Tilbyderkonferanse tirsdag14. april kl Åpen anbudskonkurranse EØS Rammeavtale matvarer

Agenda Innledning Historikk og konkurranseform Mercell Gjennomgang av konkurransedokumentene Praktiske råd Planlagt framdrift Spørsmål

Innledning Rammeavtale på kjøp av matvarer til barnehager, SFO, skoler, avlastnings – og barneboliger og noen enheter innenfor Etat for psykisk helse og rustjenester. Bergen kommune har i denne anskaffelsen et særlig fokus på et sunt kosthold for barn og unge, og produktspekteret gjenspeiler dette. Det er tatt utgangspunkt i gjeldene nasjonale retningslinjer for barnehage og skolemåltidet.

Historikk og konkurranseform Konkurransen ble forrige gang utlyst (år 2011) som reservert kontrakt. Erfaringen fra den gang var at konkurransen ble begrenset og derfor ønsker Bergen kommune denne gang å utlyse en åpen konkurranse. Det er likevel ønskelig for Bergen kommune å ta samfunnsansvar ved å sørge for at det i kontrakten benyttes virksomheter hvor flertallet av de berørte ansatt er funksjonshemmet. Forskriftens §3-12 gir oppdragsgiver rett til å stille et slikt krav.

Politisk vedtak Byrådssak Dispensasjon fra Bergen kommunes regler for arbeidsoppdrag til arbeidsmarkedsbedrifter Byrådet behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Link til vedtak

Kontraktsbestemmelse, bilag 5 pkt. 22. Ved gjennomføringen av kontrakten skal deler av oppgavene utføres av personer som er funksjonshemmet. Arten eller omfanget av deres handikap skal innebære at de i overskuelig fremtid ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Personene skal være uføretrygdet etter norsk folketrygdlov eller etter tilsvarende ordning i det landet hvor arbeidet utføres. Ved gjennomføring av disse oppgavene i Norge, skal oppgavene utføres av personer med varig tilrettelagt arbeid, jfr. Forskrift om varig tilrettelagt arbeid, §§ 11-1 – Arbeidet som utføres i henhold til denne bestemmelsen, skal utgjøre arbeid for minst 12 personer, minimum 10 årsverk. Leverandøren skal kunne dokumentere oppfyllelsen av denne bestemmelsen og skal rapportere dette jevnlig, normalt i tilknytning til kontraktsoppfølgingsmøter.

Konkurranseform – Åpen anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse medfører forhandlingsforbud. Leverandør kan ikke endre sitt tilbud etter tilbudsfristen Oppdragsgiver har meget begrenset mulighet til å avklare uklarheter eller be om supplerende informasjon Leverandør må være forsiktig med forbehold eller formuleringer som kan fortolkes som forbehold (herunder ”presiseringer”, ”merknader”, fotnoter etc) samt formuleringer som kan føre til at tilbudet ikke lenger er sammenlignbart med konkurrenters tilbud

Konkurransedokumentene hentes i Mercell: Tilbudet skal leveres inn elektronisk i Mercell!

Kvalifikasjonskrav - krav knyttet til leverandørens egnethet - kravene må være oppfylt for at tilbudet skal bli vurdert - dokumentasjon lastes opp under hvert krav direkte i Mercell Skatteattest/Merverdiavgiftsattest Firmaattest HMS-egenerklæring (se vedlegg) Økonomisk og finansiell kapasitet Tekniske og faglige kvalifikasjoner –Gjennomføringsevne - personell –Gjennomføringsevne – utstyr –Referanseskjema – lignende oppdrag (se vedlegg) Kvalitetsstyring Andre kvalifikasjonskrav - underleverandører

Minimumskrav - krav til leveransen Besvares under fanen «minimumskrav» direkte i Mercell. Alle krav skal bekreftes Hvis det er krav til dokumentasjon lastes dette opp under det enkelte minimumskrav.

Tildelingskriterier Fanebladet «kriterier» Pris 80% (fylles inn i fanen «produkter) Kvalitet 20% Dokumentasjon lastes opp under filer.

Konkurransedokumenter Under fanen «dokumenter» i Mercell: Konkurransegrunnlag Standardkontrakt Bilag 1 Oppdragsgivers spesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Administrative bestemmelser Vedlegg A – Samhandlingsavtalen Vedlegg B - Leveringssteder Bilag 4 Samlet pris- og betalingsbestemmelser Bilag 5 Endringer i den generelle kontraktsteksten Bilag 6 Endringer av leveransen etter kontraktsinngåelse Vedlegg 2 HMS egenerklæringsskjema Vedlegg 3 Referanseskjema Vedlegg 4 Forpliktelseserklæring

Elektronisk signatur Innlevering av tilbud via Mercell krever elektronisk signatur Obs! Det kan ta noen dager å få levert en elektronisk signatur.

