IT-strategi v/ Arild Sandnes

Strategihierarki IT Nasjonale mål (eNorge) Nasjonale mål for kommunesektoren (eKommune ) Regionale mål (Knutepunkt Sørlandet) Lokale mål (den enkelte kommune i Knutepunkt Sørlandet)

Sammenhengen mål / tiltak Mål –Tilstand (at vi har fått felles økonomisystem) –Felles brukerstøtte Tiltak –Prosjekt for å utrede forutsetninger for felles økonomisystem (teknologisk, organisatorisk, økonomisk) –Etablert en infrastruktur som muliggjør felles økonomisystem –Anskaffelse / installasjon / opplæring / konvertering til nytt økonomisystem ++ –Organisasjonsprosess for å etablere felles brukerstøtte

Behandling av strategidok. En har tenkt seg følgende operasjonalisering av IT- strategidokumentet: –Målene er fastlagt for perioden –Tiltakene iverksettes i den rekkefølge og det tempo som kommunenes økonomi tillater. Det forutsettes at det utarbeides kost/nytte analyser for hvert tiltak.

Hva med ting som dukker opp i planperioden ? Med den utviklingen det er på IT- området er det naturlig at IT- strategien gir rom for å sette inn nye tiltak – derfor bør det være en årlig revisjon av tiltaksplanen.

Hvilke mål og tiltak hører hjemme i et IT- strategidokument? Både eNorge og eKommune , har elementer som berører både teknologi, organisasjon og tjenestemottakere. Det betyr at vi i vårt arbeid med IT- strategi for Knutepunkt Sørlandet har tenkt strategisk også utover det teknologiske.

Utfordringer ? Har vært mange (bl.a. tolkning av styrende vedtak i KnpS) Vi kommer fra 7 ulike bedriftskulturer Å være stor medfører ofte et ”unødvendig” byråkrati, og det er blir ikke enklere at vi er 7 selvstendige virksomheter. Vi har prøvd å gjøre målene konkrete (og målbare) Tiltakene tenkes organisert som delprosjekter.

IT-strategi (0) Følgende modell beskriver sammenheng mellom investering og gevinst. Den beskriver med enkle streker hvor og når gevinster tas ut og hva som må være på plass før jakten begynner:

IT-strategi (1) Innledes med forutsetninger Om felles IT-plattform og hvorfor. Finansiering av felles IT-plattform Mål og tiltak, oppfølging av nasjonale krav. Mål og tiltak som støtter opp om KnpS

IT-strategi (2) 5 hovedområder: –Digitale tjenester –Digital forvaltning –Infrastruktur og standardisering –IKT og lokaldemokrati –Planlegging og styring

IT-strategi (3) Alle områdene er viktige, fordi de forteller om mål og tiltak for å møte fremtiden og nødvendige å ta med som forutsetninger når det skal bygges en felles IT-plattform i KnpS. Men det finnes også andre minst like viktige forutsetninger når felles IT- plattform skal etableres – de IT- systemer og den infrastruktur som den enkelte kommune allerede har.

IT-strategi (4) En felles IT-plattform må totalt sett gi et bedre ”IT-tilbud” for KnpS, enn summen av det kommunene har i dag. Det tror vi at denne strategien gir mulighet til. Men det må trolig ”svelges noen kameler” og ”begraves noen babyer”, og det vil kreves noen investeringer.

IT-strategi (5) Hva er ”kameler” og ”babyer”? –At noen av oss må skifte IT-system eller rutine, kanskje til noe som oppfattes som dårligere enn det man har i dag, men som gir best totaløkonomi for KnpS. –At noen må skifte arbeidssted. –Det er her at Arbeidsgivernettverket har en viktig rolle - endringsledelse!

Endringsledelse ” Endringsledelse i IT-prosjekter er virksomhetens evne til å omsette strategiske beslutninger fra ideer til realiserte prosjekter. Det handler om å overvinne motstand i organisasjonen, og skape de rette betingelser for endring hos medarbeidere. Dette legger grunnlag for organisatoriske endringer slik at virksomheten oppnår de ønskede resultater” (Rambøll Management ”IT i praksis 2006”)

Endring gir resultater: Undersøkelsen IT i praksis 2006 viser at det er en klar sammenheng mellom virksomhetens evne til å gjennomføre de nødvendige organisatoriske endringer, parallelt med innføring av IT-løsningen, og de effekter man oppnår som følge av en slik implementering. Endringsarbeid er ressurskrevende, både i form av arbeidsinnsats og direkte kostnader. Men undersøkelsen viser at det å la være å gjøre endringer i høyeste grad også har en kostnadsside i form av urealisert gevinstpotensialet.

Det skremmende er at ved å unnlate å utfordre dagens organisasjon og fortsette med de velkjente arbeidsmetodene og arbeidsfordelingene, unngår problemer og hindringer under implementeringen. Problemene dukker imidlertid opp når systemet er satt i daglig drift. Brukerne opplever da at systemet ikke støtter deres arbeidsprosesser, de har ikke nødvendig kompetanse, og alt var stort sett bedre før.

