© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 1 Hovedanalyser Ole Jørgen Klaussen Candidatus mercatorius Epost :

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 2 Hva er plan for forvaltningsrevisjon? Hva er hovedanalyse? Hvordan kan en analyse foretas ? Bruk av teoretiske verktøy i analysemodeller Utrekking av nøkkeltall Tema

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 3 Hva er en plan for forvaltningsrevisjon? Bestemmelser gitt i forskrifter til kommuneloven Teoretisk innfallsvinkel til vurderinger på vesentlighet og risiko Økonomiske analyser av en kommune, for å avdekke avvik som kan danne grunnlag for forvaltningsrevisjon Anbefalinger på områder som ansees som særs vesentlige Plan for forvaltningsrevisjon er IKKE revisjon Forskrift om kontrollutvalg § 10

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 4 § 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkesk. Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 5 Hovedanalyse skal danne grunnlag for en hovedplan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg § 10, 2 ledd. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Hovedanalysen er ikke definert som revisjon, men skal Identifisere BEHOVET for forvaltningsrevisjon !

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 6 § 7. Forvaltningsrevisjonens innhold Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om : a)forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkesk.

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 7 Hvilken risiko vurderes? Revisors risikovurderinger dreier seg om risiko for brudd på en av revisjonsmålsettingene, altså fare for: feil og mangler i regnskapet svikt i den interne kontrollen disposisjoner samsvarer ikke med lover/bestemmelser evt: vedtak blir ikke etterlevd/ iverksatt Den generelle vurderingen baseres på: generelle kunnskaper (kunnskapsinnsamlingen) den analytiske kontrollen erfaringer fra tidligere år Risikovurderinger

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 8 Vesentligheten vurderes ikke bare ut fra tallmessige verdier, men vil bl.a. bli påvirket av lovgivning, pålegg fra overordnede myndigheter og allmenne interesser. Beslutningstakere i offentlig sektor legger betydelig vekt på budsjetter, økonomiplaner og andre plandokumenter i den strategiske styringen. Feil og mangler som samlet fører til at det skapes et åpenbart uriktig inntrykk av den offentlige virksomhetens stilling, likviditet eller resultater, anses derfor alltid som vesentlige. Vesentlighet

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 9 De totale vurderingene av nøkkelverdier i de kommunale budsjetter/regnskaper er vurdert ut fra risiko og vesentlighet. Der man finner vesentlige avvik ut fra en forventet verdi, så tillegges dette en mulighet for at det finnes en risiko for at ressursene ikke utnyttes slik som kommunestyret har forutsatt. Forventet verdi, settes til at kommunen innenfor de enkelte områder og sektorer ikke bør avvike spesielt fra de verdier som andre, og sammenlignbare kommuner, kan vise til. Totale vurderinger

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 10 Hvem er mottaker og leser? Hovedplan for forvaltningsrevisjon skal utarbeides av kontrollutvalget. Planen skal vedtas av kommunestyret selv! (jfr forskrift), og baseres på en overordnet analyse av den kommunale virksomhet. Saksbehandlingen og analysene må rettes mot kommunestyret, og være gjort på et nivå hvor kommunestyret kan nyttiggjøre seg den informasjon som fremkommer.

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 11 Kommunestyrets informasjonsbehov vil danne grunnlag for hvordan man vinkler analysene Følger den kommunale drift de prioriteringer som kommunestyret har forutsatt? Følger den kommunale drift de lover, forskrifter, bestemmelser og styringssignaler som er kommet fra sentralt politisk nivå ? Er den kommunale drift effektiv og utnyttes ressursene på en best mulig måte ? Gir den kommunale tjenesteproduksjon den forventede kvalitet og volum, slik kommunestyret ønsker. Får kommunestyret tilstrekkelig og konkret nok informasjon til at de kan gjøre de riktige prioriteringene? Flere momenter ??

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 12 Politisk detaljstyring av ressurser og innsatsfaktorer Kommunen som bestiller Av kvalitet, volum Kommunal styring og ledelse Transformasjonsmodellen Med kommunale råd og utvalg, og behov for omfattende saksbehandling på kontroll og styring Politikere i rollen som som profesjonelt styremedlem og kritisk ombud. Med behov for omfattende behovvurdering og kvalitetskontroll Tradisjonell styringsmodellKvalitetsstyring

