Status: Utkast sendt IHR-sekr Arbeidsgruppe: Inn og utreisende studenter Bakgrunn Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Avgrensning: De administrative prosessene fra avtaleinngåelse til studentutveksling på utvekslingsprogrammene med størst volum (bilaterale avtaler/Erasmus-programmet) Ansatte etterlyser opplæring, instrukser for saksbehandling og tydelig arbeids- og ansvarsdeling Internasjonaliseringsåret og Handlingsplan for internasjonalisering gir økt fokus på feltet, og det er behov for å finne kvalitetssikrede løsninger Innreisende opptak: - Forkorting av opptaksperiode: innføre felles søknadsfrist for alle utvekslingsprogrammer - Informasjon til partneruniversiteter sendes ut sentralt -Elektronisk nominasjonsweb for partneruniversiteter - Elektronisk Søknadsweb for innreisende studenter - Nominasjonsprosessen sentraliseres - Saksbehandling i Søknadsmodulen i FS sentraliseres - Enkle opptakssaker (majoriteten): studentene får betinget opptak før emneavklaring er foretatt - Saksbehandling i Utvekslingsmodulen (emneavklaringer) i Utvekslingsmodulen foretas av emneleverandør, koordineres av fakultetskoordinator for internasjonalisering (?) - Forenkle vedlikeholdet av UTV-programmene Utreisende: -Elektronisk innlevering av søknadsdokumenter og felles krav til vedlegg -Kutte kvitteringsark på papir -Fra 9 UT-opptak til ett? - søknad leveres ett sted - Fra papirløsning for Opplysningskjema (beredskap) til elektronisk innlevering via Nettskjema -Stipendkontrakt Erasmus elektronisk? -Nettsider/web: samkjøre og standardisere informasjonen (prosjekt 2013). Knutepunktet har konkrete anbefalinger. Opplæring: - Felles arbeidsstuer (forberede Søknadsweb/FS og avtalesider (web), emneavklaringer, opptak) -Målrettede (obligatoriske?) opplæringstiltak -Gjennomgang av SIS’ Håndbok for internasjonalisering Avtaleforvaltning: -Revidere Kvalitetssikringsskjemaet og forankre avtaleporteføljen på ledernivå/studieprogramnivå Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Volum: i 2010 reiste 722 studenter ut og 1010 studenter inn Arbeidet rundt studentutveksling foregår på alle tre nivåer og både horisontalt og vertikalt: sentralt, fakulteter og institutter Både fakulteter og institutter er ulikt organisert, og graden av strategisk forankring varierer Uklarhet rundt eierskap, myndighet og arbeidsoppgaver som følge av et uavklart forhold mellom avtaleeier (kan være på alle tre nivåer) og emneleverandør (kun på instituttnivå) Kompetansen på feltet sitter ikke i organisasjonen, men hos dyktige enkeltpersoner som har opparbeidet seg administrativ spesialistkunnskap gjennom praksis. Hvis volumet på studentutveksling er lavt, er det vanskelig å spesialisere seg på feltet. Utreisende: studentene har mange skjemaer/papirer og kontaktpunkter å forholde seg til. Saksbehandlere savner mer automatisering av opptaksprosessen. Innreisende: UiO har lite felles standarder og rutiner, noe som vanskeliggjør opplæring Innreisende: emneavklaring er vanskelig fordi det er et begrenset tilbud av engelske emner, spesielt på bachelornivå, og emnebeskrivelsene er uklare vedrørende forkunnskapskrav Innreisende: Det er i liten grad utviklet tekniske løsninger. Dette generer mye manuelt arbeid. Mål – formål/suksesskriterierHandlingsplan– implementering Forenkle arbeidsprosessene knyttet til studentutveksling Unngå dobbel- og trippelarbeid Redusere ressursbruken Øke medarbeidertilfredshet Økt studenttilfredshet Finne gode prinsipper for å motivere til kontinuerlig forbedring - Implementering av valgte løsninger forutsetter elektroniske løsninger som ny nominasjonsweb og Søknadsweb for innreisende studenter. Utviklingen av disse systemene må i så fall prioriteres i USIT og nasjonal FS-gruppe. -(Plan for konkret opplæringsvirksomhet bør være klar innen utgangen av Ansvar: SIS og internasjonaliserings-kooordinatorene på fakultetene) - samkjøring av webinformasjon: eget prosjekt starter opp i 2013 Analyse – hovedårsaker bak problemstillingenOppfølging -Mangel på tekniske løsninger - Manglende samkjøring av felles informasjon til inn- og utreisende studenter (brev/web/e-post) -Mange saksbehandlere på flere nivåer -Nedprioritert felt/salderingspost på instituttnivå spesielt -Manglende rutiner for målrettet opplæring på feltet - Få emner på engelsk, spesielt på bachelor-nivå, skaper utfordringer i emneavklaringer og tilbud til innreisende studenter Rapporteringsskjema IHR Plangruppe:Studier Siste revisjon: Saksbehandler: JN