Leif Krane, Datakvalitet AS, Tromsø Dokumentstyring kvalitetssikringssystem elektronisk kvalitetshåndbok Elektronisk Kvalitetshåndbok Leif Krane, Datakvalitet AS, Tromsø

Kvalitetssikringssystemet et styringsverktøy for bedriften sikre riktige produkter til kundene godt arbeidsmiljø for egne ansatte må tilfredsstille krav fra kunder offentlige myndigheter dekkende for aktiviteten i bedriften dokumentert enkel og oversiktlig oppbygging lett å finne fram i informasjon må være tilgjengelig på arbeidsstedet levende system aktiv bruk i organisasjonen ikke kun holdt ilive av en KS-koordinator Ikke for å holde live i en KS-koordinator ønske om enklest mulig system blir allikevel en god del dokumenter

«Kvalitet skapes ikke av dokumenter og systemer, men av motiverte medarbeidere som har de riktige holdninger, kvalifikasjoner og hjelpemidler» Knut Schrøder, RiTø Kvalitet i Fokus nr 2 -96

Krav til dokumentasjon ISO 9000 - Standarden Kap 4.5: Dokument- og datastyring IK-Mat §5 Krav om skriftlige prosedyrer Egenkontroll §1.6 Kvalitetsforskrift for fisk og fiskevarer Internkontroll (HMS) §14 Forskrift om internkontroll ISO 9000 - dokumenterte prosedyrer - papir eller elektronisk form - prosedyre for godkjenning av dokumenter med endringer - dokumentoversikt som angir gyldige dokumenter - rutine for utskifting til siste versjon av et dokument - krav om tilgjengelighet på bruksstedet IK-Mat -håndbok: - en helhetlig, skriftlig framstilling av internkontrollsystemets oppbygging. - §5.8 Prosedyre for dokumentstyring Godkjenning, endringer, ansvar Egenkontroll: - basert på HACCP - stiller krav om hvordan dokumentasjonen skal framlegges Internkontroll (HMS) - «skal skriftlig dokumentere internkontrollsystemet og dets gjennomføring» . Dok. tilgjengelig på forespørsel.

KS-systemets to faser oppbyggingsfasen vedlikeholdsfasen Systemet «vokser på plass» gjennom flere «runder». Oppbyggingsfasen kort sammenlignet med vedlikeholdsfasen

Manuelt KS-system KS-systemet etableres med konsulenthjelp av bedriftens egen KS-koordinator strukturen basert på smarte katalog- og filnavn krever ryddighet, nøyaktighet og god hukommelse vanskelig å vedlikeholde nesten umulig å overlate til andre

«de pertentlige» klarer det i hvert fall en stund med god hjelp av en dyktig sekretær

«de mindre flinke» får problemer

«de smarte» kjøper et egnet verktøy

elektronisk kvalitetshåndbok dokumentene på elektronisk form arkivsystem / database versjonshåndtering distribusjonsstyring elektronisk distribusjon Hva karakteriserer en elektronisk kvalitetshåndbok ? alternativ til papirbasert / manuell distribusjon

Krav til verktøy brukervennlig og fleksibelt mulighet for oppbygging etter ulike strukturer ISO, IK-Mat, Egenkontroll, HMS, eller en fritt valgt struktur må kunne tilpasses eksisterende KS-systemer for systemansvarlig og for andre brukere ivareta behovene både i oppbyggingfasen være til støtte i strukturering av KS-systemet viktig med et fleksibelt verktøy vedlikeholdsfasen

ISO 9000 - struktur Egenkontroll Bedriftstilpasset struktur

god tekstbehandler maler for ulike dokumenttyper (instrukser, prosedyrer, reg.skjema, etc.) overensstemmelse mellom database og dokument mulighet for å beskytte dokumenter mot innsyn godkjenningsprosedyre for dokumenter

kryssreferanser eksterne referanser både styrte og ikke-styrte dokumenter (vedlegg)

dokumentsett for ulike formål ( emner, avdelinger, etc.) egen innholdsfortegnelse for de ulike dokumentsettene

Versjonshåndtering for dokumenter håndbøker

distribusjon av dokumenter hvem har fått hva, hvilken versjon etc. papirbasert elektronisk

frittstående PC’er eller nett flere brukerkategorier interface til E-mail mulighet for distribusjon over «Intranett» (html)

Elektronisk Kvalitetshåndbok utviklingen startet på Fiskeriforskning Datakvalitet AS ble etablert i jan. 1995 støtte fra NT-programmet EK i salg fra sommeren -95 flere ulike versjoner foreligger ca 40 systemer levert hittil