Forvaltningslova og offentleglova For tilsette hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane 2011 Kurshaldar: Turid Måseide, juridisk sjef

Kort om forvaltningslova og offentleglova før vi går vidare –Begge lovene regulerer forholdet mellom det offentlege og borgarane, dvs stiller krav til det vi gjer som offentleg organ –Forvaltningslova regulerer sakshandsaminga vår –Offentleglova regulerer ålmenta sin rett til innsyn i dokument vi får frå andre eller produserer sjølve

Kvifor er forvaltningslova viktig for oss? –Verkeområde, jf. forvaltningslova § 1: Forvaltningslova gjeld den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov. –Fylkesmannen er eit forvaltningsorgan Forvaltningslova gjeld derfor for all vår verksemd

Kvifor er forvaltningslova viktig for oss? forts. –Føremålet med reglane i forvaltningslova er først og fremst å sikre forsvarleg og god sakshandsaming i forvaltninga –Rettstryggleik er eit overordna mål; Det er viktig for tilliten til forvaltninga at avgjerdene våre at vi handsamar sakene til rett tid, at vi er føreseielege (legalitetsprinsippet), at vi handsamar like saker likt, at vi er upartiske, sakleg korrekte, objektive, at vi dokumenterer det vi gjer og at vi skjermar sensitive opplysningar for uvedkomande –Forvaltningslova inneheld berre reglar om framgangsmåten ved vår sakshandsaming, ho regulerer ikkje innhaldet i avgjerdene våre –Korleis finne fram i lova? Kort presentasjon av systemet i lova

Definisjonar –Forvaltningslova § 2 - Vedtak, § 2 bokstav a - Enkeltvedtak, § 2 bokstav b (NB: avvising) - Forskrift, § 2 bokstav c - Offentleg tenestemann, § 2 bokstav d - Part, § 2 bokstav e - Dokument, § 2 bokstav f - Skriftleg, § 2 bokstav g - Nedteikning, § 2 bokstav h

Ugildskap –Innleiing –Omsyn bak reglane 1.Sikre at den einskilde saka blir rett avgjort (rettstryggleik) 2.Sikre den allmenne tilliten til forvaltninga 3.Verne tenestemannen sjølv –Reglane sitt verkeområde –Når er du ugild? (vilkåra) 1.Systematikken i lova 2.Ugildskap etter § 6 første ledd: fokus på det formelle tilknytningsforholdet mellom tenestemannen og den som er part i saka 3.Ugildskap etter § 6 andre ledd: fokus på dei reelle interessene som er involvert i saka –Innleiing –Vilkåret om at det må liggje føre ”særegne forhold” som er eigna til å svekkje tilliten til at tenestemannen er upartisk –Nokre særlege problemsituasjonar –Situasjonen der tenestemannen (eller den folkevalde) ”nesten” blir ramma av § 6 første ledd –Situasjonen der ein tenestemann eller folkevald har teke førehandsstandpunkt i saka –Situasjonen der det oppstår funksjons- og kompetansekombinasjonar. Merk spesialregel i koml. § 40 nr. 3 bokstav b og § 40 nr. 3 bokstav c –Ugildskap etter § 6 tredje ledd –Unntaksregel i § 6 fjerde ledd – Sakshandsaminga ved spørsmål om ugildskap

Teieplikt etter fvl. §§ 13 flg. –Omsyna bak regelen –Kven har teieplikt? –Kven gjeld teieplikta di ovanfor? Private, men òg andre organ og personar i same forvaltningsorgan som deg –Kva opplysningar omfattar teieplikta? § 13 første ledd 1.”personlige forhold”, jf. § 13 første ledd nr. 1 2.Opplysningar om teniske innretningar og fragangsmåtar samt drifts- eller forretningsforhold som det vil vere av konkuranesmessig betydning å hemmeleghalde av omsyn til den som opplysninga angår, jf. § 13 første ledd nr. 2 –Omfanget av teieplikta 1.”å hindre at andre får adgang eller kjennskap” til det du veit. –Ikkje berre plikt til å teie, men også plikt til å sikre at uvedkommande ikkje får tak i dokument eller notat som kan gje teiepliktige opplysningar 2.Teiekplikta ikkje til hinder for: –At nokon kan samtykke til utlevering av opplysningar, jf. § 13 a nr. 1 –At opplysningane vert gjort kjent for partane i saka og representantane deira, jf. § 13 b nr. 1 –At opplysningane vert nytta til det føremålet dei er innhenta for, jf. § 13 b nr. 3 3.Teieplikta er ikkje til hinder for at opplysningane vert gjort kjent for den opplysningane direkte gjeld

