Intro.kurs – Rapportgeneratoren, Agenda Generelt om rapp.gen Skjermbildene i rapp.gen Kjøre rapporter Filtrering og (litt) pivotering Kopiering og endring av rapporter Bokmerker, Wordmaler, Fletting Mange av slidene i dette dokumentet har til dels mye og liten tekst, altså uegnet som en presentasjon. Dokumentet kan gjerne tas med i kurset. Det kan også være en støtte hvis man skal lære seg Rapp.gen selv, eller vise den til andre. Opplæring i Banner ved BI

eller flettede brev med word mal en Word liste eller flettede labels Rapp.gen. og “partnere” Sms BI Safe Banner Oppdatere SUAMAIL Word Data fra spørring Spør etter data eller flettede brev med word mal Rapport Generator Data fra spørring Excel en Word liste eller flettede labels Data kan ende opp i Excel .....eller Epost Opplæring i Banner ved BI

Fakta om rapportgeneratoren Skrevet i Visual Basic av Aslak Vaa, første versjon i 1997 i forbindelse med innføring av Banner på BI. Oppdatert/omskrevet siden. Alle Banner-brukere har tilgang Fellesmaler: G:\BI_Apps\0100_RappGenMaler Hilde S. på St.avd har ansvaret for malene Felter fra BANNER klargjøres til bruk i rapportgeneratoren av IT-avdelingen Opplæring i Banner ved BI

Installasjon og dokumentasjon Forhåndsinstallert på BIs PC’er Oppgraderinger går normalt automatisk Manuell installasjon mulig via Application Catalog, se ‘favorites bar’ i Internet Explorer. Problemer oppstart/bruk av rapp.gen: Hør med kolleger eller it@bi.no Veiledning: https://bikuben.bi.no//Arbeidsstotte1/stottetjenester/IT2/banner/Brukerveiledninger2/Banner-Rapportgenerator/ Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Starte Rapportgeneratoren Start > Programs > BI Banner > Reporting tool… På nyere maskiner kan ikon finnes rett under Startmenyen. Hvis du ikke finner den, velg start og gå i feltet nederst “Search programs and files” og skriv reporting da dukker den opp øverst. Det er nå SSO, single sign on-løsning for rapp.gen, så du slipper å angi brukernavn og passord. Rapportgeneratoren starter selv opp Word og Excel i bakgrunnnen, dersom de ikke er åpnet allerede. Lage shortcut; minimer programmer med windowstast + M, finn rapp.gen i menyen og høyreklikk på ikonet og dra til desktop, velg copy here. Kan også dras til startmeny om ønskelig. Opplæring i Banner ved BI

Stikkord/huskelapp-agenda Innledende om Rapp.gen Gjennomgang fremside og kriterier Kjøre rapport til Excel (f.eks R01a) Filtrere og pivotere Kopiere og endre rapport, felter og kriterier Lage rapport fra grunnen av (evt) Oppgaver (evt) Lunsjpause Kjøre rapport til Word og Epost ** Åpne malen og se på bokmerker Kopiere/endre/lage mal Oppgaver (evt) Repetisjon, hvis tid.. Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Rapp.gen fremside Meny for lagre rapport, søk etter rapport, lage ny, slette, etc. Edit, Tools og Help; ikke hyppig brukt Beskrivelse av valgt rapport Mapper med rapporter. Her velger du din rapport. Utplukkskriterier/parametre slik de er satt opp i Maintain/Criteria Default file til Excel: BI_file.xlsx Det er kun dine egne rapporter du kan endre på i rapp.gen. De ligger i gruppen ”Private”. I fellesrapportene kan du kun endre kriterier /kjøreparametre. Kontakt it@bi.no hvis du ønsker endringer på en av fellesrapportene. For endringer i felles-maler, kontakt Studieavdelingen. Excel template: Lite brukt Endring av tekst i mal, bare for den aktuelle/neste flettingen. Hake for oppdatering av suamail; unngå at samme ID får samme brevkode i samme termin igjen. Mapper: husk å se på privatemappene, siden de er litt annerledes enn andre. Velge fletting til brev, merkelapper, epost eller SMS (nytt 2011) Sette i gang fletting Kun hente data rett til Excel Archiving til BI Safe av flettet brev (og følgetekst i epost) Telle antall rader som utplukket vil gi Opplæring i Banner ved BI

