Nye styringsformer krever nye styringsverktøy. Activity based costing, hva er det?

Presentasjon om: "Nye styringsformer krever nye styringsverktøy. Activity based costing, hva er det?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 1 Nye styringsformer krever nye styringsverktøy

2 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 2 Dagens tema: Nye utfordringer krever nye verktøy. Et blikk på omstilling i offentlig sektor (kommunal) ABC – Hva er Activity Based Costing, og hvordan anvende teorien til å forstå norske kommuner, og som verktøy i forvaltningsrevisjon Kostra gir i dag styringsinformasjon både for Stat, kommuner, media og innbyggerne. Hvordan anvende kostra til benchmarking. Noen eksempler

3 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 3 Noen kommuner driver godt, har gode tjenester og en sunn økonomi, et sterkt kommunestyre som styrer på krav på gode tjenester, og kommunen har en ledelse som er innovativ og i stand til å fange opp trender og utviklinger i samfunnet. De har høy delegasjonsgrad, lave administrasjonskostnader og bruker bruttobudsjettering. De styrer etter prognoser og målstyring. Kommuner med overskudd Kjenner du igjen ”dine” kommuner ?

4 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 4 Noen kommuner kan være preget av dårlig ledelse, elendig økonomistyring og et handlingslammet kommunestyre. Kommunene her lav delegasjonsgrad, og mange politiske utvalg. Kommunene går fortløpende med underskudd. De har gjerne etatsorganisering, hvor hver etat er ansvarlig for sin egen drift og deler verken inntekter eller utgifter, og har gjerne "nettobudsjettering". Styrer etter "går det så går det" modellen, og sier : "ops! nå gikk det med underskudd ifjor igjen" og har ingen aktiv økonomistyring i løpet av budsjettåret. Kommuner med underskudd Kjenner du igjen ”dine” kommuner ?

5 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 5 Kostnadseffektivisering, det vil si tiltak som reduserer kostnadene av offentlige tjenester. Resultateffektivisering, det vil si omlegninger som bidrar til å nå overordnede politiske mål med mindre bruk av ressurser. Nytte-/kostnadseffektivisering, det vil si overføring av ressurser fra områder hvor nytten av den siste kronen i innsats er liten til områder hvor den er stor. Busch & Vanebo 2001 Fornying av offentlig sektor - Noen utfordringer: Jobber ”dine” kommuner slik?

6 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 6 Kommunestyret med råd og utvalg som øverste myndighet og med varierende grad av detaljstyring av hele den kommunale virksomheten. Den kommunale virksomheten er i liten grad privatisert / konkurranseutsatt. Med unntak av en del tekniske innkjøp/tjenester. Eks snøbrøyting, husbygging osv. I hvilken grad er en kommune effektiv? Maksimere velferd ut fra hver krone forbrukt. Dagens krav: Dagen situasjon :

7 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 7 Høye krav til effektivitet og utnyttelse av knappe ressurser. Kommunestyre og underlagte råd/utvalg som profesjonelle styrer, og dels politikere som ombud for kommunens innbyggere. De kommunale bedrifter og organisasjoner gis frihet til selv og organisere tjenestetilbudet og tilfredsstile de krav som stilles fra de politiske myndigheter. Stor grad av effektivisering / privatisering / konkurranseutsetting. Morgendagens krav

8 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 8 1.Borgerne bør sees som forbrukere som bør ha fritt valg mellom offentlige goder. (Kundebegrepet må innarbeides) 2.Brukere må medvirke i tilretteleggelsen av offentlige tjenester. 3.Det bør skapes markeder eller kvasimarkeder så monopoler blir avløst av konkurranse mellom tilbyderne, som til gjengjeld får større selvstendighet. 4.Det blir lagt vekt på bedriftsøkonomisk produktivitet og effektivitet. 5.Rammebudsjettering erstatter detaljregulering. 6.Ansvaret for oppgaveutførelsen desentraliseres og det innføres resultatvurderinger og kvalitetsmålinger. 7.Organisering og ledelsesprinsipper fra den private sektor imiteres og adapteres til den interne organisasjon. New Public Management (NPM) Busch & Vanebo 2001

9 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 9 Busch og Vanebo 2001 Tre interessenter i bestiller-utfører modellen

10 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 10 Kommunal styring og ledelse Politisk detaljstyring av ressurser og innsatsfaktorer Kommunen som bestiller Av kvalitet, volum Transformasjonsmodellen Med kommunale råd og utvalg, og behov for omfattende saksbehandling på kontroll og styring Politikere i rollen som som profesjonelt styremedlem og kritisk ombud. Med behov for omfattende behovvurdering og kvalitetskontroll Tradisjonell styringsmodellKvalitetsstyring Porter 1985

