Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Høgskolen i Buskerud Konkretisering av prosjekt organisering av administrasjonsfunksjonen 29. november 2006.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Høgskolen i Buskerud Konkretisering av prosjekt organisering av administrasjonsfunksjonen 29. november 2006."— Utskrift av presentasjonen:

1 Høgskolen i Buskerud Konkretisering av prosjekt organisering av administrasjonsfunksjonen 29. november 2006

2 Premisser som arbeidet bygges på •Strategiplanen 2005–2010 –Kravene til adm –Kravet om kostnadseffektivitet •Sak 72/05 ”Faglig organisering” –Spesielt evalueringen av adm. som del av denne saken •Sak 13/06 ”Fremtidig avdelingsorganisering ved Hibu •Sak 40/06 ”Administrativ ordning på høgskolens studiesteder” •Sak 41/06 ”Enhetlig ledelse” •Lik modell for hele Hibu –Dette gjelde spesielt grensesnittet til og organiseringen av studiestedsadministrasjonene

3 Forslag til mandat (versjon ) •Utarbeide forslag til organisering av HS: –Med organisering forstår vi: beskrivelse av ansvar, roller og myndighet, rapportering og kommunikasjonsveier, samt hvordan samhandlingen med studiestedsadm skal fungere i praksis. Forslaget skal ivareta ønsket om en omstillingsdyktig og kostnadseffektiv organisasjon som yter best mulige tjenester og service til studenter, ansatte, kunder og omverden •Forslaget skal vise hvordan samhandling og kommunikasjon mellom HS og fagavdelingene kan bli effektiv og tilfredsstillende for studenter, ansatte, kunder og omverdenen. •Forslaget skal tydeliggjøre: 1.Kriterier for hensiktsmessig organisering av HS 2.Oversikt over de mest kritiske leveransene for HS og studiestedsadministrasjonene 3.Oversikt over forutsigbare leveranser som gjentar seg for hele Hibu (ett Årshjul) 4.SWOT av dagens ordning (både HS og studiested) 5.Hvordan samhandlingen skal være mellom HS og linjen når beslutninger skal settes ut i livet (implementering). 6.Konkret organisasjonskart med tilhørende ansvar, myndighet og rapporteringslinjer. 7.Hvordan en kan få til en felles administrativ kultur på Hibu 8.Enkle kjøreregler for god kommunikasjon 9.Enkelt system for rapportering som understøtter den nye organisasjonen Delleveranse 1-9

4 Leveransefrister for deleveranse Kriterier for hensiktsmessig organisering  Ferdig 2.Kritiske leveranser  Frist Årshjul  Frist SWOT  Frist Samhandling  Frist –Hvordan samhandlingen skal være mellom HS og linjen når beslutninger skal settes ut i livet (implementering). 6.Organisasjonskart  Frist –Konkret organisasjonskart med tilhørende ansvar, myndighet og rapporteringslinjer. 7.Felles kultur  Ikke fastsatt 8.Kjøreregler for kommunikasjon  Ikke fastsatt 9.Rapporteringssystem  Ikke fastsatt Delleveranse nummer Delleveranse Leveransefrist

5 Møter i prosjektgruppa Mandag 18.desember, agenda 1.Årshjul  Frist SWOT  Frist Mandag 8. og 22. januar, agenda 1.Kritiske leveranser  Frist Samhandling  Frist –Hvordan samhandlingen skal være mellom HS og linjen når beslutninger skal settes ut i livet (implementering). 3.Organisasjonskart  Frist –Konkret organisasjonskart med tilhørende ansvar, myndighet og rapporteringslinjer.

6 Aktivitetsoversikt – prosess organisering 14/122/2 21/2 Mai Milepæler Orientering til Styret om status på arbeidet Samling med faglig virksomhet; Beslutning i styret om ny organisering av HS. Heldagssamling med administrasjonen 15/3 Innstillingen fra gruppen ferdig. Klar til høringsrunde Delleveranse 1-6 ferdig, 1.versjon av innstilling 26/1 Ansvarlig Styremøtet Fred Nilsson Presentasjon: Tania Olsen Design av opplegg: Context Gjennomføring: Tania Olsen Fred Nilsson Saksunderlag: Fred Nilsson Design av samling: Context Gjennomføring: Context Innhold: Arbeidsgruppen og administrasjons- ledergruppen Dokument: Tania Olsen Høringsnotat: Fred Nilsson Nr.1: prosjektgruppen Nr.2: prosjektgruppen Nr.3:adm.ledergruppen Nr.4: prosjektgruppen Nr.5: prosjektgruppen Nr.6: prosjektgruppen Ledelse av arbeidet: Tania Olsen Tilrettelegging: Context

7 Konkretisering av delleveranse 2-4 Delleveranse 2:Utarbeidelse av SWOT-analyser Delleveranse 3:Utarbeidelse av Årshjulet Delleveranse 4:Beskrivelse av Kritiske leveranser

