Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 BIK 6501 Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt- gruppen Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen Prosjektgruppens.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 BIK 6501 Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt- gruppen Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen Prosjektgruppens."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 BIK 6501 Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt- gruppen Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen Prosjektgruppens etablering og utvikling Prosjektkultur Pensum: K&G 5, 7; BHG 6, 8

2 2 Hva er en organisasjon? Ulike definisjoner som vanlig. En organisasjon er en gruppe personer som ved hjelp av et system av regler sikter på å nå bestemte mål ved hjelp av koordinert virksomhet. En gruppe med gjensidig forståelse og forventninger til resultat av felles handlinger. Flere som samarbeider om aktiviteter i retning av felles mål.

3 3 Prosjektet i forholdet til basisorganisasjonen Adskilt prosjektorganisasjon (selvstendig prosjekt) Matrise Uten endring i basisorganisasjonen (avdelingsinternt prosjekt)

4 4 Avdelingsinterne prosjekter

5 5 Matriseorganisasjon Prosjekt- koordinering

6 6 Autonom prosjektorganisasjon

7 7 Svak prosjektmatrise Prosjekt- koordinering

8 8 Sterk prosjektmatrise Prosjekt- koordinering

9 9 Ingen koordinator Autonom gruppe Prosjekt- kontor Full-tid prosjekt- leder Funksjonell Matrise Prosjektisert 100% 0 % 100% 0 % Koordinator DeltidHeltid Antall i prosjektarbeid Antall i linjearbeid Svak matrise Sterk matrise Fra Robert Youker, Organizational Alternatives For Project Managers, 1977 En prosjektklassiker

10 10 Organiseringsform og prosjektsuksess LinjeSvak matriseBalansert matrise Sterk matriseAutonom prosjektgruppe Grad av selvstyre Feilrate Fra Larson/Gobeli: Organizing for Product Development Projects, Journal of Innovation Management, 1988

11 11 Roller og funksjoner

12 12 Prosjektorganisasjonen REFERANSE- GRUPPE ADMINISTRATOR STYRINGS- GRUPPE PROSJEKT- LEDER PROSJEKTMEDARBEIDERE REFERANSE- GRUPPE PROSJEKTGRUPPEN

13 13 Styrende rolles ansvarsområder Avklarer: Bakgrunn, behov og formål Effektmål Rammer Spesielle ansvarsforhold Godkjenner: Mål og planer Prosjektorganisasjonen Sluttleveransen Beslutter: Start, stopp Beslutningspunktene Store endringer Nedleggelse Bistår med å: Sikre ressurser Finne prosjektleder

14 14 Beslutningspunktet Forpliktelse og overbevisning BESLUTNINGS- PUNKT PROSJEKT- STATUS RESSURS- TILGANG NYTTE- SITUASJONEN Avvik Usikkerhet Fremgang Endringer Overliggende strategi Marked og trender Konsekvenser Kost/nytte-analyser Mottakers situasjon Kundens situasjon Bruk av ressurser i prosjektet Prosjektporteføljen

15 15 Prosjekteier – hva er det? Prosjektets sponsor - betaler prosjektet og høster fruktene fra senere drift. Bruker av prosjektleveransen - ønsker derfor å sikre best funksjonalitet. Prosjektansvarlig - sikre best mulig gjennomføring av prosjektet. Prosjektets beskytter - ved hjelp av sin innflytelse sikre prosjektet mot ødeleggende krefter. 2. Viktige alternative oppgaver: ? 1. Hva er det?

16 16 Styringsgruppen Linjeledere Brukere Viktige interne interessenter Andre som skal leve med resultatet Mottakere

17 17 Medlemmene av styringsgruppen skal  være enige om basisorganisasjonens overordnete mål  støtte prosjekteier og prosjektleder  bruke egen kompetanse og innflytelse  informere tilbake til egen avdeling  bistå med å skaffe ressurser Er medlemmene av styringsgruppen besluttende eller rådgivende?

18 18 Man sitter ikke i en styringsgruppe. Man ARBEIDER i en styringsgruppe! Man sitter ikke i en styringsgruppe. Man ARBEIDER i en styringsgruppe!

19 19 Det er uenighet i lærebøkene om forholdet styringsgruppe og prosjekteier! Beste moderne praksis (PROS/PROMIS/Telenor etc.): –Prosjekteier skal være en person –Prosjekteier kan utnevne en styringsgruppe der prosjekteier er sjef –Prosjektleder kommuniserer oppover primært med prosjekteier KG og SAJ: Prosjekteier utnevner styringsgruppe som kommuniserer med prosjektleder SAJ: Prosjekteierbegrepet finnes ikke BHG: Styringsgruppe representerer kunden Praksis i offentlig virksomhet: Prosjekteier er gjerne en organisasjon. Styringsgrupper gjør ofte mer arbeid enn prosjektgrupper (mer status å være i en styringsgruppe?

