Orientering om Kommunereformen Ass. fylkesmann Bernt Lasse Berggreen Fylkesmannen i Vestfold 1

Politisk forankring Grønt lys fra Stortinget 18. juni. Bred enighet om: o Reformbehov o Mål for reformen o Oppstart regionale prosesser høsten2014 I hovedsak enighet om økonomiske virkemidler 2

Frivillighet eller «tvang» Stortingsflertallet er opptatt av frivillighet for kommunene, men har sluttet seg til regjeringens opplegg for kommunereformen: “Fleirtalet er samd med regjeringa om at det har skjedd ei stor utvikling i Noreg på 50 år og at tida er moden for å sette kommunereform på dagsordenen.” 3

Gode og likeverdig tjenester, uansett bosted: Tilstrekkelig kapasitet og relevant kompetanse Tilstrekkelig distanse Effektive tjenester og administrasjon Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling «rydde opp» i delte byer og lokalsamfunn Bærekraftige kommuner, faglig og økonomisk Styrket lokaldemokrati og rammestyring, mindre overstyring (stat og fylkeskommune) Mindre avhengighet av interkommunalt samarbeid Hvorfor kommunereform? 4

428 kommuner som har de samme oppgavene 50 år siden forrige reform Kommunene har fått mange nye store oppgaver Kommuner i Norge har større ansvar enn i andre land Kapasitet og kompetanse under press Mye statlig detaljstyring og fylkeskommunal overstyring Dagens situasjon (1) 5

Mye og sprikende interkommunalt samarbeid utfordrer demokratisk styring og rådmannens økonomistyring En aldrende befolkning utfordrer kommunene som tjenesteprodusenter Over halvparten av norske kommuner har under 5000 innbyggere Dagens situasjon (2) 6

1964: Skole, skatt, sosial- trygdevesen, vei. Plan og bygg i byene : Niårig grunnskole, beredskap mot forurensing, bosetting av flyktninger, avfallshåndtering og avløp, kommuneleger, helsestasjon, somatiske sykehjem, psykisk utviklingshemmede, miljøvern, undervisning barn i institusjoner, vilt- og naturforvaltning, land- brukskontorene, lovfestet rett til 10-årig grunn-skole, SFO, musikk- og kulturskoler, LAR, psykisk helse, fastlegeordning, forhandlingsansvar for lærere, klinisk veterinærvakt, lovfestet rett til barnehage-plass, krisesentre, kvalifiseringsprogrammet, nasjonalparkstyrer, beredskapsansvar, samhandl- ingsreformen, folkehelseansvar. Illustrasjon av økningen i kommunale oppgaver 7

Utviklingen i antall kommuner 8

Regjeringen foreslår i en nylig fremlagt Stortingsmelding overføring av oppgaver til kommunene på en rekke områder Større og mer robuste kommuner legges til grunn som en forutsetning for overføring av oppgavene Oppgavene er: Tannhelsetjenesten, rehabiliteringstjenester, arbeids- og utdanningsreiser, basishjelpemidler, idrettsfunksjonell godkjenning av svømmeanlegg, tilskudd til frivilligsentraler, tilskudd til etablering i egen bolig og den personrettede delen av tilskudd til tilpasning av bolig, Notarius Publicus’ vigsler, kompetanse til å utføre notarialforretninger, forvaltningsansvar for deler av regelverket for jakt og fiske og enkelte oppgaver etter forurensningsloven, tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, utvalgte kulturlandskap i jordbruket, verdensarvområdene og til tiltak i beiteområder Nye oppgaver til kommunene 9

Veien videre Tre løp: – SAS-løpet: Kommunale vedtak våren 2015 og kgl. res. i Ny kommune fra Nytt kommunestyre sammensatt av kandidater valgt i – Kommunale vedtak høsten 2015 og kgl. res. i Ny kommune fra Ekstraordinært kommunevalg i – Kommunale vedtak i 2016 og regjeringens samleproposisjon i Ny kommune fra Kommunevalg i