Legge inn kriterier, tips Hvis det står operator LIKE, kan man enten bruke en verdi, eller angi %, som betyr ’Alle’ Hvis det står operator =, må man angi en verdi, og kan ikke bruke % (det finnes noen få unntak). Hvis det finnes en verdiliste i Basen, kan man få opp denne ved å trykke på knappen til høyre for verdifeltet. Verdilisen kalles LOV (list of values) i Banner. I selve Banner får man opp samme liste ved å trykke på F9 når man står i et felt. Hvis det står operator LIKE, kan man også kombinere verdi og %. Hvis man f.eks vil velge alle majorkoder som begynner på HS…, kan man skrive inn HS% Hvis der ikke er noen verdiliste å velge fra, vil ikke knappen for å få frem verdilisten finnes. Da må man angi utplukkskriteriet selv, og av og til må man bruke ’fnutter’ på hver side av verdien. Hvis der er noen vanskelige kriterie-felter i rapporten, så bør det stå noen tips om dette i rapportens beskrivelse. En annen operator som av og til brukes er IN. Denne tillater at man angir en eller flere verdier i utplukket. Da angis verdien med ’fnutter’ på hver side, og komma mellom verdiene hvis man angir flere. F.eks kan et utplukk være Student Campus IN – da kan man angi f.eks ’B’,’O’,’T’ som ville inkludere BI Bergen, BI Oslo, BI Trondheim Hvis ”To Excel”-knappen ikke er aktiv, så er det noe som mangler i kriteriene dine Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Fane: Common info, diverse om rapporten screenshoten må oppdateres, det har kommet tre faner nede til høyre, for options og adresser, samt en ny for digital arkivering Her redigeres rapportens navn Her redigeres rapportens beskrivelse Skjule rapporten for andre brukere (hake på) Styre hvilken epostadresse-type som skal benyttes For rapporter med suamail-oppdatering; styre hvilken brevkode som skal settes inn i suamail. Sjelden brukt: endre plassering av rapporten. Hvilke ”actions” som kan brukes på denne rapporten. Valgte adressetyper og prioriteringsrekkefølge for disse. Valg av adressetyper (dobbelklikk); den første får høyest prioritet. Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Fane: Fields/felter – hva skal hentes? Hvert felt fører til en kolonne i Excel, og et mulig flettefelt for word bokmerke Etter å ha endret din rapport, og testet at den virker, husk Report > Save Valgte felter for rapporten. Det øverste feltet vil komme i kolonne A i Excel, det nest øverste i B, etc. Felter som kan velges for å komme ut i kolonnene i Excel og ev. brukes som bokmerker i en mal. Gruppert i mapper for enklere oversikt. Obs: Det kan være problematisk å plukke data på tvers av enkelte mapper. Sorteringsrekkefølge for data. Hvis f.eks etternavn har 1, vil rapporten være sortert på det. Valg ’Ascending’/’Descending’ for sortering oppover eller nedover. Word bookmark: Viktig begrep for de som skal lage maler. De felter som ønskes flettet inn i malen må bokmerkes med dette. For å fjerne felter, klikk og trykk Delete. For å endre plassering, klikk og dra opp eller ned. Når man dobbelklikker på et felt, velges det, og går over til høyre i ”Report fields”. Her kan man endre sorteringsoppsettet for feltet som er valgt oppe i listen. Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Fane: Conditions – ”hvem” inkluderes? Conditions=utplukkskriterier, som påvirker hvilke data som blir plukket fra basen. Etter å ha endret din rapport, og testet at den virker, husk Report > Save Liste med utplukkskriterier. & foran Value betyr at kriteriet fremkommer på fremsiden av rapporten, slik at brukeren kan velge selv før hun/han kjører rapporten. Hvis det står en fast verdi, f.eks student status = AS, sier vi at kriteriet er ”innebygd” og ikke vil vises som alternativ for brukeren. Mapper med felter som kan brukes som kriterier for å snevre inn utplukket i rapporten. Man dobbelklikker på et kriterie-felt for å få det over i listen til høyre. Merk: Kriterier vises ikke som felter i Excel etter kjøring. De bestemmer ”hvem” som får være med i rapporten. Det som vises i Excel, og kan være bokmerker, er felter (Fields), se forrige slide. Oppsett for utplukkskriteriet som er valgt i listen over. Operator og Value er mest brukt. Parenteser er for de spesielt interesserte. Operatorer: Se egen slide. Value kan ha &+ledetekst for brukerstyrt verdi, eller en fast kode for å ikke gi bruker noe valg. Hvis du har endret oppsett for et kriterium, husk å trykke Save info. For mer info. Om oppsett av kriterier, se rapp.gen brukerveiledning (link på innledende slide) Opplæring i Banner ved BI