20 20 Prosjektkart - PLPmodellen PA Styringsgruppe Referanse gruppe Prosjekteiere Oppdragsgiver Ressurseiere Premissgivere Brukere, anvendere PL Prosjektmedlemmer PLP er utviklet av SND, brukes nå av Innovasjon Norge – Se

21 21 Støttende funksjon ? Råd

22 22 Mottaker

23 23 Et større prosjekt - og et mindre

24 24 To prosjektorganisasjoner

25 25 ”Joint venture” ADMINISTRATOR GRUPPE PROSJEKT- LEDER PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN C B A

26 26 Delprosjekter Når er det nødvendig? Hvordan dele inn prosjektet?

27 27 5 delprosjekter? Utvikle flaske- automat ProgramvareElektronikkMekanikk Grensesnitt mot bruker Produksjons- forberedelse

28 28 Eller to delprosjekter... Mekanikk Elektronikk Programvare Grensesnitt mot bruker Produksjons- forberedelse Delprosjekt ”Grensesnitt” Delprosjekt ”Boksen”

29 29 Organisering av selve prosjektgruppen Kjerneteam? Trekkspillorganisasjon? Deltidsansatte? Interne ansvarsforhold? Hvem organiserer? Hierarki? Matrise? Deltakere fra mange organisasjoner? AGH

30 30 Diskusjonstema Hvordan skal man få prosjektorganisasjonen til å fungere best mulig? Hvordan skal man få til samvirket mellom prosjektet og basisorganisasjonen?

31 31 Grupper – byggesteiner i organisasjoner

32 32 Organisering av prosjektgruppen Når skjer det? Hvem skal være med? Hvem velger? Avtaler?

33 33 Organisering av selve prosjektgruppen Kjerneteam? Trekkspillorganisasjon? Deltidsansatte? Interne ansvarsforhold? Hvem organiserer? Hierarki? Matrise? Deltakere fra mange organisasjoner? AGH

34 34 Organisering og oppstart Etableringen av prosjektgruppen Definering av prosjektets suksesskriterier Gruppens arbeidsmetoder (Hvordan) BHG kap. 6 Når er prosjektoppstart?

35 35 Viktige punkter Sikre at alle ressurser er tilgjengelig og med klare avtaler Sikre et arbeidsklima som gir fortrolighet og gjensidig respekt Avklare roller og ansvar og sørge for felles forståelse av dette Etablere prosjektgrupper og sette i gang teambyggingsaktiviteter Sikre at vi har de fem nøkkelord på plass Unngå tvil

36 36 Å sette sammen prosjektgruppen Klassisk angrepsmåte: Utgangspunkt i de aktivitetene som utføres og finner personer som er dyktigst til å utføre dem BHG s.116

37 37 En alternativ måte å velge prosjektmedlemmer på Hvem er interessert i prosjektet? Hvem er ivrig til å bidra og ser prosjektet som nødvendig? Hvem har de spesifikke kunnskapene som trengs? Hvem kan stå som representant for viktige interessentgrupper? Hvem forstår prosjektets motstandere? Hvem har den rette innflytelse? …. hvem egner seg til prosjektleder for disse menneskene

38 38 Struktur eller empati Generelt gjelder: Jo mer oppgaven kan programmeres jo større behov er det for en strukturert organisasjon. Jo mindre oppgaven kan programmeres, jo større behov er det for å tenke menneskelige relasjoner.

39 39 Husker vi denne? Fra rent spesialistprosjekt til rent prosessorientert prosjekt Ulike PSO-leveranser? Rent spesialistprosjekt Rent prosess- orientert prosjekt pso Ulike team/grupper?

40 40 Isomorf (ensartet) gruppestruktur Gruppestruktur er ensartet - resultat kan bli uensartet KG kap 5.2

41 41 Spesialisert gruppestruktur

42 42 Flat teamstruktur

43 43 Kirurgisk gruppestruktur

44 44 Det handler egentlig om integrasjonsstyring

45 45 Prosjektplanlegging er ”konjunktiv”, prosjektgjennomføring er ”komplementær” Konjunktive oppgaver – alles bidrag er nødvendig, sluttproduktet er ulikt fra det den enkelte kan komme opp med – prosjektplanlegging) Komplementære oppgaver – oppgaven kan brytes ned og oppgaver fordeles, resultat av planlegging

46 46 Hvordan få teamet til å fungere? Skal vi si team eller gruppe?

47 47 Hvå påvirker gruppers yteevne? Fremmer Hindrer

48 48 ?????? Yte- evne ? Kvalitet? Kvantitet?