Mercell support Tlf Epost:

Gjennomgang av konkurransedokumentene Rammeavtale på kjøp av matvarer til barnehager, SFO, skoler, avlastnings - og barneboliger og noen enheter innenfor Etat for psykisk helse og rustjenester. Unntatt fra avtalen: kantinen ved Kjøkkelvik skole og Hålandsdalen leirskole, samt handling/kjøp som her defineres som kjøp gjort av barn og unge som en del av undervisningen eller det pedagogiske opplegget.

Gjennomgang konkurransedokumenter forts. Rammeavtalens varighet 2 år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i inntil ytterligere 2 år, totalt maksimalt 4 år. Oversikt over leveringssteder finnes i: Kontraktens Bilag 3 vedlegg B. Merk: En leveringsadresse kan ha flere leveringssteder. Oppstart: Fra Skolene er stengt og andre enheter starter opp å ta i bruk ny avtale. SFO fra 3. august og skolene fra 17. august.

Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. Oppdragsgivers ønske om at det skal tilbys sunne produkter til barn og unge er ivaretatt i pris – og produktskjema, tildelingskriteriet kvalitet og det særlige kontraktskravet  I pris – og produktskjema fremkommer kvalitetskravet til produkter i form av krav til merkeordningen Nøkkelhullet (gjeldende fra 17. juni 2009) og krav til økologiske produkter.

Gjennomgang av konkurransedokumenter forts.  I tildelingskriteriet kvalitet blir dette ivaretatt i form av at sunne produkter blir premiert i evalueringen. (Omtales nærmere senere)  Ikke minst blir ønske om sunne produkter til barn og unge ivaretatt i det særlige kontraktskravet om at alle produkter som omfattes av merkeordningen Nøkkelhullet, skal oppfylle merkeordningens krav gjeldende fra 1. mars 2015, innen 1. september 2016.( Bilag 5, pkt. 21).

Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. I minimumskravene er det stilt krav til hele leveransen og disse må oppfylles.

Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. Tildelingskriterier  Kvalitet (20%) Tilbyder blir premiert etter hvor mange sunne produkter de gir tilbud på. Sunne produkter defineres som produkter som oppfyller kravene til Forskrift om frivillig merking av næringsmidler med Nøkkelhullet fra 01. mars Antall sunne produkter vil bli vektet opp mot årlig estimert volum per varelinje.  Pris (80%) Tilbudsprisene vil bli vektet mot oppgitt årlig estimert volum per varelinje. Indeks: Matvarer konsumprisindeks (1998=100), delindeks gruppenivå.

Kontrakt Bergen kommunes standardkontrakt er lagt til grunn Noen endringer/tillegg til standardkontrakten, se kontraktens bilag 5.

Kontrakt forts. Bilag 3, pkt. 8.2, Servicegrad: Servicegraden skal være på minimum 97,5 %. Dersom servicegraden på ordrelinje- eller varelinjenivå er lavere enn 97,5 % i løpet av en kalendermåned, og dette ikke skyldes forhold på Oppdragsgivers side eller forhold utenfor Leverandørs kontroll, har Oppdragsgiver rett til å ilegge Leverandør en bot på inntil NOK for en måned. Er det i løpet av samme kalendermåned gitt dagbøter etter kontraktens punkt , skal dette komme i fradrag fra det beløp som ilegges etter denne bestemmelsen. Når Oppdragsgiver vurderer å ilegge bot etter denne bestemmelsen, vil han vurdere bl.a. hvor stort avvik som foreligger og om servicegraden gjentatte ganger ikke har tilfredsstilt minimumskravet. Bøter kan ilegges inntil 1 måned etter at statistikk etter punkt 8.3 er mottatt fra Leverandør. Bøter etter denne bestemmelsen kan først ilegges 5 hele kalendermåneder etter at kontrakten er startet opp.

Praktiske råd for å unngå avvisning Ikke levert dokumentasjon for alle kvalifikasjonskrav! –Følgende kan oppdragsgiver innhente etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Skatteattester –Firmaattest –HMS-egenerklæring –Følgende kan ikke innhentes etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Dokumentasjon for tekniske/faglige kvalifikasjoner (gjennomføringsevne personell; erfaring fra liknende oppdrag; kvalitetsstyringssystem. Forbehold mot kontrakt som ikke er uvesentlige Èn eller flere celler i prisskjemaet mangler utfylling, pris ift. enhet.

Planlagt framdrift Siste frist for spørsmål: , kl.12:00 Tilbudsfrist: , kl. 12:00 Kvalifisering av tilbydere – uke 21 Evaluering - uke 22 Administrativ sak – uke Kontraktsignering uke Oppstart av kontrakt:

Spørsmål?