Felter og kriterier, noen tips Banner har mange tabeller og felter, og det kan være vrient å få oversiktlige rapporter hvis man kombinerer data fra for mange områder samtidig. Derfor kan det være lurt å lage rapporter med enkle sammensetninger av data. Greie kombinasjoner kan være f.eks: Person+Admission, Person+Student, Person+History eller Person+Exam. Ønsker du å lage komplekse rapporter og ikke får til å sette sammen ønsket oppsett/utplukk, kontakt it@bi.no for hjelp. Vi kan skrive rapporter direkte i SQL i stedet for å bruke ordinære rapp.gen felter/kriterier, og kan således få satt opp et mer skreddersydd utplukk. Rapp.gens vanlige felter og utplukksmuligheter er gode for kjøring innen en termin, men mindre passende hvis man ønsker å se på mange terminer samtidig. Opplæring i Banner ved BI

Varianter av ”mål” for data fra rapp.gen Excel Fletting til Word Epost Epost med flettet vedlegg > pdf SMS Listemaler og Labels BI Safe Excel template Opplæring i Banner ved BI

To varianter av rapportkonstruksjon Ordinær – med rapportgeneratorens definerte felter og kriterier. Kan kopieres og endres av brukere. Passer for enkle utplukk i en angitt termin. SQL-basert – skrevet ”direkte”. Kan kopieres, men ikke endres av brukeren. Brukes ofte når utplukk er komplisert eller flere terminer må hensyntas. Opplæring i Banner ved BI

Felles og private mapper for rapporter Fellesrapportene kan ikke endres av brukere, men du kan kopiere og endre. Rapportene i ”Private”-mappene kan kun endres av den brukeren som eier mappen. Når du kopierer en rapport, havner kopien i din private-mappe Når du kopierer en rapport, tar den med seg navnet sitt, men det kan du også endre navnet (maintain > report name) Hvis andre skal kunne se/bruke rapporter i din private mappe, må Private report-haken være satt av (maintain). Den slås på automatisk når du kopierer en rapport. Fellesrapportene vedlikeholdes/endres av IT-avd. og Studieavdelingen i samarbeid. Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Kopiere en rapport Finn rapporten du ønsker å kopiere Velg Report > Copy, vent mens den kopieres til din Private-mappe Når rapporten er kopiert, blir du henvist til Maintain-Common info-fanen. Det er praktisk, i tilfelle du vil gi et nytt navn til rapporten og/eller skrive noe i Report description om f.eks hensikten med kopien. Når du har gjort endringer i rapporten, lagre med Report > Save PS: Hvis du gjør endringer i Conditions (kriterier), må du også lagre mellom hver endring (Save info-knappen), før du til slutt endrer med Report > Save. Husk å teste rapporten din. Ta stikkprøver – f.eks ved å slå opp på studenter i Banner – slik at du vet at den henter det du ønsker deg. PS: Hvis du fjerner «Fields» (felter) fra en rapport, kan den slutte å fungere mot maler den er laget for å virke sammen med.Men den vil stadig fungere for vanlig kjøring mot Excel. Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Endre Felt/kolonne Gå til Maintain reports > Fields I Available fields til venstre må du finne feltet du ønsker å føye til. Dobbelklikk for å få feltet over i dine Report fields Du kan nå gjerne test-kjøre rapporten for å se om du har fått med det du ønsket Husk å lagre rapporten med Report > Save når du er fornøyd med endringen(e) Dett var dett, men du kan eventuelt også endre rekkefølge og sortering på feltene dine; Endre rekkefølge: Klikk på feltet og hold nede mustasten mens du drar feltet opp- eller nedover. De øverste feltene vil altså komme lengst til venstre i Excel. For vanlig brevfletting har denne rekkefølgen ikke noe å si. Endre sortering på feltene: gå til feltet du ønsker å sortere på, og nede i Set sort order legger du inn 1 i Sort position. Som regel kan Ascending stå, altså sortering i stigende rekkefølge. Dersom feltet er et tall-felt, og du ønsker høyeste verdier øverst i Excel, så velger du Descending. Hvis det er flere felt som har 1 som sort position, kan du fjerne dette ved å gå til feltet og bare ta bort 1-tallet nede i Set sort order. Sorteringsendring har effekt både for radene i Excel og for rekkefølgen som brev blir flettet/kommer ut i. Opplæring i Banner ved BI