49 49 Hva påvirker gruppers yteevne? Tillit Forpliktelse Trygghet Antall Polarisering ….. Finn optimalpunktet – og det er avhengig av oppgaven

50 50 Team- sam- arbeid Synergi? NegativPositiv Storming Forming Norming Avslutning/sorg Utføring KG s.139

51 51 Mål for prosjektgruppens utviklingsstadium ved oppstarten av prosjektet Skape en følelse av gruppeidentitet Etablere en felles oppfatning av gruppas overordnede mål og kriterier for suksess Den enkelte medarbeider kan besvare spørsmålet ”Hvilken fordel har jeg av dette?” Avdekke skjulte motforstillinger som den enkelte kan ha mot prosjektet eller andre i gruppen BHG s.121

52 52 Teamicide Team bygges ikke, de dyrkes og vokser organisk fra god jord og næring – men temmelig uforutsigbart Teamicide (teamutryddelsesmidler, teamkontroll): –ledelse i forsvarsposisjon –byråkrati –fysisk adskillelse –oppsplitting av medarbeideres tid –kvalitetsreduksjon av prosjektleveransen/produktet –tøvete tidsfrister –forsøk på å hindre klikkdannelse ”Peopleware -Productive Projects and teams” Tom DeMarco & Timothy Lister

53 53 Individene – byggesteiner i grupper

54 54 Ulikheter De beste individer er 10 ganger mer produktive enn de dårligste De beste individer er 2.5 ganger bedre enn det normale De samme forhold gjelder også for grupper! ”Peopleware -Productive Projects and teams” Tom DeMarco & Timothy Lister

55 55 Teamsammensetning og -roller Initiativtakeren Informanten Koordinatoren Utformeren Overvåkeren Teamarbeideren Iverksetteren Fullføreren Spesialisten K&G s Belbins teamroller

56 56 SanseIntuisjon Oppfatte Tenke Føle Vurdere UtadventInnadvent VurdereOppfatte Avslutte C.G.Jungs typologiske modell Se f.eks. Roward Bayne: The Myer-Briggs Type Indicator

57 57 Føle Tenke Sanse Intuisjon Observant Mennesker Hjelpsom Retning Fremtid Muligheter Regler Fakta Trinn for trinn Vide mål Logisk Konsepter PRODUSENTADMINISTRATOR INTEGRATORENTREPRENØR Beina på bakken Visjonær Logisk Varm

58 58 Hva kan vi bruke dette til? Lage balanserte grupper? Forstå andres væremåte? Fordele roller? Ingenting? Forbedring av eget potensiale?

59 59 Myter om grupper Typologi-balanserte grupper er effektive En høyt utviklet (moden) gruppe er mest effektiv Alle grupper utvikles over gitte faser I teambygging er det viktig å identifisere den enkeltes grunnleggende teamrolle og bygge videre på de sterke sidene av denne rollen Endre Sjøvold: Teamet – utvikling, effektivitet og endring i grupper

60 60 Oppgavetypen Additive oppgaver – jo flere, jo bedre (tautrekkingskonkurranse, grøftegraving) Konjunktive oppgaver – alles bidrag er nødvendig, sluttproduktet er ulikt fra det den enkelte kan komme opp med – prosjektplanlegging) Komplementære oppgaver – oppgaven kan brytes ned og oppgaver fordeles, resultat av planlegging Disjunktive oppgaver – kirurgteamet, superekspert med hjelpere

61 61 Gruppefunksjoner Kontroll (målrettet oppgaveløsning, handlekraft, autoritet) Omsorg (ivaretagenhet, relasjonsbygging, kreativitet) Avhengighet (lojalitet, konformitet, aksept) Opposisjon (kritikk, konkurranse, provokasjon) SPGR-modellen, Endre Sjøvold

62 62 Indikator på gruppemodenhet Synergi – engasjement, empati, samarbeid Tilbaketrekning – motløshet, utydelighet, usikkerhet SPGR-modellen, Endre Sjøvold

63 63 Moden gruppe Behersker alle fire funksjoner Funksjonene balanserer gjennom en fri flyt i kommunikasjon medlemmene i mellom Gruppen er tilpasningsdyktig Gruppen er effektiv i oppgaver som krever konjunktiv oppgaveløsning

64 64 Umoden gruppe Primitivt samspill Har en tendens til å utpeke syndebukker Samhold gjennom opposisjon Kan være effektiv til å løse additive oppgaver og komplementære oppgaver

65 65 Sørg for et stimulerende prosjektmiljø Åpen kommunikasjon uten skjulte agendaer Eierskap til arbeidsoppgaver Prøve ut nye ting i en felles forståelse av usikkerhet Kreativitet Ha det moro En stammekultur Tillit Francis Hartman: Don’t Park Your Brain Outside, PMI

66 66

67 67 Årsaker til konflikter

68 68 Yteevne og konflikter i gruppen Konfliktnivå Prestasjonsevne Fra Linda Lai: Dømmekraft Er det flere dimensjoner av ”konfliktnivå”

69 69 Grupper som fungerer bedre enn individer er kjennetegnet av: Vi ombestemmer oss ikke for å unngå konflikt og for å oppnå gruppeharmoni. Vi føler oss ikke presset til å gi etter dersom vi ikke er overbevist. Vi betrakter meningsforskjeller som naturlige og nyttige.


Laste ned ppt "1 BIK 6501 Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt- gruppen Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen Prosjektgruppens."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google