Kurs/brukerveiledning for Prosessen endring i arbeidsforhold og Personalportalen Personal og organisasjonsavdelingen 2008 Redigert av roaa

Hvordan endre passord: Agresso Web (Personalportal) Bytte passord: Gå til ”Alternativer” på menyen. Velg Endre Passord: Skriv inn passordet som ble brukt ved pålogging, oppgi et nytt passord, og bekreft det nye enda en gang. Trykk ”Lagre”.

Kursets innhold: 1.Hvilke oppgaver ligger innenfor lønns- og personalområdet? 2.Innføring i prosessen ”Endring i arbeidsforhold”, knyttet til innføring av nytt elektronisk personalsystem. 3.Praktisk opplæring og øving i den nye Personalportalen 4.Dokumentflyt i fbm ansettelse og endring

Kursets målgruppe Ledere med myndighet til å endre arbeidsforhold, jfr fullmaktsreglement.

Kursets mål At du som leder er kjent med og kan gjennomføre prosessen ”Endring i arbeidsforhold” elektronisk.

Hva er lønn- og personalarbeid?

PERSONALKONSULENT LØNN(ans. beregning) KLP FORHANDLINGER RAPPORTERING OMSTILLING ANSETTELSER VANSKELIGE PERSONALSAKER DELTAGELSE I REGIONALE/LOKALE PROSJEKTER, FX:MOT IA ENDRING I ARBEIDSFORHOLD RÅDGIVNING VEILEDNING

LØNNINGSKONSULENT RAPPORTERING VARSELLISTER KONTROLLERE DIVERSE RAPPORTER PRODUSERE LØNNSSLIPPER OPPLÆRING/ KURS BRUKERSTØTTE LØNNSKJØRING ENDRING I ARBEIDSFORHOLD RÅDGIVNING GAT OVERFØRING OG BRUKERSTØTTE LØNNSOPPGJØR DELTAGELSE REGIONALE PROSJEKTER

Hva er nytt og hva blir som før? Ansatte som rekrutteres rutine som før via Rekrutteringsportalen (Webcruiter) Endringer i arbeidsforhold ny rutine som ikke involverer Rekrutteringsportalen Ansettelseskontrakter ny rutine 1.Arbeidsavtale (kommer fra personal) 2.Endringsavtale (tar leder ut) –Begge skal sendes Post- og dokumentasjonssenter for scanning til elektronisk personalmappe

Hva betyr innføringen av elektroniske endringsmeldinger for deg som leder?

Leder bestemmer endring. Leder melder endring til personal. Endring overføres til Gat. Lønn legger endr. inn Agresso. Personal skriver endr.meld. Sendes lønn. Leder bestemmer endring. Leder legger endr. inn i Agresso Endring overføres til Gat. I dag ? ? ? 5 dg +++ I dag I morgen. I dag: Personal- portalen: 1 døgn? Effektiv prosess – du styrer når endring kommer til Gat

Endring i arbeidsforhold Leders ansvar i Personalportalen: Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler Personal sitt ansvar i Personalportalen: Alle andre endringer f.eks: –lønnspåvirkende endringer –endre stillingskode –endre arbeidstid –endre funksjon

Prosessen Endring i arbeidsforhold

Fasene i ”Endring i arbeidsforhold” 1. Planlegging 2. Utfør endringer på aktuell person i Personalportalen 3 Endringsavtale til den ansatte skrives ut, signeres og scannes 3 Endringsavtale til den ansatte skrives ut, signeres og scannes 3 Overfør endring til Agresso og Gat 4. Lønn kontrollerer endring i Agresso. Endring i lønn iverksettes først når signert kontrakt er mottatt på lønn. 4. Lønn kontrollerer endring i Agresso. Endring i lønn iverksettes først når signert kontrakt er mottatt på lønn.