Endre Condition/utplukkskriterium Gå til Maintain reports > Conditions I Available condition fields til venstre må du finne feltet du ønsker å ha som kriterium Dobbelklikk for å få feltet over i dine Report conditions Velg operator, som regel er LIKE den mest anvendelige Value har to alternative mekanismer: For å få kriteriumsvalget frem på forsiden av rapporten, slik at brukere kan endre dette før kjøring av rapporten, skriv en ampersand & og en passende ledetekst rett bak denne. F.eks &ID-nummer ledeteksten blir det som står foran kriteriet på forsiden av rapporten. Hvis du ønsker å legge inn et kriterium som er fast, og som brukeren ikke kan endre før kjøring, så kan du angi en fast verdi i Value, uten & foran. Hvis kriteriet har en verdiliste i Banner, så som campus, student type, residence , major og lignende, så vil du få opp denne listen i Valuefeltet. Hvis du bruker &, så vil brukeren få opp listen på dette kriteriet før kjøring. Husk å trykke Save info for hver endring i kriterier Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Post-adressetyper Når man skal hente adresser med Rapp.gen, må det angis hvilke typer adresser som foretrekkes. Standard er ST, PA, BU Disse velges ved å dobbelklikke på listen til venstre i den prioriterte rekkefølge. Kan ev. endres etterpå ved å dra opp/ned og slippe i Chosen-listen. Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Epost-adressetyper Hvis man skal lage rapporter som skal hente epostadresser, må man velge rett type. Felt for Epostadresser ligger i rapp.gen under fields/Person, bruk helst ”E-mail address Student”. Den er smart på den måten at dersom student-epost ikke finnes (f.eks for søkere, interessenter, eller studenter som har akseptert i dag), så henter den privat epostadresse i stedet. Standard er at vi bruker studentepostadressen, da den videresendes til den adressen som studenten har angitt som foretrukket privat epost via søkeweb eller i portalen vår. I rapporter som skal kunne brukes for å sende direkte til Epost, må feltnavn/bokmerke for epostadressen være angitt i rapporten (maintain, common info), f.eks: Man kan også hente andre epostadressetyper via rapp.gen. (gjennomgås ved behov.) Opplæring i Banner ved BI

Operatorer for kriterier/conditions De to mest brukte er = og LIKE = brukes for en spesifikk angitt verdi, f.eks Student type = 1. Da plukkes kun de som går 1. år. LIKE brukes når man ønsker å kunne angi en verdi, men også ønsker å kunne ignorere det valget. F.eks Student type LIKE 1. Da plukkes kun de som går 1. år, men det er også lov å si Student type LIKE % - da kommer alle med, uavhengig av Student type. Andre relevante operatorer er > ”større enn”, >= ”større enn eller lik”, og vice versa. Det finnes også IS NULL, da blir de som mangler data i det angitte feltet plukket ut, og motsatt IS NOT NULL for å få bare de som har data i feltet. For mer om operatorer, se brukerveiledningen for rapp.gen. Opplæring i Banner ved BI

