Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Prosjektarbeid 1R.Vaagan, JBI/HiO Prosjektarbeid ( Karlsen 1998, kap.5 ) Begrepet ”prosjekt”: daglig/faglig bruk Arbeidslivsprosjekter – arbeidsform som.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Prosjektarbeid 1R.Vaagan, JBI/HiO Prosjektarbeid ( Karlsen 1998, kap.5 ) Begrepet ”prosjekt”: daglig/faglig bruk Arbeidslivsprosjekter – arbeidsform som."— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektarbeid 1R.Vaagan, JBI/HiO Prosjektarbeid ( Karlsen 1998, kap.5 ) Begrepet ”prosjekt”: daglig/faglig bruk Arbeidslivsprosjekter – arbeidsform som er funnet velegnet til å løse et sammensatt problem på, og som utnytter eksisterende muligheter i organisasjonen – Studieprosjekter – ledd i læringsprosess, men også ofte knyttet til problemløsning i samarbeidsbedrifter

2 Prosjektarbeid 2R.Vaagan, JBI/HiO Studieprosjekter Del av læringsprosess/studium og en del av studiet ved de fleste høgskoler Velger selv eller får oppgitt prosjekt Engangsoppgave Skal resultere i en rapport innen en frist Definert målsetning Oppgave/ansvarsfordeling Tverrfaglig

3 Prosjektarbeid 3R.Vaagan, JBI/HiO Arbeidslivsprosjekter (1) Velges ofte av bedrifter/org. ved Store oppgaver; avgrenset tid/budsjett; ulike typer kompetanse: – tekniske byggeprosjekter/engineering – produktivitetsutvikling og markedsføringsprosjekter – systemutviklingsprosjekter – leveranseprosjekter – organisasjonsutviklingsprosjekter

4 Prosjektarbeid 4R.Vaagan, JBI/HiO Arbeidslivsprosjekter (2) – personalutviklingsprosjekter – kunnskapsoppbyggende prosjekter (FoU, utredning, utprøving m.m.) – større engasjementsprosjekter Arbeidslivsprosjekter ofte mer kompliserte enn studieprosjekter pga oppdragsgiver og basisorganisasjon

5 Prosjektarbeid 5R.Vaagan, JBI/HiO Fleksibel arbeidsform Økt bruk av prosjekt som arbeidsform fordi: – rask utvikling i næringsliv/forvaltning – krav til effektivitet og helhetsløsninger – tradisjonell linjeorganisasjon best egnet til stabile, rutinepregete oppgaver Prosjektarbeidsformen velegnet til oppgaver som er: – store, viktige, komplekse, tidkrevende, tverrfaglige

6 Prosjektarbeid 6R.Vaagan, JBI/HiO Krevende arbeidsform Både studie- og arbeidslivsprosjekter er krevende bl.a. fordi: En for alle, alle for en? Samarbeid, kommunikasjon Målenighet i gruppa Ulike faglige utgangspunkt – fordel og ulempe for samarbeidet

7 Prosjektarbeid 7R.Vaagan, JBI/HiO Skjær i sjøen Manglende kommunikasjon > manglende målforståelse Tiden går med til interne konflikter og ikke konstruktivt arbeid Manglende oppfølging av prosjektplan Dårlig informasjon til de som skal bruke resultatet av prosjektet

8 Prosjektarbeid 8R.Vaagan, JBI/HiO Kommunikasjon Flotte datasystemer, fine plansjer, mange møter er ikke det sentrale Prosjektkulturen er det avgjørende: menneskene må greie å kommunisere, dra lasset sammen mot felles mål, løse konflikter, oppmuntre hverandre

9 Prosjektarbeid 9R.Vaagan, JBI/HiO Faser i prosjektarbeidet Oppstartsamling, åpent klima, definere hoved- og delmål, tids-/økonomirammer Kan bety en forstudie er nødvendig Korreksjoner må komme tidlig: endringer koster mer senere Selve prosjektet faller ofte i 2 deler: en faglig og en administrativ del

10 Prosjektarbeid 10R.Vaagan, JBI/HiO Faglig og administrativ del Igangsetting av nytt styringssystem, nytt kvalitetssikringssystem i biblioteket er faglige forhold Prosjektadministrasjonen omfatter styring, planlegging, dokumentasjon, rapportering I arbeidslivsprosjekter er den administrative delen større jo større prosjektet er; i studieprosjekter er den administrative delen som regel liten

11 Prosjektarbeid 11R.Vaagan, JBI/HiO Planlegging Plan for måloppnåelse Planlegging grunnlaget for gjennomføring, oppfølging, oversikt, samordning, informasjon Underveis sjekkes det regelmessig om arbeidet følger planen Avvik mellom mål og oppnådd resultat krever korreksjon – enten av utføringen, evt en måljustering

12 Prosjektarbeid 12R.Vaagan, JBI/HiO Typisk faseinndeling for et utviklingsprosjekt Forstudie Spesifikasjonsfase Konstruksjonsfase Utviklings/realiseringsfase Drifts/vedlikeholdsfase

13 Prosjektarbeid 13R.Vaagan, JBI/HiO Arbeidsplanlegging (1) Hver prosjektfase inndeles i aktiviteter. Hver aktivitet defineres med starttilstand og slutt-tilstand I større prosjekter utpekes en ansvarlig for hver aktivitet – ikke minst for å avlaste prosjektlederen Arbeidsplanleggingen bestemmer tidsplanleggingen, som bør være realistisk

14 Prosjektarbeid 14R.Vaagan, JBI/HiO Arbeidsplanlegging (2) Arbeids- og tidsplanleggingen bestemmer ressursplanleggingen og fordelingen av ressurser på faser og aktiviteter Viktig at alle berørte trekkes inn Siste del av hovedplanleggingen er å estimere kostnadene i prosjektet (f.eks, antall timer x timelønn, reiseutgifter, eksternbistand, leie/kjøp av materiell og utstyr m.m.)

