Saksgangen i tilsettingssaker v/Anke Regine Kise – 01.02.10

Ansettelsessak/rekruttering En ansettelsessak skal dokumentere ansettelsesprosessen og at: - lover og retningslinjer blir fulgt - ansettelsen følger formelle prosedyrer - ansettelsen kan begrunnes/forsvares - stillingen har et klart definert innhold - sikre innsyn i offentlige ansettelser.

Første punkt er å opprette en arkivsak i EDB Sak og Arkiv ESA Første punkt er å opprette en arkivsak i EDB Sak og Arkiv ESA. Dette er referansen i Visma Unique HRM. Dette skjer automatisk via Unique Ansatt når første søknad kommer inn elektronisk. Hver ansettelsessak defineres som èn arkivsak. Ansettelsessaken er forløperen til det som skal bli en personalmappe Innholdet i en ansettelsessak kan omfatte følgende:

Vedtak/korrespondanse om opprettelse av stilling – stillingsvurdering/kravspesifikasjon Stillingsannonse Søknader med vedlegg Bekreftelse for mottatte søknader (kvitteringsliste fra Unique) Søkerliste – utvidet og forenklet Innkalling til intervju Notater/vurderinger fra intervjuet

Uttale fra tillitsvalgte og evt. andre uttaleinstanser Referanser / konsulentvurderinger Innstilling/tilsettingsvedtak Uttalelser om innstillingen Tilsettingsbrev/stillingstilbud Bekreftelse/avslag fra søker som fikk tilbud Orientering til øvrige søkere om at stillingen er besatt Evt. klage på tilsettingen

Personalsaken oppstår når ansettelsessaken avsluttes Personalsaken oppstår når ansettelsessaken avsluttes. Når den foretrukne kandidaten har akseptert stillingen og tiltrådt, opprettes personalmappe og følgende overføres til den: Søknad med vedlegg Stillingstilbud Svar på stillingstilbudet Husk kopi av annonsen til personalmappen

Saksarkiv. Personalarkiv Arkivsak i emnebasert arkiv Saksarkiv Personalarkiv Arkivsak i emnebasert arkiv Arkivsak i objektarkivet Ansettelsessak: Personalmappe:   Utlysningstekst Kopi av annonsen  Søknaden (u.off. ofl §25) Søknaden (u.off. ofl §25)   Søkerliste   Foreløpig svar om mottatt søknad og eventuelt tidspunkt for avgjørelse (kvitteringsliste)   Eventuelle innkallinger til intervju Tilsettingsvedtak – innstilling Uttalelse fra tillitsvalgte   Brev til søkerne om resultatet Brev til søkeren om resultatet av tilsettingen av tilsettingen     Svarbrev fra søker   Svarbrev fra søker   

Bevaring / kassasjon av tilsettingssaker Følgende skal alltid bevares etter at dokumentasjon er overført personalmappe: annonse, søkerlister (utvidet), innstilling og søknader til de 2-3 øverste kategorier i organet. For Telemark fylkeskommune betyr det fylkesrådmannen og hans/hennes lederstab i tillegg til rektorene. Øvrige søknader og annen dokumentasjon som ikke har rettslig verdi kasseres etter 10 år. Vedlegg til søknader kan kasseres evt returneres når saken avsluttes.

Hvis en tilsetting allikevel ikke trår i kraft Hvis det har kommet så langt i ansettelsesprosessen at det er sendt ut tilbud og det er kommet aksept på det, og den som får jobben allikevel trekker seg før tiltredelsesdato – skal det ikke opprettes personalmappe. Alt blir liggende i ansettelsessaken. I slike tilfelle bør man bevare korrespondansen som sier noe om hvorfor det ikke ble noe av. Det samme gjelder stillinger man bestemmer seg for å opprette/lyse ut for deretter å trekke de tilbake