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 13 Produksjonsenheter med faglig ansvar og resultat ansvar Et finansielt regnskap og budsjett måler ikke den interne aktiviteten. Resultatet kan bli at ved hvert forsøk på effektivisering, så øker Intern aktivitet, og administrasjonskostnadene Administrativ ledelse Regnskap, Lønn og personal Bygg og teknikk Kontorstøtte og drift Interne støttefunksjoner Faglig ansvar Serviceleveranse Aktivitetsmatrise Kundebehandling Interne aktiviteter Interne aktiviteter = skjulte kostnader

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 14 Informasjonsbehov før man lager en analyse : Nøkkeltallsanalyser kan lages med bakgrunn i KOSTRA data fra SSB Ved valg av nøkkeltall, må man finne tall som fyller flere krav: 1.Må være nøytrale sammenlignbare mellom kommuner 2.Må være politisk aktuelle, og gi grunnlag for forståelse av politiske prioriteringer 3.Være brukt på samme måte, eller sammenlignbar måte av hva som ellers brukes fra andre instanser. Slike instanser kan være massemedia og SSB, men spesielt fra Storting, dept, fylkesmann etc.

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 15 Aktuelle nøkkeltall, eksempler: Utgift omregnet pr innbygger Utgift omregnet pr innbygger i målgruppe %Vise andeler mellom : Sektorer Tjenester Finansiell status osv

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 16 Undervisning : utgift undervisning pr. innbygger 6-16 år Pleie, Rehab, omsorg : Utgift pr innbygger over 67 år, fordelt på 3 hovedområder : Aktivisering Åpen omsorg Omsorg i institusjon Eksempler på nøkkeltall, tjenesteproduksjon:

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 17 Eksempler på nøkkeltall, drift : Sum inntekter pr innbygger, statlige og lokale Sum utgifter pr innbygger Administrasjonsutgifter pr innbygger Utgifter til helse pr innbygger Utgifter kultur pr innbygger Utgifter kommunale bibliotek pr innbygger Utgifter bibliotekbuss (bokbuss) pr utlånte enhet Utgifter bokbuss Antall utlån = utgift pr utlånte enhet

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 18 Gjeld pr innbygger Finansutgifter pr innbygger Personalutgifter pr innbygger ( lønn + sos.kostnader) Personalutgifter i %-vis andel av det totale utgifts- budsjett/regnskap Netto arbeidskapital i %-vis av driftsinntekter Netto arbeidskapital defineres som : Sum omløpsmidler - Fond (eksklusive disposisjonsfond) - Ubrukte lånemidler - Kortsiktig gjeld = Arbeidskapitalens driftsdel (netto arbeidskapital) Finansielle nøkkeltall

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 19 Politiske vurderinger som ligger til grunn for en bevist satsning på enkelte tjenesteområder eller sektorer vil fremkomme som avvik i de statistiske analysene I slike tilfeller er det svært viktig at denne vurderingen er prisfastsatt, og at de bevilgende myndigheter er konkret bevist på hvilke økonomiske konsekvenser de politiske prioriteringene gir. Når avvik kan påvises, vil en forvaltningsrevisjon bidra til innsyn i om avvik fremkommer, pga. eller på tross av, politiske vedtak. Politiske prioriteringer og beviste satsingsområder kan fremkomme som avvik

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 20 Økonomiske analyser Tatt utgangspunkt i kommunenes egne regnskapstall, som er rapportert inn til SSB via KOSTRA, og presentert fra SSB på Sammenligne (benchmarke) kommune mot alle kommuner i Norge, og lagt vekt på : Andre kommuner av samme størrelse Andre kommuner med samme funksjoner/næringsliv Kommuner i egen landsdel og eget fylke Nabokommuner

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde Personalutgifter - Hedmark fylke Personalutgiftenes andel av totale utgifter gir et mål på hvor anstrengt kommunens økonomi er. ”ostehøvelsparing” medfører gjerne en høy %vis andel personalutgifter. Lønn+sos.kostn Totate utgifter

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 22 Personalutgifter Oppland 2003

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 23 Hedmark, Netto arbeidskapital Kommunen s likvide situasjon avspeiles i netto arbeids- kapital Normalt bør denne være minst +5%

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 24 Arbeidskapital, Oppland 2003 Etnedal og Gjøvik mangler rapportering

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde Grunnskolen pr elev

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde Administrasjonsutgifter pr innbygger

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde Økonomisk sosialhjelp pr innbygger Økonomisk sosialhjelp pr innbygger i kommunen Det har allerede blitt gjennomført en forvaltnings revisjon av sosial- tjenestene. Dette prosjektet bør følges videre

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 28 Kommunestyret ?? Omsorgslønn Amb. vaktmester Hjemmehjelp Sykepleier Hjelpepleier Ergoterapaut Fysioterapaut Fra institusjon til hjemmebasert omsorg

