Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Internkontroll i anskaffelsesprosessen Stort antall leverandører Mange rekvirenter Lav innkjøpskompetans e Mangelfulle systemer Lav avtale- dekning Svak.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Internkontroll i anskaffelsesprosessen Stort antall leverandører Mange rekvirenter Lav innkjøpskompetans e Mangelfulle systemer Lav avtale- dekning Svak."— Utskrift av presentasjonen:

1 Internkontroll i anskaffelsesprosessen Stort antall leverandører Mange rekvirenter Lav innkjøpskompetans e Mangelfulle systemer Lav avtale- dekning Svak innkjøpsfunksj on Ukoordinerte spesifikasjoner Svakt ledelsesengasjement Svak logistikkstyrin g Svak lagerstyring Lagerstrategi? ? Bred kontaktflate mot leverandør Mange lagre Stort antall fakturaerManglende incentiver ØkonomiforståelseBesparelser medfører budsjettreduksjon neste år Høye innkjøpspriser

2 Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll? Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering

3 Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll? Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering

4 PwC Hvorfor internkontroll? 1.Målrettet og kostnadseffektiv drift 2.Pålitelig regnskapsrapportering 3.Overholdelse av lover og regler (herunder Lov og forskrift om offentlige anskaffelser)  God internkontroll gir ledelsen og medarbeidere en oppleves av å være i en tilstand der de har kontroll

5 En fersk rapport (Dok 3.6) fra Riksrevisjonen påviser nok en gang store mangler i planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser Riksrevisjonen ”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.”

6 Lederansvar Det er konstatert flere til dels grove regelbrudd. Regelbruddene har pågått over lengre tid, og samlet sett har det dreid seg om betydelige beløp. Dette skyldes blant annet manglende opplæring og internkontroll Dermed konkluderer Oslo tingrett med at vedkommende leder gjorde flere ikke ubetydelige feil, som var knyttet til hans rolle som leder. Han har ikke vært utsatt for urimelig behandling av kommunen, og endringsoppsigelsen han fikk, således var saklig begrunnet og gyldig. Han er i tillegg dømt til å betale kommunens saksomkostninger, samtidig som hans egen advokat har fremlagt sin regning – til sammen om lag 1,4 millioner kroner.

7 PwC Dårlig omdømme gir liten tillitt til offentlige virksomheter

8 Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll? Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering

9 PwC Difi har utarbeidet en veileder for implementering av internkontroll 9 Bakgrunn: En rekke rapporter fra Riksrevisjonen og diverse medieoppslag viser at internkontroll i offentlig sektor må styrkes Hensikt: Gi offentlige virksomheter en metodikk og et verktøy til å implementere internkontroll på anskaffelsesområdet Innhold: Veileder for hvordan internkontroll kan implementeres, verktøy for selvevaluering, eksempler og maler

10 PwC Metodisk rammeverk – Coso-modellen 10 De fem komponentene: 1.Kontrollmiljø 2.Risikovurdering 3.Kontrollaktiviteter 4.Informasjon og kommunikasjon 5.Overvåking

11 PwC Metodisk rammeverk – Difi’s anskaffelsesmodell 11 ”Det gode innkjøp” : −Rammevilkår −Organisasjon og ledelse −Policy og strategi −Mennesker og kompetanse −Partnere og leverandører −IKT −Anskaffelsesprosesser −Måling og rapportering av resultat −Kontroll, læring og forbedring

12 PwC Internkontroll på anskaffelsesområdet Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 4. Handlings- plan og oppfølging 3. Selv- evaluering og risiko- vurdering Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet

13 Eksempel på status Grad av modenhet Umoden Ledende praksis Difis anskaffelsesmodell Coso-modellen Informasjon og kommunikasjon Overvåking/oppfølging Kontrollaktiviteter Risikovurderinger Kontrollmiljø Anskaffelsesprosesser IKT Måling og rapportering Kontroll, læring og forbedring Rammevilkår Policy og strategi Organisasjon og ledelse Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører

