Superbrukerforum Else Marit Skoli

Praktiske erfaringer med ny PasDoc- funksjonalitet: Venteliste ”kontrolltime ikke tildelt” Oppfølgingskoder Multiressursbooking Bruk av kansellering/avbud Kontaktregistrering uten ankomst og registrering av spesialtakster Arbeidslisten ”Utskrivende leger”

Venteliste – ”Kontrolltime ikke tildelt” ENDRINGEN: Ved oppgradering til PasDoc 4.1 i januar, ble det gjort en endring i venteliste ”Kontrolltime ikke tildelt”. Ventelisten er for pasienter som skal tilbake til en planlagt, tidsangitt, kontroll ved en poliklinikk hvor man ikke har timebøker for aktuelle tidspunkt tilgjengelig, eksempelvis 2 år frem i tid. Ofte skal timer koordineres på tvers av enheter, så det er hensiktsmessig å sette opp på en liste for fremtidige kontroller Dette ble gjort for å forhindre at man feilaktig kan knytte en timebestilling automatisk til denne ventelisteplassen, slik at pasienter falt ut av et planlagt oppfølgingsløp. Endringen i funksjonalitet ble klar sent i testløpet og tett opp mot oppstart – nødvendig informasjon og opplæring nådde ikke ut til instruktører, superbrukere og sluttbrukere

Venteliste – ”Kontrolltime ikke tildelt” forts… KONSEKVENSER: Man har fortsatt å registrert som tidligere, dvs gitt time fra kontaktoversikten, men denne er nå ikke automatisk knyttet til ventelisteplassen Pasienten er dermed fortsatt på ”kontrolltime ikke tildelt” selv om de har fått time og vært til kontroll Kontrollventelisten øker i antall – vi har ikke lengre kontroll over ventelistene Behov for rydding i etterkant er ressurskrevende og krever i de fleste tilfeller at man også må sjekke pasientens siste journalnotat for å utføre ryddejobben Man begynner å endre ”registreringspraksis” og bruk av oppfølgingskoder for å omgå problemstillingen Personell som administrerer ventelistene får ikke listene opp på alle enheter/seksjoner, da antallet er så høyt at PasDoc går i ”timeout” før man får opp listen – og man har faktisk ikke tilgjengeliste lister verken for å gi timer riktig eller rydde

Venteliste – ”Kontrolltime ikke tildelt” forts… HVORDAN SER DET UT I PRAKSIS? Pasienten ringer og lurer på om han ikke skal inn til kontrolltime snart. Svarmottaker søker opp pasienten og sjekker i kontaktoversikten: I pasientens kontaktoversikten vil du ha informasjon om planlagt kontrolltimen ved å klikke på K for kontakt, da får du utfyllende informasjon om siste kontakt. Er episoden åpen – er det registrert en oppfølgingskode? Oppfølgingskode SOE (tidligere kode EP – egen poliklinikk) har et rødt merke, pek på dette og informasjonsboks kommer opp. Er ventelisteplassen benyttet – vil det komme en informasjonsboks med: Status - oppfølgingstime er bestilt – og pasienten vil være registrert i ankomstoversikten til aktuelle poliklinikk.

Bestille ”kontrolltime ikke tildelt”: For å knytte timebestillingen til riktig ventelisteplass og få denne avviklet, søke opp ventelisten Når hele ventelistesøket er oppe, kan du legge inn utvalgskriterier, for eksempel oppfølgingskritisk dato, oppfølgingsressurs etc for å minimere søket og oppdatere Man kan sortere på etternavn – finn riktig pasient, marker denne og bruk ikonet ”timebestilling”

Oppfølgingskoder – riktig bruk? Viktig å forstå hvordan et pasientforløpet skal registreres i det pasientadministrative systemet – PasDoc - i henhold til gjeldene lover og regler Periode = En periode (henvisningsperiode) gjelder fra sykehuset mottar en ekstern henvisning for en tilstand/problemstilling for en pasient, frem til oppfølging fra sykehuset er avsluttet – dvs på tvers av lokalisasjoner og fagområder. En periode kan bestå av mange episoder Episode = En sekvens med enkeltbehandlinger (-kontakter) for samme tilstand/problemstilling innen samme periode. En og samme episode kan ha flere kontakter. Ved skifte av omsorgsnivå, opprettes intern henvisning – og for hver av disse opprettes en ny episode Oppfølgingskoder skal primært indikerer videre kontakt i OUS, men kan også indikere oppfølging eksternt og til hvor – nå perioden er avsluttet. Oppfølgingskoder har tidligere vært knyttet til episoden - nå gjelder oppfølgingskoden aktuelle kontakt

KortkodeTekst SOE Pasienten skal tilbake til samme org.enhet, for eksempel egen poliklinikk HAE Pasienten skal henvises annen org.enhet i OUS (opprette internhenvisning, ny episode genereres) IO Ingen oppfølging – gjelder aktuell kontakt. Påvirker ikke andre åpne episoder i perioden OAH Pasienten er ferdigbehandlet (perioden skal lukkes) og oppfølging annen helseinstitusjon – denne må angis for rapportering (gjelder også for Aker – som har annet PAS-system) OFL Pasienten er ferdigbehandlet (perioden skal lukkes) og skal ha oppfølging hos fastlege – denne må angis for rapportering DA Dagpasient i rekke DØD Koden DØD i poliklinikk setter episoden i status 3. Ny rutine for å skrive pasient ut som død fra sengepost FEIL Gjelder kun hvis en hel kontakt er feilregistrert på poliklinikk, sletter også faktura