11 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 11 Er dagens lokalpolitikere en hemsko for kommunenes konkurransedyktighet ? Mot en polarisering og tydeliggjøring av politikerrollen. Dels som profesjonelt styremedlem og dels som kritisk ombud. Administrasjonen går fra kontrollerende saksbehandling til effektivitetsrapportering på kostnad og produksjon Kommunal styring og privatisering. Omstilling i offentlig sektor Rolle endring både for politikere og ansatte

12 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 12 Hvem prioriterer hva ? Med utgangspunkt i PRO – sektor: Hovedaktører1. prioritet2. prioritet3.prioritet PolitikereEffektivitetRettferdKvantitet ByråkraterForvaltningØkonomistyringKvantitet ØkonomerØkonomistyringEffektivitetkvalitet PasienterKvalitetTrygghetForvaltning SykepleiereFaglig autonomiKvalitetForvaltning LegerFaglig autonomiKvalitetSpesialisering Principal – Agent teori er grunnlag for tabellen. En asymetrisk informasjon og innsyn, hvor aktørene prioriterer på egen nytteverdi kan tilsi at ikke de riktige avgjørelsene fattes.

13 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 13 Rolleavklaring Innføring av en bestillerenhet som etablerer kontraktstyring vil påvirke internrollefordelingen. Den rolleuklarhet som dette fører til synes å ha en negativ effekt. Det er derfor nærliggende å anbefale at det legges stor vekt på å avklare rollene på et tidlig tidspunkt. I tillegg er det viktig å diskutere den politiske dimensjon – på hvilken måte blir politikernes rolle påvirket av bestiller-utfører modellen. Konflikthåndtering Erfaringene viser at bestiller-utfører modellen lett kan øke konfliktnivået i organisasjonen. Dette bør ikke undervurderes. I forbindelse med innføring av den nye organiseringen bør derfor mulig konfliktområder kartlegges og nødvendige rutiner for konflikthåndtering etableres. Dette kan både bidra til å redusere konfliktene og sørge for en mer profesjonell håndtering. Nye ledelsesprinsipper, nye utfordringer Busch & Vanebo 2001 Har du hørt om konflikt i ”dine” kommuner?

14 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 14 Er lokaldemokratiet i stand til å møte utfordringen? Det lokale demokrati kommer i en rolle som dels profesjonelt styre- medlem og dels som kritisk ombud. Styring skjer ved behov- vurderinger, bestille et produkt, og kvalitets-kontrollere leveransen. De kommunale tjenester fristilles til selv å kunne forvalte sine ressurser og foreta sine interne prioriteringer og ”selge” sitt produkt. Lokaldemokratiet er kunden som kjøper. 1. Privatisering : Effektivisering av kommunal sektor? 2. Fristilling av kommunale bedrifter/organisasjoner Er det enklere for de politisk valgte å foreta en ren privatisering, enn det å fristille de kommunale bedrifter og organisasjoner ?

15 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 15

16 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 16 Planlegging - Operativ - versus - Strategisk Tid Operativ planlegging Planleggingstidspunkt Beslutning tattMål klarlagt Tid Strategisk planlegging Planleggingstidspunkt Mulig fremtidig beslutning Mål ikke endelig klarlagt Figur: Lund & Lorentzen 1988

17 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 17

18 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 18 Ledelse og kontroll av resultater Analyser, kontrollrutiner, vurderinger Forutsigbar planlegging, FørI dagDet 21. århundre Eks  Ordre/kunde faktorer  Forbruk/investerings incentiver  Kvalitet, TQM  Målstyring, ”Balanced scorecard  Activity based costing – i budsjettarbeider. Sammenheng mellom ABC, kostnadsflyt og organisasjoner’s beslutningstakings systemer Fra historisk basert kostnadsstyring til strategisk målstyring Modell : Gary Cookins 1996

19 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 19 Tradisjonell kostnadskontroll virker når : Det er få og enkle produkter Lave produksjonsutgifter Homogen og enkel produksjon med få prosesser Enkle markedskanaler ved salg til kunde. Og en homogen kundemasse, med like krav til produktet Lave salgs, distribusjon og administrasjonskostnader Høy profittmargin Lavt konkurransenivå. Passer dette til en kommunal organisasjon ?

20 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 20 Pause

21 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 21 ABC – hva er D? ABC ble presentert på slutten av 1980-tallet av 2 amerikanske professorer, Kaplan og Cooper. Utgangspunktet for for deres arbeider var problemer knyttet til tradisjonelle former for produktkalkulering. Den grunnleggende ideen i ABC er at produkter forbruker aktiviteter, og at aktivitetene genererer kostnader. I ABC kalkulasjon starter man derfor ved å definere aktiviteter, og å dele disse aktivitetene inn i hierarkiske nivåer.

