Elektronisk kalender ved UiO Sverre Didriksen Steinar Skogheim

Hva skjer med Notes? UiO startet med Notes på slutten av 90-tallet. Mange forsto ikke fordelen med en felles kalender, og innføringen kunne mange steder gå tregt. (Nå har vi ca. 5000 brukere) NIKE-prosjektet Hva nå?

Målet med dette kurset Vi vil gjennomgå hvordan Notes brukes som elektronisk kalender ved UiO. Se på Notesklienten, iNotes (webklient) og synkronisering med mobil og andre enheter. Til slutt blir det mulig å prøve selv, og få hjelp til for eksempel å komme i gang med synkronisering. Det som blir gjennomgått er beskrevet på UiOs Notessider. http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/ Vis hjelpesidene på den andre skjermen. Det meste er beskrevet på hjelpesidene. Vi tar spørsmål underveis. Noen foiler går vi nok til å hoppe over… Vi blir i nærheten en stund, slik at det er mulig å stille spørsmål. Jeg (Steinar) kommer til å være nede ved Lynkursstanden.

Hva er IBM Lotus Notes ? E-post Kalender To Do Pluss veldig mye mer…

Kalenderen

iNotes / Notesklient Notes og iNotes leser post og kalenderdata fra den samme filen, som heter brukernavn.nsf Denne filen ligger både på en server som heter maxbo og på cubus Vi kan altså bruke Notesklienten og iNotes om hverandre.

Hvordan kan jeg se kalenderen? Traveler brukernavn.nsf cubus iNotes via nettleser maxbo Notesklient http://kiosk.uio.no

iNotes iNotes kjører vi fra en nettleser maxbo.uio.no cubus.uio.no

Notesklienten Notesklienten installeres på maskinen av USIT eller lokal IT-ansvarlig. Nå brukes den versjonen som heter Standard 8.5.3 I motsetning til iNotes trenger klienten en fil som heter user.id som ligger på brukerens hjemmeområde. (M) Hver gang man bytter passord, lages det en ny id-fil.

”Alle” må bruke Notes hvis vi vil ha fullt utbytte av programmet… Grunnen til at UiO innførte kalendersystemet Notes, var at det skulle bli lettere å jobbe sammen. I Notes er det lett å finne et møtetidspunkt hvor alle kan møte, hvis de da har ført opp når de er opptatt.

Hva betyr ”bruke” Notes? Følge med slik at du kan se når du får en møteinvitasjon Du behøver ikke starte opp Notes for å være oppdatert! Du kan se det i e-postklienten din, eller ved hjelp av mobil. Du må legge inn møter, avtaler, feriedager og fravær i Notes. Du må svare på invitasjoner.

iNotes på norsk Det er nå mulig å velge norsk som språk i iNotes. iNotes sjekker innstillingene i nettleseren, og velger det angitte språket.

Hva kan vi sette inn i kalenderen vår? Vi har 5 forskjellige valg når vi skal sette noe inn i kalenderen vår. Vis kalenderen på den andre skjermen

Før alt inn i Notes Før alt inn i Notes, også det som bare er planlagt. Bruk repeterende møter der det er hensiktsmessig. La ”alle” se kalenderen din, og merk heller en avtale som ”Private” hvis du ikke vil at andre skal se den.

Mark Privat og Mark Available Mark Available ble i tidligere versjoner kalt Pencil In.

Åpne kalenderen til en annen Vis hvordan man åpner en kalender Også en som vi ikke får lov til å åpne

UiOs adressebok

Grupper Gi beskjed til notes-drift@usit.uio.no hvis dere vil opprette eller endre på en gruppe.

Gruppekalender I en gruppekalender ser vi når medlemmene i gruppa er opptatt Vi ser ikke hva de gjør Det kan vi se i kalenderen til vedkommende, hvis den er åpnet for innsyn Notes ble innført fordi mange hadde behov for en gruppekalender. Vis gruppekaender, også hvordan den lages

Innstillinger / Preferences Rask gjennomgang av Preferences

Arbeidstid

Hvem kan se om jeg er opptatt?

Hvem kan se kalenderen min?

Hvem kan se kalenderen min? (2)

La andre skrive i kalenderen min Hvis innstillingene under ”Access to Your Mail & Calendar”

Sentralbordoversikt Vis Sentralbordappilkasjonen

Invitere til et møte Vis på skjermen

Check all Schedules… Før en invitasjon sendes kan vi sjekke om alle er ledige på det tidspunktet vi har valgt. Trykk på Scheduler og velg Check all Schedules…

Snarveier og Calendar Overlay Tar du tak i en fane med musa, kan du dra den bort til venstre kant slik at du får et bokmerke. Du kan bytte ikonet med for eksempel et bilde. Du kan legge kalendre under Show Calendars, og det gir mulighet til Calendar Overlay.