14 PwC Utarbeide handlingsplaner KontrollmiljøFristAnsvarligUtført NrForhold som kan medføre risiko Tiltak

15 PwC 1.Risikovurdering 1.1 Riskovurdering og oppdatering av virkeområder 1.2 Beslutte oppfølgings- strategi, herunder omfang og innretning på testingen 2. Kontrollvurdering 2.1 Vurdering av eksisterende kontroller 2.2 Implementering av nye/endrede kontroller 2.3 Verifikasjon av nye/endrede kontroller 3. Oppfølging/ overvåkning 3.1 Testing av utvalgte kontroller 3.2 Utbedring av kontroller 3.3 Samlet vurdering av testresultat 4. Rapportering 4.1 Sign-off på etterlevelse fra enhetene 4.2 Konsolidering og sign-off på etterlevelse fra ledelsen 4.3 Rapportering til styret Des 3 Jan 3 Febr 4 Mars 1 April 2 Mai 2 Juni 2 Juli 2 Aug 3 Sept 3 Okt 3 Nov Årshjulet for internkontrollprosessen

16 Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll? Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering

17 PwC Etablering av prosjekt: Internkontroll på anskaffelsesområdet • Mål • Organisering • Milepæler

18 PwC Mål for prosjektet MålForklaringBeskrivelse av mål EffektmålHvorfor prosjektet skal etableres Virksomheten har etablert et tydelig internkontrollregime innenfor anskaffelsesområdet der kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og oppfølging er systematisert og integrert i virksomhetens kultur, retningslinjer og systemer ResultatmålHva prosjektet skal oppnå Effektive og lønnskomme innkjøps om etterlever LOA/FOA, Dette innebærer: • 100% avtaledekning • 100% avtalelojalitet • Etterlevelse av LOA/FOA ProsessmålHvordan prosjektet skal gjennomføres Prosjektet skal gjennomføres med representanter fra innkjøp, økonomi, ledelse og bestillerorganisasjonen. Vi tar utgangspunkt i Difi’s veileder og verktøy for gjennomføring av prosjektet

19 PwC Organisering av prosjekt Prosjektleder Prosjektmedlem Referansegruppe Styringsgruppe Prosjekteier Eksempel på organisering Prosjekteier: Direktør Styringsgruppe: Øk.sjef, 2 andre ledere på nivå 2 Prosjektleder: Innkjøpssjef Prosjektmedlem: 3 bestillere (bl.a fra interne lagre), ledere med budsjettfullmakt Referansegruppe: IKT, Eiendom, andre aktuelle ressurser

20 PwC Milepælsplan Planlagt dato StatusM nr Milepæl beskrivelseKommentar M1Når milepælplan er utarbeidet og godkjent av styringsgruppen M2Når mandat for prosjektet er konkretisert, forankret i virksomheten og kommunisert til berørte parter M3Når valg av omfang på evaluering er gjennomført M4Når spørsmål i selvevalueringstest er besvart M5Når status for internkontroll er etablert M6Når sjekkliste er generert M7Når risiko er vurdert M8Når målsettinger og handlingsplan for internkontroll er utarbeidet M9Når oppfølging og evaluering er gjennomført M1 0 Når sluttrapport for prosjektet er levert styringsgruppen M1 1 Når ansvarlig for videre oppfølging er pekt ut M1 2 Når retningslinje for oppfølging av internkontroll på anskaffelsesområdet er godkjent

21 Internkontroll veiledningsmateriale fra Difi Veiledningsdokument m /vedlegg: Metodisk rammeverk Implementeringsmodell Eksempel på kontrollprogram Anbefalte retningslinjer m/ innspill til innhold Oversikt over spørsmålene i selvevalueringen Sjekkliste til selvevalueringen Selvevalueringsverktøy Maler og eksempler m/ tilhørende veiledning: Prosjektpresentasjon til virksomhetsledelsen Interessentanalyse Milepælsplan Prosjektmandat Risikoanalyse Kommunikasjonsplan Handlingsplan Habilitetserklæring

22 Internkontroll veiledning er lagt ut på egen infoside i mai 2011 Publisering av Difi veiledning Internkontroll veilederen vil videre bli presentert i ”steg- for-steg” format sommeren 2011


Laste ned ppt "Internkontroll i anskaffelsesprosessen Stort antall leverandører Mange rekvirenter Lav innkjøpskompetans e Mangelfulle systemer Lav avtale- dekning Svak."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google