1. Planlegging Finn ut hvilke endringer som skal gjøres. Endringer du kan gjøre er: –Forlengelse av vikariat –Endring i stillingsprosent –Endring av koststed ved rullering Sjekk ut på forhånd: –Ligger endring innenfor fullmakt –Noe som må tas hensyn til i fht lov og avtaleverk eller for eksempel fortrinn? –Ligger endring innenfor stillingsbudsjett/økonomi –Skal ansiennitet beregnes må det overlates til personal Trenger du annen bistand fra personal og lønn? De kan bistå med: –Alle endringer som ikke kommer under første punkt spesielt lønnpåvirkende endringer –Rådgivning i fht lov og avtaleverk –Ansiennitetsberegning Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler

Fortrinn Ved for eksempel forlengelse av vikariat kan det være greitt å sjekke ut om noen ansatte har et fortrinn som det skal tas hensyn til I Personalportalen vil det ligge oversikt over ansatte med fortrinn under menyvalget Rapporter

Elektronisk endring i arbeidsforhold 1.Veien fram til Endringsbildet 1.Linken finner du på Intranetthttp://agresso 2.Logg på Personalportal 3.Velg Ressursinfo (Ansettelse dukker opp øverst) 4.Velg Ansettelse 5.Hak av på Hent personer fra Ansattregisteret 6.Trykk enten Søk og få opp alle, eller legg inn Etternavn, evt første bokstav i etternavn Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler

Felter med rød ring er felter som leder kan fylle ut/endre

Statuskoder Det finnes ulike statuskoder på stillingene –N – normal status, stillinger som har denne statusen ligger allerede i Agresso/Gat og er klare til evt endring –K – kladd, det er gjort en endring på stillingen som er lagret til kladd, den er ikke overført til Agresso/Gat –G – godkjenning, det er gjort en endring på stillingen som er gjort klar til godkjenning, men den er ikke overført til Agresso/Gat –R – fra rekrutteringsportal, ansatt/stilling er kommet fra Rekrutteringsportal (Webcruiter) – er klar til å fullføres av personalkonsulentene slik at leder kan skrive ut kontrakt til signering/scanning

Forlengelse av vikariat 1.Hent opp vikariatet til aktuell person ved å klikke på linjen 2.Velg korrekt Ansettelsestype 1.Dersom person skal inn i annen person sin stilling, velg Vikar på Ansettelsestype (hvis ikke velg Midlertidig) 2.Vikar for skal fylles ut 3.Dersom vikar for – fyll ut Årsak/Grunnlag 3.Velg Dato fra og dato til – ny stoppdato for vikariat (altså ikke bare ny stoppdato – dette pga Endringsavtale) 4.Legg inn tekst på Beskrivelse: ”Forlengelse av vikariat” 5.Velg Endringsavtale 6.Generer dokument og skriv ut Endringsavtalen i 2 eksemplarer 1.Den skal signeres av deg og den ansatte 2.Sendes Post- og dok.senter for scanning – 1 eksemplar 7.Velg Bekreft og overfør til ansattregister (Gat/Agresso) 8.Kommer til Gat neste dag 9.Lønn får varsel på mail om endring Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler TIPS: Bruk tab-tasten for å flytte til neste felt

Endring i stillingsprosent 1.Har fast stilling – skal øke midlertidig – NB! Endringen må gjøres i god tid før den skal tre i kraft 1.Hent opp den faste stillingen til aktuell person ved å klikke på linjen 2.Endre Fast til Midlertidig eller Vikar 1.Dersom person skal inn i annen person sin stilling, velg Vikar på Ansettelsestype (hvis ikke velg Midlertidig) 2.Fyll ut Vikar for 3.Dersom vikar for – fyll ut Årsak/Grunnlag 3.Legg inn midlertidig økning i stilings% (kun økningen) 4.Endre Dato til først deretter Dato fra 5.Legg inn kommentar på Beskrivelse ”NN skal midlertidig øke stilling med xx prosent etter avtale” 5.Velg Endringsavtale 5.Generer dokument og skriv ut Endringsavtalen i 2 eksemplarer 1.Den skal signeres av deg og den ansatte 2.Sendes Post- og dok.senter for scanning,- 1 eksemplar 6.Velg Bekreft og overfør til ansattregister (Gat/Agresso) 7.Kommer til Gat neste dag 8.Lønn får varsel på mail og kontrollerer endring Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler TIPS: Bruk tab-tasten for å flytte til neste felt

Den faste stillingen har nå fått en stoppdato 9.Hent opp den faste stillingen 10.Velg ny Dato til (2099 – skrives inn) KONSULENT LØNN: Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler

