1 Prosjekt ”DRIFTSAVDELINGEN - ORGANISERING 2009” Rapportutkast til høring Allmøte

2 Hensikten med allmøte Orientere om: –bakgrunn for organisasjonsprosjektet –prosjektgruppas arbeid og vurderinger –utkast til rapport –videre prosess Gi grunnlag for skriftlige innspill fra ansatte ved Driftsavdelingen til prosjektgruppa v/ prosjektleder Jens Petter Nygård: –e-post: –Sms til mobiltelefon: –Telefaks: (73 5) Frist for innspill er Avklare spørsmål og evt. uklarheter i rapportutkastet

3 Bakgrunn for prosjektet NTNUs styre vedtok høsten 2006 ny sentral ledelsesstruktur for NTNU med rektor, 2 prorektorer og 2 direktører –Organisasjon og informasjonsområdet fikk felles leder, og Trond Singsaas ble tilsatt som Organisasjon og informasjonsdirektør –Samlet økonomiområdet og eiendomsområdet under en felles leder, og Frank Arntsen ble tilsatt som Økonomi og eiendomsdirektør og ble felles leder for Teknisk avdeling og Økonomiavdelingen NTNUs styre vedtok våren 2008 endringer i den interne organiseringen for økonomi og eiendomsområdet –To avdelinger under økonomi og eiendom, Driftsavdeling og Økonomiavdeling, samt stab for eiendomsforvaltning og stab for økonomiforvaltning –Seksjonsstrukturen i Teknisk avdeling, med 3 seksjoner, ble brutt opp. Seksjon for Bygningstjenester er beholdt mens Seksjon for Tekniske tjenester og Seksjon for Personal og Økonomi er oppløst. Ca 10 personer (inkl prosjektstaben) fra tidligere Teknisk avdeling er overført til den nye Eiendomsforvaltningen.

4 … bakgrunn for prosjektet forts. I styresaken våren 2008 forutsatte NTNUs styre at organisasjonsstruktur for Driftsavdelingen skulle vurderes når ny driftssjef var på plass Midlertidig organisasjonsstruktur for 6 måneder ble etablert i påvente av at ny organisasjonsstruktur ble fastsatt. Ny driftssjef tiltrådte , og driftssjefen valgte å nedsette et prosjekt for å utrede ulike alternative seksjonsinndelinger rett under driftssjefen. Dette skal være fase 1 i arbeidet med organisasjon og samarbeid i Driftsavdelingen. Når seksjonsinndelingen er fastsatt starter fase 2 hvor det skal arbeides videre med tiltak for å få til best mulig kommunikasjon, samarbeid og arbeidsorganisering.

5 Prosjektets mandat: Bakgrunn: Omorganiseringen av Økonomi og eiendomsområdet som ble vedtatt i NTNUs styre i 2008 førte til at den tidligere seksjonsstrukturen i Teknisk avdeling, med 3 seksjoner, ble brutt opp. Seksjon for Bygningstjenester er beholdt mens Seksjon for Tekniske tjenester og Seksjon for Personal og Økonomi er oppløst. Ca 10 personer fra tidligere Teknisk avdeling er overført til den nye Eiendomsforvaltningen. Prosjektes formål: Få til en hensiktsmessig organisering under Driftssjefen slik at: ressurser utnyttes på best mulig måte samhandling utvikles mellom de forskjellige funksjoner Involvering: Prosjektgruppa skal sørge for at alle i Driftsavdelingen får komme med innspill i prosessen. Prosjektgruppa kan, ved behov, trekke inn andre relevante ressurser og annen relevant kompetanse utover det som er beskrevet. Tidsfrist: Prosjektet skal gjennomføres snarest. Absolutt tidsfrist for rapport er

6 Prosjektgruppe: Prosjektgruppas sammensetning kommer av at både drifts- og fagområder skal være representert, samt representanter fra tillitsvalgte. Det var i tillegg ønskelig med representanter for de områdene som ville bli særskilt diskutert, dvs Park/Post/Transport og Fellestjenester. Prosjektgruppen fikk slik sammensetning: Jens Petter NygårdProsjektleder Elin ErdalSeksjonssjef Bygningstjenester Geir LundeFagleder Bygg Marit MoeDriftsleder fellestjenester Roar ØverlieDriftsleder Post/Transport/Park Ivar HovdalDriftsleder Dragvoll Arne Dragsnes Repr. arbeidstakerorg Irene Dragvik Repr. Arbeidstakerorg

7 Arbeidsmetode/føringer: - Det er inndelingen direkte under driftssjefen som har vært tema for vurdering, vurdering av de underliggene nivåene skjer i neste fase, etter at hovedstrukturen er fastsatt. - Prosjektgruppa har vurderer ulike modeller ut fra hvordan disse best mulig oppfyller formålet om effektiv ressursutnyttelse og god samhandling mellom funksjonene. - Prosjektgruppa har vurdert modellene ut fra en liste over momenter som kan påvirker ledelse og oppgaveløsning,

8 … arbeidsmetode/føringer forts. Modellenes sterke og svake sider er vurdert bla i forhold til: utnyttelse av ressursene samhandling og kommunikasjon i og mellom seksjonene utviklingsmuligheter for seksjonene og for den enkelte medarbeider brukernes opplevelse av kvalitet på tjenestene, informasjon mv utnyttelse av kapasitet, fleksibilitet, samhandlingsmuligheter, endringsevne omdømme og serviceevne ledelse av Driftsavdelingen som helhet og ledelse av den enkelte enhet Detaljerte vurdering av de ulike modellene følger som vedlegg til rapporten