Saksgangen i saker som gjeld enkeltvedtak –Søknad eller anna som startar saka –Saksførebuing i førsteinstansen (fvl kap IV) –Vedtak i førsteinstansen (fvl kap V) –Klage (fvl kap VI) –Førebuing av klagesaka i førsteinstansen (fvl § 33) –Handsaming av saka hjå klageinstansen (fvl § 34) –Vedtak i klageinstansen (fvl kap V)

Rettleiing, førebels svar og krav til saksutgreiinga vår –Plikta til å gje rettleiing, jf. fvl. § 11 1.Innleiing 2.Verkeområde for regelen 3.Føremålet med regelen (jf. § 11 første ledd andre punktum) 4.Når har forvaltninga rettleiingsplikt? 5.Kor langt går rettleiingsplikta? –Krav til sakshandsamingstid/førebels svar, jf. fvl. § 11a 1.Kravet om at saker skal førebuast og avgjerast ”uten ugrunnet opphold” 2.Kravet om førebels svar ved ”uforholdsmessig lang” sakshandsamingstid –Saksførebuinga 1.Kravet om forsvarleg saksførebuing, jf. fvl. § 17 første ledd –Saken skal vere ”så godt opplyst som mulig” før vedtak vert gjort –Rettstryggleik: Omsynet til kvalitet vs. omsynet til effektivitet –Tommelfingerregel: dess viktigare saka er for borgaren, dess sterkare gjer rettstryggleiksomsynet seg gjeldande, og vi må stille strengare krav sakshandsaminga

Varsel og kontradiksjon –Partane sitt krav på varsel og på å få uttale seg (kontradiksjon), jf. fvl. §§ 16 og 17 andre og tredje ledd 1.Omsyn for og mot rett til varsel og rett til å få uttale seg 2.Fvl. § 16 –Kven har krav på førehandsvarsel? –Når skal vi varsle? –Uttalefrist? –Varselet si form? –Innhaldet i varselet? –Unntak frå retten til førehandsvarsel? 3.Fvl. § 17 andre og tredje ledd – rett til å gjere seg kjent med opplysningar som kjem fram under saksførebuinga, og opplysningar av vesentleg interesse

Ulovfesta sakshandsamingsreglar –Det overordna kravet om forsvarleg sakshandsaming –Vilkårlege avgjerder, urimelege avgjerder, forskjellshandsaming og uforholdsmessigheit 1.Vilkårleg – loddtrekning? – vurderinga som ligg til grunn for avgjerda er mangelfull 2.Sterkt urimelege avgjerder – her er resultatet sentralt 3.usakleg forskjellshandsaming –Treng ikkje isolert sett vere noko galt med avgjersla –Må vere sakleg grunn til å handsame saker ulikt –Rettsleg eller faktisk ulike saker 4.Uforholdsmessigheit –Utanforliggande omsyn

Grunngjeving og underretting Krav til grunngjeving, fvl § 25 - regelverk, faktum og retningslinjer for skjøn Krav til underretting, fvl § 27 - til partane så snart råd er, til vanleg skriftleg med grunngjeving, opplysningar om klagerett, klagefrist, klageinstans, framgangsmåten ved klage, rett til dokumentinnsyn, (utsett iverksetting), (søksmålsfrist), (fritt rettsråd), (rettleiingsplikta etter fvl § 11), (sakskostnader)