Endring i Gat Den ansatte vil nå få 2 stillingslinjer i GAT – en med den faste i bunnen og en med den midlertidige økningen ….dette kan være irriterende når man skal planlegge èn turnuslinje Løses slik i Gat: –Åpne arbeidsplanen og finn aktuell turnuslinje –Dobbeltklikk på navnet til personen –Velg den midlertidige økte stillingen til turnuslinjen (altså ikke den faste) –Legg inn ny total stillingsprosent –Trykk OK –Planlegg arbeidsplanen på en linje

2.Har fast stilling – skal redusere midlertidig 1.Hent opp den faste stillingen til aktuell person ved å klikke på linjen 2.Endre Fast til Midlertidig 3.Endre stillingsprosent til ny prosent 4.Endre Dato fra og til 5.Legg inn kommentar på Beskrivelse ”NN skal midlertidig redusere med xx prosent etter avtale” 5.Velg Endringsavtale 6.Generer dokument og skriv ut Endringsavtalen i 2 eksemplarer 1.Den skal signeres av deg og den ansatte 2.Sendes Post- og dok.senter for scanning - 1 eksemplar 7.Velg Bekreft og overfør til ansattregister (Gat/Agresso) 8.Kommer til Gat neste dag Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler TIPS: Bruk tab-tasten for å flytte til neste felt

Den faste stillingen legges på plass igjen av lønn fra den datoen midlertidig stilling har stoppdato 9.Lønn henter opp den midlertidige stillingen og legger inn riktig fom og tom dato. 10.Leder vil deretter kunne se den faste stillingen i Personalportalen eller Gat Forts.

3.Har vikariat/midlertidig stilling – skal redusere midlertidig 1.Hent opp ansettelse til aktuell person ved å klikke på linjen 2.Velg korrekt Ansettelsestype 1.Dersom person skal inn i annen person sin stilling, velg Vikar på Ansettelsestype (hvis ikke velg Midlertidig) 2.Fyll ut Vikar for 3.Dersom vikar for – fyll ut Årsak/Grunnlag 3.Endre stillingsprosent 4.Velg Dato fra (og evt Dato til) – dato endringen skal gjelde 5.Legg inn kommentar på Beskrivelse ”NN skal midlertidig redusere med xx prosent etter avtale.” 5.Velg Endringsavtale 6.Generer dokument og skriv ut Endringsavtalen i 2 eksemplarer 1.Den skal signeres av deg og den ansatte 2.Sendes Post- og dok.senter for scanning - 1 eksemplar 7.Velg Bekreft og overfør til ansattregister 8.Kommer til Gat neste Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler TIPS: Bruk tab-tasten for å flytte til neste felt

forts: Den midlertidige stillingen legges på plass igjen av lønn fra den datoen midlertidig redusert stilling har stoppdato 9.Lønn henter opp den midlertidige stillingen og legger inn riktig fom og tom dato. 10.Leder vil deretter kunne se de midlertidige stillingene med ulik st.prosent i Personalportalen eller Gat

Endring av arbeidssted - rullering 1.Sjekk at det eksisterer avtale om at den ansatte skal rullere 2.Hent opp stillingslinje til aktuell person ved å klikke på linjen 3.Velg koststed – legg inn nytt koststed 4.Skriv RULLERING i beskrivelsesfeltet 5.Legg inn Dato fra og og evt Dato til 6.Dersom det er rullering av fast stilling behøves ikke ny Endringsavtale 7.Velg Lagre og sett til godkjenning 8.Leder må sende mail til den andre lederen med varsel om endring slik at den leder kan fullføre 9.Ny leder velger Bekreft og overfør til ansattregister 10.Kommer til Gat neste dag Endringer i stillings-% Forlengelse av vikariat Rulleringer – kun endring av koststed Sørge for utskrift, signering og scanning av både Arbeidsavtaler og Endringsavtaler