Multiressursbooking på poliklinikk Det er mulig å søke på flere ressurser samtidig, maksimalt 15 Det er mulig å søke på flere org.steder og ressurser samtidig Det er mulig å søke ressurser med ledige timer samtidig ”Gruppert per ressurs” – nytt timebokbilde ved multiressursbooking - obs tidsintervaller! Når timer skal bestilles, legges disse i kladd inntil ”utfør bestilling” knappen er aktivert Samme funksjonalitet tilgjengelig ved planlegging av subopphold knyttet til innleggelser, forutsetter planlegging i timebøker OBS: Ingen støtte for informasjon om at timer er bestilt som en serie ved ”mulitressursbooking” ved avbestilling/endring av timer! Tidligere rutiner for bestilling av polikliniske timer er fortsatt gjeldende. Du skal ikke bestille timer på andre enheter enn du har gjort tidligere!

Multiressursbooking – timeboken ”gruppert per ressurs”

TIMEBESTILLING: Bildet timebestilling har fått et oppsummeringskort – som viser bestilte timer. Hver time ligger på en egen fane hvor man kan legge til forskjellig informasjon knyttet til hver time. Husk å legge til informasjon på alle fanene før lagring!

Bruk av kansellering/avbud Det ble ikke gjort noen endringer i bruk av kansellering/avbud til PasDoc 4.1 Viktig å lese informasjonsbokser nøye Velger du en kansellering som resulterer i status 3 når pasienten har åpne timer – vil du får informasjon om dette – velg annen årsak til kanselleringen så du ikke sletter timer på andre enheter!

Les informasjonsbokser nøye – kanskje grunn til kansellering må endres – enkelte årsaker har automatikk i ”status i omsorgsperioden” – men andre velger du selv!

Kontaktregistrering uten ankomst BENYTTES VED: Telefonhenvendelser Registrering av H-resept uten fremmøte Attester/spesialisterklæringer/trygdesaker og registrering av takser for attester/spes.erklæringer/trygdesaker på inneliggende pasienter

Eksemplet viser at valgt periode er lukket for denne pasienten hvor det kommer opp spørsmål om en ønsker å gjenåpne omsorgsperioden – JA! Neste spørsmål er: Ønsker du å registrere en kontakt uten ankomst? JA Registrere kontakten Søk opp pasient – stå i kontaktoversikten: Velg aktuell periode – og knytt til en poliklinisk episode. Har ikke pasienten vært i kontakt med sykehuset tidligere – eller aktuelle henvendelse ikke kan knyttes til tidligere periode, må det opprettes en ny henvisning – omsorgsnivå poliklinikk – og knytte kontakten til denne.

Telefonkonsultasjon: Fyll inn: Start tid og klokkeslett Kontakttype: Telefonkonsultsjon Kontaktressurs Oppfølgingskode: Det kreves en oppfølgingskode – og hvis denne kontakten ikke fører til at pasienten skal kalles inn til ny poliklinikktime eller innleggelse, bruk koden IO Ingen oppfølging (knyttes kun til aktuelle kontakt) Slutt tid Det genereres ikke regningskort for telefonkonsultasjoner

Registrering av H-resept uten fremmøte Samme registrering som forklart til telekonsultasjon Fyll inn aktuelle diagnose/prosedyrekoder, i henhold til bestemmelser for pasientadministrert behandling med særskilte legemidler Genererer ikke regningskort

Attester/spesialisterklæringer/trygdesaker Samme rutine som for registrering av telefonhenvendelse – startdato og klokkeslett Kontakttype: SA – Attester, trygdesaker, uttalelser etc Kontaktressurs Oppfølgingskode som beskrevet for telefonkonsultasjon Slutt tid I regningskortet legges spesialtakster L120 og L30 inn i åpne felt under Takst Takster for egenandel og DRG slettes – pasienten skal ikke betale egenandel – og Helfo skal ikke belastes utover spesialtakstene for spesialerklæringene HVIS PASIENTEN ER INNELIGGENDE: Det kan være aktuelt å registrere takster for attester/trygdesaker på en pasient som er inneliggende i sykehuset Det må opprettes en egen episode for poliklinikk – og knytte en kontakt uten ankomst til denne Default debitor (Innlagt egen institusjon) må endres til «Ordinær pasient», for øvrig samme registreringsmåte som nevn over!

Attester/spesialisterklæringer/trygdesaker forts………..

Utskrivende lege, klippet fra Brukerveiledning PasDoc 4.1

Viktig å lage interne rutiner for å vedlikeholde og kvalitetssikre arbeidsliste ”Utskrivende lege” –Ble riktig utskrivende lege registrert i PasDoc ved utskrivelse? –Skal en annen lege overta ansvaret for denne utskrivelsen/epikrisen? –Skal legene avvikle selv når de har mottatt de prøvesvar de venter på? –Skal sekretær avvikle fra listen – i så fall når? I det epikriser er signert og sendes ut pr post? –Listene bare øker hvis de ikke følges opp – og enkelte leger får sine lister på prøvesvar uhåndterlige –Skulle prøvesvar komme etter at utskrivende lege er avviklet – så vil de allikevel være tilgjengelige som ukvitterte på Undersøkelsesresultater RH –Imidlertid vil svar fra andre enheter/seksjoner havne på listen Utskrivende lege hvis det ikke blir utført en manuell avslutning pr pasient

Arbeidslisten – Utskrivende leger

?