Hva bør utredes før Svelvik fatter beslutning? Ikke nødvendig å utrede mye: Nettstedet gir de harde fakta Svelvik bør konsentrere seg om å definere hva som er viktig for Svelvik i den nye kommunen SAS-kommunene nedsatte et politisk forhandlingsutvalg som utarbeidet et 20-siders omforent dokument. Dokumentet la grunnlaget for kommunesammenslåingen I dokumentet sikret hver av kommunene det de var spesielt opptatt av, f.eks. opprettholdelse av skoler og biblioteksfilialer Fellesnevnd: Når det er fattet vedtak om å søke om kommunesammenslåing, skal en politisk fellesnevnd ta seg av forberedelsen av sammenslåingen. Fellesnevnda kan gis et mandat for sitt arbeid i det omforente dokumentet, f.eks. foreta utredninger omkring hva den nye kommunen skal bli Når det er fattet vedtak om å søke om kommunesammenslåing, skal en politisk fellesnevnd ta seg av forberedelsen av sammenslåingen Fellesnevnda skal ta hånd om det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen Det er opp til kommunene selv å bli enige om hvilke oppgaver og fullmakter fellesnevnda skal ha Kommunene kan også opprette et felles partssamensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye enheten som arbeidsgiver og de ansatte Veien videre etter at kommuner har vedtatt å slå seg sammen 11

Arkivene i kommunesammenslåinger Etabler tidlig en prosjektgruppe / arbeidsgruppe sammensatt av arkiv- og IKT- kompetanse fra samtlige kommuner i den enkelte fusjonen Gi gruppen et tydelig mandat for å sikre – At arkivmaterialet i de opprinnelige kommunene blir behandlet på en forsvarlig måte – Etablering av nytt arkiv for den nye kommunen – Rettssikkerhet og ivareta «historien» 12

Arkivene etter de tidligere kommunene skal avsluttes Hvert arkiv skal holdes for seg i den orden de ble dannet og ikke sammenblandes med arkivene i den nye kommunen Den nye kommunen skal ha depotansvar for de tidligere arkivene Arkivene må fremdeles holdes adskilt Arkivene i kommunesammenslåinger eldre arkiver - proveniens 13

Arkivene i kommunesammenslåinger Papir/elektronisk arkivdanning Flere kommuner har fullelektroniske saks/arkiv andre har det ikke Kommuner kan ha elektroniske arkiver, men ulike saks-/arkiv-systemer Fellesløsninger må etableres før sammenslåingen Prosessen med valg og kjøp av system er tidkrevende – sett av tid 14

Arkivene i kommunesammenslåinger Fagsystemer Fagsystemer innenfor for eks. barnevern, skole, barnehage - hva skjer med disse - de er å regne som arkiver Som hovedregel skal heller ikke disse sammenblandes ved fusjonen Kommunene må søke råd/veiledning fra KS, IKA, Arkivverket 15

Arkivene i kommunesammenslåinger IKA – Interkommunalt arkiv Enkelte kommuner er eiere i IKA - andre ikke Vurdere eierskap i IKA for sikre god arkivfaglig kompetanse eldre arkivmateriale, eventuell ordning av eldre papirarkiver for deponering i IKA Bevare elektronisk arkivmateriale over tid – deponering av elektroniske uttrekk av journaler og elektroniske arkiver 16

Arkivene i kommunesammenslåinger Ny kommune – nye arkiver Etablere fellesrutiner for arkivdanning En felles standardisert journalføringspraksis Felles rutiner for saksbehandlere Foreta et skarpt periodeskille i forbindelse med fusjonen Etablere et felles nytt arkiv for den nye virksomheten Etablere felles løsning for fagsystemer 17

Arkivene i kommunesammenslåinger Ny kommune – nye arkiver Overta eventuelle nye fagområder fra fylkesmannen og fylkeskommunen Motta kopier av eventuelle løpende saker fra tidligere virksomhet Implementere disse i den nye kommunens arkiv og arkivnøkkel 18

Oppsummert: 2014: Kommuneprp: Behovet for større kommuner 2015: Oppgavemeldingen: Nye oppgaver til større kommuner 2015 (høst): Frist for kommuner til å søke sammenslåing i løp (vår): Frist for kommuner til å gjøre vedtak 2016 (høst): Frist for fylkeskom. til å søke om sammenslåing 2017/2018: Gjennomføring av sammenslåinger vedtatt i løp : Stortingsprp. om kommunene som ikke søkte i løp : Stortingsprp. om fylkeskommuner/regioner 2017: Stortingsprp. om oppgaver 2020: Evt. nye kommuner, regioner, fylkesmenn 19