Uttrekksmetode og verktøy Demonstrasjon av DEX Kontaktkonferansen 2008, Bodø

Hallgeir Olsen Kenneth Knutsen Presentasjon

Presentasjon av Sysco AS 2008

Om Sysco -Etablert i ansatte i dag, nye på vei -Hovedkontor i Norheim Næringspark, Karmsund -Etablert i Stavanger i Driver med: - Konsulentvirksomhet - Programvareutvikling - Drift -Status som ”Certified Oracle Partner” -Selskapet eies av ansatte og Firmament AS Presentasjon av Sysco AS

Styret - Bjarne Hareide (formann) Landeandcompany AS - Arne FerkingstadSysco AS - Thorhild WidveyTidl. olje- og energiminister - Ståle KarlsenAdm. Dir. Hydal AS - Espen UlvinFirmament AS - Christian SyverstadFirmament AS Presentasjon av Sysco AS

Vår visjon Vi skaper gode historier! Presentasjon av Sysco AS

Arkivloven Alle datasystem som avsluttes etter 1/1 99 i off. sektor, skal avleveres. Arkivforskriften: § 5-1. Arkivdepot og avleveringsplikt Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldrearkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot Sysco AS

Lover FOR nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Kap VIII omhandler elektronisk materiale: HVA skal avleveres? NÅR? HVORDAN (struktur og formater)? HVILKE medium? Sysco AS

Avlevering Sysco AS HVA som skal avleveres / gjøres uttrekk fra er bestemt i lovs form her må praktiske hensyn også telle NÅR uttrekket skal skje er bestemt av flere faktorer type system / lovverk i forhold til type tilstand på maskin- og programvare økonomi administrative og juridiske behov HVORDAN har Riksarkivet skissert flere løsninger på, når det gjelder: strukturen på uttrekket format på avleveringen HVILKE media? flere muligheter

Hva skal det tas uttrekk av? Sysco AS Går et system ut av administrativ bruk uten at datainnholdet flyttes til et nytt system (i sin helhet) eller virksomheten opphører, skal det foretas en samlet avlevering Arkivversjoner fra registre som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres senest når organets konsesjon opphører. Fra elektroniske journal- og arkivsystemer skal en arkivversjon deponeres straks en arkivperiode er avsluttet (normalt 4 år) Avlevering av elektronisk arkivmateriale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-systemer, ikke IT-systemene i seg selv.

Hvorfor DEX? Sysco AS Mange gode grunner for å gjøre uttrekk: Juridiske grunner – loven sier klart av vi MÅ Økonomiske grunner Administrative grunner Rettsikkerhet Kulturvern

Behov og Status Sysco AS B ehov: Vindafjord kommune – 80 systemer Tysvær kommune – 120 systemer Status: Kommuner og fylkeskommuner Statlig sektor Hvorfor er status som den er?

Erfaringer Sysco AS Noen tanker etter 15 års erfaring inne feltet dokumenthåndtering og elektroniske arkiver ”alle” arkiver er i dag elektroniske % av all post sendes elektronisk IT og Arkiv har smeltet sammen IT-systemer inneholder store mengder kritiske data som aldri blir tatt ut på papir Kritiske data = data som har eller kan få betydning for økonomiske, administrative, politiske eller juridiske forhold

DEX Sysco AS DEX bør være en del av den daglige informasjonsforvaltningen Fem steg leder brukeren til et komplett uttrekk i henhold til Riksarkivets regler: 1.Brukeren velger system og logger på 2.Brukeren velger så hvilke tabeller som skal inngå 3.Det blir spesifisert om fulltekstdokumenter skal være med 4.DEX konverterer IT-systemets tabelldata til XML filer og tilhørende dokumenter til godkjent langtidslagringsformat 5.DEX legger uttrekket på rett struktur i forhold til norske forskrifter, og alt er klart til avlevering.

Demo… Sysco AS

Priser Differensiert prismodell Eksempel fra kommunesektoren 1.Fast årlig avgift basert på folketall: – kr ,- – kr ,- –> innb. => kr ,- 2.Størrelse på den enkelte database: – kr ,- – kr ,- –> 2,0 Gb=>etter avtale