Filtrering og Pivotering i Excel Gjennomgå i plenum, f.eks rapport Student /”R01a-Oversikt over studenter” og gjøre noen enkle filtreringer og pivoteringer: Filtrere på en/flere verdier en/flere kolonner Nulle ut filtreringer (data, filter, clear) Pivotere, legge til/trekke fra kolonner Filtrering i pivottabellen Opplæring i Banner ved BI

Word-maler (1) Mapper og plassering Man bør beherske litt filbehandling for å holde på med maler. Husk at Word-maler bør hete …dotx nå for tiden Der er maler under G:\BI_Apps\0100_RappGenMaler\Felles som fint kan brukes som utgangspunkt Plassering egne maler: IT ønsker ikke at man endrer på oppsettet for plassering av verken «User templates» eller «Workgroup templates», men det er ok å lage egne undermapper til User templates, der du kan legge maler som du har laget selv. Word, sjekke hva som er mappe for dine User Templates: (ha et åpent doc i Word), velg File >Options>Advanced>File Locations(langt nede)> se hva som står i «User templates». For å kopiere den stien, trykk Modify, klikk i ‘stien’ øverst og kopiér denne. Da har du mappen for lagring av eventuelle egenproduserte maler. Når du skal lagre en mal senere, kan stien pastes inn i toppen når du har valgt ‘save as’. Alternativt kan du lage mal og flytte den dit etterpå. Når du har funnet din user templates-mappe, så kan du legge dine maler direkte i mappen. Ta også backup av de malene du har lagt ned arbeid i, og legg dem et sted du kan finne igjen…. Opplæring i Banner ved BI

Word-maler (2), generelt Ved ’save as’, Bruk malnavn.dotx Tips ang egne maler: Begynn med selve rapporten, og vær sikker på at den henter de ønskede studenter. Sjekk at rapporten henter de nødvendige felter/kolonner (som skal bli bokmerker i malen). Så lager du bokmerker i malen. Bokmerkene i malen må finnes i rapporten. Unntak: personlige flettefelter fra swapinf. Opplæring i Banner ved BI

Word-maler (3) Legge inn bokmerke Skriv brevet som vanlig. Der du skal ha inn bokmerker, skriv bokmerkenavn. Se rapp.gen Maintain/Fields > kolonnen Word bookmark. Å kopiere bokmerkenavn fra Rapp.gen er mulig via en ”omvei”: I rapp.gen, velg meny Tools > Options >  Display SQL. Da får du en ’tab’/fane ekstra i din rapp.gen. I denne vises bokmerkenavn i ”hermetegn” , og du kan kopiere ved å markere og trykke Ctrl-C, og så lime inn i Word med Ctlr-V. Spesielt praktisk på lange og vanskelige bokmerkenavn. Skru på visning av bokmerker i Word (ha et åpent dokument): File > Options > Advanced > Show document content > hake for Show Bookmarks Lage bookmark i malen: Markér bokmerkenavnet og kopier det (Ctrl-C). Velg Insert > Bookmark, lim inn (Ctrl-V) og trykk ’Add’. Opplæring i Banner ved BI

Word-maler (4) Eks. legge inn bokmerke Eks. legge inn navn og adresse i en mal: Bruk noen linjeskift (ev. toppmarg) i dokumentet, slik at du står på ca 4,4 cm. Skriv Navn og ta et space* bak, og trykk enter** Skriv Adresse og ta et space* bak., og trykk enter Markér Navn (ikke ta med space), og kopiér (ctrl+c) Velg Insert-fane > Bookmark Lim inn bokmerket (ctrl+v) og trykk Add Gjenta operasjonen for Adresse *** *space bak bokmerker gjør det lettere å skille disse fra hverandre ved senere redigeringer. Man unngår også noen bugs der bokmerker blir ”klistret” sammen. ** hold gjerne nede Shift når du trykker Enter, dersom du ønsker enkel linjeavstand mellom Navn og Adresse *** når du lager et nytt bokmerke, så står forrige innlimte bokmerke i Bookmark name: feltet, men det skal du ikke bry deg om, det er bare å paste inn det nye. ”Show bookmarks” for at du skal se klammene. Skriv gjerne ferdig hele brevet/malen før du lager til bokmerkene. ”Aliasene”, f.eks Navn, som du skriver i brevet behøver ikke å være lik bokmerket, men en ok vane. Selve bokmerkene derimot, må være helt like med bokmerket som du ser i rapp.gen, også mht store/små bokstaver. En mal kan kun inneholde en versjon av et bokmerke. For gjentagelse brukes Cross-reference (gjennomgås i kurset om ønskelig). Slike referanser kan skape tull med fonter, men det er mulig å løse. Opplæring i Banner ved BI

