Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Copyright Tore H. Wiik. 2 Definisjon av prosjekt? Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Copyright Tore H. Wiik. 2 Definisjon av prosjekt? Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Copyright Tore H. Wiik

2 2 Definisjon av prosjekt? Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven som et prosjekt Vi bruker da en midlertidig organisasjon som samspiller internt og eksternt etter avtalte regler, og som bruker prosjektteknikker etter behov.

3 3 Copyright Tore H. Wiik Prosjekt eller ikke prosjekt? ”Lars Sponheim velger sjikane av politiske motstandere som sitt politiske prosjekt.” Torbjørn Jagland ”Likestillingsprosessen bør bli et felles prosjekt for både kvinner og menn” Fra en avis ”Prosjektet skal leveres til Nils Øby innen 10. desember” Fra et internt BI-notat ”Regjeringen har avsatt 4.5 mill kr til et flerårig prosjekt som skal bli et utstillingsvindu for verdibevisstgjøringen i skolen” Kjell Magne Bondevik,

4 4 Copyright Tore H. Wiik Fordeler og ulemper

5 5 Copyright Tore H. Wiik Prosjektivitet En organisasjons evne til å nå forretningsmessige og sosiale mål ved hjelp av prosjekter

6 6 Copyright Tore H. Wiik 4 prosjektivitetsområder RolleneMennesket ForretningenOppgaven

7 7 Copyright Tore H. Wiik 4 prosjektivitetsområder Oppgaven •Oppgaveforståelsen •Tidsfaktor •Usikkerhet •Verktøy •Teknikker Rollene •Oppdragsgiver •Oppdragstaker •Interessenter •Organisering •Avtaler •Kontrakter Forretningen •Management by projects •Hensikt/Effektmål •Fremtidige virkninger •Kunden Menneskene •Individene •Grupper og team •Motivasjon •Ledelse •Kultur

8 8 Copyright Tore H. Wiik Prosjektivitetsområdet ”Rollene” - de tre funksjoner + STØTTENDE

9 9 Copyright Tore H. Wiik Roller i organisasjonen •Prosjekteier •Prosjektleder •Multiprosjektsjef •Mottaker •Linjeledere FORSTÅELSEN FOR PROSJEKTARBEIDSFORMEN MÅ FINNES I HELE ORGANISASJONEN

10 10 Copyright Tore H. Wiik Prosjektivitetsområde ”Forretningen” •Nytten av prosjektet •Overordnete formål •Strategiske koblinger •Virkning på organisasjon og andre prosjekter •Kunder og fremtidige brukere

11 11 Copyright Tore H. Wiik Management by projects TIL: FRA:

12 12 Copyright Tore H. Wiik Prosjektivitetsområdet ”menneskene” - 5 viktige nøkkelbegreper •Felles syn •Tillit •Gjensidig respekt •Forpliktelse •Involvering

13 13 Copyright Tore H. Wiik Prosjektlederens 9 kunnskapsområder •Integrasjonsstyring •Omfangsstyring •Tidsstyring •Kostnadsstyring •Kommunikasjonsstyring •Usikkerhetsstyring •Personalstyring og ledelse •Styring av avtaler og kontrakter •Kvalitetsstyring

14 14 Copyright Tore H. Wiik 7 regler for å lykkes med prosjekt 1. Sørg for at prosjekter er strategisk forankret 2. Bruk et identisk, enkelt fasestyrt rammeverk for alle prosjekter og alle prosjekttyper 3. Sørg for god kompetanse i prosjektledelse og forståelse for arbeidsformen gjennom hele foretaket 4. Bryt ned vertikale skillelinjer ved å bruke tverrfunksjonelle grupper 5. Bruk dedikerte ressurser og sørg for fokus 6. Legg svært stor vekt på de første fasene 7. Sørg for formell prosjektavslutning og bruk den til å forbedre prosessen til neste gang. Robert Buttrick, The Project Workout

15 15 Copyright Tore H. Wiik Et kontinuerlig prosjektlandskap inndelt i fire kvadranter

16 16 Copyright Tore H. Wiik Felles prosjektmodell Modifisert fra PROPS: Ericssons prosjektmodell

