Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Universitets- biblioteket Anbudsgjennomføring ved UBiS - erfaringer og tips Kjersti K. Hettervik og Heidi Kvamme.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Universitets- biblioteket Anbudsgjennomføring ved UBiS - erfaringer og tips Kjersti K. Hettervik og Heidi Kvamme."— Utskrift av presentasjonen:

1 Universitets- biblioteket Anbudsgjennomføring ved UBiS - erfaringer og tips Kjersti K. Hettervik og Heidi Kvamme

2 Universitets- biblioteket Lov om offentlige anskaffelser •Anskaffelser mellom kr og 1,1 mill. er underlagt nasjonale terskelverdier. Anbudskonkurranse ikke påbudt. Oppdrag kan tildeles etter konkurranse med forhandling •Anskaffelser over 1,1 mill er underlagt EØS terskelverdier, kontrakter skal tildeles etter anbudskonkurranse

3 Universitets- biblioteket Pålagt anbudsutlysning •Pålagt offentlige institusjoner •Sikre effektiv ressursbruk basert på likebehandling •Kontrakter skal tildeles etter konkurranse •Opptre med stor integritet så allmennheten får tillitt til at anskaffelser skjer på riktig måte •Ikke tillatt å dele opp planlagt anskaffelse for å komme under beløpsgrensen

4 Universitets- biblioteket Anbud UBiS •Vi kommer ikke til å nevne hvilke aktører vi har fått tilbud fra og hvilke valg vi har gjort •Tidsskriftabonnement UBiS ca 2 millioner pr år • direkte abonnement •Første anbud 2007, andre anbud 2011 •Første anbud bøker 2004, andre anbud 2008, jobber med neste som skal gjelde fra 2012 •Avtalene gjelder for 3 år med 1 års opsjon

5 Universitets- biblioteket Anbud bøker •Mer tidkrevende med anbud på bøker fordi det kommer tilbud fra flere aktører •Dokumentet må utformes på engelsk pga utenlandske aktører •Er i gang med tredje anbud for bøker, må være ferdig i god tid før årsskiftet

6 Universitets- biblioteket Ansvarlige •Innkjøpssjef har kontroll på tidsplan og lager dokumentet med konkurransegrunnlaget. •Avdelingsleder for samlingsavdelingen og bibliotekar som har ansvar for bibliotekets abonnement utformer kravspesifikasjon og tildelingskriterier. •Innkjøpssjef og bibliotekarer er saksbehandlere, bibliotekdirektør og universitetsdirektør er ansvarlige for avtalen.

7 Universitets- biblioteket Tidsplan •Beregn god tid •Oppstartsmøte med innkjøpssjef tidlig på året •Utforming av kravspesifikasjon •6 uker fra anbudsutlysing til innleveringsfrist •Vi bruker ca 4 uker på utvelgelsesjobben •Tilbyderne har 2 ukers klagefrist •Prosessen bør være ferdig i løpet av juni, slik at man har leverandør klar når fornyelsene kommer

8 Universitets- biblioteket Kravspesifikasjon til leverandør •Må kunne levere alle titler vi ønsker •Håndtere all kontakt med utgivere •Ha løsning for elektronisk tilgang •Dyktig kontaktperson som gir rask respons •Ha effektive rutiner for reklamasjoner •Komme med fornyelsesvarsler i god tid •Håndtere Cristin-avtalene

9 Universitets- biblioteket Krav til fakturering •Hver tittel skal spesifiseres med nødvendige opplysninger •Inndeling etter fagområder •Hovedfaktura 1 gang pr år

10 Universitets- biblioteket Tildelingskriterier TildelingskriteriumVekting 1.Leveringsdyktighet30 % 2.Referanser/service30 % 3.Pris/kostnader20 % 4.Leveringstid15 % 5.Tilleggstjenester 5 %

11 Universitets- biblioteket Leveringsdyktighet 30% •Må kunne levere alle tidsskrift også fra små leverandører •Krever at kontakt skal foregå på norsk, evt. dansk eller svensk for å sikre leveranser fra mindre norske utgivere.

12 Universitets- biblioteket Referanser/service 30% •Leverandør skal gi beskrivelse av egen service og oppfølging •Skal angi minimum 3 referanser fra sammenlignbare kunder •Vi legger stor vekt på referansesamtalene, det betyr mye om andre kunder er fornøyd •Viktig å stille like spørsmål og notere ned svar

13 Universitets- biblioteket Pris/kostnader 20 % •Leverandør skal angi pris i vedlagt prisskjema for et utvalg tidsskrift •Vi krever angivelse av utgangspris i lokal valuta, påslag og totalpris i NOK inkludert moms •UiS tillater heldigvis at vi ikke vekter pris så høyt som leveringsdyktighet og service

14 Universitets- biblioteket Leveringstid 15% •Leverandør skal angi gjennomsnittlig leveringstid, dette har vært viktig med papirtidsskrift •Nå mottar vi flest elektroniske tidsskrift og krever rask tilgang og effektiv oppfølging ifm reklamasjoner •Agentene er prisgitt sine utgivere og oppgitt leveringstid er veldig likt