Word-maler (5) Personlige bokmerker Alle Bannerbrukere kan (og bør) legge inn data i swapinf. Da slipper man også melding om at de mangler hver gang man starter Rapp.gen. Det som er angitt i swapinf kan brukes som bokmerker i en hvilken som helst mal Feltene er ikke med i rapportens ”Fields”, de ligger i bakgrunnen hele tiden. De mest brukte er: BIsignatur ditt navn BItittel tittel/stilling BItelefon telefonnr BIepost din epostadresse obs: ”eksternt format” Når du har lagret/endret på data i swapinf, må du restarte Rapportgeneratoren for at feltene skal være klare til bruk i fletting. Fordel: en og samme mal kan brukes av forskjellige saksbehandlere, som allikevel får sin ”hilsen” flettet inn i brevet. Et ytterligere felt er BIdato, som også kan brukes uten at rapporten har det med som felt. Bokmerker ovenfor. Markér gjerne og bruk copy (ctrl+c) og paste (ctrl+v) når du lager bokmerker i malen. Opplæring i Banner ved BI

Opplæring i Banner ved BI Suamail oppdatering Den eneste endringen som rapp.gen gjør mot personer i databasen er eventuell oppdatering av suamail ”utpostkasse” i Banner (+ en log for selve rapportkjøringen). Suamail oppdateres ikke når man klikker ”To Excel”, selv om suamailhaken er på. Rapporter som skal oppdatere suamail må inneholde feltet PIDM (fra Person-mappen) SUAMAIL oppdateres bare når suamail-haken på av rapp.gen har hake i seg. Før oppdateringen faktisk skjer, så kommer det opp et spørsmål som gjør kansellering mulig (”Insert letter in SUAMAIL? Do you want to continue?” Yes, No). Rapporten må være satt opp for suamail-oppdatering for at haken skal kunne settes på. Suamail kan oppdateres med brev, adresselapper og epost (med og uten word-vedlegg). To fordeler med suamail-oppdatering: 1) unngå at samme person får samme brevkode i samme termin om igjen 2) kunne sjekke i Banner hva som er sendt + ev. lage rapporter for antall utsendte brev Har du oppdatert suamail på mange studenter/personer uten å mene det? Da har vi mulighet til å masse-slette oppdateringen. Vi må vite din a-ident, termin, dato og brevkode eller rapport. Kontakt it@bi.no Opplæring i Banner ved BI

Ny versjon for Office 2013 og Windows7 Virker med Win 7 og Office 2013 Vedlegg til epost blir .pdf Oppdatering av BI Safe mulig, epost-tekst + vedlegg (sjekk sms) Bedre «finn rapport» funksjon, inkl. hente frem sist kjørte rapporter Kan kansellere spørring (ikke når epost/sms-forsendelse har begynt) Feilmeldinger mindre kryptiske Mindre krasj ved feil i rapporter Div.forbedringer, omskrevet til .net Nytt opplegg mht maler (som følge av overgang fra Novell til MS) Opplæring i Banner ved BI

Logg på PC’ene i kursrommet Skru på pc’en og logg på lokalt med hake for ”Workstation Only”, med username kurs og passord nydalen og workstation only (mars 2011, nytt kursrom B2-020: gjest/nydalen skal visst også være ok som passord og brukernavn, eller ev. logge på med egen ident og passord. For foreleser-pc’en er brukernavn auditorium og passord nydalen, obs for nye Win7 pc’er er det Auditorium og så Password2013) - - - sjekk det ovenfor, stemmer antagelig ikke lenger i nytt pc-rom (og etter at Novell ble lagt ned) Opplæring i Banner ved BI