15 Prosjektarbeid 15R.Vaagan, JBI/HiO Planleggingsmetodikk Milepælplan (se utdelt ark) – hva betyr de 3 kolonnene i plansje 5.2? – kan K2 ferdigstilles før E3 i plansje 5.3? GANTT-diagrammet (se utdelt ark) – hva betyr kolonne 1 i plansje 5.4? – Hva betyr kolonne 2 i plansje 5.4? – hva betyr ”LNA” og ”ROS” i plansje 5.4?

16 Prosjektarbeid 16R.Vaagan, JBI/HiO Ansvarsfordeling Forholdet styringsgruppe – prosjektgruppe: få ansvarsforholdet skriftlig bekreftet før prosjektstart Prosjektleder har ansvar for at alle prosjektmedarbeidere vet hva de skal gjøre, særlig: – Mål/delmål, kvaliteten på arbeidet, tidsrammer og tidsfrister,ressursbruk Éngangsinformasjon ikke nok: sjekk underveis muntlig,skriftlig, m.m.

17 Prosjektarbeid 17R.Vaagan, JBI/HiO Prosjektmøter Mye av arbeidet foregår i møter Mange ulike typer møter i prosjekt- arbeidet (idédugnad, vedtaksmøte, info- møte osv), men: Begrens dialogen til de viktigste punktene men få tilbakemeldinger Flipover eller tavle virker fokuserende og samlende

18 Prosjektarbeid 18R.Vaagan, JBI/HiO Rapportering, dokumentasjon (1) Prosjektdagbok el. referatperm med – Når og hvor ble møtet holdt – Hvem til stede eller fraværende – Hvilke saker var oppe – Hva var de viktigste synspunktene – Hva ble besluttet, evt. flertall/mindretall – Vurderinger av beslutningsprosessen – Undertegning

19 Prosjektarbeid 19R.Vaagan, JBI/HiO Rapportering, dokumentasjon (2) I studieprosjekter bør funksjonene som møteleder/referent gå på omgang Typer prosjektinformasjon: – prosjektavis – rundskriv, elektronisk post – veggavis, oppslagstavle, intranettside – infomøter og indiv. samtaler – kurs, seminarer

20 Prosjektarbeid 20R.Vaagan, JBI/HiO Forprosjektrapporten Ofte grunnlaget for grønt/rødt lys fra styringsgruppen Bør inneholde: – Bakgrunnen for prosjektet – Avgrensing av problemet – Rammebetingelser (tid, personell, ressursbehov, kostnadsanslag) – Mål for prosjektet – Skisse av løsning på problemet – Grov plan for gjennomføringen

21 Prosjektarbeid 21R.Vaagan, JBI/HiO Prosjektrapporten (1) Prosjektets ansikt: innhold og form begge viktige Alle leser tittelen, mange leser sammendraget, noen leser hoveddelen og noen få leser bilag og referansedel Strukturen er viktig: den som får den i hånden skal raskt kunne avgjøre om den er interessant for vedkommende

22 Prosjektarbeid 22R.Vaagan, JBI/HiO Prosjektrapporten (2) Se på utdelt ark (plansje 5.9) Hva betyr ”mottakerorientert rapportstruktur”? – Det viktigste alltid først, både i rapporten og i enkeltkomponentene – Det viktigste fremheves grafisk – Det som er interessant og aktuelt bare for noen få lesere skyves bakover i rapporten

23 Prosjektarbeid 23R.Vaagan, JBI/HiO Oppfølging og etteranalyse (1) Fremdriften underveis prosjektleders ansvar. Avvik må ikke feies under teppet Styringsgruppa har også et ansvar overfor prosjektleder I store, kompliserte prosjekter kan databaserte oppfølgings- og rapporteringssystemer hindre god kommunikasjon underveis, jf. overskridelser i gigantprosjekter

24 Prosjektarbeid 24R.Vaagan, JBI/HiO Oppfølging og etteranalyse (2) I studieprosjekter er arbeidsprosessen og gruppekommunikasjonen en viktig del av læringen Møtereferater bør inneholde vurderinger av samarbeidet underveis Etteranalysen bør nedfelles skriftlig og undertegnes av alle deltakerne Fremmer bevisst holdning hos alle

25 Prosjektarbeid 25R.Vaagan, JBI/HiO Oppfølging og etteranalyse (3) Hvilke mål under prosjektarbeidet? Samsvar planlagt-faktisk tids/ressurs- bruk? Deltakernes faglige forutsetninger Hva gikk godt og hvorfor? Hvilke problemer oppstod og hvorfor? Læring mht: infosøk/veiledning, tidsplanlegging, arbeidsfordeling, gruppekommunikasjon, møter, konfliktløsing,dokumentasjon


Laste ned ppt "Prosjektarbeid 1R.Vaagan, JBI/HiO Prosjektarbeid ( Karlsen 1998, kap.5 ) Begrepet ”prosjekt”: daglig/faglig bruk Arbeidslivsprosjekter – arbeidsform som."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google