. Relasjonelle tjenester krever tett kontakt mellom enkeltpersoner/ grupper som har behov administrativ bistand og som forutsetter god innsikt i virksomheten ved enheten. Eksempler er utvikling av digitale undervisningsopplegg, studieveiledning, konflikthåndtering, søknadsintervjuer og vurdering av søkere. Denne typen tjenester trekker i retning av at flere tjenester og oppgaver bør ligge i eller nær fagmiljøet.

Funksjon- og oppgavefordeling Funksjon/oppgave Alt 1 Alt 2 (Strategisk) lederstøtte På alle nivå Utdanning- og utdanningsstøtte Nivå 1 og 2/3 som i dag Flere oppgaver lagt til nivå 2/3 Eksempler: Avvikling av eksamener som ikke krever sentral planlegging og koordinering Utskrift av vitnemål Tilrettelegging for utreisende studenter HR Flere oppgaver lagt til nivå 2/3 Eksempler: Leder- og personalutvikling Konflikthåndtering IT IT-funksjon/enhet både på nivå 1 og 2/3 Én IT-avdeling med distribuerte tjenester Økonomi Nivå 1 og 2/3 Styrking controller-oppgaver nivå 2/3 Kommunikasjon En avdeling som nå – noe utvidelse av oppgaver Styrking av nivå 2/3 Forskningsformidling Lederstøtte Dokumentasjon (arkiv) Dokumentfunksjon/enhet både på nivå 1 og 2/3 Samles i en enhet

Eksempel: Modell med stab og Studieområdet i 4 avdelinger

Eksempel: Forskningsadministrasjonen med sterk matrise

Eksempel: Avdelingsstruktur Organisasjon

Eksempel: Avdelingsstruktur Økonomi og eiendom

Prinsipiell hovedstruktur for NTNU i Gjøvik og Ålesund

Stor eller liten omorganisering? Gjennomgående prosesser Flytting av funksjoner og oppgaver Omorganisering Generelt: Utvalget konstaterer at forslagene som er utarbeidet ved enhetene, tyder på at dagens fordeling i hovedsak vurderes fornuftig. Samtidig er det både vilje og interesse for å gjøre justeringer enten ved å flytte delfunksjonen til et annet nivå eller forsterke delfunksjonen. Når en samlet ser på forslagene om å forenkle, standardisere og digitalisere gjennomgående prosesser med forslagene om endret plassering av administrative funksjoner og oppgaver, mener utvalget det vil bety en betydelig omstilling og forbedring av de administrative tjenestene ved det nye NTNU.