Eksisterende strukturer utfordres Virksomheter som oppnår de største gevinstene ved implementering av IT-systemer må overkomme en rekke barrierer og problemer. Det er imidlertid ingen direkte sammenheng mellom opplevde problemer og virksomhetens resultater. Problemene er bare forskjellige. Lederne i de virksomhetene som oppnår gevinster har både vilje og mot til å utfordre organisasjonens nåværende strukturer, arbeidsprosesser og verdier. Det er også en slik vilje til å utfordre og endre dagens organisasjon, når endringen er gjennomført, som fører til at virksomheten oppnår de positive resultatene.

IT-strategi (6) Konkret: –Utstyr og IT-systemer samles i ett felles driftsmiljø –IT-personell i kommunene organiseres som en IT-enhet –IT-systemer samordnes, dvs. å samles om felles IT-systemer for de ulike fagområdene.

IT-strategi (7) Hva oppnår KnpS kommunene? –Totalt sett rimeligere IT-drift –At det vil være mulig å etablere felles støttetjenester for kommunene. –Samarbeid betyr at ressurser samles, konsentreres, og at det blir rom for å dekke mer krevende oppgaver innen samme arbeidsfelt. –Kompetanse utvikles, dyktige medarbeidere rekrutteres, og kvaliteten sikres i takt med voksende krav. –Samarbeid kan gi bedre arbeidsplasser og større muligheter for de ansatte.

IT-strategi (8) Hvis strategien gjennomføres vil den kunne bringe KnpS helt i teten i Norge på samarbeid.

Kommunenes vanligste motiver for IT-samarbeid er: (IKT-samarbeid mellom kommuner, Kommunenes Sentralforbund 2006) –Direkte økonomiske besparelser av samordning og stordrift –Bedre evne til å oppfylle lovpålagte krav –IT-samordning gir nye muligheter innen tjenesteområdene –Enklere rekruttering av IT-personell til et større IT-driftsmiljø.

Kommunene trenger robuste IT-tjenester. Effektivitetskravene innen pleie og omsorg, helse og sosial og teknisk sektor fordrer mer IT. De IT-ansatte må tilby profesjonelle tjenester etter hvert som teknologien blir mer ”forretningskritisk” og brukernes forventninger vokser. Døgnåpen tilgang til innholdsrike portaltjenester krever sikker infrastruktur og robuste IT-løsninger. Særlig for små kommuner kan dette være vanskelig å innfri. Samarbeid mellom kommuner gir profesjonalitet, leveringsevne og stordriftsfordeler. (KS: IKT-sanarbeid mellom kommuner – en veileder)

Gevinstene: Reduserte kostnader for kommunikasjon og internettaksess Større innkjøpsvolumer gir rimeligere utstyr og programvare Reduserte løpende drifts- og vedlikeholdskostnader Mer profesjonalitet, bedre driftskvalitet og – stabilitet Felles avtaler reduserer kostnader for eksterne tjenester Mulighet for å tilby utvidede driftstjenester utenom arbeidstid Mindre kompleksitet; mer effektiv bruk av IT-personellressurser Bedre utnyttelse av eksisterende IT-faglig kompetanse Enklere å imøtekomme behov for spesielt krevende IT-systemer Større IT-miljø – enklere å rekruttere kvalifiserte medarbeidere IT-driftsoppgaver formaliseres og dokumenteres, slik at de senere lettere kan vurderes å outsourcet Muligheter for arbeidsdeling og spesialisering på ulike tjenesteområder (lønn, regnskap, skatt osv.) gir effektivitet og muliggjør omprioritering og frigjøring av ressurser Bedre og flere digitale tjenester til innbyggere og næringsliv ( KS: IKT-sanarbeid mellom kommuner – en veileder)

Milepælsplan 1.Det etableres felles datanett mellom KpnS kommunene i Innen april 2007 utarbeides en samordningsplan for IT- systemene som grunnlag for budsjettering og implementeringsrekkefølge i planperioden 3.Det etableres en felles IT-plattform i KnpS i 2007, datanett, sikkerhetssystemer, servere og driftsrutiner. 4.Det forhandles med leverandørene om å utvide bruksområdet for systemer slik at disse kan bli tilgjengelige i hele knutepunktet. 5.Innen utgangen av 2008 skal felles elevnett inkl. felles programvaretilbud være etablert. 6.Innen utgangen av 2008 skal alle kommunene kjøre felles økonomi og personalforvaltning. 7.Innen utgangen av 2009 skal alle kommunene kjøre felles sak/arkiv løsning, inkl. digitale tjenester.

Finansiering og driftutgifter Innenfor de prosjektmidler som er stilt til rådighet i KnpS, pluss de midler den enkelte kommune har avsatt i budsjettet for 2007 til oppgradering og kapsitetsøkning ol. kan trinn 1 i milepælsplanen gjennomføres Samordning av IT-systemer, dvs. trinn 2 til 4 gjennomføres etter felleskapsmodellen for fordeling av engangskostnader. Driftsutgifter fordeles etter modellen for prising som er skissert i vedlegget til IT-strategien ”PC-driftsavgiften og prising av tjenester i Knutepunkt Sørlandet”.

Lykke til !