15 Universitets- biblioteket Tilleggstjenester 5% •Leverandør skal angi hvilke tilleggstjenester som kan leveres som statistikk, søketjeneste, tidsskriftliste, lenketjener, ERM-tjeneste (Electronic Resource Manager) •Vi vektlegger ikke dette så høyt fordi abonnementene er viktigst

16 Universitets- biblioteket Prosessen •Innkjøpssjef mottar våre kravspesifikasjoner og tildelingskriterier og utformer konkurransegrunnlaget •Anbudsinnbydelsen legges ut på Doffin – Database for offentlige innkjøp •Leverandører vet at de må følge med her

17 Universitets- biblioteket Konkurransegrunnlag m/vedlegg Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Tidsskrifter

18 Universitets- biblioteket Doffin

19 Universitets- biblioteket Levering av tilbud •Leverandørene sender sine tilbud elektronisk via •Eget anbudssystem hvor all korrespondanse sendes •Vi logger oss på her for å lese tilbudene og følge med på korrespondanse mellom tilbyder og saksbehandler

20 Universitets- biblioteket EU-supply

21 Universitets- biblioteket Evalueringsmatrise - mal •Innkjøpssjef gir oss tilgang til matrisen som er laget i Excel •Del av større mal for anskaffelser kjøpt av First Ventura •UH-sektorens felles mal •Andre institusjoner kan også kjøpe systemet

22 Universitets- biblioteket Evalueringsmatrise •Matrisen er inndelt etter tildelingskriteriene vi selv har satt opp •Vi er nøye med kommentarene vi skriver. Ved klage kan det bli brukt som dokumentasjon på at vi har fulgt våre egne kriterier •På skjemaet for servicekriterier noterer vi svar fra referansesamtalene •Kommentarene blir brukt som grunnlag for poenggiving, vektingen blir automatisk regnet ut

23 Universitets- biblioteket Evalueringsmatrise eks 1 Utført evalueringsarbeid Tilbyder 1Tilbyder 2 Tildelingskriterium #1: Kommentarer Score iht. parametre Kommentarer Score iht. parametre 1. Leveringsdyktighet PoengVekt Vektet poeng PoengVekt Vektet poeng Kriterium Meget tilfredsstillende 5,0100 %5,0 Meget tilfredsstillende 5,0100 %5,0 Dokumentasjonskrav 0,0 0 %0,0 Sum score 100 % Sum score 100 % 5,0 11 Kriterium ScoreBeskrivelse 0 Ingen uttelling 1 Lite tilfredsstillende 2 Mindre tilfredsstillende 3 Noe tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende

24 Universitets- biblioteket Evalueringsmatrise eks 2 Utført evalueringsarbeid Tilbyder 1Tilbyder 2 Tildelingskriterium #4: Kommentarer Score iht. parametre Kommentarer Score iht. parametre 4. Leveringstid PoengVekt Vektet poeng PoengVekt Vektet poeng Kriterium Meget tilfredsstillende 5,0100 %5,0 Tilfredsstillende 4,0100 %4,0 Dokumentasjonskrav 0,0 0 %0,0 Sum score 100 % Sum score 100 % 5,04,0 12 Kriterium ScoreBeskrivelse 0 Ingen uttelling 1 Lite tilfredsstillende 2 Mindre tilfredsstillende 3 Noe tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende

25 Universitets- biblioteket Oppsummering evalueringsarbeid ift. tildelingskriterier Tilbyder 1Tilbyder 2 Vektin g Vektet innefor ramme Poeng Vektet poeng Poeng Vektet poeng Evalueringsområder 1. Leveringsdyktighet 30 % 5,001,505,001,50 2. Referanser/service 30 % 3,000,904,001,20 3. Pris/kostnader20 % 4,000,805,001,00 4. Leveringstid15 % 5,000,754,000,60 5. Tilleggstjenester5 % 5,000,255,000,25 Total score 4,204,55 Rangering 21

26 Universitets- biblioteket Utvelgelse •Tilbudene er som regel veldig like •Vi leser dem nøye for å finne ut om noen skiller seg ut, sjekker tilbudene opp mot kravspesifikasjonen •Det er viktig å ta hensyn til kriterier vi selv har satt opp •Oppsummeringsmøte med innkjøpssjef og bibliotekdirektør hvor vårt forslag blir lagt fram. Innkjøpssjef har særlig fokus på at kriteriene er fulgt.

27 Universitets- biblioteket Tildeling •Innkjøpssjef lager saksdokument og på bakgrunn av dette sendes Tildelingsbrev til alle tilbyderne •Brevet inneholder sammenligning av tilbudene ut fra tildelingskriteriene •Tilbyderne får opplyst hvilken score de har oppnådd samt det valgte tilbudets score •2 ukers klagefrist •Kontrakt underskrives av begge parter


Laste ned ppt "Universitets- biblioteket Anbudsgjennomføring ved UBiS - erfaringer og tips Kjersti K. Hettervik og Heidi Kvamme."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google