22 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 22 ABC-Hva er D Aktiviteter, dvs. Handlinger, generer kostnader Aktiviteter benyttes som kostnadssted (kostnadsgruppe) Alle kostnader er variable på lang sikt, og derfor relevante. (unntatt FoU for fremtidige produkter, dvs kostnader for langsiktig strategisk planlegging) Søker årsak- virkningssammenheng mellom aktiviteter og objekt. Dvs. kostnadsdrivere, for fordeling av indirekte kostnader Kostnadsdrivere er også relaterte til kompleksitet og forskjeller i produktspekteret. Tradisjonelle kalkyler anvender feil fordelingsnøkler. De er volumbaserte, dvs arbeidstimer)

23 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 23 Hva kan ABC brukes til ? Prising av produkter Nedleggelse av produkter Utvikling og introduksjon av nye produkter Fokusere på ledig kapasitet, ev. overkapasitet Fokus på reduksjon av kostnader, effektivisering og optimalisering av produktmix. Gi beslutningsgrunnlag for politiske beslutninger og prioriteringer.

24 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 24 ABC – aktivitets hierarki Nivå Type aktivitet Eksempel BedriftsnivåAktiviteter som ikke direkte kan relateres til et produkt Vedlikehold av bygninger etc. ProduktnivåAktiviteter som ikke kan knyttes direkte til serier, men til produktet generelt. Produktutvikling, prosessendringer SerienivåAktiviteter som er direkte relaterte til fremstilling av produktserier Omstillinger, innkjøp EnhetsnivåAktiviteter som er direkte relatert til fremstilling av produktenheter. Råvarer,materialer, maskiner, energi Figur : Bjørnenak – Olson 1995

25 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 25 ABC – et eksempel

26 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 26 Faglig ansvar Produksjonsenheter med faglig ansvar og resultat ansvar Aktivitetsmatrise - En kontoplan måler ikke den interne aktiviteten. Resultat kan bli at ved hvert forsøk på effektivisering, så øker administrasjonskostnadene Administrativ ledelse Regnskap, Lønn og personal Bygg og teknikk Kontorstøtte og drift Interne støttefunksjoner Servicekontor Interne aktiviteter, skjulte kostnader INTERNE AKTIVITETER Kundebehandling Porter 1980

27 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 27 Hvordan foreta en ABC analyse 1.Definere aktiviteter som utføres. 2.Fordele kostnader til aktiviteter, eventuelt som generert av hjelpeaktiviteter. 3.Velge kostnadsdrivere for de enkelte aktiviteter og underaktiviteter (aktivitetshierarkiet) 4.Gruppere kostnader etter felles kostnadsdrivere 5.Fordele kostnader til produkter, basert på produktenes forbruk.

28 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 28 ABC -analyse, aktivitet: Behandling av faktura (bilag) Enkeltaktivitet knyttet til faktura - bilagshåndteringTid Postmottak, registrering, kopiering, fordeling (scanning)15 min Arkivering, omdele2 min Kontroll, godkjenning, kontering, attestering, og anvisning15 min Retur til regnskapskontor - omdele4 min Sortere registrere, og ev. purringer internt og eksternt10 min Kontroll, registrering, og arkivering av bilag6 min Kontroll for betaling2 min Sum medgått tid54 min AktivitetskostnaderPris Arbeidstid 54 minutter a timepris kr 400,- (inkluderer kontorutgifter)Kr 360,- Intern distribusjon, porto, konvolutter, etcKr 5,- Arkiveringsplass, arkivkostnader, kostnad pr. bilagKr 10,- Purregebyrer, andre behandlingsgebyrer snittpris pr fakturaKr 30,- Sum kostnader ved aktivitet ”BEHANDLING AV FAKTURA/BILAG” Kr 405,- ER dette et godt argument for omfattende intern-fakturering?