17 17 Copyright Tore H. Wiik Beslutningspunktet Modifisert fra PROPS: Ericssons prosjektmodell Forpliktelse og tillit BESLUTNINGS- PUNKT PROSJEKT- STATUS RESSURS- TILGANG NYTTE- SITUASJONEN Avvik Usikkerhet Fremgang Endringer Overliggende strategi Marked og trender Konsekvenser Kost/nytte-analyser Mottakers situasjon Kundens situasjon Bruk av ressurser i prosjektet Prosjektporteføljen

18 18 Copyright Tore H. Wiik UTFØR FØLG OPP FORMULER MÅL PLANLEGG Avvik Mål PlanRegistrert forløp

19 19 Copyright Tore H. Wiik Interessenter

20 20 Copyright Tore H. Wiik Utsagn, krav, behov og forventninger Jeg vil ha en bra bil til en billig pris så jeg kan komme meg til jobben Behov: Krav: *Ikke mer enn kr *2 dører *Vinterhjul *Ikke over km

21 21 Copyright Tore H. Wiik Resultatmål Leveranse Tid Kost

22 22 Copyright Tore H. Wiik Prosjektet når SITT MÅL og gir en leveranse......som noen tar i bruk.....og gjør at vi oppfyller effektmålene •Effektivisering? •Kundefornøydhet? •Markedsandel? •Lønnsomhet? •……?

23 23 Copyright Tore H. Wiik Effektmålet fra et økonomisk perspektiv •Vi gjennomfører et prosjekt for at vi skal få en positiv endring i bedriftens kontantstrøm •Et prosjekt kan gi en rekke delbidrag til kontantstrømmen •Virkningen på andre produkter/prosjektresultater kan gi negative bidrag som vi ikke må glemme.

24 24 Copyright Tore H. Wiik Utsagn fra interessenter •Interessent 1: ”Vi ønsker kursopplegg for oppstart av prosjekter” ”Vi er ikke gode nok til å overføre kompetanse fra tidligere prosjekter” ”Vi har mange prosjektledere uten erfaring” •Interessent 2: ”Vi vil bruke scenarioteknikker til å få gode ideer om fremtidens læringsarenaer” •Interessent 3: ”Vi vil finne en optimal mix av teknologi, pedagogikk og faglig innhold for et prosjektkurs” ”Vi ønsker en kontinuerlig evaluering gjennom prosjektet”

25 25 Copyright Tore H. Wiik Et overliggende resultatmål “Å ha utviklet, tatt i bruk og evaluert en e-basert treningsarena for oppstart av prosjekter, der det tas hensyn til erfaring fra tidligere prosjekter. Prosjektet er avsluttet før og innenfor en kostnadsramme på kr

26 26 Copyright Tore H. Wiik Resultatmål Å ha utviklet, tatt i bruk og evaluert en e- basert læringsarena for oppstart av prosjekter der det tas hensyn til tidligere prosjekters erfaring. Prosjektet er avsluttet før og innenfor en kostnadsramme på kr

27 27 Copyright Tore H. Wiik Resultatmål •Vi har utviklet og satt i drift et nytt faktureringssystem og rutiner som gjør det mulig å –redusere gjennomsnittstiden for fakturautsendelse med to dager –redusere antall fakturaer med feil til maksimalt 3% •Prosjektet er gjennomført innenfor –en kostnadsramme på en million kroner •Prosjektet er avsluttet før Krav til leveranse Krav til utførelse

28 28 Copyright Tore H. Wiik Krav Behov Forventninger Utsagn Er dette det beste prosjektet til å nå effektmålet? Effektmålet Leveransen TidKost Et kortfattet prosjektmål Spek.

29 29 Copyright Tore H. Wiik Prosjektplanlegging •Nedbryting skjer ned fra toppen og nedover (WBS - Work Breakdown Structure (arbeidsstruktur) •Tidsplanlegging gjøres ut fra WBS, men fra bunnen og oppover. –Den som er ansvarlig for hver deloppgave må selv finne tids- og ressursforbruk –En samlet tids- og ressurs-plan lages ut fra enkelt-elementene.

