Tilbyderkonferanse Anskaffelsesprosess – produksjon og levering av blanketter Ref

Side 2Produksjon og levering av blanketter Side 2 Formålet med tilbyderkonferansen Gi bedre forståelse for anskaffelsen gjennom å presentere / gå gjennom konkurransegrunnlaget PDMT ønsker gjennom tilbyderkonferansen å bidra til at tilbyderne klarer å levere tilbud som formelt sett er i henhold til det vi har bedt om i konkurransegrunnlaget, men påpeker at det er tilbyderne som bærer risikoen for å innlevere den dokumentasjonen oppdragsgiver etterspør, og at tilbudene er klare og korrekt utformet. Ved spørsmål til konkurransegrunnlaget, noter dem ned og send dem til oppdragsgivers kontaktperson innen

Side 3Produksjon og levering av blanketter Side 3 Agenda Gjennomgang konkurransegrunnlaget Administrative bestemmelser Tilbudsskjema Kontraktsvilkår / rammeavtale Kravspesifikasjonen Prisskjemaet Forbeholdskjemaet Utlevering av blanketter / vareprøver

Side 4Produksjon og levering av blanketter Side 4 Konkurransegrunnlaget Konkurransen gjelder: Diverse blanketter, jf. Vedlegg A, A1 og B PDMT gjennomfører anskaffelsen på vegne av: Politi- og lensmannsetaten Anskaffelsen gjennomføres ved åpen anbudskonkurranse, som betyr at dokumentasjon vedrørende kvalifisering og tilbud skal innsendes samtidig. Alle får èn mulighet (ikke forhandling).

Side 5Produksjon og levering av blanketter Side 5 Konkurransegrunnlaget, fortsetter Konkurransegrunnlaget består av følgende deler: Administrative bestemmelser (sier noe om hvordan anskaffelsen gjennomføres, prosesser og frister) Tilbudsskjema (sjekkliste som fylles ut og signeres av tilbyder) Kontraktsvilkår / rammeavtale (kundens krav) Kravspesifikasjon (kundens krav) Prisvedlegg (fylles ut av tilbyder) Forbehold (fylles eventuelt ut av tilbyder) I tillegg: annen dokumentasjon fra tilbyder og endringskatalog På forsiden av rammeavtalen og i konkurransegrunnlagets administrative del pkt. 2 fremkommer hvilke vedlegg som vil utgjøre dokumentene i kontrakten.

Side 6Produksjon og levering av blanketter Side 6 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Kvalifikasjonskravene: Minstekrav som stilles til tilbyderne (sier noe om evnen til å oppfylle ev. kontrakt) Skal evalueres før tilbudene evalueres Tilbydere som ikke dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene anses ikke kvalifisert til å delta i konkurransen, og vil ikke få sitt tilbud evaluert (blir avvist). Husk at all påkrevd dokumentasjon SKAL foreligge innen tilbudsfrist, og sendes sammen med tilbudet. For oppdragsgiver er det kun tillatt å etterspørre offentlig tilgjengelige dokumenter som skatteattester, HMS-egenerklæring og firmaattest. Det er ikke lov å etterspørre dokumenter som ikke foreligger ved tilbudsfrist, og adgangen til å utdype dokumentasjon som foreligger er også begrenset.

Side 7Produksjon og levering av blanketter Side 7 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tilbudsinnlevering Tilbudsfrist er 15. januar 2014 kl 09:00. Husk å merke forsendelsen: «Tilbud – produksjon og levering av blanketter, referansenr », hvis ikke vil tilbudet bli avvist. Tilbudet leveres direkte eller oversendes til: Politiets data- og materielltjeneste, v/ Gudrun Sangnæs, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e- post). Husk at tilbudsskjemaet skal fylles ut og signeres. Bruk avkryssingsskjemaet for å sjekke at all dokumentasjon er vedlagt tilbudet. Èn ringperm med kvalifiseringsdokumenter. Èn ringpermer med tilbudsdokumenter. Ett elektronisk eksemplar – minnepinne. Utleverte blanketter / vareprøver returneres. Se konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser pkt. 6.

Side 8Produksjon og levering av blanketter Side 8 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tildelingskriterier Laveste pris

Side 9 Kontraktsvilkårene / rammeavtalen Tilbyder må sette seg inn i kontraktsvilkårene. Produksjon og levering av blanketter

Side 10 Vedlegg A Kravspesifikasjon Må leses nøye og besvares i henhold til hvordan kravet skal verifiseres. Tilbyder skal fylle ut kolonne ”BEKREFTELSE” på en måte som sannsynliggjør at kravet er oppfylt og hvordan(der det er påkrevd) Ved plassmangel skal beskrivelse/dokumentasjon gis i Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder. Det skal gis tydelige referanser som henviser til kravnummer. Tilbud som ikke oppfyller minstekravene i kravspesifikasjonen, vil ikke bli evaluert opp mot tildelingskriterier (blir avvist). Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten Side 10 Produksjon og levering av blanketter

Side 11 Vedlegg B Prisskjema Informasjon som fremkommer i dette dokumentet benyttes for å evaluere tildelingskriterium ”laveste pris” Alle gule celler i arket skal fylles ut! Side 11 Produksjon og levering av blanketter

Side 12 Forbehold Tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jf. FoA § første ledd bokstav d, skal avvises. Dette fordi vesentlige forbehold kan gi tilbyder en konkurransefordel, og medføre at tilbudet blir vanskelig å sammenligne med de øvrige. Hvilke forbehold som anses som ”vesentlige”, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Dersom forbeholdet medfører en risiko for at tilbyder får en konkurransefordel, er forbeholdet vesentlig og tilbudet må avvises. Dersom tilbyder har tatt flere forbehold som isolert sett ikke anses som vesentlige, kan forbeholdene samlet sett medføre at tilbudet må avvises. (Vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen faller inn under FoA §20-13 første ledd bokstav e.) Produksjon og levering av blanketter

Side 13 Konkurransegrunnlagets dokumenter: Administrative bestemmelser.doc Vedlegg 1 Tilbudsskjema.doc Kontraktsvilkår.doc Vedlegg A Kravspesifikasjon.doc Vedlegg A1 Beskrivelse med mer.xls Vedlegg B Priser.xls Vedlegg C Forbehold.doc Vedlegg D Annen dokumentasjon.docVedlegg D Annen dokumentasjon.doc og Vedlegg E Endringskatalog.docVedlegg E Endringskatalog.doc Produksjon og levering av blanketter

Side 14 Utlevering av blanketter / vareprøver. Ved eventuell motstrid mellom dette dokumentet og konkurransegrunnlaget, er det konkurransegrunnlaget som gjelder. Husk å sende eventuelle spørsmål til med kopi til innen Takk for at dere kom, vel hjem og GOD JUL & GODT NYTT ÅR! Produksjon og levering av blanketter