To adskilte postsystemer! Vi får to forskjellige postsystemer, og posten vil ikke uten videre utveksles mellom dem. Notes/iNotes-adressen vår er ikke den samme som internettadressen vår! Steinar Skogheim/OI/SAS/USIT/SADM/UIO steinar.skogheim@usit.uio.no steinars@notes.uio.no

Hvor går posten? steinar.skogheim@usit.uio.no Internett Brukerens postboks Domino01 UiOs postkontor Maxbo Cubus steinars@notes.uio.no

Lese Notesmeldinger i Thunderbird http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/hjelp/notes/thunderbird.html

IBM Lotus NotesTraveler Trådløs synkronisering mellom Domino og mobile enheter. http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/hjelp/mobileenheter/traveler/

Traveler Traveler kom for Windows Mobile OS 5 og 6 i versjon 8 av Domino, og fra versjon 8.5 ble det støtte for Symbian OS – Nokia S60 3rd Edition mobiler. (Nå også 5th Edition) Versjon 8.5.1 kom med støtte for iPhone. 8.5.2 har støtte for iPAD, iPhone4 og WM 6.5 Støtte for Android kom i desember 2010. 8.5.3 har fått støtte for Android 3 og iOS5.

Hvilke devicer brukes?

WLAN På veiledningssidene for mobile enheter finner du hvordan du kan konfigurere mobilen din. http://www.uio.no/tjenester/it/maskin/mobil/ Synkronisering mot UiOs WLAN koster ikke noe, men bruker du mobilnettet betaler du for datamengden du overfører. (Avhengig av mobilavtale)

Autosync Det er lurt å sjekke om Autosync er default! Hvis du aktiviserer autosync, vil mobilen si i fra til Dominoserveren, som så vil sende nye meldinger når de kommer. Det vil altså ikke foregå noen datatrafikk hvis det ikke skjer noe på Dominoserveren. Det er lurt å sjekke om Autosync er default!

Adressebøker Første gang du synkroniserer med Nokia eller Windows Mobile mobiltelefoner, foregår det en enveis synkronisering. Fra Notes til mobil. Hvis du har adresser på mobilen, vil disse bli overskrevet! iPhone og Android-telefoner kan ha flere konti, så her har du ikke det samme problemet. Husk at adresseboka i Notesklienten ligger lokalt på maskinen din, mens adresseboka i iNotes ligger på en server. Det er lurt å synkronisere disse to adressebøkene: http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/hjelp/notes/synkronisere-adresseboka.html

Nokia Hvis du har en Nokia med Symbian OS S60 3rd Edition eller 5th Edition, så vil nok Traveler fungere. Oppsettet av WLAN kan være litt trøblete. Noen av de Nokiamodellene som brukes ved UiO: E51, E66, E71, N82, N95, N96, N97, 5800 XpressMusic Se: http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/hjelp/mobileenheter/traveler/nokia/mobiler.html Ta gjerne kontakt når du skal kjøpe ny mobiltelefon, så skal vi sjekke om vi har noen andre som har brukt denne modellen med hell.

Windows Mobile Hvis du har en mobil med Windows Mobile eller Pocket PC versjon 6.x, så vil nok Traveler fungere. Nytt: Windows Phone 7.5 IBM har fremdeles ingen planer om å støtte Traveler for Windows Phone 7.x

iPhone / iPad / iPod touch Det er 526 ved UiO som bruker Traveler ved hjelp av iPhone, og tallet stiger. Pluss 6 iPod og 254 iPad. Vi får nesten ingen spørsmål! Nå er iOS5 støttet. På iPad kan du nå bruke iNotes i fullversjon om du trenger mer avansert funksjonalitet.

Android Støtte for Android kom i desember 2010, og nå er det 272 brukere som synkroniserer kalenderen sin med en mobiltelefon som bruker Android OS. Det er flere mobilfabrikanter som benytter operativsystemet Android, og de finnes i mange prisklasser. Nytt i 8.5.3: Android 3 og nettbrett er støttet Widgets. Kan invitere til møte Enklere installasjon

Sikkerhet Pinkode beskytter ditt abonnement, men ikke din mobil og innholdet på denne. Ved tap av mobil eller PDA: Sperr ditt abonnement slik at ingen andre kan ringe på din (eller UiO sin) regning. Bytt passord på din UiO-konto. Pluss mer som du finner på siden: http://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/kalender/hjelp/mobileenheter/sikkerhet.html

Alarm Av en eller annen grunn synes Traveler (Nokia) at det passer at alarmer for bursdager og heldagshendelser går av kl. 04.00

Effektiv bruk av Notes Alle må bruke Notes Før alt inn i Notes (Også ting som bare er planlagt) Bruk ”Check all Schedules” før du sender en invitasjon Legg inn ”gåtid” Legg inn riktig arbeidstid (Eks. en pendler) Aktiver ”Display new (unprocessed) notices” Sett fornuftige alarmer Bruk ”Preferred Rooms” Bruk ”Sentralbordapplikasjonen” La ”alle” få tilgang til kalenderen din. (Merk heller noe Private) La noen få skrivetilgang til kalenderen din Lag dine egne gruppekalendere Les Notesmeldinger med ditt ordinære e-postprogram Synkroniser mot PDA eller mobil Lær deg å bruke både Notesklienten og iNotes Synkroniser adresseboken din Gjør deg kjent med UiOs Notessider