Dokumentflyt i forbindelse med nyansettelse og endring i ansettelse

Ansettelse via Rekrutteringsportalen Leder setter nødvendige statuser i Rekrutteringsportal (Webcruiter) Gir beskjed til aktuell personalkonsulent Personalkonsulent utferdiger følgebrev og ansettelseskontrakt med diverse vedlegg (må få oppgitt personnr.) og setter aktuell status i WC, og lagrer som kladd i personalportalen. Personalkonsulent sender mail om at leder kan hente avtalen i kladd i Personalportalen Ledere skriver ut dokumentene, signerer, og videresender til aktuell kandidat Retur av signert kontrakt fra aktuell kandidat sendes til leder Leder sender dokumentene til post- og dokumentsenteret for scanning Post og dok.senter oppretter elektronisk personalmappe Restanse til PO-pers (personalavdeling), med kopi til aktuell leder. Saker fordeles til aktuell personalkonsulent Personalkonsulent sluttfører ansettelsen og overfører til Agresso

Nye innkomne dokumenter i aktuell sak oversendes post- og dokumentsenteret for scanning Personalkonsulent legger inn ressursnummer i Tilleggsattributter i Ephorte Personalkonsulent avskriver restansen i Ephorte Personalkonsulent setter status i WC ”kandidat tilsatt” Administrator i WC sender ut avslag og avslutter ansettelsessaken i WC. Flytter den tilsattes søknad m/vedlegg til personalmappe og avslutter ansettelsessaken i Ephorte.

Endring i ansettelse som krever avtale Både leder og personalkonsulent (PK) kan utføre endringer. Når aktuell PK utfører endring på aktuell ansettelse settes status til K ( kladd) PK gir beskjed til leder om at dok. ligger klart som kladd Leder henter kladd fra aktuell ansettelse og genererer 2 dokument for signering Avtaler signert av leder sendes til ansatt for signering Ansatt returnerer ett eksemplar av signert avtale til leder Leder setter status i Personalportalen Bekreft og overfør ansattregisteret ( overføres til Agresso/GAT) Leder sender signert avtale til post- og dokumentsenteret for scanning Post- og dokumentsenteret scanner til personalmappe og setter restanse til leder i Ephorte. Leder avskriver dokumentet i ephorte Leder/Personalkonsulent/lønn kan se scannet dokument i elektronisk personalmappe

Når leder utfører endringer: Leder legger inn endring i Personalportalen Leder genererer endringsavtale og signerer 2 eksemplarer Avtalene sendes til ansatt for signering Ansatt returnerer ett eksemplar av signert avtale til leder Leder setter status i Personalportalen Bekreft og overfør ansattregisteret ( overføres til Agresso/GAT) Leder sender signert avtale til post- og dokumentsenteret for scanning Post- og dokumentsenteret scanner til personalmappe og setter restanse til leder i ePhorte. Leder avskriver dokumentet i ePhorte Leder/Personalkonsulent kan se scannet dokument i elektronisk personalmappe Lønn ser scannet avtale i Agresso dokumentsenter

Brukerstøtte Mail: Personalportal-hjelpen SUS –søkes opp i adresseboken med det navnet MÅ merkes med divisjon/avdeling (Med./6E) Kan bestille personlig support via mailen

Veiledningshefte ePhorte Endringsavtaler Utarbeidet av Nina Nysted

Hvor finner jeg ePhorte? 1.Velg Start 2.Mine programmer 3. Administrativ 4.ePhorte – Helse Vest Side 11

1. Velg Logg på 2.Ta evt. vekk sus_ foran brukernavn 3.Skriv inn passord 4.Velg Enter eller klikk på OK-knappen Pålogging Side 2 NB! Velg ”Logg av-knappen” når du lukker programmet!! Ellers vil neste person som åpner ePhorte på samme pc automatisk bli logget på som din bruker

Avskrive dokumenter (restanser) 1. Åpne søket ”Egne restanser” under Saksbehandlersøk i venstremenyen. Du vil da få opp en liste over skannede endringsavtaler (restanser) som må behandles/avskrives. Disse er merket med et rødt flagg Side 3

Avskrive dokumenter (restanser) forts. 2.Klikk på til venstre for dokumentet (restansen) du ønsker å avskrive 3.Velg besvar / avskriv 4.Velg avskriv JP 5.Velg avskrivningsmåte: TE = Tatt til etterretning 6.Velg OK. Restansen vil da forsvinne fra listen over egne restanser Side 4