Prosjektleder: Liv Bente H. Friestad Ta styringen på Bedriftshelsetjenesten! - håndbok i økonomistyring Forfattere: Liv Bente H. Friestad og May-Linda Magnussen Rapport fra prosjektet: Bedriftshelsetjenesten i kommunene - optimal ressursbruk. En sammenlikning av BHT i 4 utvalgte kommuner. Prosjektleder: Liv Bente H. Friestad lbh.friestad@agderforskning.no

Bakgrunn og Formål I Klepp kommune stilte man seg følgende spørsmål: Står nytten av vår bedriftshelsetjeneste i forhold til kostnadene? Det viste seg at problemstillingen hadde allmenn interesse. 4 kommuner deltok i prosjekt med følgende formål:

Formål Å utvikle styringsdata slik at kommunene kunne bli i stand til å utforme en mer optimal BHT gjennom: 1 til 2 representanter fra hver kommune deltar i en arbeidsgruppe. Deltakerne tilegner seg kunnskap om omfang og kostnader knyttet til BHT i egen og andre kommuner. Deltakerne tilegner seg kunnskap om nytte/kvalitet knyttet til ulike modeller for BHT Det lages en håndbok for BHT i kommunene basert på kunnskaper og erfaringer fra prosjektarbeidet.

Styringsmessige utfordringer - bestillers side De ansatte etterspør mer av tjenesten enn det som er optimalt for kommunen De ansatte etterspør mindre av tjenesten enn det som er optimalt for kommunene De i kommunen som skal bestille tjenesten har ikke tilstrekkelig informasjon om omfang, kvalitet og effekt av tjenesten

Styringsmessige utfordringer - leverandørs side Ved internt organisert BHT: X-ineffektivitet i produksjonen kan forekomme. Det vil si at kostnadene er høyere enn en teoretisk minimumskostnad for eksempel som følge av manglende konkurranse og/eller opportunistisk adferd. Ved eksternt organisert BHT. X-ineffektivitet kan forekomme. Bedriften tar ut informasjonsrente. Det vil si høyere pris grunnet informasjonsasymmetri mellomleverandør og bestiller.

Betingelse for optimalitet: Innenfor et gitt budsjett gjelder at man har en optimal fordeling av budsjettet mellom deltjenestene når nytten av siste krone er lik for alle deltjenester. For en optimal utforming av BHT må man ha kunnskaper om: Hvilke deltjenester inngår i BHT og i hvilket omfang Grensekostnader (Kostnadsendring ved en enhet mengdeøkning.) Grensenytte (Nyttendring ved en enhet mengdeøkning.)

Praktisk tilnærming Hva er deltjenestene Kostnadsanalysen: Hvordan måle deltjenestene? Hva påvirker kostnadene? Grensekostnader. Total og gjennomsnittskostnader.. Informasjon om nytten, mulige metoder: Forskning om effekt av ulike deltjenester. Målestokk for å vurdere kvalitet (”God BHT”) Indikatorer/nøkkeltall for arbeidsmiljø Spørreskjemaunde Praktisk tilnærming rsøkelser blant de ansatte Intervjuer/samtaler med ansatte Fokusgrupper. Samtale med en gruppe ansatte og/eller ledere

Trinn på veien mot en mer optimal bedriftshelsetjeneste: A Skaffe oversikt over bedriftshelsetjenestens innhold, omfang og kostnad Lage en liste over deltjenestene som inngår i BHT. Omfang av deltjenestene, hvordan telle/måle dem? Fordel kostnader til de ulike deltjenester, beregn gjennomsnittskostnader og evt. grensekostnader. Innhent informasjon om nytte og hvordan nytten forventes endret dersom omfanget av deltjenesten endres.

B - Om oppfølging av ekstern eller intern bedriftshelsetjeneste: Sørg for at avtalen med ekstern eller intern BHT-leverandør er spesifisert med hensyn til omfang, kostnader og kvalitet for de ulike deltjenester. Avtal jevnlig tilbakemelding om hva som er levert av bedriftshelsetjenester og i hvilket omfang. Kontroller at dette stemmer. Innfør jevnlig intern vurdering av kostnader og nytte av de ulike deltjenester og bedriftshelsetjenesten som helhet.

C - Ved inngåelse av avtale ved ekstern BHT leverandør bør/kan avtalen i tillegg inneholde: Hvor lenge avtalen gjelder. Hvordan man eventuelt skal håndtere en situasjon hvor en av partene ønsker å gå ut av avtalen. Pris per time, rapport, kurs, og lignende. Total ramme for avtalen. Hva som er innenfor rammen og hva som eventuelt kommer i tillegg. Hvordan en eventuelt prisjustering skal skje. Hvilke typer personell som skal utføre bedriftshelsetjenestene i kommunen. Hvilke deltjenester som skal leveres og i hvilket omfang. Hvordan tilbakemelding skal skje og når.