Klagesakshandsaming –Kva sakshandsamingsreglar gjeld? 1.Fvl. kap IV og V + særreglar nedfelt i § 33, jf. § 33 første ledd. I tillegg gjeld reglane som gjeld i alle saker etter forvaltningslova 2.Kva mynde/kompetanse har klageinstansen? 3.Skal prøve sakas formelle side (dvs. om vilkåra er oppfylt) 4.Skal prøve sakas realitet, jf. føresetnad i § 34 andre led andre punktum (”skal” vurdere dei synspunkt klagaren kjem med) 5.NB! Klageinstansen kan også prøve sider ved vedtaket som ikkje er påklaga, jf. § 34 andre ledd første punktum, og kan også vurdere om det er andre feil/manglar enn det klagar har peika på, jf. § 34 andre ledd andre punktum 6.Klageinstansen kan endre vedtaket til skade for klagar (motsatt underinstansen, jf. § 33 andre ledd), men det er visse grenser, jf § 34 tredje ledd 7.Kva kan verte resultatet av klageinstansen si handsaming? 8.Avvising av klagen pga. at vilkåra for å handsame klagen ikkje er oppfylt, jf. § 34 første ledd 9.Dersom klageinstansen er usamd i innhaldet i vedtaket, jf. § 34 fjerde ledd: Oppheving av vedtaket med tilbakesending til underinstansen, eller klageinstansen gjer sjølv nytt vedtak 10.Dersom klageinstansen er samd i innhaldet i vedtaket: stadfesting av underinstansen sitt vedtak

Kva skjer etter vår handsaming av saka? –Klagerett, fvl § 28 - part eller annen med rettslig klageinteresse - enkeltvedtak gjort av førsteinstansen - ikkje klageinstansen sitt vedtak i klagesak –Omgjering etter fvl § 35 Gjeld for vedtaksorganet/klageinstansen/anna overordna organ, dersom a) endringa ikkje er til skade for nokon vedtaket rettar seg mot eller direkte tilgodeser, eller b) underretting ikkje er kome fram og vedtaket heller ikkje er offentleg kunngjort, eller c) vedtaket er ugyldig Særregel i § 35, 3. ledd om fristar dersom endring til skade, og vilkåra i b) og c) heller ikkje er stetta: - varsel innan tre veker etter melding om vedtaket - melding om omgjering innan tre månader etter melding om vedtaket/ dersom overprøving av vedtak i klagesak skal melding om omgjering ut innan tre veker etter melding om vedtaket § 35, 5.ledd: Også høve til å endre vedtaket når det følgjer av lov, av vedtaket sjølv eller alminnelege forvaltningsrettslege reglar –SOM, lov nr 8, sjå § 10 om avslutting av klagesak: ”uttale sin mening”/”påpeke …feil eller utvist forsømmelige forhold”/”gi uttrykk for (at en avgjørelse må anses ugyldig eller klart urimelig, eller klart strir mot god forvaltningspraksis)” – hyppig, mykje praksis –Domstolane – kan prøve vedtaka våre, men ikkje det frie forvaltningsskjønet – sjeldan, lite praksis

Dokumentinnsyn etter fvl. og offl. –NB! To regelsett, ulike reglar –Rett til dokumentinnsyn etter forvaltningslova ein partsrett –Omsyn for og mot å gje parten rett til dokumentinnsyn –Reglane sitt verkeområde –Hovudregelen 1.Kven har rett til innsyn?(fvl. § 18 første ledd) 2.Kva kan det krevjast innsyn i? (fvl. § 18 første ledd jf. § 2 første ledd bokstav f) 3.Når kan det krevjast innsyn? –Unntak frå retten til dokumentinnsyn 1.Unntak for interne arbeidsdokument (fvl. 18 andre ledd) –Unntaka frå unntaket (fvl. § 18 tredje ledd og fjerde ledd) 2.Unntak i fvl. § 19 for visse opplysningar –Klage over avslag på krav om dokumentinnsyn etter forvaltningslova –Rett til innsyn etter offentleglova ein allemannsrett –Omsyn bak, hovudregel og unntak, klagereglane osb

Offentleglova –Regulerer innsyn i dokument og postjournal (forskrifta har også reglar om publisering på Internett) –Dokumentomgrepet er vidt –Hovudregelen er innsyn –Unntak: MÅ eller KAN? (journalar/dokument/opplysningar) –Meiroffentlegprinsippet –Sakshandsamingsreglar og klage

§ 1 Formål ” Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon. ”

Hovudregelen (offl. § 3) Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.

Dokumentinnsyn –Definisjon av dokument i § 4 Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. Følgjande skal ikkje reknast som saksdokument for organet: a)dokument som inngår i bibliotek- eller museumssamling, b)dokument som private har overlate til offentleg arkiv for bevaring, c)dokument som er overlate til eit organ for offentleggjering i periodisk skrift som blir gitt ut av organet, d)avis, tidsskrift, reklamemateriell og liknande som organet mottek utan at det er knytt til ei bestemt sak i organet, og e)e) dokument som ein medarbeidar i organet har motteke i annan eigenskap enn som tilsett i organet. Omgrepet organ femner i lova her om alle verksemder som lova gjeld for.