9 Prosjektgruppas arbeid: Prosjektgruppa vurderte i utgangspunktet 4 modeller og deres styrker og svakheter Prosjektgruppens foreløpig vurderinger ble lagt frem for drifts- og faggruppelederne slik at modellene kan kunne diskuteres videre innad i de ulike gruppene Prosjektet ønsket innspill til vurderingen av de ulike modellene, og evt. forslag til andre modeller som noen mente burde diskuteres. Det kom inn 5 innspill (vedlegg til rapporten) Etter dette har prosjektgruppa vurdert 5 modeller: -Modell A, med 2 seksjoner (foreslått i styresaken i våren 2008) -Modell B, med 3 seksjoner (foreslått i styresaken i våren 2008) -Modell C, med 5 seksjoner (foreslått i prosjektgruppa) -Modell D, med 11 seksjoner (foreslått i prosjektgruppa) -Modell E, med 4 seksjoner (foreslått i første høringsrunde)

10 Modell ”A” Momenter som en eller flere i prosjektgruppen vektlegger som svakhet/styrke: Styrker: -Samler hovedområdene under en leder, som gir god mulighet til koordinering, samhandling og ressursutnyttelse, og til å utnytte stordriftsfordeler. Gjør det lettere å plassere ansvaret - Gir en liten og effektiv ledergruppe for Driftssjefen - Adgangskontroll og låsgruppen sammen med øvrig vedlikehold Svakheter: - Stort faglig lederspenn og bredde på kompetanse og oppgaver i bygningstjenester, som kan føre til dårligere kommunikasjon og oppfølging av de enkelte funksjonsområdene - Adgangskontroll og sikring adskilt fra andre driftsfunksjoner

11 Modell ”B” Momenter som en eller flere i prosjektgruppen vektlegger som svakhet/styrke: Styrker: - To ledere innen driftsfunksjonene minsker lederspenn og gir bedre mulighet til kommunikasjon, oppfølging og samkjøring av aktiviteten i de enkelte funksjonsområdene. - Binder sammen de driftstjenstene innen sikkerhet og kommunikasjon som har ad-hoc oppdrag for hele NTNU Svakheter: - Mister muligheten som ligger i å samkjøre og koordinere driftsområdet med en leder. Vanskeligere å plassere ansvar - Koordineringsoppgaver innen drift flyttes til Driftssjefen - Adgangskontroll/sikring og låsgruppen er adskilt fra både drifts og vedlikeholdsfunksjoner

12 Modell ”C” Vedlikeholdsområdet er splittet på tre lederområder, mens driftsområdet har to seksjoner som i modell B. Momenter som en eller flere i prosjektgruppen vektlegger som svakhet/styrke: Styrker: - Mindre lederspenn og økt ansvar til faggruppelederne kan gi bedre oppfølging innad i enhetene Svakheter: - Mister muligheten som ligger i å samkjøre og koordinere hovedområdene med en leder. Vanskeligere å plassere ansvar. - Koordineringsoppgaver innen både drift og vedlikehold flyttes til Driftssjefen. - Adgangskontroll/sikring og låsgruppen er adskilt fra både drifts og vedlikeholdsfunksjoner.

13 Modell D Vurdering: Modellen anses uaktuell da den har for stort koordineringsbehovet til at det kan løses uten overliggende lederstillinger, og er derfor ikke gjennomgått i forhold til styrker/svakheter. Vedlikeholdsområdet er splittet i tre områder som i modell C, i tillegg er alle gruppene i bygningstjenester lagt direkte under driftssjefen.

14 Modell ”E” Bygningstjenester med driftsområdene, Park/post/transport, Fellestjenester og NTNU-trykk er samlet under et lederområde. Vedlikeholdsområdet med bygg, elektro og VVS er fordelt på tre lederområder. Installasjon mv av adgangskontroll- og låssystemer tenkes overført til fagområdene bygg og/eller elektro. (Modellen er lik dagens midlertidige organisering, med tillegg av at NTNU-trykk er lagt under bygningstjenester og at installasjon mv av adgangskontroll og lås tenkes overført til fagområdene) Da modellen dermed en kombinasjon mellom modell A og modell C viser prosjektgruppen til vurderingene ovenfor.

15 Rapportutkast til høring Angir prosjektgruppas vurderinger så langt i prosessen: Prosjektgruppa har delt seg i synet på hva som er beste modell for å fremme samarbeid og effektivitet. Prosjekt gruppa foreslår tre alternative modeller for fremtidig organisering, uten at modellene er innbyrdes rangert. Prosjektgruppen mener modell A, B og E er aktuelle modeller. Begrunnelser fra prosjektmedlemmene er gitt i rapportutkastet.

16 Videre prosess Innspill fra ansatte og ledere innen 22.5 Prosjektgruppa vurderer innspillene, og vurder det foreløpig rapportutkastet i lys av innspillene. Rapport ferdigstilles og overleveres til Driftssjefen 29.5 Driftssjefen beslutter hvilket alternativ som han ønsker Endelig organisering blir fastsatt gjennom forhandlinger med fagforeningene i SESAM i løpet av juni. Når seksjonsstruktur er fastsatt og ledere på plass, starter det videre arbeid med utvikling av Driftsavdelingen

17 Spørsmål og avklaringer?