8 Delleveranse 2: SWOT av dagens ordning Hva Det skal utarbeides en SWOT-analyse… 1.Pr. studiested  Hønefoss (Leveranseansvarlig Fred Nilsson)  Drammen (Leveranseansvarlig Kai Mjøsund)  Kongsberg (Leveranseansvarlig Jan Torgersen) 2.Pr. seksjon i HS  Administrasjonsseksjonen (Økonomi, Arkiv, Personal) (Leveranseansvarlig ???)  Bibliotek (Leveranseansvarlig Kari Fagerjord)  Informasjonsseksjonen (Leveranseansvarlig Tania M. Olsen)  IT-seksjonen (Leveranseansvarlig Jan Petter)  Studieseksjonen (Leveranseansvarlig Turid Næss) 3.For hele HS (Leveranseansvarlig Fred Nilsson) Hvorfor? SWOT-analysen skal primært synliggjøre styrker og svakheter, muligheter og trusler ved hvordan dagens leveranser og organisering er. Ved gjennomføring av SWOT-analysene skal en legge vekt på eller bruke KSF-ene for Hibus måloppnåelse (først og fremst de KSF-ene som organisering påvirker). Disse analysene vil bli brukt som underlagsmateriale i forhold til organiseringsprosjektet, evaluering og forbedringsprosjektet, samt rekrutteringsprosessen. Hvordan Bruke malen fra SWOT-analysen gjennomført på Hønefoss. Kristin S. Rolfsøn har ansvar for å bistå de leveranseansvarlige. Status Hønsefoss har gjennomført, behov for kvalitetssikring opp i mot de nye KSF-ene? Bibliotek har gjennomført og levert. Behov for kvalitetssikring opp i mot de nye KSF-ene?

9 Delleveranse 3: Årshjulet Hva Administrasjonsledergruppen skal 1.Sette opp et Årshjul som administrasjonsfunksjonen som helhet som viser de gjentagende leveransene som ikke er påvirkbare for administrasjonen i forhold til når disse må gjennomføres Hvorfor? For å synliggjøre hva administrasjonen som helhet MÅ prioritere, og når. Dette gir en syklus som en må jobbe systematisk i mot, og dermed unngå ad-hoc arbeid. Hvem Administrasjonsledergruppen utarbeider  Leveranseansvarlig Kai Mjøsund

10 Delleveranse 4: Beskrivelse av Kritiske leveranser Hva Hver faggruppe skal levere en oversikt over de mest kritiske leveransene. 1.Bibliotek faglig retning, Studie, Internasjonalisering, FoU, Oppdrag  Leveranseansvarlig Turid 2.Kommunikasjon, Arkiv  Leveranseansvarlig Ellen 3.Økonomi  Leveranseansvarlig Jan 4.Personal  Leveranseansvarlig Jorunn 5.IT  Leveranseansvarlig Jan Petter 6.1.Linje (sentralbord, resepsjon), IT-support, Drift, Bibliotek skranke mot student  Leveranseansvarlig Tania Hvorfor? Organisering skal fremme de riktige kvalitet på de viktige leveransene. Derfor er det nødvendig å ha en oversikt og hvilke avhengigheter det finnes for å levere en tjeneste eller leveranse. Hvordan Bruk utlevert mal for beskrivelse av leveranser (se eget oppgaveark)

11 Delleveranse 4: Oppgave ”Kritiske leveranser” 1.Beskrive de kritiske leveransene sett i et brukerperspektiv •Bruker = Faglig virksomhet og studenter •Med kritisk menes… 1.Leveranser som tillater få eller ingen kvalitetsbrister 2.Leveranser som er nødvendig for bruker for å få utvikle seg og sin virksomhet eller sine tjenester/ansvarsområder.  Denne oppgaven har IKKE til hensikt å være en total kartlegging av alle aktivitetene. 2.I tillegg til å beskrive dagens kritiske leveranser skal faggruppene også tydeliggjøre hvilke nye brukerbehov som skal/bør dekkes i fremtiden (i ett 2 års perspektiv). 3.For hver kritisk leveranse skal gruppen beskrive 1.Hvilke output og til hvem – hvilke konkret resultat innebærer denne leveransen for bruker? Hva er opplevd status på dette sett fra bruker? 2.Hvilke oppgaver som ansvarlig enhet i administrasjonen gjør/bør gjøre, og med hvilken kvalitet. 3.Hvilke input/leveranser fra hvem trengs, og hvilken kvalitet har de i dag. 4.Dette skal fylles inn i vedlagte mal.

12 Delleveranse 4: Mal for beskrivelse av ”Kritiske leveranser” (Bruk 1 ark pr. leveranse) Input – fra hvem? Hva er status? (kvaliteten på Input) Output - til hvem? Hva er status? (kvaliteten på Output) Leveranse

13 Delleveranser som er ferdig  Kriterier for hensiktsmessig organisering av HS 2.Oversikt over de mest kritiske leveransene for HS og studiestedsadministrasjonene 3.Oversikt over forutsigbare leveranser som gjentar seg for hele Hibu (ett Årshjul) 4.SWOT av dagens ordning (både HS og studiested) 5.Hvordan samhandlingen skal være mellom HS og linjen når beslutninger skal settes ut i livet (implementering). 6.Konkret organisasjonskart med tilhørende ansvar, myndighet og rapporteringslinjer. 7.Hvordan en kan få til en felles administrativ kultur på Hibu 8.Enkle kjøreregler for god kommunikasjon 9.Enkelt system for rapportering som understøtter den nye organisasjonen

14 Delleveranse 1: Kriterier for hensiktsmessig organisering av HS 1.Økt gjennomføringsevne 2.Organisatorisk læring og forbedring 3.Evne til å ta beslutninger 4.Informasjon/Kommunikasjon/Samarbeid på tvers 5.Konsekvent praksis (Overfor studenter og faglig virksomhet) 6.Enhetlig adm./ rapp.struktur / lik rutine / prosesser 7.Ansvar og myndighet


Laste ned ppt "Høgskolen i Buskerud Konkretisering av prosjekt organisering av administrasjonsfunksjonen 29. november 2006."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google