Utsett innsyn (offl. § 5) –Ikkje unntak frå innsyn, men unntak frå hovudregelen om at dokumentet er offentleg straks Organet kan fastsetje at det i ei bestemt sak først skal vere innsyn frå eit seinare tidspunkt i saksførebuinga enn det som følgjer av §§ 3 og 4, såframt det er grunn til å tru at dei dokumenta som ligg føre, gir eit direkte misvisande bilete av saka, og at innsyn derfor kan skade klare samfunnsmessige eller private interesser. (…*) Dersom vesentlege private eller offentlege omsyn tilseier det, kan innsyn i eit dokument utsetjast til det har komme fram til den det vedkjem, eller hendinga der det skal offentleggjerast, har funne stad. * andre ledd gjeld berre Riksrevisjonen

Unntak (offl. §§ 13 til 26) –Berre unntak der det er reelt og sakleg behov (”skadevilkår”) –Unntaksregelen i § 13 er absolutt (ein må-regel), men hugs § 12 –Unntaksreglane elles kan-reglar (§§ 14 til 26), her gjeld meiroffentlegprinsippet

MÅ-regelen i offl. § 13 Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn. Føresegnene i forvaltningsloven om teieplikt gir sjølvstendige rettssubjekt som er nemnde i § 2 første ledd bokstav c eller d i lova her, høve til å gjere unntak for dokument og opplysningar i same omfang som dei gir forvaltningsorgan det. Gjeld innsynskravet eit dokument som inneheld opplysningar som er underlagde teieplikt, og denne plikta fell bort dersom den som har krav på tystnad samtykkjer, skal innsynskravet saman med ei eventuell grunngiving på oppmoding leggjast fram for vedkommande med ein høveleg frist til å svare. Svarar vedkommande ikkje, skal dette reknast som nekting av samtykke.

Unntak for del av dokumentet? § 12 Unntak for resten av dokumentet Når organet gjer unntak frå innsyn for delar av eit dokument, kan det også gjere unntak for resten av dokumentet dersom a) desse delane aleine vil gi eit klart misvisande inntrykk av innhaldet, b) det vil vere urimeleg arbeidskrevjande for organet å skilje dei ut, eller c) dei unnatekne opplysningane utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet.

Kan- unntaka –Organinterne dokument, § 14 –Dokument innhenta utanfrå for den interne saksførebuinga, § 15 –Interne dokument hjå kommunane og fylkeskommunane, § 16 –Visse dokument som gjeld det kongelege hoff, § 17 –Rettssaksdokument, § 18 –Dokument som vert utveksla under konsultasjonar med Sametinget mm, § 19 –Omsyn til Noregs utanrikspolitiske interesser, § 20 –Omsyn til nasjonale forsvars- og tryggingsinteresser, § 21 –Visse budsjettsaker, § 22 –Omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon mm, § 23 –For kontroll- og reguleringstiltak, dokument om lovbrot og opplysningar som kan lette gjennomføringa av lovbrot mm § 24 –Tilsetjingssaker mm § 25 –Eksamenssvar og karakterar mm § 26

Meiroffentlegprinsippet § 11 Meirinnsyn Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak.

Vurderinga vert etter dette tredelt: 1) Teieplikt? => Aldri innsyn i teiepliktige opplysningar eller opplysningar som kan føre til at vi røper teiepliktige opplysningar 2) Reelt og sakleg behov for å nekte innsyn? => heile eller delar av dokument? 3) Heimel?

Sakshandsamingsreglane –Kravet kan vere skriftleg eller munnleg –Må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art (med mindre kravet gjeld innsyn i journal eller liknande register) –Det organet som mottek innsynskravet skal vurdere det utan ugrunna opphald (ikkje svar innan fem arbeidsdagar vert rekna som avslag => klagerett)

Klage –Avslag skal vere skriftleg og grunngjeve og vi skal informere om klageretten –Klagesaka skal førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald –Reglane i forvaltningslova kap VI gjeld så langt dei passar

Kven gjer kva hjå oss? –Postmottak (førehandsklassifisering?) –Saksfordelar –Sakshandsamar –Andre? –Ved innsynskrav sakshandsamar, sjå sakshandsamingsprosedyren punkt 6.3