Åpen anbudskonkurranse EØS Vinterdriftstjenester til Bergen kommune Tilbyderkonferanse kl

Agenda 1.Konkurranseform, konkurransegrunnlag 2.Elektronisk konkurransegjennomføring – digital signatur 3.Presisering; svar på innkomne spørsmål

Konkurranseform Åpen anbudskonkurranse medfører forhandlingsforbud: Leverandør kan ikke endre sitt tilbud etter tilbudsfristen Oppdragsgiver har meget begrenset mulighet til å avklare uklarheter eller be om supplerende informasjon Leverandør må være forsiktig med forbehold eller formuleringer som kan fortolkes som forbehold (herunder ”presiseringer”, ”merknader”, fotnoter etc) samt formuleringer som kan føre til at tilbudet ikke lenger er sammenlignbart med konkurrenters tilbud.

Noen utvalgte obligatoriske avvisningsgrunner Ikke levert dokumentasjon for alle kvalifikasjonskrav – Gjelder også underleverandører! – Følgende kan oppdragsgiver innhente etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Skatteattester Firmaattest HMS-egenerklæring – Følgende kan ikke innhentes etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Dokumentasjon for tekniske/faglige kvalifikasjoner (gjennomføringsevne personell; erfaring fra liknende oppdrag; rutiner for miljøstyring) Forbehold mot kontrakt som ikke er uvesentlige Èn eller flere celler i prisskjemaet mangler utfylling Avvikende prisformat – f eks ved å legge til priselementer i prisskjema, eller ikke utfylte celler

(1) Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. (2) Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a. oppdragsgiver kan innhente nærmere opplysninger hos leverandørene for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene. Avklaring skal unnlates dersom uklarhetene og ufullstendighetene er slike at tilbudene skal avvises i henhold til § (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet), b. når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiver be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer om hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt, eller c. dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har fremsatt. (3) Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. Andre åpenbare feil vurderes etter regelen i § (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet). FOA § Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser

Ufylling av prisskjemaet OBS: delleveranse – En eller flere bydeler – Husk å gi tilbud på alle deler dersom man ønsker å tilby på alle bydeler selv om det er samme pris. – Minimumskrav og prisskjema fylles ut for hver delleveranse/bydeler. Avvikende prisformater fører erfaringsmessig svært ofte til avvisning av tilbudet.

Dokumentstruktur i konkurransefasen- Konkurransegrunnlag KONKURRANSEGRUNNLAG Vedlegg 1 - Kontrakt Bilag 1 – Oppdragsgivers spesifikasjon - Minimumskrav i Mercell - enheter fordelt i bydeler (kommer) - kart og skjema (kommer) Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 – Administrative bestemmelser Bilag 4 – Samlete pris- og betalingsbestemmelser – Prisskjema i Mercell Bilag 5 – Endringer i den generelle kontraktsteksten (Evt forbehold skal settes inn her.) Bilag 6 - Endringer i avtaleteksten etter kontraktsinngåelse Vedlegg 2 - Tilbudsforside Vedlegg 3 - HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 4 – Referanseliste Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring Rød skrift: Må fylles ut

Oppdragsgivers arbeid med tilbudene 1.Tilbudsåpning – åpningsprotokoll – 2 personer 2.Første kontroll om alle nødvendige dokumenter er levert 3.Tilbudsbrev og tilbudsforside: Forbehold? Hvis ja, må tilbudet avvises? 4.Kvalifisering: Systematisk gjennomgang av dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (kapittel 3 i konkurransegrunnlaget); ikke kvalifisert betyr avvisning av leverandør. 5.Kontroll om alle krav i leveransebeskrivelsen er akseptert; herunder: eventuelle forbehold (presiseringer/merknader etc) i tilbudet som krever avvisning? 6.Evaluering av tildelingskriteriet – laveste pris. 7.Begrunnet forslag for tildeling sendes til byrådsbehandling 8.Byrådsvedtak 9.Meddelelse om tildeling, 10 dagers karenstid (”klagefrist”) 10.Kontraktsignering.

Leverandørene oppfordres til å melde til oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp: Hvis enkelte elementer i oppdragsgivers spesifikasjon (bilag 1) eller i andre kontraktsdokumenter oppfattes som vanskelig/umulig å oppfylle, eller krever forbehold

Konkurransegjennomføringsverktøy Bergen kommune har tatt i bruk verktøy for helelektronisk gjennomføring av anskaffelser. Dette betyr at våre konkurranser kunngjøres til Doffin/TED gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell MSS. Vi ønsker på denne måten å gjennomføre våre anskaffelser på en sikrere, enklere og bedre måte: – Sikre oss og våre leverandører enkel og kostnadseffektiv konkurransegjennomføring gjennom tilrettelegging for standardisering og gjenbruk av informasjon – Bedre etterlevelse av forskrift om offentlige anskaffelser gjennom full sporbarhet av kommunikasjon, tidspunkt for levering og åpning av tilbud, etc. – NB!! Gyldig elektronisk signatur er en forutsetning for å kunne levere tilbud – husk å sjekke i god tid at den er gyldig! – For ytterligere informasjon, ta kontakt med – Mercell kundesenter

Viktig Presiseringer – Inndeling i bydeler og enhetsgruppe beredskapspris…. Bergen brannvesen- 5 avd. betaler bare én Kulturkontor med - 4 avdelinger Barnehage med to avd. Felleskontorer –helsestasjon, PPT, barnehage…

Spørsmål? Send flere spørsmål skriftlig via Mercell! Frist: spml tilbud kl