29 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 29 ABC og KOSTRA Hvordan anvende KOSTRA data i analyser og benchmarking. Noen eksempler ABC er ikke KOSTRA

30 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 30 Kommunale nøkkeltall Noen eksempler Rikdom: Skatteinntekt pr. innbygger Handlefrihet: Driftsresultat i forhold til totale inntekter Måtehold: Egenfinansiering av inntekter, konkret, driftsresultat i forhold til investeringer Styring: Avvik mellom regnskap og budsjett Barnehage dekningsgrad Grunnskolen Kostnad pr elev SFO dekningsgrad Årsverk i omsorg pr person >67 Sykehjemsplasser pr person >80 år % vis andel administrasjon i kommunen TjenesteproduksjonKommunal økonomistyring

31 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 31 Kommunal kontostreng [kontoklasse]-[ art ]-[ansvar]-[funksjon(aktivitet)]-[prosjekt]-[objekt] X XXXx xxxxx xxxxx xxxx xxxx Kostra funksjon KOSTRA Ansvar Prosjekt. På tvers over flere ansvar Kontoklasse 0. Investering 1. Drift KOSTRA – Arter Lønn Drift Inventar Utstyr osv... Tjeneste- produksjon Transformasjons modellen Objekt INTERNE Aktiviteter

32 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 32 Pleie og omsorg - Noen eksempler KOSTRA 2002

33 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 33 Kommunestyret ?? Omsorgslønn Amb. vaktmester Hjemmehjelp Sykepleier Hjelpepleier Ergoterapaut Fysioterapaut Fra institusjon til hjemmebasert omsorg

34 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 34 Hedmark - Driftsutgifter år 2002 pr innb>67 Eidskog mangler kostra-data

35 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 35 Oppland - Driftsutgifter år 2002 pr innb>67

36 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 36 2002–netto drift pr innb. >67 Store kommuner i Hedmark og Oppland+ andre

37 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 37 NORGE -2002 driftsutgifter pr innb>67 år – 10 kommuner med mest til hjemmebasert og 10 kommuner med mest til institusjon

38 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 38 2002 netto drift PO pr. innb>67 år Norges 10 billigste kommuner

39 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 39 KOSTRA – NØKKELTALL -2002 – Lønn til omsorg i institusjon og hjemmetjenester pr innb. > 67 år Kostra tall må tolkes forsiktig

40 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 40 Lønn til adm. Pr innb. Utvalg fra Kostra 2002 – SSB Kommuner >20.000 og <25000 innb. Landsgjennomsnitt 3564, median 3101

41 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 41 Lønn til adm. Pr innb – kostra 2002 Landsgjennomsnitt 3564, median 3101 Et utvalg av kommuner

42 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 42 Kostra nøkkeltall mellom kommuner - 2002 D. Grunnskoleopplæring - nivå 3 etter region, indikator og tid. Netto driftsutgifter til grunnskole pr elev Landsgjennomsnitt kr 50.672,- De 5 med høyest utgift pr elev De 5 med lavest utgift pr elev

43 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 43 Dagens kommune kan se slik ut : Rådmann og stab Etat 1 Etatsjef Etat 2 Etatsjef Etat 3 Etatsjef Etat 4 Etatsjef Ordfører Formannskap Kommunestyre Hovedutvalg 1 Utvalgsleder Hovedutvalg 2 Utvalgsleder Hovedutvalg 3 Utvalgsleder Hovedutvalg 4 Utvalgsleder Lovpålagte utvalg Etatsvis organisering med ansvar ”fra A til Å” gir incitament for å styre ut fra egennytte

44 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 44 Ikke bare gjøre de riktige tingene Heller ikke bare gjøre tingene riktig Men de må gjøre de riktige tingene riktig !Men de må gjøre de riktige tingene riktig ! Med knappe ressurser må kommuner og kommunestyrer Kan forvaltningsrevisjon bidra til å gi beslutningsgrunnlag?

45 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 45 Litteratur Bjørnenak, Trond. Aktivitetsbasert kalkulasjon – Fagbokforlaget 1994 Bjørnenak,Trond og Olson, Olov. Utvikling av økonomisystemer – Tano 1995 Busch og Vanebo - Bestiller-utfører modellen Utfordringer og problemområder - Rapport for Arbeids og Administrasjonsdept. 2001 Cokins, Gary - Activity based cost managment.– Mc Graw Hill 1996 Douma, Sytse og Schreuder, Hein – Economic Approaches to Organizations – Prentice Hall 1992 Emblesvåg, Jan - Activity-Based Cost and Environmental Management - Kluwer Academic Publishers, Boston 2000 Granof. Platt og Vaysman – Using Acitivity Based Costing to manage more Effectively – University of Texas, Austin, Grant Report January 2000 Lorentsen, Reidar og Lund, Jan. Strategiutvikling – Universitetsforlaget 1986 Porter, M.E – Competetive Advantage – McMillian Publishing 1985 Porter, M.E – Competitive Strategy – McMillian Publishing1980 Hagen, Kåre P. – Principal-Agent teori, Implikasjoner for offentlig styring og politikk – LOS senter notat 90/17

46 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 46 Glåmdal revisjon - IKS Spørsmål og kommentarer ? ABC - Hva er nå D? Ole Jørgen Klaussen Forvaltningsrevisor/cand.merc Epost: ole.klaussen@online.no