30 30 Copyright Tore H. Wiik WBS Work Breakdown Structure

31 31 Copyright Tore H. Wiik

32 32 Copyright Tore H. Wiik Milepælsplan

33 33 Copyright Tore H. Wiik

34 34 Copyright Tore H. Wiik Krav Behov Forventninger Finn HVA Finn HVORDAN Finn NÅR, HVEM, HVOR MYE Prosjektets omgivelser Usikkerhet (Risiko og muligheter)

35 35 Copyright Tore H. Wiik Organisering av prosjektarbeid 2. Den interne organiseringen av prosjektet, - hvordan roller og ansvar er fordelt innenfor prosjektet 1. Hvordan prosjektarbeidet er organisert i virksomheten, - tilknytning til basis-organisasjonen

36 36 Copyright Tore H. Wiik Forholdet til basisorganisasjonen Adskilt prosjektorganisasjon Matrise Uten endring i basisorganisasjonen

37 37 Copyright Tore H. Wiik Funksjonell struktur - 3 prosjekter

38 38 Copyright Tore H. Wiik Matriseorganisasjon - 2 prosjekter Prosjekt- koordinering

39 39 Copyright Tore H. Wiik Autonom prosjektorganisasjon - 3 prosjekter

40 40 Copyright Tore H. Wiik BETEGNELSE Prosj.org. uten endring i basis- organisasjonen Matrise- organisasjon. Adskilt prosjekt- organisasjon. AUTORITETS- FORHOLD Begrenset autoritet Delt autoritet. Full autoritet FORDELER Bryter ikke med basisorganisa- sjonens tradi- sjonelle mønster God kapasitets- utnyttelse og tverrfaglighet. Effektiv gjennomføring av vanskelige oppgaver, oppmyking av hierarkisk struktur ULEMPER “Bås-mentalitet”, lite samordning. Tung kommunika- sjon. Belastende sjefs- forhold (flere sjefer) Overforbruk av medarbeidere. Fare for isolasjon. Vanskelig å avslutte prosjektet. PASSER BEST I ORGANISASJONER: - med få, relativt klart faglig orienterte prosjekter, hvor tverrfaglige samarbeidsforhold er bra på forhånd. - som skal utføre et større antall mindre prosjekter i tillegg til løpende virksomhet. - som har et begrenset antall større prosjekter med lav faglig tilknytning til enkeltavdelinger. ORGANISASJONSTILKNYTNINGER FOR PROSJEKT

41 41 Copyright Tore H. Wiik Organiseringsform og prosjektsuksess Fra Larson/Gobeli: Organizing for Product Development Projects, Journal of Innovation Management, 1988

42 42 Copyright Tore H. Wiik Prosjektorganisasjonen REFERANSE- GRUPPE ADMINISTRATOR STYRINGS- GRUPPE PROSJEKT- LEDER PROSJEKTMEDARBEIDERE REFERANSE- GRUPPE PROSJEKTGRUPPEN

43 43 Copyright Tore H. Wiik Ansvarsdeling PROSJEKT: HVA OG NÅR LINJEN: HVEM OG HVORDAN PROSJEKTEIER: START OG STOPP, MÅL OG RAMMER

44 44 Copyright Tore H. Wiik Prosjekteiers ansvarsområder Avklarer: •Bakgrunn, behov og hensikt •Effektmål •Rammer Godkjenner: •Mål og planer •Prosjektorganisasjonen •Sluttresultatet Beslutter: •Start, stopp •Beslutningspunktene •Store endringer •Nedleggelse Bistår med å: •Sikre ressurser •Finne prosjektleder

45 45 Copyright Tore H. Wiik Styringsgruppen Linjeledere Brukere Viktige interne interessenter Andre som skal leve med resultatet Mottakere

46 46 Copyright Tore H. Wiik Kunde og leverandør

47 47 Copyright Tore H. Wiik ”Joint venture” ADMINISTRATOR GRUPPE PROSJEKT- LEDER PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN C B A

48 48 Copyright Tore H. Wiik Risikoanalyse •Finn risikoelementene •For hvert element, grader sannsynligheten for at risikoen vil inntreffe •For hvert element, grader konsekvensen av at det inntreffer •Kritikaliteten er lik produktet av de to •Prioriter og iverksett tiltak for å forhindre både sannsynlighet og konsekvens •Følg analysen opp under hele prosjektet

49 49 Copyright Tore H. Wiik Risikoanalyse - MiniRisk

50 50 Copyright Tore H. Wiik Dilbert om mini-risk


Laste ned ppt "1 Copyright Tore H. Wiik. 2 Definisjon av prosjekt? Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google