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 29 Hovedaktører1. prioritet2. prioritet3.prioritet PolitikereEffektivitetRettferdKvantitet ByråkraterForvaltningØkonomistyrin g Kvantitet ØkonomerØkonomistyrin g Effektivitetkvalitet PasienterKvalitetTrygghetForvaltning SykepleiereFaglig autonomi KvalitetForvaltning LegerFaglig autonomi KvalitetSpesialisering Principal – Agent teori er grunnlag for tabellen. En asymetrisk informasjon og innsyn, hvor aktørene prioriterer på egen nytteverdi kan tilsi at ikke de riktige avgjørelsene fattes. Hvem prioriterer hva ? Med utgangspunkt i PRO – sektor:

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde – Pleie og omsorg pr innbygger over 67 år Omregnet med henhold til folketall over 67 år, utgjør differansen mellom Grue og Elverum kr

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 31 PRO – Oppland 2003 Utgift pr eldre >67 år

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde Oppdal, utgifter til omsorg pr innb >67år Dovre kommune kommer fram som den som bruker minst ressurser. Omregnet med hensyn til innbyggertall fremkommer da en totaldifferanse i høyre kolonne.

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 33 Prising av produkter og tjenester Nedleggelse av produkter og tjenester Utvikling og introduksjon av nye produkter/tjenester Fokusere på ledig kapasitet, ev. overkapasitet Fokus på reduksjon av kostnader, effektivisering og optimalisering av produktmix. Gi beslutningsgrunnlag for politiske beslutninger og prioriteringer. Hvordan bruke ABC?

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 34 ABC – analyse Hva finner vi ? En ABC analyse vil kunne avsløre at organisasjonen har skjulte hindre Hvor fleksible er tjenestene? I hvilken grad er brukerne med på å bestemme de tjenestene de skal ha?

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 35 ABC - analyse Kartlegge produkter og innsatsfaktorer Kartlegge kontaktpunkter mot konsumenter Kartlegge beslutningsveier og hierarkier Avgrense produktområdet Kartlegge den interne aktivitet og produksjon

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 36 ABC -analyse, aktivitet: Behandling av faktura (bilag) Enkeltaktivitet knyttet til faktura - bilagshåndteringTid Postmottak, registrering, kopiering, fordeling (scanning)15 min Arkivering, omdele2 min Kontroll, godkjenning, kontering, attestering, og anvisning15 min Retur til regnskapskontor - omdele4 min Sortere registrere, og ev. purringer internt og eksternt10 min Kontroll, registrering, og arkivering av bilag6 min Kontroll for betaling2 min Sum medgått tid54 min AktivitetskostnaderPris Arbeidstid 54 minutter a timepris kr 400,- (inkluderer kontorutgifter)Kr 360,- Intern distribusjon, porto, konvolutter, etcKr 5,- Arkiveringsplass, arkivkostnader, kostnad pr. bilagKr 10,- Purregebyrer, andre behandlingsgebyrer snittpris pr fakturaKr 30,- Sum kostnader ved aktivitet ”BEHANDLING AV FAKTURA/BILAG” Kr 405,- ER dette et godt argument for omfattende intern-fakturering?

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 37 Vurderinger på områder som bør gjennomgås I flere av tjenesteområdene er registrert relativt store avvik, ut fra det som kan regnes som en forventet verdi, ut fra sammenlignbare kommuner. Ut fra forskrift om revisjon skal man i forvaltningsrevisjon vurdere : § 7. Forvaltningsrevisjonens innhold Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om : a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området,

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 38 Anbefalinger for 2005 Slik vi la de fram for en kommune Følgene områder kan anbefales som gjenstand for forvaltningsrevisjon : Fokus på kommunens negative likviditet, med hensyn til økonomistyring og rapporteringsrutiner, Samt gjennomgang av ressursbruk i administrasjon. Gjennomgang av tjenestene innen Pleie, Rehabilitering og Omsorg, med hensyn til om ressursbruken er effektivt utnyttet. Oppfølging av tidligere prosjekt ved sosialtjenestene

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 39 På grunn av at dette er nye måter å arbeide på, vil det være vesentlig å kunne høste erfaringer underveis. Det vil derfor sterkt anbefales at en hovedanalyse og hovedplan for forvaltningsrevisjon gjøres til en årlig gjennomgang, som gjennomføres hver høst, og med framlegg for kommunestyret før årets avslutning. Dvs budsjettmøte før jul. Når gjør vi jobben ?

© Ole Jørgen Klaussen OJK Lysbilde 40 Spørsmål og kommentarer ?